員工薪酬成本、房租、獲客成本，是壓在培訓(xùn)機(jī)構(gòu)身上的的三座大山。據(jù)業(yè)內(nèi)專(zhuān)家估算，大約1/3的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)虧損，1/3的機(jī)構(gòu)持平，只有1/3的機(jī)構(gòu)盈利。大家可以想一下自己的機(jī)構(gòu)是處在哪個(gè)階段？我們都知道：
培訓(xùn)機(jī)構(gòu)利潤(rùn)=核算期內(nèi)課耗收入+學(xué)校當(dāng)期的其他收入-核算期內(nèi)費(fèi)用成本-繳納稅費(fèi)的利潤(rùn)
那該如何提高利潤(rùn)呢？
從公式中顯而易見(jiàn)，在收入一定的情況下要想提高利潤(rùn)，就要降低機(jī)構(gòu)的運(yùn)營(yíng)成本。那又該如何降低成本呢？
我需要提醒大家的是：小心這6個(gè)地方，它們正悄悄增加你學(xué)校的運(yùn)營(yíng)成本。
??如何減少物資采購(gòu)成本——采購(gòu)招標(biāo)
培訓(xùn)機(jī)構(gòu)初期都會(huì)裝修，同時(shí)也要購(gòu)置一些物資和器具，比如：課桌和椅子、辦公桌椅、電腦、投影、打印機(jī)，以及一些教學(xué)用教具等。像音樂(lè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)還要購(gòu)置一些樂(lè)器，如鋼琴、葫蘆絲、琵琶等。
此外，學(xué)校還會(huì)經(jīng)常購(gòu)買(mǎi)一些特殊場(chǎng)景下需要的物品，比如，招生時(shí)需要的禮品、活動(dòng)時(shí)需要的物料，節(jié)日給老師發(fā)放的禮物等。
大部分機(jī)構(gòu)都是需要什么就到市場(chǎng)上直接就買(mǎi)了。但我要告訴你的是：你虧大了。
據(jù)業(yè)內(nèi)專(zhuān)家判斷，招標(biāo)采購(gòu)比普通自行購(gòu)買(mǎi)平均降低20%的成本。也就是說(shuō)，原來(lái)你需要100塊，但如果通過(guò)招標(biāo)，可能80塊就拿下了。這樣一來(lái)，是不是能節(jié)省很多成本？
那如何培組織學(xué)校招標(biāo)采購(gòu)？根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，你可以這樣做：
1.盡量使學(xué)校的物資集中批量采購(gòu)，這樣做對(duì)供應(yīng)商有吸引力，這也是成功招標(biāo)采購(gòu)的前提。
2.在學(xué)校成立“物資集中招標(biāo)采購(gòu)”小組，明確相關(guān)人員職責(zé)，并制定招標(biāo)文件和招標(biāo)的實(shí)施流程。
3.招標(biāo)書(shū)包括將要招標(biāo)的物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)要求、付款方式、供應(yīng)方式、供貨時(shí)間、評(píng)標(biāo)辦法、招標(biāo)流程、揭標(biāo)時(shí)間、違約責(zé)任等。
4.招標(biāo)采購(gòu)的物資一定要有具體名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)，及其質(zhì)量品質(zhì)要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
5.發(fā)布招標(biāo)公告，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙媒體，招標(biāo)邀請(qǐng)函等形式向相關(guān)單位告知招標(biāo)事宜。
6.考察供應(yīng)商，并對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)打分，排除掉不合格的供應(yīng)商。
7.實(shí)施招標(biāo)，組織招標(biāo)會(huì)議，組織評(píng)標(biāo)人員收標(biāo)書(shū)，評(píng)標(biāo)、揭標(biāo)。
8.中標(biāo)供應(yīng)商供貨，學(xué)校按照中標(biāo)通知書(shū)及相關(guān)協(xié)議組織物資的驗(yàn)收。
所以，集中招標(biāo)采購(gòu)，可以通過(guò)供應(yīng)商競(jìng)標(biāo)比價(jià)，很大程度上節(jié)約采購(gòu)成本，從而達(dá)到降低成本，提高利潤(rùn)的目的。
你要不要試試？
??如何買(mǎi)到高性?xún)r(jià)比物品——網(wǎng)購(gòu)
網(wǎng)購(gòu)大家都不陌生，現(xiàn)在很多機(jī)構(gòu)都會(huì)在淘寶上買(mǎi)相關(guān)用品，比如節(jié)日禮品、教學(xué)教具、員工服裝等。
我以前經(jīng)常組織網(wǎng)上采買(mǎi)學(xué)校物資，據(jù)我統(tǒng)計(jì)，同類(lèi)物品比在當(dāng)?shù)鼐€(xiàn)下買(mǎi)能降低76%的成本，但怎么網(wǎng)購(gòu)更省錢(qián)也是有技巧的。我有4個(gè)小經(jīng)驗(yàn)分享給大家：
① 選擇評(píng)價(jià)比較高的網(wǎng)店采購(gòu)；
② 買(mǎi)之前先跟客服溝通詢(xún)價(jià)，并且在溝通中一定要說(shuō)明白要買(mǎi)的物品規(guī)格、型號(hào)，以及要采買(mǎi)的物品所使用的原材料質(zhì)量，如**克的紙、**支筆……
③ 正式批量采購(gòu)前，可以讓賣(mài)家先給一個(gè)達(dá)到質(zhì)量要求的樣品，這樣既可以讓我們看見(jiàn)實(shí)物，為決策做參考，同時(shí)也可以作為將來(lái)批量采購(gòu)物品的驗(yàn)收樣品；
④ 如果有可能的話(huà)，可以幾個(gè)學(xué)校聯(lián)合起來(lái)共同集中網(wǎng)購(gòu)，這樣就可以節(jié)約更多的成本。
??如何減少?zèng)]有計(jì)劃的成本支出——預(yù)算管理
陜西漢中的李校長(zhǎng)跟我說(shuō)過(guò)，她在采購(gòu)時(shí)經(jīng)常犯一個(gè)毛病：明明是出來(lái)買(mǎi)筆記本的，結(jié)果看筆、書(shū)便宜，又多買(mǎi)了一些沒(méi)打算買(mǎi)的東西，最后支出永遠(yuǎn)在計(jì)劃外。
其實(shí)，李校長(zhǎng)之所以會(huì)這樣，90%的原因在于她不會(huì)做預(yù)算管理。也就是對(duì)當(dāng)下階段需要支出的費(fèi)用給出一定量，并且詳細(xì)列出這些費(fèi)用的用途。這樣做的好處啊在于可以定期對(duì)比預(yù)算支出和實(shí)際支出，觀察成本的控制情況，進(jìn)而找出原因，制定措施，最終降低成本。
那具體該如何做好預(yù)算呢？
1.根據(jù)學(xué)校往年的各項(xiàng)成本，以及行業(yè)內(nèi)某類(lèi)成本的水平制定出自己學(xué)校的各項(xiàng)成本預(yù)算控制標(biāo)準(zhǔn)，可以做成一張表格，類(lèi)似以下這樣：
***教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)月度成本費(fèi)用控制預(yù)算表
2. 制定獎(jiǎng)懲制度來(lái)規(guī)范學(xué)校的預(yù)算管理；
3. 把學(xué)校的各項(xiàng)成本費(fèi)用按照對(duì)應(yīng)責(zé)任劃分落實(shí)到相應(yīng)的部門(mén)或責(zé)任人；
4. 定期檢查各部門(mén)和責(zé)任人各項(xiàng)成本費(fèi)用實(shí)際發(fā)生的結(jié)果，并且與預(yù)算對(duì)比，分析預(yù)算執(zhí)行情況；
5. 根據(jù)分析結(jié)果，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、制定措施、獎(jiǎng)優(yōu)罰劣、不斷改進(jìn)，達(dá)到降低成本費(fèi)用的目的。
做預(yù)算，實(shí)際上就是讓大家形成一種有計(jì)劃消費(fèi)的習(xí)慣，長(zhǎng)此以往，可以增強(qiáng)員節(jié)約意識(shí)，有效地降低學(xué)校的各種成費(fèi)用本。
??如何降低沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的浪費(fèi)——定人定額
像開(kāi)頭例子中那個(gè)校長(zhǎng)所說(shuō)的，老師不知道節(jié)約紙張，其在本質(zhì)上是犯了一個(gè)錯(cuò)誤，即假定每個(gè)人都是自覺(jué)懂得節(jié)約的人，但咱們都知道這顯然是不可能的。那么這時(shí)候，就需要校長(zhǎng)定人定額。
也就是規(guī)定學(xué)校每個(gè)人或者部門(mén)進(jìn)行定額使用消耗品，從而降低學(xué)校成本。
打個(gè)比方，學(xué)校經(jīng)常耗用的物品，如辦公用筆、墨、紙張、本，水、電、差旅、食宿……，按照個(gè)人或者部門(mén)制定出一個(gè)時(shí)期內(nèi)的耗用標(biāo)準(zhǔn)定額，采取定額領(lǐng)用，定額發(fā)放，定額控制的方法，實(shí)施學(xué)校的成本費(fèi)用控制，進(jìn)而達(dá)到降低學(xué)校成本目的。
當(dāng)然，定多少的額度，需要校長(zhǎng)依據(jù)以往自己學(xué)校的各種物品的耗用量，以及同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定出一個(gè)相對(duì)合理的定額。
??如何激勵(lì)員工自覺(jué)節(jié)約成本——PK競(jìng)賽
除了給員工和部門(mén)定額，還有沒(méi)有什么方式可以讓老師主動(dòng)節(jié)約成本？
有，答案是—— PK競(jìng)賽。就是通過(guò)在學(xué)校實(shí)施節(jié)能降本競(jìng)賽，來(lái)激勵(lì)員工積極降低本部門(mén)、本人的各項(xiàng)成本的活動(dòng)。
比如，可以激勵(lì)他們自主想辦法定措施怎么節(jié)約空調(diào)、照明燈的使用，怎樣在日常工作中杜絕各種學(xué)校能源的跑、冒、滴、漏等。
既然有競(jìng)賽，就要有獎(jiǎng)懲。獎(jiǎng)懲要做到物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神榮譽(yù)激勵(lì)相結(jié)合，除了對(duì)優(yōu)勝者發(fā)放一定數(shù)量的獎(jiǎng)金外，還要給予“降本節(jié)能標(biāo)兵”、“降本節(jié)能優(yōu)秀部門(mén)”等榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)。
??如何減少資源利用不徹底——綜合利用
很多機(jī)構(gòu)存在資源利用不徹底的問(wèn)題，最典型的就是教室閑置。加上我們培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的性質(zhì)，周一到周五員工、房屋、教具等閑置，周六周日兩天使用，學(xué)校各種資源的利用率大概只有1/3。
這無(wú)疑是一種巨大的浪費(fèi)，那我們?cè)撊绾翁岣叻课堇寐?，從而提高人效和坪效呢？我?種方式供你選擇：
① 租出去
如果租賃的房子面積過(guò)大，不滿(mǎn)班有閑置的房子，可以考慮出租出去幾間，提高房屋的利用率，增加收入。
② 擴(kuò)科
除了出租，有條件的學(xué)校還可以在周一至周五開(kāi)設(shè)學(xué)前班、晚輔班、作業(yè)輔導(dǎo)班、晚間DIY活動(dòng)等，甚至開(kāi)設(shè)新科目，擴(kuò)課擴(kuò)科，充分利用我們的房屋資源。
總之，就是通過(guò)綜合利用，來(lái)降低隱形浪費(fèi)，提高學(xué)校的利潤(rùn)率。
簡(jiǎn)單總結(jié)一下，要想通過(guò)降低成本來(lái)提高利潤(rùn)率，那么你需要小心學(xué)校這6個(gè)地方的成本浪費(fèi)，通過(guò)采購(gòu)招標(biāo)、網(wǎng)購(gòu)、預(yù)算管理、定人定額、PK競(jìng)賽、綜合利用這6種方式來(lái)節(jié)約成本開(kāi)支。
以上是我自己的一點(diǎn)工作經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)體會(huì)，希望對(duì)你學(xué)校降低成本和費(fèi)用有一定的幫助。
如果你有什么好的方法，不妨在評(píng)論區(qū)交流一下。
