項(xiàng)目管理上的失誤和應(yīng)對(duì)措施
隨著一家公司的發(fā)展，資深工程師將不可避免的被要求成為關(guān)鍵項(xiàng)目的關(guān)鍵開發(fā)人員,甚至可能被要求管理其他的開發(fā)者，從而不知不覺的成為一名項(xiàng)目管理人員。而隨著時(shí)間的推移，可能就不得不面臨著程序員生涯的最大改變了.
首先是要不要停止程序員的生涯。
不可否認(rèn)，某天，你突然不在寫代碼了，而只是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理，監(jiān)督團(tuán)隊(duì)中的其他人？想想都覺得可怕。因?yàn)樽鳛橐粋€(gè)項(xiàng)目管理人員，你不但要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體把控規(guī)劃，對(duì)項(xiàng)目資源進(jìn)行統(tǒng)籌管理，還要確保每個(gè)項(xiàng)目成員都在工作中處于最好的狀態(tài)。這意味著，你將不只是要自己成長(zhǎng)，而是要帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)中的兄弟們一起成長(zhǎng)。
可惜的是，一般公司都不會(huì)提供管理方面的專業(yè)培訓(xùn)，但是，缺希望你從一開始就能圓滿的勝任這個(gè)職務(wù)，這個(gè)期望和培訓(xùn)的缺乏，可能會(huì)導(dǎo)致60%的新項(xiàng)目經(jīng)理在前兩年多了一份從入門到放棄的經(jīng)歷。
雖然只要有了足夠的時(shí)間，每個(gè)人都會(huì)形成自己的管理風(fēng)格，但是，這個(gè)足夠的實(shí)際幾乎是不可能存在的，當(dāng)我們到達(dá)了一個(gè)項(xiàng)目管理的崗位的時(shí)候，就必須承擔(dān)這個(gè)崗位的責(zé)任，所以盡管現(xiàn)在依然缺乏經(jīng)驗(yàn)，但項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)成員都需要你盡快的強(qiáng)大起來。
所以，我們盡快的想辦法，讓自己成為一個(gè)，至少來說，比較不錯(cuò)的項(xiàng)目經(jīng)理。
所以有了這篇文章，這里將簡(jiǎn)單梳理一下你與團(tuán)隊(duì)成員最頻繁使用的三種交流方式，一對(duì)一交流，項(xiàng)目會(huì)議，和電子郵件。已經(jīng)他們會(huì)出現(xiàn)的問題，和面對(duì)問題我們能做出的改變，以便幫你快速的定位問題，從而可以再這個(gè)崗位上快速找到立足點(diǎn)。
一對(duì)一交流
當(dāng)前的情況下，選擇像是在公司內(nèi)，和高層，比如說boss那樣談話的沒事與工程師進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)議可能不是那么好，比如同老板談話的的情景可能是這樣的：老板問你現(xiàn)在項(xiàng)目的情況怎么樣？需要你向他詳細(xì)的介紹一下項(xiàng)目的狀態(tài)，然后收工?；蛘呱贁?shù)情況下，老板給你一些反饋，當(dāng)然，假如你足夠的幸運(yùn)，要升值加薪了，可能會(huì)和老板進(jìn)行一些深入的交流，比如關(guān)于公司，關(guān)于職業(yè)生涯啥的。
但是，和團(tuán)隊(duì)中的工程師談話，需要充足的時(shí)間。而我們常常面對(duì)的一個(gè)最大的錯(cuò)誤就是在一對(duì)一交流中試圖縮短時(shí)間。而實(shí)際上，任何這種一對(duì)一的會(huì)議，如果不到1小時(shí)的畫，都是在浪費(fèi)雙方的時(shí)間。
關(guān)于高生產(chǎn)力的管理，Andy Grove解釋過，在任何一對(duì)一的交流中，前25分鐘都是充斥著個(gè)人狀態(tài)，一般意見和閑聊。
這意味著，如果你這次一對(duì)一的會(huì)議只有30分鐘的時(shí)長(zhǎng)，那么你會(huì)聽到員工的牢騷，寒暄，或最近比較熱點(diǎn)的事情，然后關(guān)于項(xiàng)目？大概只有5分鐘穿插在談話的圖中，作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，顯然是不夠用的。
這意味著，你可能需要一個(gè)小時(shí)或更多的實(shí)際進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)議，這樣，如果是一個(gè)大的團(tuán)隊(duì)，在一周內(nèi)你可能就無法進(jìn)行其他的工作了，這時(shí)候，第二個(gè)錯(cuò)誤也就呼之欲出了：頻率。
一個(gè)新的項(xiàng)目經(jīng)理通常認(rèn)為每周至少與每名隊(duì)員進(jìn)行一次一對(duì)一的會(huì)議，而頻率更高，更對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展有利。
其實(shí)如果是簡(jiǎn)短的一對(duì)一會(huì)議，無論是多久進(jìn)行一次，都不會(huì)對(duì)項(xiàng)目有很大的影響。他只會(huì)讓員工對(duì)你有刻板，乏味的印象。
實(shí)際上，一對(duì)一的談話頻率應(yīng)該根據(jù)每個(gè)人的實(shí)際情況來進(jìn)行判斷，比如如果是一個(gè)初級(jí)的工程師或者是一個(gè)新加入團(tuán)隊(duì)的成員，那么可能真的需要每周至少進(jìn)行一次談話，否則，如果他是一個(gè)高級(jí)工程師，那么他根據(jù)計(jì)劃就會(huì)知道自己該做什么，那么，就可以適當(dāng)?shù)臏p少正式談話的數(shù)量頻率。
一次比較好的一對(duì)一會(huì)議，應(yīng)該比單純的項(xiàng)目狀態(tài)更新匯報(bào)更加的深入，甚至可以對(duì)項(xiàng)目中的一些技術(shù)問題進(jìn)行探討，與其單純的詢問一些項(xiàng)目進(jìn)度等方面的問題，不如問問他在這個(gè)項(xiàng)目中，遇到的，或者說所學(xué)到的最有錢的東西是什么。當(dāng)然，重點(diǎn)是詢問一些對(duì)這些新事物的看法而不是問一下這些新事物本身。如果有可能的話，還可以建立一個(gè)自己的一對(duì)一會(huì)議的模板來使這些會(huì)議不至于偏離正軌。
實(shí)際上，雖然有些新的項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)一對(duì)一的看法很低，但是事實(shí)上，適當(dāng)?shù)囊粚?duì)一談話時(shí)你作為一個(gè)項(xiàng)目管理者，掌控項(xiàng)目，幫助團(tuán)隊(duì)中人進(jìn)行項(xiàng)目推進(jìn)的一個(gè)最重要的工具。
團(tuán)隊(duì)會(huì)議
你把團(tuán)隊(duì)的所有人帶進(jìn)一間屋子，然后...?沒有人期待一個(gè)一團(tuán)糟的會(huì)議，但是，我想每個(gè)人都會(huì)舉出一個(gè)類似會(huì)議的例子。作為一個(gè)新的項(xiàng)目經(jīng)理，如果沒有一個(gè)詳細(xì)的計(jì)劃，很容易就回將會(huì)議變得毫無價(jià)值。
一個(gè)新項(xiàng)目經(jīng)理往往所犯下的第一個(gè)錯(cuò)誤就是不清楚為什么會(huì)召開這個(gè)會(huì)議。這樣的話，一個(gè)沒有目標(biāo)的會(huì)議會(huì)浪費(fèi)所有人的實(shí)際。就像所有的有效會(huì)議一樣，首先就要確定一個(gè)會(huì)議的目標(biāo)。
一個(gè)好的目標(biāo)不僅要概況你希望解決的問題，并且需要明確的指出。每個(gè)問題的情況和所需要采取的行動(dòng)：“本次會(huì)議的目的是討論現(xiàn)在團(tuán)隊(duì)內(nèi)的問題和挑戰(zhàn)，因?yàn)槲矣X得面對(duì)面的討論是解決現(xiàn)有問題的最好方式，如果這次會(huì)議所提的每一個(gè)問題都有了明確的可采取的下一步行動(dòng)，那么，這就代表著這次會(huì)議的成功！”
就像上面的話一樣，首先給會(huì)議定義一個(gè)目標(biāo)，你也將大大避免一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)犯的另一個(gè)錯(cuò)誤：過度規(guī)劃團(tuán)隊(duì)會(huì)議。作為一個(gè)工程師出身的項(xiàng)目經(jīng)理，先行召開一個(gè)全體會(huì)議確實(shí)有著很大的誘惑力。但這樣，卻會(huì)減少一個(gè)健康團(tuán)隊(duì)有機(jī)討論或辯論的機(jī)會(huì)。
另外實(shí)際上，我們不可能能夠準(zhǔn)確的知道討論一個(gè)主題所需要的準(zhǔn)確時(shí)間，如果我們每次都為會(huì)議確定恰到好處的實(shí)際，那么結(jié)果要么就是會(huì)跳過某個(gè)議題，要么就是排在后邊的議題永遠(yuǎn)都見不到光。
而且過于死板的會(huì)議議程會(huì)忽略團(tuán)隊(duì)自發(fā)的討論和發(fā)現(xiàn)問題的方式。通常，這樣可能會(huì)導(dǎo)致你僅僅與特定的工程師，負(fù)責(zé)人進(jìn)行交談，而不是整個(gè)團(tuán)隊(duì)的會(huì)議。
所以，與其試圖組織整個(gè)會(huì)議，不如提前向隊(duì)員詢問所需的會(huì)議主題，然后將它們寫在會(huì)議室的白板上，并且，在會(huì)議開始之前，在圍繞會(huì)議室步行一周，再次確定主題。
當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員感覺自己是這個(gè)會(huì)議的主導(dǎo)者，而不是僅僅是一個(gè)被動(dòng)的參與者的時(shí)候，他們會(huì)更加積極的，深入的討論他們所遇到的問題，并未當(dāng)前的問題提出響應(yīng)的建議，而這個(gè)時(shí)候，你所需要的僅僅是促進(jìn)這些討論并且對(duì)隊(duì)員們所提出的解決意見進(jìn)行記錄并探討。并且，這種會(huì)議還有一個(gè)額外的好處，那就是一個(gè)健康良好的會(huì)議，意味著在進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)議的時(shí)候不需要在進(jìn)行對(duì)項(xiàng)目狀態(tài)的了解和更新。
實(shí)際上，只有當(dāng)隊(duì)員開始重視每次的集體會(huì)議時(shí)間的時(shí)候，作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，你才會(huì)知道這樣做的價(jià)值。
電子郵件
我想每個(gè)人都能回憶起，自己至少有一個(gè)晚上，被上頭發(fā)來的郵件給毀了。是的，現(xiàn)在作為一個(gè)新上任的項(xiàng)目經(jīng)理，發(fā)現(xiàn)角色變了，作為了郵件的發(fā)出者。但是，盡管我們都曾經(jīng)這么的厭惡這些郵件，但是缺發(fā)現(xiàn)，作為項(xiàng)目經(jīng)理的新的責(zé)任，新的工作，我們還是不得不這樣做。要知道，至少50%的行業(yè)在工作時(shí)間之外發(fā)送郵件都是有罪的，所以，希望你能考慮團(tuán)隊(duì)成員的狀況，至少讓成員對(duì)你能夠產(chǎn)生好感。
首先要認(rèn)識(shí)到，電子郵件這種東西至少對(duì)一個(gè)團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生了兩大負(fù)面影響。首先，每個(gè)人的工作時(shí)間都是8小時(shí)，其他的時(shí)間需要休息，這對(duì)一個(gè)健康的生產(chǎn)力和創(chuàng)造力至關(guān)重要。雖然這樣可能給你一種能迅速追蹤處理事情的錯(cuò)覺，但是實(shí)際上我們團(tuán)隊(duì)處理問題的能力缺收到了損害。
而他的第二個(gè)問題就是電子郵件會(huì)破壞你的團(tuán)隊(duì)，Lehigh大學(xué)的一項(xiàng)研究表示，在工作之余時(shí)間的郵件會(huì)直接導(dǎo)致情緒的疲憊和衰竭。而情緒疲憊衰竭幾乎占所有離職原因的一半，所以，通過發(fā)送電子郵件打斷一個(gè)人的生活，實(shí)際上是有很高的成本。
雖然這些成本的消耗似乎無法克服，但實(shí)際上還是有辦法解決的。最簡(jiǎn)單的方式，我們停止在工作之外的實(shí)際發(fā)送郵件即可。但是，有一些時(shí)候，大腦會(huì) 突然有一些閃光點(diǎn)，如果不是立即發(fā)送郵件則很容易把它拋在腦后的情況，該怎么辦呢？其實(shí)我們可以看到，每個(gè)平臺(tái)都會(huì)有一些郵件的客戶端，而幾乎每個(gè)客戶端都有定時(shí)發(fā)送的功能。
這下，郵件發(fā)送時(shí)間的問題解決了，但其實(shí)，郵件最重要的還是內(nèi)容，一個(gè)好的郵件內(nèi)容能夠明確的告訴讀者，我需要什么，他們需要做什么，并且要求問責(zé)。尤其是當(dāng)郵件是轉(zhuǎn)發(fā)的時(shí)候，這點(diǎn)尤其重要。實(shí)際上，與電話相比，郵件的線程是難以跟蹤的，所以，要求你的郵件接收人給與適當(dāng)?shù)姆答仯⒓僭O(shè)他們采取了相應(yīng)的行動(dòng)。
為了讓你的郵件變得清晰，明了，你可以在郵件的頂部先確定一個(gè)簡(jiǎn)單的模板或者大綱，比如：“(姓名),我希望您需要(期望執(zhí)行的任務(wù))”，如果發(fā)現(xiàn)這種模板無法完成所需要的郵件，那么想一下，可能這塊工作不適合與使用電子郵件來完成。
然后，你就可以在某個(gè)團(tuán)隊(duì)會(huì)議上，告訴你的隊(duì)員你的新的郵件方式，并且嚴(yán)格按照這個(gè)承諾的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力，創(chuàng)造力和信任程度都顯著的提升，當(dāng)一些事情不得不在工作時(shí)間之外的時(shí)間解決時(shí)，你同樣會(huì)發(fā)現(xiàn)你的郵件被高度重視并迅速的被執(zhí)行。
作為項(xiàng)目經(jīng)理的下一步
雖然作為一個(gè)新的項(xiàng)目經(jīng)理，你可以專注的知識(shí)領(lǐng)域多達(dá)幾十個(gè)。但這三個(gè)溝通點(diǎn)缺總是可以脫穎而出，因?yàn)檫@三點(diǎn)對(duì)你的團(tuán)隊(duì)將產(chǎn)生重大的影響。
更重要的是，一旦你建立了一對(duì)一會(huì)議，團(tuán)隊(duì)會(huì)議，和電子郵件的體系結(jié)構(gòu)，那么，你的這個(gè)團(tuán)隊(duì)就回成為幫助你成為一個(gè)更強(qiáng)的項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)基石。
所以，不要害怕使用這些不同的渠道，詢問你的團(tuán)隊(duì)或者某個(gè)隊(duì)員：“我干的怎么樣？”一定要虛心聽他們的反饋，因?yàn)槟愕膱F(tuán)隊(duì)是希望你成功的，一旦讓他們知道了你是致力于幫助他們，他們也會(huì)全力的使你走向成功。
