人們浪費時間，是因為沒有找到管理時間的高效工具；人們浪費時間，是因為沒有掌握清單的使用技巧。時間管理的清單要素有兩條：除了合理地分配時間，還要戰(zhàn)勝拖延的習(xí)慣。如何在有限的時間內(nèi)創(chuàng)造最大的價值？一定還有些知識是我們不知道的。
檢查：誰偷走了你的時間
上天做得最公平的一件事情，就是給每個人每一天相同的時間——24小時，不多不少。所以，不論你多么抱怨命運，時間對你都是公正的，沒有誰能在遇到問題、遭遇挫折時有資格怨恨時間。你對時間的態(tài)度決定了你是功成名就還是居于平庸。善于管理時間，它能成為你的財富；反之，則會像泥土一樣毫無價值。
為何總有時間不夠的借口
現(xiàn)實中有的人總是以時間不夠為借口，為自己的失敗開脫。他們覺得時間被偷走了，有這樣或那樣的問題在吞噬他寶貴的時間，消耗他的聰明才智，可實際上，他自己才是時間的竊賊，因為不停地為自己找理由，就已經(jīng)是在浪費時間。我見到那些生活中郁郁不得志的人一直在給自己尋找失敗的說辭，講得最多的就是我沒那么多時間，可他們卻重復(fù)地用抱怨來消磨時間，每天的時間利用率都不高。
對這類人來說，即使給他再多的時間，他也不可能改變過去。有一次在上海的培訓(xùn)中，我對國內(nèi)一名創(chuàng)業(yè)者王先生說：“你知道為何別人用了3個月就賺回了本錢，你用了整整1年還在虧損的泥潭中掙扎嗎？因為你一天的時間利用率不到5個小時，別人可能是你的2倍甚至更多！我對你的建議是，與其反省市場哪個地方出了問題，不如好好想想自己每天都在做什么，有多少時間被你用到瀏覽那些沒有意義的娛樂新聞上了?！?/p>
王先生有看娛樂新聞打發(fā)時間的習(xí)慣，有點兒像林迪在《華盛頓郵報》上報道過的一個案例：特區(qū)一家公司委托一家機構(gòu)對自己的三百多名員工進(jìn)行問卷調(diào)查，結(jié)果顯示，公司的員工每年都要把長達(dá)6周的時間浪費在那些花邊新聞上面。這意味著，他們每年要損失10%以上的時間，這些時間都是在早晨9點到下午5點這段辦公時間被浪費掉的。
林迪特意電話采訪了其中一位白領(lǐng)職員麥凱恩，提及時間管理，他一陣哀嘆：“從工作以來，我的人生就好像被鎖死了，沒有進(jìn)行任何專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，沒有了前進(jìn)的動力，我在工作中完全提不起勁頭，上司安排給我做的工作總是隨便應(yīng)付，每天來到公司就打開互聯(lián)網(wǎng)東轉(zhuǎn)西轉(zhuǎn)，下班回到公寓，時間也都在啤酒和橄欖球比賽中一分一秒地消失?！?/p>
麥凱恩對時間的理解有三個詞：體育比賽、喝酒和上下班打卡。這種狀態(tài)和他目前的工作結(jié)果是密不可分的，林迪說：“正因為他虛度光陰，完全沒有時間管理的意識，也從不為自己列一份時間計劃，所以他已經(jīng)第N次申請漲薪失敗了?！?/p>
看看你的時間都去哪兒了
巴菲特說：“時間是杰出人的朋友，是平庸人的敵人?！蹦愕臅r間都去哪兒了？想讓生活和工作的成果以指數(shù)的方式增長嗎？那就從今天開始，為自己設(shè)立一個時間清單，就像你已經(jīng)習(xí)慣了在財務(wù)收支上的計較一樣，把時間當(dāng)作財富去經(jīng)營。
2016年2月，我對過去10年的時間賬本做了一次總結(jié)，從中有了新的發(fā)現(xiàn)。我把用于工作的總時間加起來計算，看到有效時間的積累仍然是相當(dāng)少的——盡管我比那些沒有清單的人在時間利用率上高出了許多倍。我驚訝地看到，這10年來處理重大事項的時間也不過8000個小時，大部分時間都用到了那些不太重要的事項上。
——我10年的總時間：共計87600個小時。
——我10年的睡眠時間：2萬6千多個小時，占到了30%。
——我10年的高效時間：8000個小時，只占到了9%。
剩余的超過60%部分的時間是怎么分配的呢？吃飯、出差、在辦公室看文件、溝通乃至下班后的休閑娛樂……我看到了它們的影子在時間的流逝中歡唱，這些事情無法幫助我們成為某方面的專家，不是嗎？但它們又寸步不離。
我的經(jīng)驗是，時間管理總是考驗一個人的意志力還有體力，每天只專注3個小時都是極為困難的，更何況要持續(xù)地投入注意力，長久地積累有效時間。但正因為如此，時間清單才成為我們與內(nèi)在的惰性博弈的工具。當(dāng)你意識到時間正在被浪費時，就邁出了對時間進(jìn)行管理和優(yōu)化的第一步。
時間記賬法：用清單規(guī)劃時間
我經(jīng)常采用時間記賬法的方式記錄自己對時間的使用情況。你想知道自己每天24小時花在了什么地方嗎？記賬式的時間清單可以幫你真實地記錄這一天都干了些什么。就像《奇特的一生》這本書中講到的柳比歇夫的故事一樣，他把自己一生中做過的每件事情都記錄在案——特別是這些事情所消費的時間——將他的生活裝訂成了一本極為完善的時間賬本。
即便我們無法像他那樣堅持這么長的時間，也要盡可能讓每天的大部分事情都擁有時間意識，用一個特別的清單來記下自己在日常工作中把時間都分配到什么事情上。我相信結(jié)果一定會讓你大吃一驚，因為你會發(fā)現(xiàn)，大部分的時間都被浪費在一些不可能有任何成果的閑雜事情上了。
下面是我經(jīng)常使用的時間記錄清單，希望能對你有所啟發(fā)：
依靠這個時間清單，我養(yǎng)成了每天統(tǒng)計時間的習(xí)慣。從大學(xué)時期開始，每天都會根據(jù)這個圖表來增加有效時間，逐漸形成了一個專注和高效的行為模式。
當(dāng)你對時間有了一個量化的統(tǒng)計意識后，就能激勵自己繼續(xù)做好時間的統(tǒng)計工作，你可以將它看成是一個銀行賬戶，建立一個客觀的時間賬戶。將時間視為一種財富去對待，不斷地挖掘和提高時間的投入產(chǎn)出比，獲得理財?shù)男睦眢w驗。這樣不僅能讓你從時間的管理中記錄它的規(guī)律——上個月虧損了多少小時，這個月盈利多少小時，而且能充分強化你主動利用時間的意識。
用階段性計劃節(jié)省時間
管理時間，就是管理我們自己的生命。有些人的問題是積極性差，他們知道這個道理，但不想行動；還有些人則是缺乏方法，他們一籌莫展，喜歡嘆氣而不是為自己制定一份可行的方案。
解決應(yīng)該做什么和什么時候去做的問題
有一些人——他們對自己應(yīng)該做什么，什么時候去做不是太清楚。史密斯在和一些人談心后這樣說：“人們的主要時間都花在了思考而非行動上，但思考的方向往往又偏誤太多。辦公室的雜音和客戶的電話影響人們對工作安排的決策，以至于總是選擇了最浪費時間的方式，在錯誤的時間去做了錯誤的事情?！?/p>
一個隱性的問題就是懶惰，懶惰讓我們對時間漠不關(guān)心，打發(fā)光陰可能成了現(xiàn)代辦公族每日應(yīng)付工作的主要手段。當(dāng)他啟動這一天的工作時，腦子里面回蕩的不是計劃，而是自己有多無聊。
用計劃清單告訴自己應(yīng)該做什么。就像團(tuán)隊簡報一樣，你需要給自己也做一份簡報，上面寫滿目標(biāo)，對于何時應(yīng)做何事要心中有數(shù)，把重要計劃安排進(jìn)來，有條理地記錄下這一天和未來數(shù)日的主要工作。
用時間清單告訴自己什么時候去做。為這些計劃、事項及思考安排時間，制定日程表和計劃進(jìn)度表，這些經(jīng)典清單能夠督促你利用多數(shù)的工作時間。重要的是，它能驅(qū)趕無聊，幫助你克服懶惰。
史密斯在走訪中發(fā)現(xiàn)，公司的員工不停地抱怨工作受到了干擾，因此時間被浪費了。“我們不是沒有計劃，而是計劃總被打斷。”這的確是非常普遍的問題，但之所以計劃內(nèi)的時間被消耗掉那么多，是否也與自身的注意力有關(guān)呢？這些職員由于很難保持專注，對階段性的工作安排缺乏足夠的專注度，很容易被其他事項牽引過去，放棄當(dāng)前的工作。當(dāng)他回到辦公桌，重新開始剛才的工作時，他需要相當(dāng)長的時間來調(diào)整大腦的活動及注意力，才能在原先停頓的地方繼續(xù)自己的思考。
這表明，任何一份時間清單都不能忽視對注意力的強化。時間清單應(yīng)該包括對專注度的檢查項目。你最好單獨列一個計劃，保證自己在制定正確的目標(biāo)及時間安排后，有充足的理由排除那些干擾因素。
比如：“不要來找我，因為我的時間緊張，工作已安排好了。”除非干擾源是你的上司，但你也有理由請他考慮你的安排——要么讓你完成現(xiàn)在的計劃，要么讓你負(fù)責(zé)新的項目，總之，被打斷的工作是沒有效率的。我相信絕大多數(shù)上司都明白這是正確的選擇。
清單原則：階段性目標(biāo)之間的差異
那些唏噓不已及喜好白日做夢的人，他們對時間的概念如何理解呢？他們有遠(yuǎn)大的夢想，但沒有具體的安排：“我不知道什么時候能實現(xiàn)，但我確實是這么計劃的！”達(dá)克·哈馬舍爾德說：“永遠(yuǎn)不要回想，也不要做未來的夢。白日夢不可能實現(xiàn)，此時此刻才是你的生活?！?/p>
這句話是什么意思呢？就是要告誡我們抓住現(xiàn)在，利用當(dāng)下的時間，才是對命運負(fù)責(zé)。理解了這個道理，你就能明白時間清單為什么不重視過去，只是關(guān)注未來的原因。同時，在我們制定階段性目標(biāo)和安排對應(yīng)的計劃時，也不要忽視它們之間的差異。
不要割裂地看待不同的任務(wù)。將有利于其他工作完成的計劃放到最前面，可以節(jié)省后續(xù)工作的時間。比如一個項目應(yīng)先做好整體規(guī)劃、資金安排，再去調(diào)配資源、召開團(tuán)隊行動會議。如果這個順序顛倒過來，你就會重復(fù)很多流程，浪費大量的時間。
重要和緊急工作優(yōu)先。就像上一章我們講到的，先處理那些緊急而且重要的工作，按照優(yōu)先次序安排它們的時間，保證你的每一個時間段都在做最重要的事情，從而提高時間利用效率。
盡可能尋求團(tuán)隊合作。一個人4個小時解決不了的問題，可能兩個人1個小時就解決了。節(jié)省時間的第一原則就是求助，充分利用別人的經(jīng)驗。
日程清單——開發(fā)你的碎片時間
·有多少次思考了很久才定下的行程，被你輕易地更改和變動了？
·有多少次行程的延誤，都是你沒有事先調(diào)查了解某些可能發(fā)生的意外情況？
·有多少次延誤的時間，都被你無聊地玩手機給打發(fā)掉了？
當(dāng)你遇到上述情況的時候，你怎么做呢？在這里我和大家分享一下我的經(jīng)驗：出差、旅行和會議召開期間，我常把碎片性的工作帶在身邊，一旦有時間，就讓自己去完成這些工作。這樣，就不會因為航班偶然出現(xiàn)延遲、會議推后導(dǎo)致幾十分鐘或幾個小時的空白時間而惱火。在這個靈活的時間清單中，我放進(jìn)了“公文包”這個工作載體，隨時利用這些意外的時間。后來我又推薦員工都使用這個方法，制定日程表時附上一個備用計劃。即：萬一日程安排出了意外，我做什么才能不讓這些時間被白白浪費掉呢？
這個日程表一定要手寫，手寫的東西記憶深刻，不容易遺忘。而且，盡量安排具體，細(xì)致到刷牙吃飯、跑步鍛煉、上班路途所占用的時間均考慮在內(nèi)。完成一項就把它鉤掉，沒有完成的要標(biāo)注原因，以便下次修正。特別是，對這期間的意外時間是否另作了安排，也要特別備注，用以將來的總結(jié)。
長久堅持下去，你就會養(yǎng)成當(dāng)日之事當(dāng)日畢的好習(xí)慣，時間利用率會大大提高。我們的目的是讓自己成為一個絕不拖沓的人，加強時間觀念。當(dāng)然，最好是所有的日程安排都不出現(xiàn)失誤，輕易不要進(jìn)行大的調(diào)整，因為一項安排發(fā)生了變動，就意味著其他的安排也會受影響。
規(guī)劃好重要行程
最近，有一位讀者通過郵件和我取得聯(lián)系。他感覺自己的心理壓力非常大，身體似乎也有些不良的征兆。他很年輕，只有27歲，為什么會如此消極呢？原因是，他平時的想法很多，卻沒有成熟的計劃；他有雄心壯志，卻每天都在虛度光陰，沒有明確的目標(biāo)，也看不到一個可能的突破點。
和他幾次通信后，我就發(fā)現(xiàn)他最大的一個毛病，是沒有規(guī)劃意識，大事小事都任由它們在腦子里自由生長，從不試圖整理。對于生活和工作的目標(biāo)，他有極高的野心，卻沒有制定具體的目標(biāo)并安排時間去實現(xiàn)。簡單說就是，他既無目標(biāo)清單，又無計劃清單，也無時間清單，無論是誰這樣繼續(xù)下去，恐怕都會瘋掉的。作為一個人來講，時間如同流水，無論你是積極還是消極，每天24小時都在眼前流過，眼看著年齡一天天增長，事業(yè)卻一無所成，心理肯定會出問題。
我在回信中給他提了一個建議：“當(dāng)前對你而言，最重要的也許不是尋找突破點，而是制定未來兩年應(yīng)該做的事情，任何有意義的事情都可以，例如去學(xué)習(xí)工商管理課程，或到自己喜歡的企業(yè)工作和積累經(jīng)驗。盯準(zhǔn)這個目標(biāo)后，就安排日程，開始時間，結(jié)束時間，都要寫在這個日程表上，然后別再等了，馬上去做。”
這就是行程安排：出行是行程，理想也是行程，它們都占用時間，我們要提高它對時間的利用率。這就是時間清單的價值，重要的行程一旦確定，就必須不折不扣地遵守，而不是找各種理由為自己推卸責(zé)任。
卡尼吉亞是一個不守時的意大利商人，居住在洛杉磯的西部沿海地區(qū)，留著一頭長發(fā)，連說話的聲音都是懶洋洋的，永遠(yuǎn)都是一種“剛起床”的腔調(diào)：“等會，我在忙?！薄吧缘?，我還在路上?！彼?，客戶稱他為“討厭的毛毛蟲”，形容他赴約像毛毛蟲一樣慢：“我敢肯定，他是爬過來的”。還有客戶憤怒地說：“這人根本不把我們當(dāng)回事，早在數(shù)月前就定下了這次會談，難道他沒有為此安排行程嗎？這么重要的合作他不當(dāng)回事，說明他是一個時間觀念很差的人！”
因此，沒過多久，卡尼吉亞就失去了一多半的客戶。他的故事在洛杉磯地區(qū)成為一時笑談，被很多企業(yè)家引以為戒，并且作為反面案例出現(xiàn)在了州立大學(xué)商學(xué)院的課堂上。要預(yù)防這樣的大問題，最好的方法就是規(guī)劃重點行程——把這段時間提前預(yù)留出來，避免任何意外的干擾，而且一定要提前出發(fā)。
對客戶來說，早到永遠(yuǎn)比遲到更受歡迎。
把容易變動的事項排除在外
如果不是非做不可的事項，優(yōu)先選擇取消。當(dāng)你感覺一項任務(wù)并非緊急且重要的事項時，它不是現(xiàn)在非做不可，最好把它暫時取消，不要讓它占用當(dāng)前的時間。這是有效分配時間和制定日程的重要一環(huán)，取消那些可有可無的任務(wù)，清潔自己的日程表，讓它始終體現(xiàn)重要和緊急的事項。
把可以分配的事項委托給其他人。這能夠最大化節(jié)約我們自己的時間，高效工作的前提是團(tuán)隊通力合作，而委托則是合作的基礎(chǔ)。有時候，你會發(fā)現(xiàn)某些任務(wù)是自己能夠完成的，但你并不喜歡親自處理，或者它會浪費你較多的時間，影響你做其他更重要的工作。這時你就要把任務(wù)委托給一個能力合適并樂于接手的人，這樣你和他的時間就都會得到高效的利用。
會議清單——讓會議更高效
有一位居住在舊金山南部紅木城地區(qū)的公司副總裁班納吉滿腹牢騷地對我說：“開不完的會，現(xiàn)在是下午3點10分，但我已經(jīng)記不清早晨第一場會議的內(nèi)容了?！卑嗉{吉的怨氣是因董事會主席而生，那是一個特別愛開會的怪老頭，而且喜歡一天到晚都待在公司，召集中高層的管理者開會討論各種問題。這當(dāng)然讓分管具體業(yè)務(wù)的副總裁和部門主管們十分不滿。
雖然會議是多了點兒，可如果能夠有效地管理，班納吉也不至于這么緊張。他帶著情緒空手而去，又嘮叨著回來，自然什么都記不住，老板會議的精神也得不到有力的執(zhí)行。這么僵持下去，我認(rèn)為班納吉肯定會吃苦頭。
一場缺乏管理的會議既使人情緒消極，也浪費我們的時間和精力。它不但創(chuàng)造不出生產(chǎn)力，反而消耗企業(yè)可貴的資源。但這是可以避免的，不管主持會議的是不是你本人——作為會議的參與者，采用清單都可以讓你從任何一場會議中得到積極的收益。同時你也要建議自己的團(tuán)隊在會議中貫徹清單制度。
會前清單
會議開始前，如何準(zhǔn)備議題，為會議打下一個良好的基礎(chǔ)？我對班納吉的建議是，在每場會議的準(zhǔn)備期，都在清單上寫下三個問題，也就是“3W清單”——以W開頭的三個英文單詞，分別代表了何時（When）、對象（who）和為什么（why）這三種最基本的會議要素?；卮鹎宄催@三個要素執(zhí)行，會議效率就會提高很多。
第一個問題：Why
·為什么要開這個會？
·我們放下手中的工作坐到會議室的目的是什么？
如果這個問題不清不楚，我敢說，你在散會后一定發(fā)現(xiàn)什么結(jié)論都沒形成，不過是一群人跑到空調(diào)房喝茶聊天或者展示自己多么忠于企業(yè)的表演而已。解決這個問題的本質(zhì)就是制定會議的議程——拿出會議上要討論的東西。
Crew公司的創(chuàng)始人Mikael Cho認(rèn)為，會議場合應(yīng)該是一個人們帶著討論清單進(jìn)來的地方，這要求會議的參加者事先思考，想清楚為什么再來開會。所以，為了保證會議的主題明確，召集人應(yīng)提前數(shù)天就準(zhǔn)備這場會議，提前把會議主題發(fā)送給會議參加人員，讓所有參與人都明白為什么要來參加這場會議，而不是稀里糊涂地進(jìn)來，滿腹怨氣地離開。
對臨時緊急的會議，召集人也應(yīng)該在討論前作簡短的說明，三句話講清為什么，樹立一個明確的方向，然后再開始討論。
第二個問題：Who
·會議的參加對象都有哪些人？
·如何保證參加者都是必須來參加會議的人？
Qwest公司的執(zhí)行總裁Teresa Taylor說：“我有一個經(jīng)驗，是在會議開始前寫一個盡可能全面的名單，再挨個詢問我自己，這個人應(yīng)該來嗎？那個人是否有必要參加？他的作用是什么？確定一個，就在名字上面打一個對號。通過這個方法我總能把議題所有的相關(guān)人都找到再召開會議，在規(guī)定的時間內(nèi)一次解決問題。假如總是有人缺席，那么只能再召開第二次甚至第三次，這是很麻煩的?！?/p>
很多這種情況——會議要討論的主題與某個人完全無關(guān)，但仍然將他叫到了會議現(xiàn)場。他枯坐30分鐘，百無聊賴，還耽誤了要緊的工作。會議清單沒有解決誰來參加的問題，就會導(dǎo)致這種現(xiàn)象，有的領(lǐng)導(dǎo)者搞一刀切，開會要求所有人都來參加，看似提高了重視程度，卻沒有什么實效，白白浪費很多人的時間，影響無關(guān)部門和人員的工作。實際上，對未列入與會名單的員工，只要在會議結(jié)束后把會議記錄及決議內(nèi)容通過電子郵件發(fā)送給他們就可以了，沒有必要讓他們拿出專門的時間過來旁聽。
在準(zhǔn)備與會人員名單時，詢問自己三個問題：
——為什么要讓這個人（名字）出現(xiàn)在會議室？
——會議要決定的事項與他有哪些關(guān)系？
——如果有關(guān)系，是否必須當(dāng)面溝通，有沒有其他備用方式？
這三個問題的答案將反映出到底有哪些人應(yīng)該出席會議，把他們寫進(jìn)會議清單，發(fā)送會議日程和主題，保證每個人收到同樣的資訊。
第三個問題：When
找出一個大家都可以開會（不影響日常工作）的時間是困難的，但不是不可能。長期從事會議規(guī)劃服務(wù)的米拉通過分析四萬項會議案例后發(fā)現(xiàn)，星期二下午的3點到4點鐘是大多數(shù)人最有空開會的時間。這是從美國幾百家企業(yè)近兩年來的會議案例中總結(jié)出來的規(guī)律，當(dāng)然，一些特殊行業(yè)的企業(yè)并不認(rèn)同這個規(guī)律，它們可能有更適合的時間。對會議管理者來說，你要從企業(yè)本身的情況來找出大家最普遍有空的時間，確定會議的日程安排。
除了幾點開始，會議的總長度也很重要。有的老板總是開3個小時以上的長會，讓人昏昏欲睡。也許問題能得到最有力的解決，但矯枉過正的做法往往傷及其他工作。認(rèn)為會議越長就越有效、越多就越能解決問題的邏輯害人不淺，也會引發(fā)類似于班吉納的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的抗議。事實是，能控制在30分鐘以內(nèi)的會議是最有效率的。
十幾年前，我還在化妝品公司擔(dān)任銷售主管時，老板告訴我和下屬開會不要超過5分鐘，除非你覺得非常必要。他是一位優(yōu)秀的管理者，深知時間對企業(yè)意味著什么，因此他總是要求我們在會議時間之外解決具體的協(xié)調(diào)事項。會議主要用來確定方向，建立分工，而不是討論細(xì)節(jié)問題。
我很受啟發(fā)。成立公司初期，我和史密斯就確立了公司的會議原則：
第一，所有會議不得超過10分鐘。簡短的會議會促使員工準(zhǔn)時到場。
第二，開會前先了解清楚信息。對議題和信息的事先了解，能夠加快會議速度。
第三，開會時使用最新的資訊。因為落后和更新不及時的資訊將讓會議完全失去價值。
會中清單
會議前的準(zhǔn)備工作做好以后，我們要關(guān)注的就是會議本身。怎樣用清單來保證會議的正常進(jìn)行，獲得既定的成效？
指派一個會議的管理者
盧先生是畢業(yè)于慶南大學(xué)的一名韓國籍管理者，目前擔(dān)任馬里蘭州一家科技公司的行政總裁。他說：“如果有人能保證會議不偏離正軌，按照既定的方向討論，這個人對公司是非常重要的。”他認(rèn)為優(yōu)秀的會議管理者很難找，人們普遍會被吵成一團(tuán)或鴉雀無聲的會議搞得心煩意亂，很容易摸不著頭緒。
會議的管理者不一定就是召集人。通常，召集人們開會的都是公司的管理者或項目的主持人，他們同時亦是會議中活躍討論的一員，需要解決的問題很多，往往與會議的主題密不可分。這也決定了召集者比其他參加會議的人更易情緒化地陷入爭吵，為了避免這種局面的發(fā)生，最好的做法是另外安排一個人來管理會議，把人們的議題保持在一個正確的方向上。
確保每個人獲得一致的信息
為了公正地聽取每個人的意見，就必須同樣公正地發(fā)送一致的信息。要保證所有參加者得到的與主題有關(guān)的資訊是相同的，不會有任何的差別。當(dāng)會議開始時，你可以使用要點清單的形式把主題及相應(yīng)信息打印出來，每人一份。
在這張清單上，要寫明詳細(xì)的主題概要，目前已知的信息，決策難度，需要各部門做什么，要表決哪些問題，等等。對每個人都應(yīng)一視同仁，這樣才能充分地討論，確保當(dāng)場就獲得較為滿意的結(jié)果，而不是在會后引發(fā)矛盾。
電子設(shè)備的管理清單
要管理好參加者使用電子設(shè)備的時間?，F(xiàn)在不少人開會時都攜帶筆記本電腦和手機到場，動不動就拿起手機看微信，發(fā)微博，查看短信，還有些人則悄悄用筆記本電腦瀏覽無關(guān)的網(wǎng)站，名義上在開會，實則已經(jīng)分神。因此，要嚴(yán)格地規(guī)定電子設(shè)備在會議中的使用。
2006年時，我就在公司提出了一條桌面清空原則：會議期間，每個人的面前只能放一個本子和一支鋼筆。強制規(guī)定不允許將電子設(shè)備帶進(jìn)會議室，除非是會議需要的，比如投影儀和視頻放映設(shè)備等。不久前，我們剛剛把一名在部門會議期間用手機“搶紅包”的員工解雇了。如果僅10分鐘長的重要會議都無法阻止他使用電子產(chǎn)品，我認(rèn)為他是不能承擔(dān)重任的，企業(yè)也不要期待這樣的員工有時間管理意識。
會議用詞清單
用詞不當(dāng)會大大降低討論的效果，影響會議的氣氛。管理者和員工都應(yīng)該避免在會議中使用過于主觀的詞匯，比如“我喜歡”“我愿意”“我就認(rèn)為”這樣的字眼。雅虎公司的執(zhí)行總裁Marissa Mayer說：“在會議中強調(diào)數(shù)據(jù)的說服力，比突出個人的選擇重要太多，這樣可以避免你的決策給人是出于偏心或者僅是個人偏好的印象?！倍嗬脭?shù)據(jù)去說服討論的同伴，讓他們根據(jù)事實自然做出選擇，而不是過多地展示自己的傾向。
會議記錄清單
沒有記錄的會議是一場說過就忘的演出，大家擠到一起就某些問題援引各種數(shù)據(jù)，唇槍舌劍地爭論了半天，最后卻發(fā)現(xiàn)沒有落實到紙上，這樣的討論除了空耗口水，又有什么實際價值呢？因此必須做會議筆記，記下討論的要點，尤其是討論的過程和形成決議的思路，為今后的工作儲備經(jīng)驗，節(jié)省未來的時間。
你要確保會議的場合備有足夠的記錄工具（紙張和會議專用的電腦），鼓勵人們在開會時做筆記。會議記錄清單的作用是幫我們一邊討論一邊厘清想法，減少思考的時間，對今后也是有益的。為此，你可以準(zhǔn)備一個專職做記錄的人員——只有他可以使用電子設(shè)備，盡量詳盡地記下會議的內(nèi)容，以備管理者把會議紀(jì)要發(fā)送給其他人時使用。
會后清單
會議開完后，我們需要做什么？
羅伯特是普林斯頓商學(xué)院的資深講師，他曾在《商業(yè)周刊》發(fā)表了一篇分析微軟流程管理的文章。他認(rèn)為在會議結(jié)束后，我們需要提出三個問題并且予以解決：
——工作的下一步是什么？
——誰來負(fù)責(zé)這些工作？
——工作的時間表應(yīng)該如何制定？
只有解答并完善了這三個問題的答案，我們的會議才算真正結(jié)束，否則就是一場失敗的會議。每一個參與者都要思考并討論這些問題，記下答案，傳達(dá)給所有員工。這時我們才算形成了有效的決策，缺乏這個環(huán)節(jié)的會議和村婦吵架沒什么兩樣。
最后，如何總結(jié)你的會議清單？
第一，要想清楚自己表達(dá)了什么，記下未來應(yīng)該做什么？
第二，很重要的一點是你個人的學(xué)習(xí)，要和團(tuán)隊的進(jìn)步結(jié)合起來。想想看，通過清單的方式，你的會議節(jié)省了多少時間，它是有益的嗎？這種思考技巧可以為你的一生帶來難以磨滅的積極影響。
第三，在每次會議結(jié)束后，一定要擠出20秒的時間，寫下此次會議重中之重的議程，也就是主題。快速明確目的，就是在節(jié)約時間，為下一步工作打下基礎(chǔ)，否則我們就會偏離開會的本質(zhì)。
擬定你的時間清單
在羅伯特對微軟公司的流程管理分析中，提到了微軟各部門對時間清單的高度重視。他說：“比爾·蓋茨是一個擅長時間管理的人，他明白思維的力量是無限的，而時間是思維的翅膀，因此在微軟公司的時間清單中，存在著大量的硬性規(guī)定，違反規(guī)定的代價是慘重的?？梢赃@么說，微軟員工在時間管理層面是全世界最好的，因為他們有最棒的清單體系?！?/p>
羅伯特自己也是一個能夠高效管理時間的人，他對各個領(lǐng)域的清單應(yīng)用都很有研究，發(fā)表了好幾篇頂級論文。除了在商學(xué)院講課外，他還是《華爾街時報》的特約撰稿人，普利策新聞獎的評委會成員。
盡管需要完成很多事，他仍然保持著極高的效率，每天都精力充沛，很少無意義地空耗時間。你會覺得他一定忙得連覺都睡不好，錯！羅伯特從來沒有一天的睡眠少于7個小時，他總能美美地睡到早晨6點。這是他使用時間清單的經(jīng)驗，其中最重要的一條就是規(guī)律的作息——在這方面他甚至有些教條主義，總是嚴(yán)格地執(zhí)行既定的清單，極少做出變更。
他的作息清單在臥室、書房、客廳及辦公室這四個地方各有一張，上面是一模一樣的內(nèi)容：
6:00：起床+早餐時間
7:15-7:30：跑步到商學(xué)院
7:30-8:15：健身時間
8:30-11:30：工作時間
11:30-13:00：午飯+午睡時間
13:00-18:00：工作時間
18:00-19:30：晚飯時間
19:30-22:30：工作回顧及郵件時間
22:30：閱讀及睡覺時間
他每天約有11個小時在工作，但分配得很有規(guī)律，上午、下午和晚上分別處理不同的事務(wù)，盡可能高效地利用?！皶r間是上帝的恩賜，”他說，“只有規(guī)律的作息，身體的機能方可達(dá)到最大限度的發(fā)揮。就像工廠的流水線，我們的時間也要流程化，才能提高效率。當(dāng)你要為自己制定一個時間清單時，這是一條總原則?！?/p>
從生理學(xué)上講，如果我們的作息經(jīng)常不規(guī)律，身體就要不斷地調(diào)整，不停地適應(yīng)新的作息，生物鐘是紊亂的。這種混亂的模式加大了對體能的消耗，時間的利用效率不可避免地就會降低。這當(dāng)然是一個嚴(yán)重的問題，時間清單的宗旨就是解決這個問題。
保證可行性：每天更新時間表
用新的計劃應(yīng)對變化。可行性是任何工作的前提，管理時間也是這樣。當(dāng)變化打破計劃的時候，你的反應(yīng)是什么？是遵循舊的時間表，固執(zhí)地不撞南墻不回頭，還是立刻建立新的計劃，對時間表進(jìn)行更新？正視現(xiàn)實是清單的基本原則之一，永遠(yuǎn)不要自欺欺人。所以在新的事件發(fā)生時，不要有任何猶豫，馬上拿出對應(yīng)的安排，對日程表稍作改動，以便整體的計劃能夠順利地進(jìn)行，保證時間的單位產(chǎn)出比。這樣就最大限度地降低了突發(fā)事件對你未來幾天的不利影響。
充分開發(fā)我們的碎片時間。碎片時間是你候車與準(zhǔn)備登上飛機的間隙，是你無聊待在衛(wèi)生間的時間，是你等待上菜的用餐時光，甚至是你跑到公司的休息室抽煙的那10分鐘。這些碎片時間段孤立地看時，好像沒有什么價值，但加起來卻占到相當(dāng)大的比例。一些難度低、用時短卻又不得不做的工作可以盡量放到這些碎片時間中完成，比如回復(fù)電子郵件，擬定一份簡單的合同，通知客戶發(fā)貨，閱讀項目計劃書等。那些比較集中的時間，完全可以留給需要保持高強度專注力的工作，比如做策劃書、寫商業(yè)文案等。這一原則要特意在時間清單上注明，以防疏忽。
終結(jié)拖延癥：成功人士從不拖延
拖延的一大壞處是，我們明明做了什么，卻沒有結(jié)果。計劃做好了，興奮之情溢于言表，可第二天就扔到一邊了，第三天……第N天都沒有行動；清單寫好了，卻連續(xù)數(shù)日沒有遵照執(zhí)行?，F(xiàn)實中，人們也往往因為看不到完成一項工作有多么明顯的好處而拒絕快速行動，總是拖拖拉拉、不情不愿。也就是說，自律對很多人來說是很難做到的，它看起來沒那么大的好處，特別是人的精神體驗——嚴(yán)格遵守時間安排對懶人是一種精神折磨。應(yīng)付這一問題的最佳辦法是把立即行動作為一項至高無上的原則，如果你從潛意識中無法認(rèn)可這項原則，干脆就不要制定時間清單，反之，你就要不折不扣地執(zhí)行，不要有一分一秒的拖延。
如果一開始沒有建立好習(xí)慣？很多人的拖延癥已經(jīng)成了無法救治的惡習(xí)。對于這些人，再好的理由都不足以使他們從消極的拖延中走出來，主動規(guī)劃自己的時間，守時地完成一項工作。這種情況需要我們重新訓(xùn)練一種好的習(xí)慣——每當(dāng)你發(fā)現(xiàn)自己又要違背清單時，不要急于生氣，先靜下心來想一想，明確一下目標(biāo)，然后問自己：“我最快可以什么時候完成這件事？”這時你就能立刻想到拖延的嚴(yán)重后果。清單給出了你最佳的路徑，你要努力遵守。潛意識會開始思考這個問題，最后做出選擇。
僅有專注就夠嗎？在一次調(diào)查中，我們發(fā)現(xiàn)有97%的人在工作時開著微博、Facebook及其他網(wǎng)頁，總是會去看有什么新情況發(fā)生。盡管他們自認(rèn)為足夠?qū)Ｗ⒘?，比?個小時內(nèi)也就拿出了10分鐘關(guān)注這些網(wǎng)頁——他們以為這只占據(jù)了自己極少的時間，可實際上，正是這種虛假的專注嚴(yán)重削弱了工作的效率，像流沙一樣帶走了大量的碎片時間。換句話說，只有精神上的專注是不夠的，你還要在行為上采取實際的舉動。我的建議是：關(guān)掉所有網(wǎng)頁；除了工作電話外，其他號碼也應(yīng)該暫時予以屏蔽，以防連續(xù)的思考時間被那些突如其來的意外因素打斷。
量力而行：不要制定完不成的計劃
有很多人失敗不是因為他們的拖延，而是目標(biāo)太高了。他們對現(xiàn)實缺乏深入的了解，信心表現(xiàn)得過強，導(dǎo)致計劃超出自己的能力范圍。在我們平時的計劃清單中，大約有三分之二（甚至更多）的計劃都是不可行的，不是根本做不到，就是時間安排太倉促。
這種傾向與拖拉的作風(fēng)相反，在尚未獲得足夠的實力之前，就想急于解決一個問題。你會看到在他們的時間清單上寫著非常不現(xiàn)實的計劃。他們干勁十足，熱情澎湃，“一萬年太久，只爭朝夕”，試圖著手解決問題，盡快出成績。這是好的動機，可倉促做出的不現(xiàn)實決定往往缺乏可執(zhí)行性，或者說在自己計劃的時間內(nèi)無法完成，結(jié)果使整個工作推倒重來，反而占用了更多的時間。
急于駕馭形勢和拖延的后果一樣嚴(yán)重。假如你是那種還沒弄清形勢、做好準(zhǔn)備便急于駕馭形勢，企盼干出一番業(yè)績來的人，你就要像對待拖延一樣約束自己急功近利的心態(tài)。因為它們的后果是同等嚴(yán)重的，都是對時間的揮霍。要防止自己在時機未到時便匆忙出擊，要強迫自己學(xué)會忍耐和積蓄實力，當(dāng)準(zhǔn)備充分時再去解決問題，到那時就不會白費力氣，效率也會提高。
必須知道什么事你能做，什么事你不能做。在我們精力有限，能力有限時，就該把時間用到那些務(wù)實的目標(biāo)上，這表明我們要做出選擇：做自己可以從容控制的工作，而不是去挑戰(zhàn)那些明知做不到的目標(biāo)。真正善于管理時間的人，都有一個優(yōu)秀的品質(zhì)，那就是——知道什么時候應(yīng)該放棄。
要有靈活性：留出備用時間
說到最后，到底什么時候我們才需要時間管理呢？
（1）當(dāng)我們無法管理外在要求時，就需要時間管理。
（2）當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)自己做事缺乏方法時，就需要時間管理。
（3）當(dāng)我們開始制定時間清單時，需要優(yōu)先關(guān)注自己身邊的干擾因素。
其中，一條不容忽視的原則是要考慮到不確定性。它隨時出現(xiàn)，打亂計劃，讓你措手不及。沒有準(zhǔn)備，你可能就手忙腳亂，本來寬松的時間頓時就會緊張起來。計劃從來都趕不上變化，在時間清單中，要為這些意外事件留出時間。
第一，作計劃時留出備用時間。在作計劃時，要為每一件工作留出多余的、充足的備用時間。比如你預(yù)計自己能夠在9月底完成工作，計劃可以做到10月底，這樣就有了30天的緩沖時間應(yīng)對意外。
第二，努力完成計劃。一旦計劃時間確定了，就得努力使自己在不留余地，同時又飽受干擾的情況下，按時完成計劃的工作。我們不是可以這么做，是必須這么做。告訴自己必須做到，不要慢吞吞地走向計劃的時間終點——人們總習(xí)慣于此。
第三，準(zhǔn)備應(yīng)變計劃。就像前面說的，最好的局面是我們要提早準(zhǔn)備一套靈活、可靠和可執(zhí)行的應(yīng)變計劃。有了靠譜的應(yīng)變計劃，就能較為從容地在規(guī)定時間內(nèi)完成既定的工作，從源頭上堵住對時間的浪費。
當(dāng)然，考慮到計劃的不確定性，我們在平時不忙的時候，就要爭取把一般的和必須要做的工作先盡快地解決掉，為后面留出更多的緩沖時間。這是一個廣泛適用的時間利用的技巧，從現(xiàn)在起，你就可以應(yīng)用到自己的工作中，去開發(fā)生活中的時間碎片，用它們處理較為容易的輔助性工作，為自己節(jié)省大量的計劃內(nèi)時間。
章知識點
時間清單：寫下你的時間管理目標(biāo)
1．如何評價你在過去和現(xiàn)在的時間管理現(xiàn)狀？
工作時間：________
生活時間：________
2．你是一個日程安排混亂的人嗎？
工作中：________
生活中：________
3．你是一個喜歡開會的人嗎，對會議的態(tài)度和建議是什么？
作為領(lǐng)導(dǎo)者：________
作為員工：________
4．現(xiàn)在，寫下你的時間清單計劃？
工作：________
生活：________
