今天跟大家聊聊工作中文件保存規(guī)范這件小事。

初入職場，如果所在公司沒有要求，加上員工自己沒有意識，很多朋友往往在處理工作文件的時候，對文件命名及保存的方式很隨意，當(dāng)時看起來處理速度很快，節(jié)省了時間，可是慢慢隨著文件量的增多，如果依然沒有形成自己的文件保存規(guī)范，就會陷入每天為不能很快找到想要的文件這樣的痛苦之中。

我曾經(jīng)就經(jīng)歷過這樣的煩惱，工作一段時間后，發(fā)現(xiàn)日常的工作中經(jīng)常要找尋一些之前的文件，一開始是嘗試各個盤模糊搜索，或者按文件類型、時間、大小等排序查找，如果依然沒有找到，基本就會放棄查找重新制作了，前面浪費的大量找文檔的時間就這么在反復(fù)搜索的過程中渡過，終于有一天無法忍受，決定停下來好好整理下自己的工作文件夾，結(jié)束這個痛苦的查找過程。

首先，自查一下自己是否已經(jīng)有文件命名規(guī)范的意識？如果沒有或者覺得自己做的還不太滿意，希望下面的內(nèi)容可以幫助到你：

第一步，請根據(jù)自己的工作內(nèi)容劃分出第一級文件目錄， 比如可以按內(nèi)容重要性，時間順序，內(nèi)外部協(xié)作關(guān)系等進行自定義，把握一個原則，就是盡量使文件分類合理，這樣用的時候可以快速精準(zhǔn)定位。二級、三級文件夾目錄同理。對于剛接手一份工作的朋友，一開始可能對自己的這份工作內(nèi)容還不太熟悉，建議每3個月或半年整理一次。

第二步，建好了文件夾，下一步就是給文件定一個命名規(guī)則了，文件的命名原則是要做到讓人一眼就知道這個文件是什么內(nèi)容，文件名的設(shè)置可以參考文件內(nèi)容標(biāo)題并加上時間、版本號、處理人員等信息以示區(qū)別。

此處特別提醒：如果別人發(fā)一個有文件名的文件需要你處理后進行回復(fù)，請一定記得回復(fù)的文件名也要做修改，區(qū)別收到的文件，方便別人也可以從這樣的小事開始，相信你一定能做到。

第三步，為了讓文件目錄看起來統(tǒng)一，建議在文件夾目錄前加上數(shù)字編號進行區(qū)分，此處也可以按照重要性或使用頻率進行編號，越重要越常用的編號越靠前，也可以節(jié)省一部分定位文件夾的時間。

下面附上文件夾及文件命名前后對比圖，如果是你，會選擇哪種方式呢？

文件保存規(guī)范前后對比圖

看過前面的內(nèi)容，相信大家心里都做出了自己的選擇。再提醒大家一句：文件整理的工作并非一蹴而就，而是一開始請先有這樣的意識，然后不斷根據(jù)實際情況優(yōu)化整理，讓自己養(yǎng)成定期整理的習(xí)慣，主動為自己創(chuàng)造并保持良好的文件使用環(huán)境，提升日常工作效率。

各位寶寶們經(jīng)歷過文件命名不規(guī)范帶來的煩惱嗎？你們后來是怎么改進的，歡迎評論留言分享！