好久沒寫行政講堂的文章了，最近都在寫GTD的心得。其實GTD作為整體的工作和生活管控，可以最大程度做到平衡，不至于讓生活過于閑散，也不至于讓工作侵占生活。
行政工作說簡單也簡單，說難也難，因為行政最大的特點就是：繁簡由心。
很多人對辦公室工作的概念還停留在后勤保障，也有同事曾說辦公室就是蓋蓋章的，實在是對行政最大的曲解。
行政的很多工作都是共性的。比如客人來了的接待工作，不僅是行政工作者要熟練相關標準和技巧，業(yè)公司中每個崗位的人都需要了解一二。比如知道會議如何組織才更有效，是從基層往上走的基本能力之一。
所以行政工作人人都能做，但要如何做得更好，里面還是有很多技巧需要學習的。不雨在行政崗位工作七年，基礎的操作都知道一二，也樂于總結分享，所以才敢開出“行政講堂”系列，把行政工作中的大小事宜都拿出來嘮嘮。
剛才說過了，行政工作繁簡由心，但有些基礎工作是誰都避不掉的，比如工作完成后的存檔。及時準確地將工作記錄存檔，有利于在后續(xù)遇到類似的工作時可以快速處理。
1.要存檔的工作包括哪些？
我們每天要處理的工作紛繁復雜，但回歸到本質，只有三類。根據(jù)工作發(fā)生的頻率不同，可以將工作分為常規(guī)工作、項目工作、突發(fā)工作，當然同一個工作內(nèi)容也可能會變化。
比如本來是一項常規(guī)工作，因為牽涉內(nèi)容發(fā)生重大變化，變成了一個項目，那就從常規(guī)工作變成了項目工作。又或者突發(fā)某件事，有了相應的一項工作，完成以后發(fā)現(xiàn)每隔一段時間都需要做這件事，那就從突發(fā)工作變成了常規(guī)工作。
要存檔的工作，主要就是針對以上三種工作中已經(jīng)完成的工作。
2.什么叫工作完成了？
有具體目標的工作，相對更好界定工作是否完成了。
比如常規(guī)工作中，有一項更新通訊錄，要求每個月對通訊錄進行更新，那一旦完成更新，就算是工作完成了。
項目工作中，有一項是更新公文管理制度，一旦新制度發(fā)布，也算是工作完成了。
突發(fā)工作中，最平常的是領導有客人來了，需要臨時接待，一旦客人走了，工作就完成了。
但那些沒有具體工作目標的，怎么才能算工作完成了呢？
可以按SMART原則不斷去明確自己的目標。
當然，行政工作有個很大特點就是，不確定性很高，什么意思呢？
那就是很多時候你以為一件事已經(jīng)完成了，后續(xù)又會出現(xiàn)新的問題，這種時候怎么辦呢？
有個最簡便的方法就是，將新的問題與原來的工作相對比，是原來工作的延續(xù)，那就繼續(xù)歸入原來工作。如果性質變了，就像剛才舉例的一項常規(guī)工作，因為牽涉內(nèi)容發(fā)生重大變化，變成了一個項目，那就需要重新界定這個項目的目標，依舊是根據(jù)SMART原則不斷去明確自己的目標。
3.要存檔哪些內(nèi)容？
知道了是什么類型的工作，也知道了完成節(jié)點，最后一步就是明確要存檔哪些內(nèi)容。
就某個單項工作而言，在工作完成后，常規(guī)工作、項目工作和突發(fā)工作的存檔內(nèi)容各有不同。
——常規(guī)工作重點在保存與過往常規(guī)操作不同的情況。由于常規(guī)項大多是固定不變的，所以要格外留意與過往常規(guī)操作不同的地方：如果是特殊一次，那下次依舊按過往常規(guī)；如果是后續(xù)都要用新的方式，那下次就要記得用新的方式，避免出現(xiàn)慣性處理。
——項目工作一般公司都會有相應的制度，要求上交存檔哪些資料，所以對個人而言，重點在保存操作過程中上交的資料和一些重點備忘資料。什么是重點備忘資料呢？簡單的說就是項目過程中的困難點和有關承諾，記錄這兩個部分，有利于后續(xù)項目不犯同樣的錯誤；也可以在這個項目落地后有關承諾都能如期兌現(xiàn)，不會失信于人。
——突發(fā)工作一般來說不用存檔，只需要記錄一筆，避免過段時間領導問起，怎么也想不起來就行了。
有幾個小技巧可以幫助你更好存檔：
——在完成文件夾上標注上日期，最好是起始日期，如2017.1.1-9.10，便于后期查找。
——重新整理文件夾，按照單項工作的最終狀態(tài)：常規(guī)、項目或是突發(fā)，用各自不同的邏輯再整理一遍。
——將工作過程中的參考資料刪除或存檔到單獨位置，以便以后參考。
——刪掉修改多次的文檔，只留最終文檔?；蛘咴谧罱K文檔名稱上標注上“最終”。
4.慣例總結
要存檔的工作包括：常規(guī)工作、項目工作、突發(fā)工作。
當工作按SMART原則確定了目標，并達到了目標，就可以算工作完成，就可以開始存檔工作。
三類工作存檔的內(nèi)容各有不同，只要勤加整理，就能更好地沉淀工作經(jīng)驗，做事更得心應手，你要試試看嗎？
