【R：原文片段】

如何診斷自己的時(shí)間

要了解時(shí)間是怎樣耗用的,從而據(jù)以管理時(shí)間,我們必須先記錄時(shí)間。 這個(gè)道理其實(shí)我們幾十年前就已經(jīng)明白了。 早在20世紀(jì)初期的科學(xué)管理時(shí)代,我們就已經(jīng)知道了記錄工作時(shí)間,不過那是以體力工作為對(duì)象。時(shí)至今天,幾乎所有國家在工業(yè)管理上都學(xué)會(huì)這套方法了。

但是這套方法,我們卻一直應(yīng)用在時(shí)間因素并不太重要的工作上。在那些工作中,時(shí)間的利用和浪費(fèi),充其量只會(huì)對(duì)效率和成本稍有影響而已。而在某些越來越重要的工作領(lǐng)域,我們卻沒有應(yīng)用這套方法,尤其是那些時(shí)間因素特別重要的知識(shí)工作,特別是管理者的工作。須知只有在這些方面,時(shí)間的運(yùn)用和浪費(fèi)才是直接攸關(guān)有效性和成果的。

所以,要提高管理者的有效性,第一步就是記錄其時(shí)間耗用的實(shí)際情形。

時(shí)間記錄的具體方法,我們?cè)诖瞬槐刭樖?。事?shí)上許多管理者都備有一本小冊(cè)子,自己記錄,也有人請(qǐng)秘書小姐代為記錄。重要的是,必須在處理某一工作的 “當(dāng)時(shí)”立即加以記錄,而不能事后憑記憶補(bǔ)記。許多有效的管理者都經(jīng)常保持這樣的一份時(shí)間記錄,每月定期食出來檢討。至少,有效的管理者往往以連續(xù)三四個(gè)星期為一個(gè)時(shí)段,每天記錄,一年內(nèi)記錄兩三個(gè)時(shí)段。有了時(shí)間耗用的記錄

樣本,他們便能自行檢討丁。半年之后,他們都會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間耗用得很亂,浪費(fèi)在種種無謂的小事上。經(jīng)過練習(xí),他們?cè)跁r(shí)間的利用上必有進(jìn)步。 但是管理時(shí)間必須持之以恒,才能避免再回到浪費(fèi)的狀態(tài)上去。

因此,第二個(gè)步驟就是要做有系統(tǒng)的時(shí)間管理。我們先要將非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)找出來,盡可能將這類活動(dòng)從時(shí)間表上排除出去。要做到這一步,可以試問自己下列幾個(gè)問題。

1.首先要找出什么事根本不必做,這些事做了也完全是浪費(fèi)時(shí)間,無助于成果。將時(shí)間記錄拿出來,逐項(xiàng)逐項(xiàng)地問:“這件事如果不做,會(huì)有什么后果?” 如果認(rèn)為“不會(huì)有任何影響”,那么這件事便該立刻取消。然而許多大忙人,天天在做一些他們覺得難以割舍的事,比如應(yīng)邀講演、參加宴會(huì)、擔(dān)任委員和列席指導(dǎo)之類,不知占去了他們多少時(shí)間。 而這些工作,他們本身既不感興趣,做得也根本不

夠精彩。然而他們得承受這些負(fù)擔(dān),一年又一年,就像從天而降的災(zāi)難一樣躲也躲不了。其實(shí),對(duì)付這類事情,只要審度一下對(duì)于組織有無貢獻(xiàn),對(duì)于他本人有無貢獻(xiàn),或是對(duì)于對(duì)方的組織有無貢獻(xiàn)。 如果都沒有,只要謝絕就得了。

前文說起的那位天天有應(yīng)酬的總經(jīng)理,在經(jīng)過一番檢討后,發(fā)現(xiàn)其中至少1/3的宴請(qǐng)根本沒有參加的必要。 有時(shí)他甚至有點(diǎn)哭笑不得,因?yàn)橹魅瞬⒉徽嫘南Ｍ鱿?。主人發(fā)來邀請(qǐng),只不過是一番禮貌而已。 其實(shí)主人倒真希望他在請(qǐng)?zhí)貓?zhí)上寫個(gè)“敬謝”,而他每次敬陪,主人反而不知如何為他安排席次呢。

2.第二個(gè)該問的問題是:“時(shí)間記錄上的哪此活動(dòng)可以田刀人代為參加而又不影響效果?”

前述總經(jīng)理還發(fā)現(xiàn),在他參加的宴會(huì)中,事實(shí)上有1/3安司公司的高級(jí)管理人員到場(chǎng)即可,并非每次都要他親自參加個(gè)o主辦單位只不過希望把該公司列在請(qǐng)客名單上而已。多年來在管理方面都在研究授權(quán)問題。任何一個(gè)組織一一企業(yè)政府、學(xué)校和軍事機(jī)關(guān),幾乎每一位主管人員都接到過上級(jí)有關(guān)做好授權(quán)的指示,而且他們本人也曾屢屢對(duì)其下屬闡明授權(quán)的重要。但是這樣的諄諄告誡是否產(chǎn)生效果,實(shí)在令人懷疑。原因非常簡(jiǎn)單:只是因?yàn)闆]有完全明了授權(quán)的意義。 如果認(rèn)為所謂

授權(quán),意思是說:“我的”工作應(yīng)由別人來做,那就錯(cuò)了;因?yàn)槟慵饶昧诵剿?就該做你自己的工作。 又有人認(rèn)為:充分授權(quán)之后,最閑散的經(jīng)理人便應(yīng)該是最好的經(jīng)理人。 這樣的看法不但荒唐,而且也是不道德的。

但是我卻從來沒見過一位管理者,在檢討過自己的時(shí)間記錄后,還不改變自己的習(xí)慣,將不必親自處理的事交給別人。 只要翻閱一下時(shí)間記錄,他就能立刻發(fā)現(xiàn)他的時(shí)間全用在不必要的事上了,而對(duì)于確屬重要的事、他自己希望做的事和他已經(jīng)承諾過的事,他卻沒有時(shí)間來處理。 其實(shí)他如果真想有所作為,只要將可由別人做的事交給別人就得了。

公務(wù)旅行就是個(gè)例子。帕金森教授(C.Northcote Parkinson)在《帕金森定律》一書中指出:要想盡快擺脫不勝任的上級(jí)主官,最好的辦法就是讓他不斷出差旅行。把飛機(jī)當(dāng)做管理工具來用,這實(shí)在是過高地估計(jì)了飛機(jī)的作用。當(dāng)然出差是必要的，但是派_位資歷較淺的人貝也照樣可以完成任務(wù)。資歷較淺的人員通常吉?dú)g出差,同時(shí)年輕人在旅館中也容易睡好。年輕人總更能耐勞,困此往往比經(jīng)驗(yàn)豐富但易于疲勞的高級(jí)人員,更能勝任外出工作。

參加會(huì)議也是問題。雖然會(huì)議本來并沒有什么別人處理不了的大事,但管理者總得出席。在文件的初稿出來之前,管理者往往要花上好幾個(gè)小時(shí)參與討論。 研究所為了發(fā)布研究成果的新聞,得由主持該項(xiàng)研究的高級(jí)研究員來撰寫新聞稿。研究所里有很多人都知道該項(xiàng)研究的經(jīng)過,新聞稿如果由別人寫,寫出來一定文筆流暢、通俗易懂,而高級(jí)研究員卻只能寫出一些高深莫測(cè)的數(shù)學(xué)公式?？偠灾?管理者所做的工作,確實(shí)有許許多多可由別人去做,而且也應(yīng)該由別人去做。

“授權(quán)” 這個(gè)名詞,通常都被人誤解了,甚至是被人曲解了。這個(gè)名詞的意義,應(yīng)該是把可由別人做的事情交付給別人,這樣才能做真正應(yīng)由自己做的事一一這才是有效性的一大改進(jìn)。3.還有一項(xiàng)時(shí)間浪費(fèi)的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的,這項(xiàng)因素是: 管理者在浪費(fèi)別人的時(shí)間。

這種現(xiàn)象并不明顯,但有一個(gè)簡(jiǎn)單方法可以診斷出來: 去問問你的下屬。 有效的管理者懂得有系統(tǒng)及誠懇地問他的下屬: “請(qǐng)你想想看,我常做哪些浪費(fèi)你的時(shí)間而又不產(chǎn)生效果的事情?”問這

樣的問題,而且問得對(duì)方敢說真心話,才是有效管理者的特色。即使管理者處理的都是頗有成效的工作,其處理方式仍可能造成別人時(shí)間的浪費(fèi)。

某一大企業(yè)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)經(jīng)理,深感會(huì)議浪費(fèi)了太多時(shí)間。通常不管討論的是什么,他都通知財(cái)務(wù)部各單位主管全體前來開會(huì)。其結(jié)果是會(huì)議每次都拖得很長。出席會(huì)議的每一位主管,為了表示自己對(duì)問題的關(guān)切,都得表示意見,而表示的慈見卻大多與ゥ題無關(guān),會(huì)議時(shí)間自然拖長了。

直到有一次這位財(cái)務(wù)經(jīng)理誠懇地問了大家,才知道大家也都為會(huì)議太浪費(fèi)時(shí)間了。 可是,他又想到:母一個(gè)人在組織中都互為重要,都應(yīng)該了解情況,開會(huì)時(shí)如果少請(qǐng)幾個(gè)人,他又擔(dān)心會(huì)使未被邀請(qǐng)的人覺得他們被忽視。

現(xiàn)在這位財(cái)務(wù)經(jīng)理終于找到一個(gè)兩全的辦法了。開會(huì)前,他先普遍分發(fā)一份開會(huì)通知:“茲訂于星期三下午3時(shí),于四樓會(huì)議室,邀請(qǐng)趙錢孫李四君開會(huì)討論下年度資本預(yù)算問題。如哪位需了解這個(gè)問題或愿參與討論,亦請(qǐng)屆時(shí)出席。 如果無法出席,我們將于會(huì)后立刻呈送記錄,供各位參考并希望提供寶貴意見?！边^去每次會(huì)議都要12人參加,花費(fèi)整個(gè)下午,而現(xiàn)在只要4人出席,一小時(shí)就可以結(jié)束了,并且沒有一個(gè)人有被忽視的感覺。許多管理者都意識(shí)到了哪些事情會(huì)浪費(fèi)他們的時(shí)間,然而他們卻不敢面對(duì)這個(gè)問題。 他們怕因小失大,造成錯(cuò)誤。殊不知即使有了錯(cuò)誤,也能很快彌補(bǔ)。能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作,則工作就進(jìn)行得快多了。

美國總統(tǒng)四年一任,每一位新當(dāng)選的總統(tǒng)起初總會(huì)接到各式各樣的邀請(qǐng)。經(jīng)過一段時(shí)間,他才會(huì)發(fā)現(xiàn)要做的事太多,而接受邀請(qǐng)也大多無補(bǔ)于他的有效性。 于是,他開始謝絕各種邀請(qǐng),結(jié)果又被認(rèn)為沒有人情味了。 于是他就會(huì)進(jìn)行必要的調(diào)整,在被人剝奪工作的有效性與利用公開場(chǎng)合開展工作之間尋求一種比較合適的折中方法。

事實(shí)上,一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作,絕不會(huì)有太大的風(fēng)險(xiǎn)。人總有一種傾向,高估自己地位的重要性,認(rèn)為許多第2章 掌握自己的時(shí)間·39事非躬親不可。 縱然是最有效的管理者,仍然免不了有許多不必要的和非生產(chǎn)性的工作。

大膽減少自己的工作,真會(huì)出問題嗎?只要看有些管理者雖然身患重病,甚至于身有殘疾,仍能干得有聲有色,就可知道這種顧慮是多余的。

第二次世界大戰(zhàn)期間,羅斯?？偨y(tǒng)的機(jī)要顧問霍普金斯先生就是一個(gè)實(shí)例?；羝战鹚巩?dāng)年已體衰力竭,舉步維艱,每隔一天才能辦公幾個(gè)小時(shí)。 因此,他不能不把一切事務(wù)都撇開,僅處理真正重要的工作。但這絲毫無損于他的有效性。 丘吉爾還對(duì)他欽佩備至,贊美他是一位 “蓋世奇才”。他完成的任務(wù),當(dāng)年美國政府無人能出其右。

當(dāng)然,霍普金斯只是一個(gè)特例。 但他的故事,告訴了我們大膽減少無謂的工作,絕對(duì)無損于有效性。

【I：用自己的話重述原文】

WHAT：

這個(gè)片段告訴我們，通過記錄自己把時(shí)間花在哪了，經(jīng)過階段性的檢討梳理，診斷出自己在時(shí)間管理方面存在的問題，采取排除法，能夠更加有效的管理時(shí)間。

WHY：

每個(gè)人的時(shí)間都是有限的，每個(gè)人也會(huì)遇到大大小小、重要或不重要的事情，事情來臨的一瞬間，我們來不及思考，特別是遇到緊急的事情的時(shí)候，就會(huì)因?yàn)橐恍o效的事情占用自己的時(shí)間，從而分散了做真正屬于自己應(yīng)做的事情的精力。要解決時(shí)間的問題，就得利用一個(gè)階段性的時(shí)間，對(duì)自己做過的事情進(jìn)行梳理，才能真正排除那些無效的事情，從而為自己騰出更多的時(shí)間和精力。如果不這么做，我們就會(huì)受到一些低效、無效事物的影響，讓你沒辦法集中精力解決重要問題。

HOW:

記錄時(shí)間。以一天為單位，記錄自己花在每件事情上的時(shí)間?？梢岳谜Z音記錄、記錄本及一些時(shí)間記錄的APP，記錄每件事情的起始時(shí)間。持續(xù)記錄一個(gè)月。

診斷時(shí)間。以周為單位，進(jìn)行周總結(jié)和分析，查找存在的問題。

有系統(tǒng)的進(jìn)行時(shí)間管理。持續(xù)一月后，對(duì)自己一個(gè)月以來做過的事情進(jìn)行回顧整理，那些事情完全沒有必要做（對(duì)自己、對(duì)組織、對(duì)他人都沒有影響的），那些事情可以委托授權(quán)給他人去做，那些事情的發(fā)生浪費(fèi)了別人的時(shí)間，將這些事情以合理的方式排除出自己的時(shí)間表。

持續(xù)進(jìn)行以上循環(huán)，不斷地優(yōu)化自己的時(shí)間表。

WHERE: 適用于所有的管理者（知識(shí)工作者），提升他們將時(shí)間有效利用在自己第二象限事務(wù)上。

【A1：描述自己的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)】

【事件】六月份（時(shí)間），我（行為對(duì)象）參加了“小文月計(jì)劃行動(dòng)營”，每天都對(duì)自己當(dāng)天的工作進(jìn)行日總結(jié)，對(duì)第二天的事情進(jìn)行計(jì)劃，每周進(jìn)行周總結(jié)，對(duì)一周內(nèi)的工作進(jìn)行反思，在第二周內(nèi)進(jìn)行調(diào)整，一個(gè)月后，對(duì)照自己月初的計(jì)劃，分析那些事情做完了，那些沒做完，計(jì)劃外做了那些事情，對(duì)自己完全沒必要做的比如寫匯報(bào)材料等無效的工作和事務(wù)進(jìn)行了排除，自己的時(shí)間管理更加的合理。

【反思】

月行動(dòng)營的模式雖然細(xì)節(jié)不太一樣，但是還是和以上HOW的方法異曲同工之妙的，因此按照這個(gè)方法堅(jiān)持去做，真正取得了成效。

【A2：目標(biāo)和行動(dòng)】

【目標(biāo)】7月份對(duì)自己的時(shí)間再次進(jìn)行診斷，并實(shí)現(xiàn)每天至少有三個(gè)小時(shí)的時(shí)間去做合稱為三級(jí)拆書家有關(guān)的事情

【行動(dòng)】

1.記錄時(shí)間。記錄每一天自己做過的事情，什么時(shí)候開始，什么時(shí)候結(jié)束，都要據(jù)實(shí)記錄。利用以下工具，讓記錄時(shí)間這個(gè)動(dòng)作真正可行：

（1）每天晚上總結(jié)當(dāng)天的工作，利用張萌的《總結(jié)筆記》，據(jù)實(shí)記錄每天做過的事情，從什么時(shí)候開始，什么時(shí)候結(jié)束。

（2）每天晚上對(duì)第二天的工作進(jìn)行安排，利用張萌的《人生效率手冊(cè)筆記》，將能想到的工作以起始時(shí)間進(jìn)行安排。

2.診斷時(shí)間。每周回頭看這一周內(nèi)的時(shí)間安排，對(duì)比實(shí)際發(fā)生的事情的時(shí)間，尋找差異，列出感受、靈感和調(diào)整想法，利用張萌的《人生效率手冊(cè)筆記》，把能想到的都記下來。在第二周工作安排中進(jìn)行嘗試。

3.有系統(tǒng)的進(jìn)行時(shí)間管理。

（1）月底對(duì)自己的工作進(jìn)行復(fù)盤，列表對(duì)自己一個(gè)月所有的事務(wù)進(jìn)行分類。分類如下：與自己人生使命宣言相關(guān)的、自己不做沒有不良后果的、可以授權(quán)（委托）別人做的、造成其他人時(shí)間浪費(fèi)的。

（2）排除。

第一，針對(duì)與自己人生使命宣言相關(guān)的內(nèi)容，結(jié)合上一個(gè)月的實(shí)際情況，盡量安排一個(gè)每天都能固定的較長時(shí)間段，自己經(jīng)歷允許的時(shí)間去實(shí)施。

第二，對(duì)于自己不做沒有不良后果的，堅(jiān)決摒棄。比如：看了內(nèi)容，但是看了就忘的；不赴約不影響事情的；喝酒、打牌、唱K的。

第三，對(duì)于授權(quán)（委托）別人做的，采取責(zé)任型授權(quán)的方式，授權(quán)給別人去做。

第四，對(duì)于造成其他人時(shí)間浪費(fèi)的，要理出原因，并加以改正。

4.在排除的基礎(chǔ)上，重新設(shè)置月計(jì)劃，并按照“確認(rèn)角色、選擇目標(biāo)、安排進(jìn)度、每日調(diào)整”這四個(gè)步驟，做好個(gè)人的時(shí)間管理。并且重復(fù)上一個(gè)月的步驟，不斷進(jìn)行完善和提升。

【獎(jiǎng)懲】 最終結(jié)果以公司的評(píng)價(jià)為依據(jù)，滿意則表示達(dá)到預(yù)期效果，不滿意則表示有效性不強(qiáng)。達(dá)到預(yù)期效果，買跑鞋；達(dá)不到，罰跑10公里。