開(kāi)會(huì)是每個(gè)公司都會(huì)進(jìn)行的正常管理事件，是一種以時(shí)間換結(jié)論的商業(yè)行為，也是每個(gè)職場(chǎng)人工作的重要組成部分。因?yàn)闀?huì)議有大有小，有長(zhǎng)有短，參會(huì)成員也會(huì)根據(jù)開(kāi)會(huì)目的的不同而各有不同，所以在開(kāi)會(huì)時(shí)正確處理座次安排、講話順序、總結(jié)發(fā)言，甚至處理突發(fā)事件等表現(xiàn)就變成了展現(xiàn)個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)和構(gòu)建個(gè)人品牌的絕佳機(jī)會(huì)。
領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始講話，其他參會(huì)者都會(huì)頭也不太抬的奮筆疾書是會(huì)議過(guò)程中的一個(gè)常見(jiàn)現(xiàn)象，那么這些人為什么要不停的記筆記呢？
01 做會(huì)議記錄
相對(duì)正式的會(huì)議一般有專人做會(huì)議記錄。一份詳實(shí)的會(huì)議記錄可以為后續(xù)的管理提供依據(jù)，為宣傳簡(jiǎn)報(bào)等提供素材或者在時(shí)過(guò)境遷以后對(duì)會(huì)議內(nèi)容起到備忘錄的作用。
做會(huì)議記錄并不是一件容易的事，需要在會(huì)議中準(zhǔn)確的寫明會(huì)議名稱（要寫全稱），會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議性質(zhì)、會(huì)議主持人、出席會(huì)議應(yīng)到和實(shí)到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名等信息。會(huì)議記錄需要真實(shí)的記錄會(huì)議上的發(fā)言和動(dòng)態(tài)，其中會(huì)議發(fā)言的內(nèi)容是會(huì)議記錄的重點(diǎn)。會(huì)議發(fā)言過(guò)程中的掌聲、插話、笑聲、臨時(shí)中斷以等其他相關(guān)信息也應(yīng)予以記錄。
最后，會(huì)議記錄要客觀公正的記錄會(huì)議決定、決議或表決等最終結(jié)論，不能夾雜記錄者的任何個(gè)人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。
02 記錄和己相關(guān)的信息
開(kāi)會(huì)的目的是上傳下達(dá)、解決問(wèn)題和過(guò)程監(jiān)督。所以領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)都會(huì)傳遞一些重要信息或者工作安排。
此時(shí)參會(huì)者則需要記清楚和己相關(guān)的工作安排。如任務(wù)完成時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)算、相關(guān)干系人、完成標(biāo)準(zhǔn)等，其目的為了更好的按照領(lǐng)導(dǎo)要求完成本職或相關(guān)工作。
在實(shí)際工作過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)因?yàn)椴煌脑蛲浕蜻x擇性忘記某些會(huì)議信息或結(jié)論，有時(shí)甚至?xí)缚诜裾J(rèn)自己曾經(jīng)做過(guò)的承諾或任務(wù)安排。所以，在領(lǐng)導(dǎo)布置工作任務(wù)時(shí)記清楚和己相關(guān)的事情，在一定程度上有助于在出現(xiàn)上面的“尷尬”情況時(shí)，提出一定的證據(jù)。
03 記錄重點(diǎn)準(zhǔn)備發(fā)言
領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有隨便講話的，都是重要指示。但領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)人說(shuō)，未免聲勢(shì)不壯，眾人要紛紛響應(yīng)才是。所以在開(kāi)會(huì)時(shí)要記錄領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)的“關(guān)鍵論點(diǎn)”或者“關(guān)鍵語(yǔ)句”。在后續(xù)發(fā)言的時(shí)可以和領(lǐng)導(dǎo)的講話內(nèi)容相互照應(yīng)，產(chǎn)生共鳴。
“領(lǐng)導(dǎo)真英明、真正確、真高瞻遠(yuǎn)矚”之類的比較low，比較高明的是不著一字、盡得風(fēng)流。
韋小寶譏諷葛爾丹“臭如狗屁、值得一錢”，晦聰方丈就接上一句：師弟之言，禪機(jī)淵深......一錢不值，也不過(guò)無(wú)善無(wú)惡，比之欠下無(wú)數(shù)孽債，卻又好得多了。
澄觀老和尚趕緊跟上：晦明師叔年少有德，妙悟至理。老衲跟著他老人家學(xué)了幾個(gè)月，近來(lái)參禪，腦筋似乎已開(kāi)通了不少。
同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)側(cè)面論證，下屬正面歌頌，一唱一和、一正一奇，效果那是極好的。
04 滿足領(lǐng)導(dǎo)尊重的內(nèi)心需求
人都希望自己被尊重，領(lǐng)導(dǎo)尤為更甚，這是人性！
一個(gè)員工被提拔成領(lǐng)導(dǎo)后，其內(nèi)心的自豪感、優(yōu)越感就會(huì)滋生，即使表面上裝的異常平靜，內(nèi)心也是微風(fēng)習(xí)習(xí)。于是，他上任后第一件事就是享受被人尊重的感覺(jué)。
隨著時(shí)間的推移，這個(gè)人的職位越做越高，對(duì)于這種被人“捧”的感覺(jué)漸漸變成習(xí)慣。一旦出現(xiàn)不被尊重的情況出現(xiàn)，其內(nèi)心就會(huì)失衡，遇到心胸狹窄的領(lǐng)導(dǎo)，接下來(lái)劇情用胳膊肘也能想出來(lái)了。
所以，開(kāi)會(huì)時(shí)努力記筆記是傳遞對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的尊重。至于是在“練書法”還是“畫小人”都無(wú)關(guān)緊要。如果偶爾你抬起頭與領(lǐng)導(dǎo)深情相對(duì)，并由衷的點(diǎn)點(diǎn)頭，那真是絕對(duì)的影帝手段。
05 怕被提問(wèn)
領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)終究不會(huì)是領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)人的獨(dú)角戲。
與領(lǐng)導(dǎo)四目相對(duì)大大增加了被提問(wèn)的機(jī)會(huì)，所以低頭奮筆疾書，不看領(lǐng)導(dǎo)借以避免被領(lǐng)導(dǎo)提問(wèn)。
但此時(shí)更需要注意，有時(shí)無(wú)心插柳的低頭不語(yǔ)，反而會(huì)被領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)照。所以即使是低頭，也要做好被提問(wèn)的準(zhǔn)備，做到能進(jìn)能退，有備無(wú)患。
作者：馮雷老師，九州縱橫管理咨詢（北京）有限公司（簡(jiǎn)稱：九州縱橫）總經(jīng)理，資深管理咨詢專家，資深企業(yè)內(nèi)訓(xùn)師，資深國(guó)際課程設(shè)計(jì)師。
