在使用Word/WPS處理文檔時(shí)，你是如何操作的？
打開多級(jí)目錄查找并打開文件？保存時(shí)隨意設(shè)置文件名？復(fù)制副本再修改文件來(lái)保存當(dāng)前版本？手動(dòng)復(fù)制粘貼來(lái)匯總文檔數(shù)據(jù)？手動(dòng)修改數(shù)據(jù)并另存來(lái)批量制作文檔......。這樣的操作方式繁瑣易錯(cuò)且費(fèi)時(shí)。
本文將從快速打開、規(guī)范保存、快速調(diào)整、內(nèi)容復(fù)用、版本管理、批量生成、定稿分發(fā)和檔案管理等各方面來(lái)講述如何簡(jiǎn)單、高效并且規(guī)范的處理Word文檔。
一、快速打開
當(dāng)處理量不太大時(shí)，逐級(jí)打開目錄并定位打開文件是大部分人的做法，但當(dāng)需要處理的文檔數(shù)量較多時(shí)，查找和打開文檔會(huì)耗費(fèi)很多時(shí)間，通常可以通過(guò)建立目錄快捷方式的方法來(lái)解決，但因?yàn)槟夸浿袝?huì)包含各種格式的文件，進(jìn)入目錄后，仍需肉眼仔細(xì)查找甄別，為了便于查找，通常都會(huì)對(duì)文檔進(jìn)行排序以方便查找。以上整個(gè)過(guò)程通常需要耗費(fèi)幾十秒的時(shí)間。
為了提高文檔打開效率，公文處理助手開發(fā)了工作目錄功能，可以快速的列表查看指定位置的Word文檔（只顯示DOC及DOCX格式），并且自動(dòng)按修改時(shí)間排倒序，使我們能快速查找和打開指定位置的文檔：
功能中默認(rèn)僅顯示指定位置當(dāng)前目錄下的文檔，點(diǎn)擊含子目錄開關(guān)，可以顯示指定位置下所有子目錄內(nèi)的文檔；左/右鍵點(diǎn)擊字號(hào)按鈕，可以調(diào)整界面整體的字號(hào)大小，讓我們不用再費(fèi)眼費(fèi)時(shí)的去查找文檔。
通過(guò)按Ctrl鍵點(diǎn)擊工作目錄按鈕。可以顯示打開文件對(duì)話框，讓我們手動(dòng)查找文檔；而按Alt鍵點(diǎn)擊則可以快速打開當(dāng)前文檔位置，進(jìn)一步提高我們打開文檔的操作效率。
另外，如果經(jīng)常在U盤、光盤上打開文檔，最近打開文檔列表中就會(huì)有此類無(wú)法打開的文檔，讓我們很難找到記錄中的本地文檔，如果要清除這些記錄，可以點(diǎn)擊工作目錄按鈕的下拉菜單，選擇清除無(wú)效最近文檔記錄，可以一鍵清除這些無(wú)效記錄。
二、規(guī)范保存
當(dāng)我們完成文檔編輯時(shí)，都需要將文檔保存在電腦中，通常大家都是手動(dòng)輸入文件名來(lái)實(shí)現(xiàn)，這樣操作雖然簡(jiǎn)單方便，但并不規(guī)范，為了方便，通常人們都不會(huì)手動(dòng)輸入當(dāng)前日期等自己認(rèn)為非必要的信息，而是根據(jù)文檔內(nèi)容來(lái)設(shè)置文件名，導(dǎo)致文件名中通常都不包含日期信息，人為的給文檔管理設(shè)置了障礙。
公文處理助手提供的自動(dòng)另存功能，可以幫助我們實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單規(guī)范的保存文檔：
點(diǎn)擊(時(shí)間)標(biāo)題按鈕，將按“（日期）文件標(biāo)題”的格式，自動(dòng)使用當(dāng)前系統(tǒng)日期和文檔標(biāo)題來(lái)生成文件名；
針對(duì)公文類型的文檔，可以選擇文號(hào)或文號(hào)-標(biāo)題按鈕，將自動(dòng)提取文檔中的文號(hào)和標(biāo)題信息，生成相應(yīng)格式的文件名。
自動(dòng)另存功能可以讓我們?cè)诖蟛糠智闆r下無(wú)需輸入文件名并且確保文件名標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使我們能簡(jiǎn)單規(guī)范的保存和查找文檔。
關(guān)于如何快速調(diào)整文檔，可以參見(jiàn)我的文章：《如何快速排版一份很亂的Word文檔》和《Word/WPS簡(jiǎn)單高效修改調(diào)整、復(fù)制套用文檔格式》
三、處理重復(fù)內(nèi)容
在編輯規(guī)范格式文檔時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到在多份文檔中存在格式和內(nèi)容完全或基本一致的內(nèi)容，例如公文的版頭和版記、標(biāo)書或論文的封面等等，這些在格式上完全一致，只在文字上有微小的改動(dòng)的內(nèi)容，通常格式設(shè)置復(fù)雜，手動(dòng)制作需要花費(fèi)大量時(shí)間。
面對(duì)這種情況，通常的做法是保存模板文件的副本，在制作文檔時(shí)以副本文件為基準(zhǔn)，修改后再另存文檔，但如果誤操作覆蓋修改了模板文件，就需要重新制作模板文件，并且編輯時(shí)也需要重復(fù)打開模板文件進(jìn)行另存操作，操作起來(lái)比較麻煩。
我們可以使用文檔引用功能來(lái)自由的引用不同文檔的正文范圍內(nèi)容重復(fù)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)文檔內(nèi)容一鍵復(fù)用，打開方法很簡(jiǎn)單，選好要引用的內(nèi)容，按Ctrl點(diǎn)擊文檔引用按鈕，就能保存對(duì)該內(nèi)容的引用，使用時(shí)點(diǎn)擊文檔引用打開窗口，通過(guò)縮略圖在記錄列表中找到引用項(xiàng)，雙擊就能插入相應(yīng)內(nèi)容，還可以引用為域或引用無(wú)格式文本，也可以引用字體、段落、樣式或頁(yè)面設(shè)置等格式參數(shù)。
此外，如果存在多種不同的頁(yè)眉頁(yè)腳需要設(shè)置，可以使用插入頁(yè)眉頁(yè)腳功能，來(lái)隨時(shí)引用其它文檔中的頁(yè)眉頁(yè)腳，實(shí)現(xiàn)一鍵插入頁(yè)眉頁(yè)腳。打開要引用的文檔，點(diǎn)擊插入頁(yè)眉頁(yè)腳下的添加引用項(xiàng)并設(shè)置，根據(jù)提示選擇想要引用的類型和范圍，設(shè)置好用于標(biāo)識(shí)引用項(xiàng)的說(shuō)明，就能完成引用。使用時(shí)點(diǎn)擊相應(yīng)的菜單項(xiàng)就能在當(dāng)前位置插入對(duì)相應(yīng)內(nèi)容的引用。
如果你在工作中需要撰寫大型文檔，相信對(duì)于交叉引用不會(huì)陌生，可以引用文檔中如標(biāo)題和圖表等的特定位置。但交叉引用在引用前需要對(duì)相關(guān)的引用類型進(jìn)行定義，比如插入圖注、表注等，在操作時(shí)也需要先選擇引用類型再確定引用內(nèi)容，操作較為繁瑣。
插件中同樣提供了交叉引用的功能，相對(duì)于Word原生功能，插件的交叉引用可以自動(dòng)列表顯示文檔中的層級(jí)結(jié)構(gòu)和嵌入圖片、公式、表格、題注、腳注、編號(hào)段落等元素，右鍵點(diǎn)擊列表，選擇相應(yīng)的引用類型就能快速引用，支持雙擊定位和按類型篩選列表項(xiàng)，保存文檔數(shù)據(jù)后，可以跨文檔以域或者文字的形式引用列表項(xiàng)，還可以通過(guò)通配符和正則表達(dá)式來(lái)擴(kuò)展要列表顯示的內(nèi)容，相比Word原生功能更加方便實(shí)用。
四、版本管理
在編輯文稿時(shí)，經(jīng)常會(huì)需要暫存當(dāng)前文檔版本，通常大家都是先手動(dòng)另存，再簡(jiǎn)單修改文件名來(lái)實(shí)現(xiàn)。如果文檔較多，操作起來(lái)不但繁瑣，并且通常大家都是根據(jù)自己的想法設(shè)置文件名，經(jīng)常導(dǎo)致文件命名混亂。
在版本管理方面，插件提供了一鍵存檔的功能，能自動(dòng)提取日期、時(shí)間、頁(yè)數(shù)、字?jǐn)?shù)、作者、編輯時(shí)間等信息，附加到文件名前或后，自動(dòng)另存到文檔當(dāng)前目錄下，并同時(shí)自動(dòng)保存文檔，功能簡(jiǎn)單實(shí)用，點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)就能完成留版存檔。
五、批量制作文檔
當(dāng)需要批量打印大量的信函、請(qǐng)柬、工資條、成績(jī)單等文檔時(shí)，是最考驗(yàn)個(gè)人Word應(yīng)用操作水平的時(shí)候，新手們通常是復(fù)制粘貼再逐個(gè)修改，熟練使用Word的用戶都會(huì)使用郵件合并來(lái)批量制作文檔，只需選定要插入的數(shù)據(jù)源，再在需要的位置插入合并域，點(diǎn)擊合并就能快速批量生成文檔，批量生成文檔很方便。
但在實(shí)際使用中，Word的郵件合并不能批量生成新文檔，WPS雖然可以自動(dòng)批量生成文檔，但兩者都無(wú)法插入圖片，并且插入內(nèi)容可以被簡(jiǎn)單修改，此外，生成的文檔數(shù)據(jù)無(wú)法自動(dòng)更新。如果經(jīng)常要批量生成文檔，每次都需要重新在模板文件中插入合并域，并且生成指定的單個(gè)文檔比較麻煩，插入的內(nèi)容也會(huì)丟失原有的格式。
為了解決上面的這些問(wèn)題，公文處理助手開發(fā)了升級(jí)版本的郵件合并功能，使用時(shí)先選擇模板和數(shù)據(jù)文件，再設(shè)定要用的工作表和數(shù)據(jù)插入位置，保存好配置方案，就能一鍵生成單個(gè)或批量文檔，通過(guò)設(shè)置格式類型，可以指定插入內(nèi)容的格式，可以選擇插入為圖片以避免被修改，通過(guò)指定引用類型可以設(shè)置是否自動(dòng)更新插入內(nèi)容，使文檔內(nèi)容與數(shù)據(jù)源保持一致；此外，可以通過(guò)指定文件名列來(lái)快速選擇數(shù)據(jù)項(xiàng)，同時(shí)會(huì)自動(dòng)附加文件名列內(nèi)容到生成文檔的文件名結(jié)尾以便識(shí)別文檔。使用也很方便，只要雙擊選擇配置方案，再在引用項(xiàng)目列表中雙擊需要的數(shù)據(jù)項(xiàng)，就能生成單個(gè)文檔，點(diǎn)擊全部引用就能批量生成所有文檔。
還有更簡(jiǎn)單的標(biāo)記粘貼功能，可以非常簡(jiǎn)單的使用Excel表格數(shù)據(jù)內(nèi)容來(lái)批量生成文檔，點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)就能1分鐘生成300個(gè)文檔
六、定稿分發(fā)
當(dāng)文檔編輯完成，需要對(duì)外發(fā)布或報(bào)送時(shí)，如果只需瀏覽文檔內(nèi)容，通常都會(huì)選擇將文檔轉(zhuǎn)換為PDF格式，便文檔即便于查看，又不易被修改，在WORD中可以將文檔保存為PDF格式，但操作較為繁瑣，需要點(diǎn)擊多次并輸入文件名，對(duì)此插件提供了一鍵轉(zhuǎn)PDF的功能，可以一鍵將文檔在當(dāng)前目錄下保存為PDF格式，自動(dòng)添加日期時(shí)間前綴，并且自動(dòng)打開預(yù)覽查看。
同時(shí)，插件也支持批量將文檔轉(zhuǎn)換為PDF，轉(zhuǎn)換時(shí)也可以選擇操作范圍：
七、檔案管理
當(dāng)需要在幾十、上百乃至上千份文檔中統(tǒng)計(jì)匯總數(shù)據(jù)，絕大多數(shù)用戶都會(huì)望而卻步，這不是大多數(shù)人能簡(jiǎn)單快速完成的工作，當(dāng)然也并非Mission Impossible，依靠手動(dòng)查找、復(fù)制、粘貼的確可以完成，但付出的時(shí)間和精力與收獲是不成正比的。即便能熟練使用VBA編程，也無(wú)法快速解決。
使用公文處理助手的自動(dòng)腳本功能，只需要花幾分鐘時(shí)間，就能快速編寫出解決問(wèn)題的自動(dòng)化腳本，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的打開文檔、查找復(fù)制內(nèi)容、匯總輸出數(shù)據(jù)并整理形成表格。在插件的腳本庫(kù)中還提供了腳本模板，可以通過(guò)對(duì)模板的修改來(lái)快速生成自己需要的功能。
另外，通過(guò)腳本來(lái)實(shí)現(xiàn)單個(gè)或批量文件的自動(dòng)歸檔，一鍵添加屬性并備份文檔到指定位置，實(shí)現(xiàn)定稿文檔的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化管理，也為檔案管理工作提供了數(shù)據(jù)來(lái)源。
使用公文處理助手的相關(guān)功能，能從各方面提高的文檔處理速度和質(zhì)量，讓工作更加簡(jiǎn)單、輕松和高效，使大家節(jié)省時(shí)間以更好的休息和娛樂(lè)，如果您對(duì)本文有同的見(jiàn)解或想了解更多Word、插件的使用技巧，可以評(píng)論留言或私信我。
最后祝大家工作順利，萬(wàn)事如意。
