如何運用各種目標(biāo)管理工具擺脫低效努力?

曾經(jīng),我也只是看起來很努力。

那時,每天為自己安排的時間很滿,似乎每周凈工作時間(除去喝水吃飯上洗手間接打電話等等)不超過50個小時就要被別人甩在后面。

于是那時會刻意追求小時數(shù),有時坐在桌邊已經(jīng)完全沒有思路,卻因時間沒到而繼續(xù)保持無效的工作狀態(tài),只是為了在周總結(jié)時讓數(shù)字看上去更漂亮一些。

曾經(jīng)有一年,給自己設(shè)定的年閱讀目標(biāo)是50本書,圓滿完成后,發(fā)現(xiàn)別人一年要讀100-200本。于是第二年的目標(biāo)改為100本。后來發(fā)現(xiàn)在不影響正常工作的情況下要讀完100本書,很大程度上只能是翻閱一遍,筆記做得很潦草,還不能閱讀大部頭需要深度思考的書,因為這樣的書認(rèn)真讀完至少要半個月。

為了完成目標(biāo),那一年讀了十幾本文學(xué)作品,因為這類書我的閱讀速度是很快的,不需要深度思考,不需要筆記,純屬享受。結(jié)果那年也只讀完了85本。只是在年底自我總結(jié)時,發(fā)現(xiàn)這些書讀的似乎只是走馬觀花,能夠記住并運用的很少。

于是不再將數(shù)量作為每年的讀書目標(biāo),而是放慢速度,開始做思維導(dǎo)圖筆記,開始不斷回顧各種學(xué)到的知識點,開始將新舊知識聯(lián)系起來,有時讀完一段內(nèi)容要深入思考很長時間。

這樣做的結(jié)果是,讀書的數(shù)量少了,一年不過五六十本,但書中的知識更多被我運用在工作中和生活中。

通過制定年度閱讀目標(biāo)這件事,我開始對其他方面的目標(biāo)管理進行了思考,如何才能高效工作和學(xué)習(xí)?如何將學(xué)到的各種工具運用到目標(biāo)管理中?如何才能終結(jié)“低水平勤奮”陷阱?

沒有目的的旅行是流浪,沒有目標(biāo)的工作是盲從。高效工作的前提是對預(yù)期目標(biāo)的設(shè)定。

下面分享幾種我使用的目標(biāo)管理方法與工具有:平衡輪、SMART、黃金思維圈自我提問法、九宮格、甘特圖、雙輪矩陣

丨首先,進行目標(biāo)的量化管理

1. 運用平衡輪進行目標(biāo)的細(xì)分

平衡輪是一個可以幫助你平衡工作與家庭的非常好用的教練工具。它可以在八個維度幫助你達成生活與工作的平衡,分別填寫:個人成長、自我實現(xiàn)、職業(yè)規(guī)劃、家庭(夫妻與未成家子女)、財務(wù)狀況、健康美麗、關(guān)系(父母、親人、已成家子女、朋友)、休閑娛樂。

將橫軸與縱軸十等分,每格一分,用來尋找目標(biāo)與現(xiàn)實之間的差距,并在輪子外圍分別標(biāo)注要達成的具體目標(biāo)。

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舉例:

健康美麗:努力增強體質(zhì)

現(xiàn)實:每周1-2天跑步鍛煉,很少吃水果

現(xiàn)狀滿意度打分:1分

目標(biāo):每周6天跑步鍛煉,每天一個蘋果。

預(yù)計完成分值:8分。

丨2. 運用SMART制定具體目標(biāo)

舉例:

個人成長:每年培養(yǎng)1-2個硬本領(lǐng)。

我在2018年要培養(yǎng)的硬本領(lǐng)之一是:寫一手好字。

練字的SMART:截止2018年9月30日,可以在課堂上寫出板書(對標(biāo):某講師的漂亮板書);并自10月1日至12月31日,每日抄寫一篇詩詞,發(fā)到朋友圈打卡。

丨3. 運用黃金思維圈進行自我提問,探索自己的深層需求:

黃金思維圈最早由是西蒙·斯涅克在TED演講中提到的,是我們認(rèn)知世界的方式,也是我們看問題的三個層面:What層面,即事情的表象,我們具體做的每一件事;How層面:我們?nèi)绾螌崿F(xiàn)想要做的事情;Why層面:也就是我們?yōu)槭裁醋鲞@樣的事情。西蒙建議我們,如果想要更好地看透問題的本質(zhì),應(yīng)該培養(yǎng)問“為什么“的習(xí)慣。

通過問自己一個又一個的”為什么“,你可以挖掘到自己最深層次的需求,在堅持目標(biāo)的過程中就不會輕易放棄。

例:

為什么要練字(why):因為字太丑,無法在課堂上寫板書;曾有學(xué)員請我為他們簽字,推脫不成簽下的字令我至今羞愧不已。

如何實現(xiàn)(how):購買字帖與硬筆書法課程,每晚練字;

具體做的事(what)

1.每晚練字30-60分;

2.學(xué)習(xí)硬筆書法課程,按照老師的要求完成練習(xí)和作業(yè);

3.先用薄紙摹,再于米字格上臨,最后在白紙上練;

4.日常收集書寫漂亮的字,研究其架構(gòu)及書寫方法。

丨其次,立即行動,對目標(biāo)實施全天候管理

4. 用九宮格記錄每一天所做與目標(biāo)有關(guān)的事:

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(中間的格子我加入了一項:小確幸。它用來記錄每一天生活中小小的幸運與美好,提高你的幸福度。)

a.每周周日下午用1個小時的時間制定下周計劃;

b.將九宮格畫在本子上,填寫好每一項任務(wù)預(yù)計所用時間及計劃完成內(nèi)容;

c.每晚睡覺前打開筆記本,為每一項任務(wù)打勾,檢查完成情況:是否足夠?qū)W?、是否按計劃如期完成、如沒有完成原因是什么、哪些時間是沒必要浪費的、第二天如何做得更好。

5. 用甘特圖記錄進度

在我的課程開發(fā)與課程精進,以及自己想要培養(yǎng)的好習(xí)慣方面會使用。如:每次練字后會在甘特圖上做標(biāo)注。

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丨最后,進行反思與總結(jié)

6. 使用雙輪矩陣來進行自我剖析與總結(jié)

雙輪矩陣是大師級教練Paul博士研發(fā)出來的一個教練工具??梢詭椭阃ㄟ^對上一周行為進行反思,并制定下一周的行動計劃。

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丨第一個輪子:

為本周所做的事情打分,并用不同顏色標(biāo)注,可迅速清晰自己的完成情況;

建議你去買一盒彩筆,每個維度的分?jǐn)?shù)用不同顏色標(biāo)注,形成視覺沖擊的同時結(jié)合左右腦優(yōu)勢,讓你對自己有比較深的覺察。

同時也建議你用手寫,寫寫畫畫不僅是緩解壓力的方式之一,同時據(jù)TOPPAN FORMS株式會社實驗得出的結(jié)論:手寫時與看電子設(shè)備時大腦的作用方式不同,理解信息的部位---前額皮層的反應(yīng)更強烈。

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第二個輪子:

下周要做什么事?哪些事要打分在9分以上?

用雙輪矩陣進行月度、季度、年度匯總,你就可以隨時覺察自己在這一年中不同的時間段目標(biāo)的達成情況,以及在哪些地方浪費了多少時間,并及時進行自我調(diào)整。


以上是我近幾年通過向高手學(xué)習(xí)并實踐,逐步摸索出的適合自己的一套方法,仍在不斷調(diào)整與更新中。學(xué)會運用各種工具進行目標(biāo)和時間管理,是擺脫無效或低效努力的方法之一。

功不唐捐,愿我們都能通過高效努力成長為更好的自己。

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