錯誤估算任務所需時間，是最常見，也是最致命的錯誤。
完成一個任務實際花費的時間總會超過計劃花費的時間，就算制定計劃的時候考慮到本法則，也不能避免這種情況的發(fā)生。
這就是人們做事時的真實境遇：一旦開始，就會發(fā)現(xiàn)“意外”接踵而至。原本做的準備根本不能解決問題，因為“經(jīng)過準備的就不再是問題”，而真正遇到的問題個個都是之前不曾想象抑或無法想象的，解決一個問題的同時往往會產(chǎn)生新的問題……因此，所謂“漸入佳境”最終只能是少數(shù)人的感受，大多數(shù)人在此之前早已潰敗。
我們必須處理未知，而從陌生到熟悉，就需要花費時間去學習，這個過程無法逾越。
生命如此短暫，學習技藝需要的時間卻如此綿長?！?/i>
明明已經(jīng)焦慮到不行，拖延的人為什么遲遲不開始行 動？一個常見的原因是前文所述的“錯誤估算任務所需時間”， 總以為可以在最后期限之前完成，心里想著“時間還多的是 嘛！”可這并不是本質(zhì)原因。本質(zhì)原因在于恐懼——無論是來自內(nèi)部的，還是來自外部的。
來自內(nèi)部的恐懼在于：只要開始做事，一個人就要面臨做錯、做不好的風險。這原本是任何人都逃不掉的事情，但最終患上“拖延癥”的人犯了一個簡單的認知性錯誤，即認為那些能夠做對、做好的人都是直接做對、做好的。從表面上看也好像確是如此。那些能夠做對、做好的人，總是顯得從容不迫、輕車熟路。面對這樣的人，那些犯了錯、做不好的人根本沒辦法不自卑、不懷疑自己……
所以，很多人做事拖延的原因不過是“不求有功，但求無過”的想法。沒有哪一個拖延的人愿意承認自己是這樣想的，但當他們捫心自問的時候，他們都知道這描述一針見血。
只要做事，就一定會出問題。這是現(xiàn)實。無論何人，無論何事。如果在做事的過程中沒有出現(xiàn)任何問題，那肯定不是在做事，而是在做夢。
認清并接受這個現(xiàn)實很重要。只有這樣，才能心平氣和地去做事。說一個人不怕困難，那是假話。誰不想一帆風順、馬到成功？可現(xiàn)實就是如此。做事情的時候，肯定會遇到困難，事情越有價值，困難就越具規(guī)模。遇到困難的時候，心平氣和地面對就好，因為這只不過是生活常態(tài)。有時我們花費了很多時間和精力依然沒能解決問題，卻眼見別人輕松過關(guān)，這確實令人氣餒。不過，這也是生活常態(tài)——在任何一個特定領域，總有一些人比另一些人表現(xiàn)更好、費力更少。然而，在大多數(shù)情況下，有4個字頗具道理并且值得相信——勤能補拙。不過，真正相信這4個字的前提是“接受現(xiàn)實”，否則，這4個字發(fā)揮不了任何實際作用。
來自外部的恐懼在于過分在意外界的評價。人是一種很有趣的動物，在自己做對、做好之前，通常已經(jīng)了解做對、做好是什么樣子。于是，無論能否做對、做好，人都覺得自己有能力判斷別人是否做對、做好。所以，盡管自己不怎么樣，卻可以振振有詞、理直氣壯地評價別人做得對不對、好不好。所以，一個人一旦開始認真做事，被嘲弄、被恥笑的幾率將遠遠高于被夸獎、被鼓勵的幾率——這幾乎是肯定的。也正是由于這個原因，使很多人懷有前文提到的“不求有功，但求無過”的微妙心態(tài)。 事實上，那些真正能夠做對、做好的人，絕不會隨意嘲弄、打擊別人，因為他們是做對過、做好過的人，他們一路走過來，心里非常清楚做對、做好有多么不易，所以，他們會不吝一切機會去鼓勵那些嘗試做事情的人。
這甚至可以當作一種測試方法：如果一個人經(jīng)常嘲弄他人，那只能說明他自己不怎么樣；否則，他會像那些極少數(shù)已經(jīng)做對、做好的人一樣，給予別人真誠的鼓勵而非嘲弄。盡管那些能真正做對、做好的人有時也會給出負面評價，但這些評價通常是“建設性的負面評價”，并不是為了獲得優(yōu)越感而發(fā)出的嘲弄。
為什么人們總是錯誤估計完成任務需要的時間呢？因為 大多數(shù)人在執(zhí)行任務之前忽略了一個重要的步驟，那就是分辨任務的屬性——它是熟悉的還是陌生的呢？人在小時候沒什么事情可做，就愈發(fā)感覺時間過得慢；隨著年齡增加，要做的事情越來越多，當然就愈發(fā)感覺時間過得飛快，稍縱即逝。
由此看來，小孩子的感覺自然是“那時候天總是很藍，日子總過得太慢”，而“人生猶如白駒過隙，瞬間而已”大都是老年人的慨嘆，也是他們的切身感受。
如果能將這種認識納入自己的心智，你就不會再對“最后期限”有那么荒謬的幻覺了。只要接受了必須完成的任務，你就會有真切的緊迫感，因為你知道，時間必然越走越快。而且，你現(xiàn)在就已經(jīng)明白：“最后期限”不是固定在將來的某一點，而是朝著你加速撲來。有的時候，也許還沒開始就發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)晚了。在這樣的情況下，唯一的策略依然是“現(xiàn)在就開始”。否則更待何時？在起步晚了的情況下，問題不是“到時候能不能做好”，而是“到時候能做多好就做多好，總好過什么都不做”。明白了這個道理，不管遇到什么任務，永遠不要再問“什么時候開始才好”，因為答案只有一個：“現(xiàn)在”！
稍微思考一下就能明白，合理的時間安排應該是這樣的：迅速做完簡單的部分，把節(jié)約出來的時間放在困難部分的處理上。
如果不能控制這種逃避的傾向，再多、再好的任務管理技巧都是無效的，因為任務中相當重要的一部分（通常因為重要而困難，也因為困難而重要）永遠無法完成。所謂效率，是在任務完成之后才能夠衡量的。這樣看來，對逃避困難的人來講，因為沒有完整地完成任務，所以無論他們花了多長時間，也都沒有效率（相當于分子為零）。所有真正踏實做事的人都知道，任何任務的絕大部分都是枯燥而又無趣的，所謂有創(chuàng)意的部分，可能連1%都不到。思考方法需要從領悟內(nèi)容入手，不停地細分、拆解任務，而且越具體越好，直至每個小任務都可以由一個人獨立完成。
在這個過程中，對任務的每一次“具體化”與“細分拆解”都要反復詢問“原因”。但這還不是很難。
有了這樣的結(jié)果，就可以開始思考“方法”了。很多人在這個時候會覺得已經(jīng)沒什么可想的了，直接去做就是了，很可能正因如此，他們在其后的實際操作中才會顯得那么脆弱、承受力那么差，以至那么容易放棄。
要學著像一個項目管理者那樣思考——他們更多地關(guān)注“方法”，他們會花費比別人更多（多出許多倍）的時間去落實每一個步驟，在確認無誤之后，他們才會有效地分配任務，團隊才能夠切實可靠地完成任務。
在做任何事情之前，通過關(guān)注“方法”去反復拆分任務，最終確認每個子任務都是可完成的，這是一個人不可或缺的功課。這樣的習慣，會使一個人變得現(xiàn)實、踏實。這是一種習慣，也是一種后天習得的技能。這種技能無比重要，卻常常被忽視，因為掌握這種技能的人總是默默地應用它，而忽視這種技能的人從未看到過它的具體實施過程和巨大好處。
這個問題非常重要，因為在一般情況下，“提高效率”指的就是“原本只能串行完成的兩個任務現(xiàn)在可以并行完成”。
俗話說“一心不可二用”，從某種意義上理解，這句話是正確的。不過我們也確實很難做到一心一意地長期只做一件事，事實上，我們要做的事情隨時隨刻都可能不少于兩件。從某種意義上說，為了提高效率，我們也有必要為自己的大腦打造一個“多任務操作系統(tǒng)”。最直接的辦法是盡量將兩個任務并行。并行兩個任務的一個重要前提是執(zhí)行者足夠了解這兩個任務，且對自己有足夠清楚的認識，即，對執(zhí)行者來說，這兩個任務是“主動并行”的。被動發(fā)生的并行任務往往只能使效率變得更為低下。
讓自己擁有“多任務操作系統(tǒng)”的另一個方法就是切分自己的時間。從本質(zhì)上說，我們的大腦與計算機的中央處理器（下文簡稱為“處理器”）一樣，是個一次只能處理一項任務的系統(tǒng)。
一個處理器在一個時間段內(nèi)其實只能做一件事，因為它只有一個個體、一個時空。而多任務操作系統(tǒng)把一個長時間段劃分成很多短小的時間片，每個時間片只讓處理器執(zhí)行一個進程（Process）——盡管同時可能有多個進程需要處理。在第一個時間片里，操作系統(tǒng)讓處理器處理A進程；時間片的時間用完之后，無論A進程處理到什么程度，都要被“掛起”（即，A進程這時不能再占用處理器資源——盡管它還是被允許使用計算機的其他資源，如內(nèi)存、磁盤、屏幕輸出等）；在第二個時間片里，處理器處理的是B進程，時間用完之后，B進程將與A進程一樣被中途“掛起”；而后，處理器開始處理下一個進程，比如C進程。把所有任務的一部分依次完成之后，處理器重新循環(huán)，從A進程開始順次處理，直到最后一個進程。循環(huán)反復的過程中，有些任務完成了，另一些任務處于尚未完成的狀態(tài)，如果有新的任務進來，只需要加入循環(huán)隊列即可?？瓷先ズ孟袷遣僮飨到y(tǒng)同時運行著很多進程，而實際上，它靠的是類似視覺暫留現(xiàn)象的機制。
把自己的時間切分成“時間片”是一種很難習得的能力，我花了兩三年時間才開始感覺自己可以相對自如地運用這種能力。不過這種能力在大多數(shù)時候用不上，只有在任務太多、時間太緊的情況下，我才使用這種能力。應用這種能力時，要先坐下來制定一個工作列表，把任務羅列出來，然后把自己的時間“切片”。我通常把“20分鐘工作+5分鐘休息”作為一個時間片，然后就開始像處理器一樣處理任務。這樣做可以保持相對長時間的高效率工作。
盡管說起來很簡單，但其實需要反復應用才能把這種簡單的思考模式變成習慣。一旦養(yǎng)成精細拆分任務的習慣，效率就會在不知不覺間提高了。
在大多數(shù)情況下，我的建議是這樣的：如果想要改變自己，或者對自己目前的處境不滿意，那就一切從簡——找一個你覺得應該會帶來改變的任務，然后去做就是了。不要怕碰壁，不要怕失敗，那是必須經(jīng)歷的過程。失敗并不可怕，因為人總是要失敗許多次才會有結(jié)果，況且全天下又不是只有你會失敗，怕什么？達成目標的關(guān)鍵在于每次受到挫折之后能否汲取教訓。只要能汲取教訓，然后自我調(diào)整，那就是進步。我們一生所做的事，大多都是試錯（Trial and Error）的過程，對于人生，沒有人能像解釋數(shù)學或物理學原理那樣給出普適的公式。永遠記住，馬上行動是最重要的——盡管這句話已經(jīng)被無數(shù)人說過無數(shù)次。
很多人做事半途而廢、不了了之的根本原因在于從未想過要給自己執(zhí)行任務時的表現(xiàn)設計一個驗收機制。最基本的驗收機制是針對最終結(jié)果的，部分有經(jīng)驗的人因為在做事之前總是更關(guān)注步驟，并會按照需求將任務拆分成若干個子任務，所以，他們甚至會為每一個步驟設計相應的驗收機制。
在這種驗收機制的“監(jiān)督”下，每個游戲者都不由自主地“加油干活”，并且樂不思蜀。由此可見，驗收機制相當重要。從這個角度講，我們不管遇到什么任務，都應該對其認真審視，同時向自己提出一個問題并要想辦法回答清楚：“怎樣才算‘做好’？”如果能把任務拆分成若干個子任務，那么確定“做好”的標準可能更容易一些，因為每個子任務的驗收標準可能已經(jīng)自然存在，起碼有這么一條：“如果這個做不好，那么下一個就沒法開始……”
為了能將驗收機制落到實處，我們應該在做一件事情之前，拿出紙和筆寫下每一個預定的驗收標準。經(jīng)過第2章的討論，我們已經(jīng)不會再選擇去做那種脆弱而又不現(xiàn)實的“完美主義者”，所以我們也不會設置過高的標準（也就是設置恰當?shù)臉藴剩Ｗ叩搅硪粋€極端——完全沒有標準顯然是愚蠢的。而在任務（或子任務）完成時，拿出之前寫下的標準對照一下，我們就會發(fā)現(xiàn)，這種簡單的做法有著不可思議的神奇力量——它會讓我們注意更多的細節(jié)、進行更多的思考，并不由自主地更為專注。
從更高的層面上說，設計驗收機制也是任何一個領導者必須擁有的基本能力。
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ----摘自《把時間當做朋友》第三版
