許多人覺得在職場中接打電話是最基本不過的事務，簡直連“技能”都談不上。然而事實是，有些人根本就不會打工作電話。
——他們甚至沒有考慮過，接打工作電話本應該是一種職業(yè)化的行為。
我就多次遇見過相當不職業(yè)化的電話溝通，比如——
我正在開部門會議，其他部門的同事跑過來讓我接電話，說“可能”是客戶，結果過去一接聽，是推銷廣告……
再比如——
在電話中剛剛討論完一件事情，正要說下一件，電話斷了，撥回去一問，原來是對方掛了，掛之前連個結束語都沒有……
還比如——
剛剛掛斷，電話又響起來，接通，對方：“啊對了，剛才還忘了說一件事……”
好吧其實今天我不是來吐槽的，而是想帶著大家盤點一下，工作中接打電話那些事兒。
1、打電話前需要做準備工作嗎？
你在給別人打電話之前，是習慣拿起電話就撥，還是先把要說的事情列一個清單？
在實際情況中，很多時候我們給別人打電話要討論的不僅僅是一件事情，而更多是涉及到幾件事，或者某件事的各個方面，這時候如果什么也不準備拿起電話就撥，就會出現(xiàn)“剛放下電話，突然想起還有個事情沒說”的窘況。
所以，先把要說的所有事情列出個清單，每討論完一件就劃掉一件，是個很好的辦法。
2、你確認你能記住對方說的每句話嗎？
經常看到有些人打電話時不停地點頭，嘴上口口聲聲說“是的，我知道了”，放下電話就去忙其它事情，過段時間對方來追問事情進展的時候才一拍腦門：“哎呀，我給忘了！”
——永遠不要以為自己能靠大腦記住每一件事。即使你的記憶力真的很好，如果把每件事都記在腦子里，它就會占用你越來越多的精力，產生壓力。
大腦不是用來記憶瑣事的，而用來創(chuàng)造的。
所以只要是在辦公室里打電話，即使不需要列清單，也盡量先把紙筆備好，用來記錄通話的要點。而通話結束后把上把接下來需要跟進的事項，整理進你的待辦清單。
如果在外面不方便拿紙筆，或者別的情況不方便記錄的話，除了請對方把關鍵內容發(fā)信息給你以外，其實還有個更好的辦法：用手機的錄音功能把對話錄下來，過后再整理就可以了。
3、打不通客戶的電話，應該馬上繼續(xù)打還是換個時間再打？
馬上再打一次的話，如果對方現(xiàn)在不方便接電話，是不是很煩人？換個時間再打，會不會因為忙別的事，最后發(fā)現(xiàn)忘了打過去？如果你用的是座機，而且是分機，是不是對方連回撥都不知道找誰？
以上幾種情況都是現(xiàn)實中經常會出現(xiàn)的。
不如換個比較體貼的思路，給對方發(fā)個短信：“您好，我是XXX，有關于XXXXXX的事情想跟您溝通一下，您的電話不通，麻煩您方便的時候給我回個電話可以嗎？”
其實如果你比較了解客戶，知道他通常什么時間在忙的話，更體貼的做法是在準備打電話之前先發(fā)條短信，問一下對方什么時候方便，再打過去，不但成功率較高，而且會讓客戶覺得你是個靠譜的人。
4、每通來電是必須馬上就找指定人來接聽嗎？
在公司電話交換機沒有安裝好之前，我遇到過太多次不加判斷就要我去接電話的場景。而這些電話有90%是推銷，剩下的10%是供應商或準客戶，而這些電話中真緊急到需要當場馬上接聽的完全沒有。
最郁悶的是，我的辦公室跟前臺隔著一個會議室和一個走廊，居然也常常有人跑過來要我去接電話……
其實在接到一通電話時（尤其是對前臺來說），很重要的一個步驟是判斷——問問對方是誰，有什么事情，方不方便留下聯(lián)系方式以便相關人員撥打回去。只要簡單的幾句話，就能免去很多不必要的麻煩。
而這么簡單的道理，我還要提醒很多次，同事才養(yǎng)成了把電話號記下來交給我的習慣，在這之前他們想都沒有想過這個問題……
5、傳達復雜內容時有沒有更體貼的方式？
如果要傳達的內容比較多或者比較復雜，記錄起來產生失誤的可能性通常是比較大的。比如說電子郵件，現(xiàn)在許多人在電話里留郵箱的時候，喜歡用QQ郵箱，就是因為數(shù)字不容易誤記。但如果不是QQ郵箱就沒這么方便了。
所以更體貼的方式是先把要傳達的內容編輯成文本，在電話里告訴對方稍后會發(fā)信息（或者郵件）給他，這是一種讓人很安心的做法。
……
以上只是我對職場接打電話一點感悟，簡單寫總結出一部分來跟大家分享。
這些都不是什么了不起的知識，只是職業(yè)化辦公的一些最基本的素養(yǎng)。但細心觀察你會發(fā)現(xiàn)有太多人接打電話的方式相當粗放，而他們這樣的原因并不是因為沒能力、沒智商，只是懶于思考如何讓自己的職業(yè)能力更進一步而已。
你在接打電話過程中還遇到過哪些讓自己郁悶的事？有什么辦法解決？有沒有什么方法讓自己接打電話更加職業(yè)化？一起來留言區(qū)吐槽吧~
