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云盤已經(jīng)不是從前的那個(gè)下載工具了?！?strong>逗豆俠
經(jīng)過多年的市場化運(yùn)作，云盤對于辦公流程的輔助已經(jīng)趨向成熟。總的來說，圍繞其存儲功能展開的及時(shí)備份、異地容災(zāi)、快捷分享功能的確能節(jié)省文檔君（媛）們的時(shí)間。
如何用云盤優(yōu)化辦公流程系列總共有三篇文章，首篇選擇百度網(wǎng)盤的原因是，從極光網(wǎng)的數(shù)據(jù)[1]來看，中國個(gè)人網(wǎng)盤APP的月活躍人數(shù)排名里，百度網(wǎng)盤以超過80%的份額遠(yuǎn)超過市場其他競爭對手，加上百度網(wǎng)盤還不錯(cuò)的跨平臺體驗(yàn)（Windows、Mac、Linux、iOS、iPadOS、Android、瀏覽器端都有相應(yīng)的客戶端[2]），以及去年剛剛拿到的雙ISO認(rèn)證（ISO/IEC 27001信息安全管理體系和ISO/IEC 27018個(gè)人可識別信息信息安全管理體系）。雖然逗豆俠對百度網(wǎng)盤的某些做法和某些事件感到反感，但市場份額反映大多數(shù)人還是認(rèn)為其帶來的利大于弊，逗豆俠說，那就寫吧:)
<figcaption style="margin: 5px 0px 0px; padding: 0px; text-align: center; color: rgb(221, 165, 45); font-size: 14px;">百度網(wǎng)盤月活躍人數(shù)占市場份額</figcaption>
萬事從密碼開始
設(shè)置復(fù)雜的密碼和完成密碼找回設(shè)置
安全組織每年都會統(tǒng)計(jì)最易被破解的密碼[3]，而每年統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容都差不多，哎，人類啊。尤其是云盤類與個(gè)人隱私高度相關(guān)的應(yīng)用，逗豆俠說，請換一個(gè)復(fù)雜的密碼吧:)
完成密碼找回設(shè)置不單單是為了應(yīng)付我們魚兒般的大腦，事實(shí)上，有些黑客正是通過密碼找回設(shè)置來猜測真實(shí)密碼的，這也是密碼安全的重要一環(huán)。
網(wǎng)盤設(shè)置
不久之前，百度網(wǎng)盤在設(shè)置中默認(rèn)開啟了所謂的用戶激勵(lì)計(jì)劃。具體的過程逗豆俠不想說，因?yàn)椋愃频倪^分行為已經(jīng)不止一次了。所以，在使用百度網(wǎng)盤的服務(wù)之前，一定要確保設(shè)置中的每一項(xiàng)“功能”都在自己的控制之下，而且，一旦網(wǎng)盤進(jìn)行了更新，相應(yīng)的工作需要再做一次。
確保百度網(wǎng)盤的插件正常工作
百度網(wǎng)盤客戶端會自動為Office等應(yīng)用安裝插件，下圖是Word應(yīng)用中的插件“保存到百度網(wǎng)盤”，如果沒有或者無法使用，試著重裝、重啟。
<figcaption style="margin: 5px 0px 0px; padding: 0px; text-align: center; color: rgb(221, 165, 45); font-size: 14px;">Office 插件</figcaption>
不要安裝任何與百度網(wǎng)盤相關(guān)的第三方插件和應(yīng)用
逗豆俠認(rèn)為，對于文檔君（媛）們，文件安全和隱私是首要的，部分第三方插件和應(yīng)用存在文檔自動分享功能，將本來只分享給特定對象的文件進(jìn)行公開。
百度網(wǎng)盤服務(wù)協(xié)議第三條第1款:
用戶保證，其向百度網(wǎng)盤服務(wù)上傳的內(nèi)容不得并禁止直接或間接的：c.避開、嘗試避開或聲稱能夠避開任何內(nèi)容保護(hù)機(jī)制或者百度網(wǎng)盤服務(wù)數(shù)據(jù)度量工具
逗豆俠知道，很多第三方插件和應(yīng)用就是專門繞開內(nèi)容保護(hù)機(jī)制的，違背這一條款的直接后果就是失去了百度網(wǎng)盤的信息安全保障，倘若有一天某個(gè)重要文件泄露了，百度網(wǎng)盤可以從法律上大概率地撇清干系，用戶很難獲得損失賠償。
逗豆俠也知道，倘若隱私文件泄露，百度網(wǎng)盤雖然從事實(shí)上是不可能撇清干系的，但面對其強(qiáng)大的法律團(tuán)隊(duì)，用戶必須確保自己有足夠的證據(jù)予以法律支撐，既然選擇了其服務(wù)，就要將其服務(wù)協(xié)議當(dāng)作生存游戲的游戲規(guī)則，不可輕視。
整理網(wǎng)盤文件
在茫茫的文檔中找到客戶要求的那一篇，在系統(tǒng)端或許不是個(gè)難事，你可以根據(jù)關(guān)鍵詞借助強(qiáng)大的文件搜索軟件，如everything[4]這樣的神器，但在百度網(wǎng)盤中，搜索功能完全對不起它搜索引擎起家的母公司。記得以文件樹的形式，在不同的層級上設(shè)置相關(guān)的文件夾，不要一股腦地都放進(jìn)默認(rèn)文件夾里?？蛻舳说奈募x擇和滑動瀏覽體驗(yàn)很差，遠(yuǎn)不如其在瀏覽器端的體驗(yàn)。
設(shè)置自動備份文件夾
百度網(wǎng)盤擁有最多五個(gè)的文件夾自動備份功能，逗豆俠并不知道為什么要設(shè)置文件夾上限，經(jīng)過實(shí)測，這一功能是允許文件夾嵌套的，也就是說，你可以把你要備份的文件夾都放在同一文件目錄下。之所以推薦這一應(yīng)用，是因?yàn)?strong>文檔歷史版本這一相當(dāng)實(shí)用的功能，那些深受客戶不斷提出新要求之苦的文檔君（媛）們，能以此快速定位之前版本的內(nèi)容，因?yàn)?，你永遠(yuǎn)不知道顧客的想法哪個(gè)才是最終想法:)
<figcaption style="margin: 5px 0px 0px; padding: 0px; text-align: center; color: rgb(221, 165, 45); font-size: 14px;">管理自動備份</figcaption>
文件產(chǎn)生流程
沒事就點(diǎn)保存
以O(shè)ffice文檔為例，其文件的特點(diǎn)是體積小，對上傳帶寬壓力小，可以做到實(shí)時(shí)備份；同時(shí)，文件內(nèi)容很重要，因此，在做好本地自動備份的同時(shí)，一定要有異地容災(zāi)的習(xí)慣，將文件保存在不同的地方，只要不是地球毀滅之類的災(zāi)難，一般都不會導(dǎo)致文件消失。逗豆俠說，在開其文檔自動保存的前提下，別忘了每寫一段內(nèi)容就手動保存到網(wǎng)盤。
以音視頻創(chuàng)作為例，其文件的特點(diǎn)是體積很大，如果你有足夠的上傳帶寬，可以一次性地將素材先備份到云端，在創(chuàng)作編輯的過程中，隨時(shí)保存工程文件，同時(shí)將工程文件夾也進(jìn)行上傳。逗豆俠辦理的寬帶，上傳寬帶異常地小，實(shí)測音視頻的上傳效果非常地長。
如果你上傳的是從別人下載的文件（盜版電影？盜版小電影？），百度網(wǎng)盤會在本地計(jì)算該文件的校驗(yàn)碼并對比服務(wù)器數(shù)據(jù)，如果服務(wù)器存在該文件，則可以直接保存在你的網(wǎng)盤里，即所謂的“極速秒傳”。
不要奢求完全的云辦公
文檔在線查看、音視頻在線播放、壓縮文件在線解壓，這些，百度網(wǎng)盤做得很不夠。文件支持格式很有限，一些較大的文件必須要先下載才能查看，偶爾也會出現(xiàn)解析錯(cuò)誤，這對于追求穩(wěn)定辦公體驗(yàn)的用戶，是無法接受的。因此，逗豆俠認(rèn)為，在這項(xiàng)功能成熟之前，可以放棄考慮。
文件分享傳輸流程
只需要一個(gè)鏈接
回想一下我們在通訊軟件和郵件上分享文件的過程，上傳總會成為一個(gè)麻煩，除去漫長的上傳時(shí)間，還有煩人的文件大小設(shè)置（微信！還是100MB的大小限制，你是認(rèn)真的嗎），更讓人們普遍痛苦的是，對方可能會遇到“問價(jià)過期”（微信！你就不能和你的兄長QQ學(xué)學(xué)嗎？）
引入網(wǎng)盤后，就直接將網(wǎng)盤中的文件以鏈接、二維碼的形式分享，可以將分享過程所需時(shí)間分?jǐn)偨o對方（幾乎不需要上傳，只需要對方保存），單個(gè)文件大小限制是4GB（會員 10GB，超級會員 20GB）。只要對方在有效期內(nèi)保存了文件，只要這個(gè)文件沒有違背相關(guān)法律法規(guī)，幾乎可以保存到百度網(wǎng)盤停業(yè)為止。
設(shè)置分享提取碼和有效期
這是確保文件安全的重要一步，即便提取碼泄露了，也可以通過文件有效期進(jìn)行屏蔽。需要注意的是，Android端的默認(rèn)分享時(shí)間是7天，如需更改的話，要進(jìn)入分享選項(xiàng)中重新選擇天數(shù)。
<figcaption style="margin: 5px 0px 0px; padding: 0px; text-align: center; color: rgb(221, 165, 45); font-size: 14px;">提取碼和有效期</figcaption>
直接通過百度網(wǎng)盤分享給百度好友
這是一個(gè)積攢好友的好路子，弊端就是，沒有提取碼和默認(rèn)有效期，需要手動選擇是否停止分享。
<figcaption style="margin: 5px 0px 0px; padding: 0px; text-align: center; color: rgb(221, 165, 45); font-size: 14px;">分享給百度好友</figcaption>
不要分享賬戶和密碼
根據(jù)百度網(wǎng)盤服務(wù)協(xié)議第一條第3款：
用戶不得濫用百度網(wǎng)盤服務(wù)的服務(wù)，百度網(wǎng)盤服務(wù)賬號僅限用戶個(gè)人使用，賬號不得有償或無償提供給任何第三方使用，同一賬號僅允許在6臺設(shè)備上使用，且同時(shí)使用的設(shè)備不得超過2臺.
也就意味著，百度網(wǎng)盤是不允許當(dāng)個(gè)賬號作為組織賬號的。當(dāng)其他人使用你的賬戶造成了經(jīng)濟(jì)損失和違法行為，你也需要承擔(dān)一定的法律責(zé)任哦。
當(dāng)然，如果你既需要百度的網(wǎng)盤服務(wù)，又要將其作為組織賬戶，你可以選擇百度企業(yè)網(wǎng)盤——更完善的服務(wù)以及更高的價(jià)格。
文件保存流程
設(shè)置文件本地保存目錄
本地的保存目錄最好與網(wǎng)盤的保存目錄相對應(yīng)，可以省去大量的整理時(shí)間，也能方便日常的同步。
多設(shè)備同步
百度網(wǎng)盤會默認(rèn)為不同的客戶端設(shè)置不同的同步文件夾，對于想要“大一統(tǒng)”的文檔君（媛）們，這種做法會很影響效率?？梢愿牟煌O(shè)備的默認(rèn)同步文件夾，甚至將不同設(shè)備的文件保存在同一目錄下。
“同一賬號僅允許在6臺設(shè)備上使用，且同時(shí)使用的設(shè)備不得超過2臺”，這一限制對于個(gè)人用戶來說，其實(shí)已經(jīng)足夠了。
多設(shè)備的相互同步，意味著你只需要其中的任何一臺就可以做到文件的查看、修改和分享，一些輕任務(wù)的會客、出差，可以將中心轉(zhuǎn)移到移動設(shè)備上，即便沒有移動設(shè)備，你也可以隨便找臺設(shè)備，登入百度云，duang！
設(shè)備更換
更換設(shè)備時(shí)，同步文件和數(shù)據(jù)是一件非常麻煩的事情，百度網(wǎng)盤做得并沒有多么出色，但它提供了這樣的功能，如果你不需要跨越操作系統(tǒng)，它甚至可以同步應(yīng)用。當(dāng)然，前提是你平時(shí)就做好了上傳備份工作，如果要臨時(shí)上傳手機(jī)所有的文件，正常的家庭帶寬應(yīng)該會很難受。
百度網(wǎng)盤在業(yè)界和市場口碑較差并非空穴來風(fēng)，但在絕對的用戶數(shù)目面前，沒辦法，他就是寨主。
合理的使用能夠一定程度上規(guī)避它的缺陷，坦白說，除去文內(nèi)提到的這些缺陷，它真的蠻不錯(cuò)的。
——逗豆俠
參考資料
[1]
極光網(wǎng)的數(shù)據(jù): https://www.jiguang.cn/reports/476 [2]
客戶端: https://pan.baidu.com/download [3]
最易被破解的密碼: https://nordpass.com/blog/top-worst-passwords-2019/ [4]
everything: https://www.voidtools.com/zh-cn/
