你是一只信息倉鼠嗎？
作為一名外貿(mào)業(yè)務(wù)員，收發(fā)郵件是每天需要進行無數(shù)次的重要工作。除了享受電子郵件帶來的便利，我們也成了郵件的奴隸，以及各種信息帶來的龐大文件數(shù)據(jù)。
除了加大容量的硬盤空間，如何有效管理電子郵件和文件？這真的是每一個業(yè)務(wù)員的必修課。
現(xiàn)在邀請你閉眼，花5分鐘回顧自己使用郵件和文件的習(xí)慣：
1.是否每天忙得不可開交，于是報名學(xué)習(xí)“時間管理課程”？
2.按每天收發(fā)30封郵件來算，一年就約9000封郵件，每封郵件耗時5分鐘，那么就要花45000分鐘，有什么事你每年會做9000次并花750小時呢？
3.是否常常直接把桌面亂放的文件拖到文件夾中，眼不見為凈？
4.是否常常下決心整理郵件和文件，卻日復(fù)一日地拖延？
5.看著每天的"未完成事項”，越來越焦慮不安？
6.是否被工作壓得喘不過氣？沒有時間鍛煉身體，陪伴孩子，除了發(fā)工資最開心，其它時間像喪尸的惡性循環(huán)模式？
7.......
仿佛自己是一只無法停歇的倉鼠，不得不手腳并用，不停地轉(zhuǎn)動籠子。
更像是弗弗里斯，日復(fù)一日，無望而又無奈地每天推動必將再次滾落下來的巨石。
作為跟電腦打交道的農(nóng)民工，每一封郵件都是展示自己的迷你簡歷。如果有一本書可以助你高效管理郵件和文件，只需花費你3個小時，你愿意嗎？
三個方法
我讀的是英文原版書，整本書讀起來感覺是行云流水，非常清晰，一點也不含糊。作者有三名：MIKE SONG,VICKI,TIMOTH，通過跟一只信息倉鼠的對話，作者將“三個技巧”娓娓道來”，就像教練現(xiàn)場指導(dǎo)你，很有場景感。
方法一：減少電郵數(shù)量,用“1-2-3”
Email is company property that's stored forever and can be reviewed at anytime.電郵會被永久存儲，且可訴諸法律的公司資產(chǎn)。
聽到這，會不會有些心驚？后悔之前濫用電子郵件？
Less is more少即是多，現(xiàn)代人的問題往往不是知道得太少，而是信息太多了，注意力被各種消耗掉，從而無法專注手頭的事。
在此原則下，發(fā)送郵件之前，有三個靈魂拷問：
1.需要否？
2.合適否？
3.對人否？
先說第1點：
郵件，本質(zhì)上是溝通。作者提倡寫“we-email"，而不是"me-email”。
Me-email,只關(guān)注自己，模糊，不全，拖沓，完全不考慮讀者（接收者）的感受。
We-email,考慮接收者：為了讓對方做下一步工作，這封郵件是需要的嗎？這封郵件有其目的嗎？是及時的，相關(guān)的，完整的嗎？
就像我們要開口說話，先體會下自己的意圖，不僅注意進入口中的食物，更要注意從口中出去的語言??！
再說第2點：
郵件能用于法律，更要注意是否合法，專業(yè)，是否有侵犯到他人？
最重要的是第3點，
在“點擊發(fā)送郵件”之前，可以再次檢查三點：
- 是否濫用reply to all?
只回復(fù)發(fā)送者即可，如涉及到多從對話，建議組織一個對話視頻。如要抄送，只抄送給需要的人。體會下抄送自己又不關(guān)自己事的郵件吧？是不是有被強迫知道此事卻無的意味?
- 可不回復(fù)的郵件
FYI,small thank you,redundant,incomplete。
少發(fā)此類郵件。
關(guān)于FYI,對方是否必要知道呢？
關(guān)于“small thank you",可以當(dāng)面說或者保留到對方特意付出的時刻說。
- 這是最佳的溝通渠道嗎？
最方便的渠道，往往不是最佳的。除了發(fā)郵件，你還可以考慮微信，或者打一通電話，或者開一場視頻會議。
方法二：提高郵件質(zhì)量，用"ABC".
strenthen the subject強調(diào)標(biāo)題
- 直接在標(biāo)題寫上“郵件目的”
作者建議列出“郵件功能的類別”：
- action 行動/清單
- info 信息
- request 請求
- confirmed 收到
- delivery 完成
舉例：
Confirmed: Widget proposal submitted to client X on 4/15
Delivery: completedBusiness Plan for X
Delivery:Notes from Tiger Team Slaes Meeting-2PM 6/25 RM213
- 問候
簡潔，溫暖
Hi Kelly,
Thanks for sending the sales report.
Hi Team,
Great meeting last week.
sculpt the body ABC塑造正文
- action summary 結(jié)論先行
開門見山，用一句話指出郵件的關(guān)鍵點，具體的行動，及目。想盡辦法幫忙接收者理解你的意圖。
在短的郵件中，action summary就可以是一整封郵件的內(nèi)容了。
關(guān)鍵是把你想表達(dá)的內(nèi)容寫清楚，而非用短而模糊的回答。
舉例：
- Background
你要抵制的是你內(nèi)心的沖動，你想把所有的想法都寫出來的沖動，又長又沒有邏輯，只會形成“wall of words"（語言之墻），怎么做？
盡量把一封郵件長度控制在一個屏幕上。
使用間距，標(biāo)點，數(shù)字羅列觀點。
如果有附件，請在background說明附件的目的。
如果附件內(nèi)容多，請讓“讀者”知道在哪頁哪個段落找到要點。
可以用鏈接發(fā)送附件，以減少郵件容量。
內(nèi)容要有關(guān)，簡潔，直接，避免無關(guān)且會分散注意力的信息。
- close section 結(jié)束
--xtended niceties,chitchat or kudos，即額外的細(xì)節(jié)，閑聊或榮譽，以免干擾你的主要觀點。
--下一步計劃;
--自動簽名。
方法三：整理電腦文件夾，用COTA
這是我讀這本書最重要的原因，如何整理文件夾呢？文件分為郵箱，郵箱內(nèi)的文件，電腦文件，紙質(zhì)文件。
我無數(shù)次點擊文件夾中，有多少次點擊在“找文件”，又有多少次點擊在“放文件”呢？無數(shù)次。
文件雜亂三重罪：
1.文件命名交叉，導(dǎo)致文件放置位置混亂。
你隨意命名文件，
用文件類型命名：表格，
用發(fā)送者名稱命名：老板發(fā)送的，
用內(nèi)容命名：培訓(xùn)項目
如果是你老板發(fā)送一個培訓(xùn)項目的表格給你呢？你又會怎么命名呢？
2.太多一級文件夾
當(dāng)你有超過10個一級文件夾時，你找文件的難度就會呈倍數(shù)增加。
也許你會說，可以用“搜索”啊。
是的，“搜索”是一項重要輔助功能。我們搜索，是因為我們找不到它了，找不到就意味丟了。當(dāng)你搜索時，你注意力都放在尋找上。而當(dāng)你可以管理好文件時，你可以復(fù)盤，瀏覽，更好地關(guān)聯(lián)，這比"搜索“高級多了吧。
3.紙質(zhì)文件命名跟電子文件命名不一致
怎么辦呢？
COTA 工具
我們常說“服務(wù)客戶”。但在每天的具體工作決策中，卻會傾向短視，只考慮自己的利益，從而沒有真正服務(wù)客戶。而這樣的workflow可以塑造我們的思維模式，真正以客戶為中心。
COTA mirrors the natural flow of business.Teams deliver output to clients.Good clients return value by paying,praising,or supporting your team.Admin is a natural by-product of this simple process.
Admin shouldn't come between a Team and its clients.團隊創(chuàng)造產(chǎn)出，從而服務(wù)客戶。
而優(yōu)質(zhì)客戶則會付費，支持團隊發(fā)展。
管理是這個過程的副產(chǎn)品，比如薪資，報銷，福利等。
這個簡單的流程清晰告訴你優(yōu)先是客戶，是產(chǎn)出。
很多時候，我們碌碌無為，把大把時間花在Admin上。
如何整理電子郵箱？花半天時間，刪除郵件：
1.按日期分類，刪除過期的郵件
2.按發(fā)送者分類：同一個發(fā)件者的內(nèi)容可以一并刪除。
3.按主題分類：action,info.,request,devliery,confirmed.你會知道哪些要存儲
4.按附件尺寸：有附件的郵件，很可能是重要的郵件。
三小時的刪除郵件之后，重要的郵件浮現(xiàn)了。你就能花更多時間精力在重要郵件上了。
我鼓勵你大膽刪除未來沒什么用處的郵件，一旦你找不到郵件的意圖或目的，大膽刪除吧。
總結(jié)：1-2-3,A-B-C和COTA三個方法，你收到這份禮物了嗎？
當(dāng)你看著無數(shù)的文件夾，想到要把這么龐大的工程轉(zhuǎn)化為“COTA",就頭痛。別擔(dān)心，你只需要從現(xiàn)在開始使用這個方法，你會發(fā)現(xiàn)，你能高效找到文件。再用這個流程塑造你的思維，就能逐步替換掉之前“臟亂差”的工作模式，勇敢地?fù)肀н@樣的過渡階段吧！
拿到這三項技能，用1-2-3,A-B-C,COTA開啟每天的郵件工作。別忘了，任何技能的內(nèi)化，都需要經(jīng)過刻意練習(xí)！
