第3章｜電子書截圖
第3章 方法
學(xué)習(xí)工作法
方法很簡(jiǎn)單。選擇“今日待辦”表格中最重要的工作，扭啟番茄鐘到25分鐘，開始專注于這項(xiàng)活動(dòng)——僅此一項(xiàng)。
終于說到正題了！本章將帶你了解階段、工具以及番茄工作法的常見問題。到本章結(jié)束，你應(yīng)該已經(jīng)完成了一個(gè)全天練習(xí)，包括創(chuàng)建“活動(dòng)清單”表格和“今日待辦”表格。
階段
我們預(yù)覽一下，番茄工作者的一天具有以下5個(gè)階段。
※計(jì)劃：在一天的開始，從積壓的工作（稱為“活動(dòng)清單”）中提取最重要的活動(dòng)，填寫到“今日待辦”表格中。這就是你當(dāng)天的自我承諾。
※跟蹤：確定當(dāng)天活動(dòng)后，扭啟25分鐘的番茄鐘，從當(dāng)天活動(dòng)的第一項(xiàng)開始進(jìn)行。在每個(gè)25分鐘的時(shí)間段（稱為一個(gè)番茄鐘）內(nèi)，你要收集一些過程指標(biāo)，比如計(jì)算遇到的中斷次數(shù)。
※記錄：在一天結(jié)束時(shí)，將當(dāng)天收集的數(shù)據(jù)歸檔，寫入“記錄”表格。如果你跟蹤了中斷次數(shù)，就把中斷次數(shù)寫下來。
※處理：從所記錄的原始數(shù)據(jù)中提取有用信息。例如，可以計(jì)算在每個(gè)25分鐘的時(shí)間段，平均遇到幾次中斷。
※可視化：最終你要將信息以某種方式組織起來，從中找出改進(jìn)流程的思路。如果你想獲得最適合現(xiàn)實(shí)情況的工作習(xí)慣，在自我調(diào)整過程中，基本上每天都要做這樣的回顧。
在每天開始時(shí)，進(jìn)行計(jì)劃；每天結(jié)束時(shí)，進(jìn)行記錄、處理和可視化；在兩者之間，進(jìn)行對(duì)25分鐘周期循環(huán)的跟蹤。
戴明循環(huán)
美國統(tǒng)計(jì)學(xué)家威廉·愛德華·戴明和安德魯·沃爾特·休哈特共同創(chuàng)立了戴明循環(huán)，也稱品質(zhì)管理循環(huán)或PDCA循環(huán)。它是一個(gè)解決問題的周期流程，可用于對(duì)其他流程進(jìn)行改進(jìn)?；凇凹僭O(shè)—實(shí)驗(yàn)—評(píng)估”的科學(xué)方法，戴明循環(huán)的4步為：計(jì)劃—執(zhí)行—評(píng)估—應(yīng)用。
※計(jì)劃（Plan）：定義預(yù)期的結(jié)果，以及達(dá)成它所需的流程。
※執(zhí)行（Do）：實(shí)施該流程。
※評(píng)估（Check）：對(duì)流程進(jìn)行衡量，比較實(shí)際結(jié)果與預(yù)期結(jié)果，找出差距。
※應(yīng)用（Act）：對(duì)差距進(jìn)行分析，找出問題根源，以圖改進(jìn)。
這一系列的計(jì)劃、監(jiān)控、衡量和改進(jìn)，也正是番茄工作法的核心，番茄工作法是一套典型的PDCA流程。在每天早晨確定要做哪些工作，跟蹤什么。然后貫穿全天的是跟蹤事件，在表格畫叉號(hào)、撇號(hào)、減號(hào)等。在每天結(jié)束時(shí)，將當(dāng)天的跟蹤數(shù)據(jù)，與最近幾天的數(shù)據(jù)以及事先的期望值進(jìn)行比較。問問自己，有沒有努力完成早晨在“今日待辦”表格上承諾的活動(dòng)？然后想想如何改善明天的流程。每天重復(fù)這個(gè)循環(huán)，對(duì)流程進(jìn)行改進(jìn)。
工具
簡(jiǎn)單易用的工具可以簡(jiǎn)化方法。你可以忽略流程管理方法，專注于真正要做的事。番茄工作法只需要一支鋼筆或鉛筆、一枚廚房定時(shí)器、三張白紙或橫格紙。
可以為你的辦公環(huán)境選用任何類型的計(jì)時(shí)器?？梢允菣C(jī)械廚房定時(shí)器、數(shù)字廚房定時(shí)器、沙漏、手機(jī)的振動(dòng)鬧鈴或者電腦軟件。扭啟設(shè)定機(jī)械番茄鐘的動(dòng)作，對(duì)培養(yǎng)條件反射有好處。要不了多久，這個(gè)動(dòng)作就能幫你找到感覺，保持節(jié)奏。
三張紙的用途如下。
※“今日待辦”表格：填寫今天日期、你的名字，列出打算在今天進(jìn)行的活動(dòng)。每天早上這張表要換新的。
※“活動(dòng)清單”表格：填寫你的名字，列出最近要進(jìn)行的活動(dòng)，隨想隨填，不用排序。同一張“活動(dòng)清單”表格可以用很多天，增加新的活動(dòng)，劃掉已完成的。
※“記錄”表格：記錄所采樣的流程指標(biāo)，以便對(duì)流程進(jìn)行改進(jìn)。同一張“記錄”表格可以用很多天，以便比較每天的跟蹤記錄。
自己動(dòng)手：做一張活動(dòng)清單表格
把書簽放在這一頁，去找一支筆，一張紙，一枚廚房定時(shí)器。扭啟5分鐘番茄鐘。在紙面頂端寫下標(biāo)題“活動(dòng)清單”，想想你在家要完成的活動(dòng)，把它們?nèi)浵聛?，無論是否重要，不必考慮重要程度和優(yōu)先級(jí)，也不必寫出具體做法，只寫活動(dòng)完成后的狀態(tài)。比如：
※客廳整潔；
※買烹飪書；
※發(fā)電郵給西婭。
言簡(jiǎn)意賅就行了，不要刻意地縮寫或長篇大論，也不要考慮措辭能否讓別人理解，最重要的是你自己能看懂，即使你今天寫下它們，一個(gè)月后回來看也能明白。一種好方法是，第一個(gè)詞代表活動(dòng)的主題類型（事情雖多，總能歸類到幾種主題），后面第二個(gè)詞則明確表達(dá)想要實(shí)現(xiàn)什么。
將活動(dòng)從上到下列出來，每行一個(gè)活動(dòng)。如果你知道某件事必須在某個(gè)時(shí)間完成，也可以標(biāo)上最后期限。如果晚上七點(diǎn)你要在家里請(qǐng)客，可以寫上“客廳整潔，7:00pm”。繼續(xù)這個(gè)練習(xí)，不要停止，直到番茄鐘響鈴。然后回來接著讀這本書。
尋找起點(diǎn)
假如沒有番茄工作法，我每天的工作如何開始，有時(shí)就很犯難。感覺是千頭萬緒，有無數(shù)的事要做，苦于分身乏術(shù)，沒等真正開始做什么，突然發(fā)現(xiàn)該吃午飯了。
“現(xiàn)在就做”是一個(gè)很好的原則，可以減少你“不得不做”的工作數(shù)量。作為一名獨(dú)立的軟件開發(fā)顧問，我要自己管理公司，也就是說我得承擔(dān)日常工作，包括強(qiáng)制性的書面工作：處理賬目、寄送發(fā)票、填寫納稅申報(bào)表格。這些事兒拖著不辦，不會(huì)減輕困難，只會(huì)雪上加霜，再怎么等也等不到天上掉餡餅，而且時(shí)間長了我會(huì)忘記一些重要細(xì)節(jié)。
在我這里，僅僅整理出一個(gè)長長的工作清單是不夠的，關(guān)鍵在于選擇。在當(dāng)下此刻，我決定進(jìn)行一項(xiàng)活動(dòng)，等于隱含著決定不去做我積壓清單里其他幾百項(xiàng)活動(dòng)。
將最重要的活動(dòng)排到第一位，并全力以赴去做，有一種腳踏實(shí)地的安全感，否則注意力會(huì)一直被這樣的問題擾亂：“我現(xiàn)在真的在做最重要的事嗎？”在我的例子中，每天早晨我先縱覽整個(gè)積壓工作清單，選出最重要的一項(xiàng)活動(dòng)，在一小段時(shí)間內(nèi)與它共舞，之后再重新評(píng)估它是否仍然是最重要的。我在心目中將“必須得做完”換成“從哪里開始”，將“這個(gè)項(xiàng)目很大很重要”換成“我可以走出一小步”。
早晨
使用番茄工作法，要找到起點(diǎn)變得簡(jiǎn)單了?？次沂窃趺醋龅模涸谝惶斓拈_始，從我的“活動(dòng)清單”表格中選出一些最重要的活動(dòng)，填到“今日待辦”表格中。這就是計(jì)劃階段。
然后我選擇“今日待辦”表格中最重要的工作，扭啟番茄鐘到25分鐘，開始專注于這項(xiàng)活動(dòng)——僅此一項(xiàng)。在腦海中，我把這項(xiàng)活動(dòng)加入“當(dāng)下清單”，這個(gè)虛擬列表是二進(jìn)制的，它只有兩種狀態(tài)：現(xiàn)在有一件事做；現(xiàn)在沒有事做。
因?yàn)槟隳軌蜃詣?dòng)自發(fā)地選擇去做一些事，并將其做成，這將成為良好時(shí)間管理的基礎(chǔ)。當(dāng)要決定做什么的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)有全局的眼光，避免陷入瑣事當(dāng)中。使用番茄工作法，在每天早晨所有備選的活動(dòng)你可以一覽無余，從中作出選擇。
番茄工作法有一定的目標(biāo)導(dǎo)向。量力而為地選擇一定數(shù)量、今天能完成的活動(dòng)，這是你的承諾。如果它們得以完成，滿心欣慰是回報(bào)給你的精神獎(jiǎng)杯。
自己動(dòng)手：做一張今日待辦表格
拿一支筆、一張紙、廚房定時(shí)器，還有你剛剛做的“活動(dòng)清單”表格。扭啟5分鐘番茄鐘。在紙面頂端寫下標(biāo)題“今日待辦”，想想你覺得今天要進(jìn)行的活動(dòng)。
先看看你的“活動(dòng)清單”表格，有沒有漏掉沒填的內(nèi)容。比如：
※開車帶埃達(dá)看球；
※做晚飯；
※電話姐姐。
“活動(dòng)清單”表格里的事情，別一股腦都抄到“今日待辦”表格里，要考慮全部做完的承諾是否合理。繼續(xù)練習(xí)不要停止，直到番茄鐘響鈴。然后繼續(xù)讀這本書。
如果抄過來的這部分活動(dòng)今天全部完成了，你會(huì)有什么感覺？選出活動(dòng)填入“今日待辦”表格，也意味著你拒絕了那些沒有選出的活動(dòng)。現(xiàn)在是不是更容易專注于所選活動(dòng)了？
承諾
傳統(tǒng)的工作清單不算是承諾。將一項(xiàng)潛在的活動(dòng)填入清單，可能會(huì)讓你感到安全，包括填入別人強(qiáng)迫你做的事。列表很長，而且還在源源不斷地增加，可以肯定地說，它們完成不了。沒有承諾，就沒有動(dòng)機(jī)。從這樣一份巨大的清單里完成和刪除一行，不會(huì)帶來什么成就感。
“今日待辦”表格是在時(shí)間段限定內(nèi)的承諾。某件事你今天不打算做，就別把它填進(jìn)去。在這張表格中，只讓你看到今天可以達(dá)到的目標(biāo)。相比之下，“活動(dòng)清單”表格更像傳統(tǒng)的工作清單。它的容量沒有限制，一些錦上添花的事也可以填進(jìn)去，不用擔(dān)心其重要程度，即使它永遠(yuǎn)都排不到優(yōu)先執(zhí)行的隊(duì)伍里也沒關(guān)系。
這里要強(qiáng)調(diào)的是，“活動(dòng)清單”表格很有用，但只有它是不夠的。為了激發(fā)動(dòng)力，你需要量力而行，為一段固定的時(shí)間，從“活動(dòng)清單”中提取一組適量的活動(dòng)。如果該提取過程由你自主完成，你確實(shí)相信這段時(shí)間內(nèi)可以實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，這就成為自我承諾。一天，是一個(gè)可以預(yù)期的時(shí)間段長度，而且要完成所承諾的活動(dòng)，一天的時(shí)間也足夠長。
區(qū)別“活動(dòng)清單”（傳統(tǒng)工作清單）和“今日待辦”（所提取的承諾），這項(xiàng)必要的策略可以保證你做正確的事情，現(xiàn)在就開始，并全心全意投入你的工作。它們幫你明確目標(biāo)，建立個(gè)人控制。
直接和立即反饋
打保齡球的時(shí)候，我們有一個(gè)明確的目標(biāo)，就是將球沿著球道滾出，盡可能多地?fù)舻骨蚱?。每次投球，馬上就知道投的好不好。最讓人欲罷不能的，不是每次擊倒球瓶的數(shù)量本身，而是前后投球成績(jī)的關(guān)聯(lián)。這次我打倒6個(gè)球瓶，會(huì)導(dǎo)致什么結(jié)果？我下一步的策略做何調(diào)整？當(dāng)人類心智能量（注意力）的投入獲得成功的結(jié)果時(shí)，人們會(huì)感到滿足。
例如，在進(jìn)行一項(xiàng)歷時(shí)幾天或幾周的活動(dòng)期間，我難以得到類似這樣直接和即時(shí)的反饋。整件事情完成之前，我看不出成敗。如果距離最后期限只有幾天，情況就更糟了，對(duì)于能否在最后期限達(dá)成目標(biāo)，我不確定，也很焦慮。
使用番茄工作法，為剛才25分鐘的工作打個(gè)好評(píng)，能讓我們獲得立即反饋。
前瞻記憶
為避免一頭扎進(jìn)不太重要的活動(dòng)，要記得定期評(píng)估活動(dòng)的重要程度，還要記得頻繁地休息，而且還要時(shí)不時(shí)地提醒自己，進(jìn)行自我評(píng)估，努力揚(yáng)長避短。我個(gè)人是利用一系列輔助手段（例如書面的計(jì)劃、連續(xù)的流程、定制的鈴聲信號(hào)）來支持我的前瞻記憶。
回溯記憶關(guān)注的是過去的事情，作為補(bǔ)充，前瞻記憶幫我們記住未來要做的事情。例如，前瞻記憶用來幫我們記得要開會(huì)，記得給某人打電話，或更普遍地說，記得做我們“曾經(jīng)打算在未來做”的各種活動(dòng)。
隨著年齡增長，我們的額葉活動(dòng)，以及未來的記憶力都逐漸減弱。生老病死是自然規(guī)律，但可以通過外部刺激來彌補(bǔ)，比如給自己建立一些提醒。前瞻記憶與我們的意愿密切相關(guān)。假如我們想讓事情在未來發(fā)生，就為此建立長期計(jì)劃。當(dāng)計(jì)劃實(shí)現(xiàn)時(shí)，我們心滿意足，得到獎(jiǎng)賞。
當(dāng)下清單
在1933年，海德薇·馮·雷斯托夫進(jìn)行了一組記憶實(shí)驗(yàn)，并得出結(jié)論：在一組類似項(xiàng)目的清單中，視覺上孤立出來的項(xiàng)目更容易被記住。例如給你看一張購物清單，其中一項(xiàng)是天藍(lán)色突出顯示的，結(jié)果比起其他事物，你更容易記住突出那件。這一現(xiàn)象今天被稱為“馮·雷斯托夫效應(yīng)”。
“當(dāng)下清單”并不是番茄工作法要求做的真實(shí)表格，只是我自己取的一個(gè)概念，指我在現(xiàn)在、此刻關(guān)注的事情。在我腦海中“當(dāng)下清單”是二元的，只有0和1。我關(guān)注某1項(xiàng)活動(dòng)，或0項(xiàng)活動(dòng)。它永遠(yuǎn)不會(huì)是2、3、4或其他數(shù)目。我會(huì)選擇一項(xiàng)單一活動(dòng)，然后扭啟番茄鐘，接下來面對(duì)的挑戰(zhàn)是，在25分鐘的番茄鐘期間，不要給其他活動(dòng)任何的機(jī)會(huì)。
馮·雷斯托夫效應(yīng)的啟發(fā)是可以通過突出重點(diǎn)的方法促進(jìn)記憶。要借助這一效應(yīng)來實(shí)現(xiàn)“當(dāng)下清單”，我可以將此刻正在做的活動(dòng)明確地寫到一張紙條上，放在眼前?；蛘撸獓?yán)格按照番茄工作法套用的話，我可以在今日待辦表格上，用熒光筆標(biāo)注當(dāng)前活動(dòng)，當(dāng)活動(dòng)完成后，再用黑色筆劃掉它。
休息
當(dāng)廚房定時(shí)器走到25分鐘響鈴，表示你已經(jīng)完成了一個(gè)番茄鐘。這時(shí)應(yīng)該立即在今日待辦表格的相應(yīng)活動(dòng)旁邊畫一個(gè)×，然后休息一下。休息時(shí)間可長可短，但我是用3～5分鐘，完全放下工作，分身出來，也遠(yuǎn)離其他任何挑戰(zhàn)智力的活動(dòng)?？赡軙?huì)喝點(diǎn)水，或想想晚上吃啥。
我休息的最低標(biāo)準(zhǔn)是，站起來，從我的辦公椅走開，至少兩步遠(yuǎn)。一般這樣足夠消除我對(duì)之前工作的思考，還能做一些對(duì)肩背有益的運(yùn)動(dòng)。像我們這些辦公族，每天在單調(diào)的位置坐太久了。
休息之后你要決定：是繼續(xù)進(jìn)行同一項(xiàng)活動(dòng)，還是切換到另一項(xiàng)。切換是因?yàn)橹匾潭扔兴淖?，也可能只是因?yàn)樯弦豁?xiàng)活動(dòng)已經(jīng)完成。
放下
在休息期間，思考上一個(gè)番茄鐘或下一個(gè)番茄鐘的工作是不允許的。不要打重要電話，不要寫重要的電子郵件。讓大腦充分吸收過去25分鐘的腦力激蕩。
如果讓壓力系統(tǒng)一直工作，而不借助心智休閑進(jìn)行調(diào)節(jié)，一些癥狀會(huì)找上門來。腦干的思考系統(tǒng)會(huì)受到影響，包括邊緣系統(tǒng)的感知能力，甚至破壞你的生物節(jié)奏。例如會(huì)造成失眠。
長期的精神緊張，會(huì)導(dǎo)致工作記憶能力和集中力下降。從而使工作的快樂變成焦慮，靈感變成敏感，還更容易發(fā)怒。
階段性休息
在每隔25分鐘的常規(guī)休息之外，番茄工作法要求安排時(shí)間更長的階段性休息。我將4個(gè)番茄鐘作為一組，所以每4個(gè)番茄鐘后，我進(jìn)行階段性休息。階段性休息通常可以是15～30分鐘的消遣?？梢岳眠@段時(shí)間來清理辦公桌，去一趟咖啡機(jī)那，或者到喜歡的社交網(wǎng)站轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)。
你甚至可以看一眼電子郵件收件箱，但是不要開始寫任何重要的回信?；貜?fù)重要電子郵件應(yīng)當(dāng)和其他活動(dòng)一樣列入計(jì)劃。
出于人類好奇的天性，你可能更愿意進(jìn)行較小型的活動(dòng)。能夠在一開始就看清目標(biāo)的小型活動(dòng)，更容易作為承諾。在短期工作之間，用休息和獎(jiǎng)勵(lì)作為點(diǎn)綴，能促使你全天保持一個(gè)可持續(xù)的步伐，而且日復(fù)一日。
這些休息是“無憂休閑”的例子。因?yàn)樵谛菹⒌臅r(shí)候，你知道自己在上一個(gè)番茄鐘已經(jīng)達(dá)成了目標(biāo)。還有一個(gè)好處是，一整天你都會(huì)有良好的洞察力，包括在休息時(shí)間。
如何在5分鐘內(nèi)打個(gè)盹
作者：倫佐·布加迪
番茄工作法主張?jiān)?5分鐘時(shí)間段內(nèi)專注進(jìn)行高質(zhì)量工作，接著進(jìn)行5分鐘的休息。休息時(shí)間做什么？方式很多，但主要目標(biāo)是讓大腦充電，并且對(duì)之前吸收的知識(shí)進(jìn)行后臺(tái)處理。因此而言，你應(yīng)當(dāng)?shù)种普T惑，不要在休息時(shí)間閱讀電子郵件、閱讀新聞、打電話，不要做對(duì)下一個(gè)番茄鐘會(huì)造成額外壓力的任何事情。
按照以上原則，看著窗外發(fā)呆就要比聊天、讀電子郵件省心省力。更極端的對(duì)比是睡覺和工作。番茄鐘期間的目標(biāo)是專注的高質(zhì)量工作，休息期間的目標(biāo)則是專注而高質(zhì)量的放松。我曾錯(cuò)誤地認(rèn)為，僅僅看一下電子郵件的主題或者新聞的標(biāo)題，應(yīng)該算足夠放松的休息吧？經(jīng)過與5分鐘深度放松的效果進(jìn)行比較，我的想法改變了。
理想的休息，應(yīng)該是淺睡5分鐘。我不確定5分鐘時(shí)間可以真的睡著，但你可以訓(xùn)練自己真正地放松。經(jīng)過幾個(gè)星期的自我觀察和實(shí)施一些放松技巧，所取得的成果讓我非常滿意。我發(fā)現(xiàn)，一段高質(zhì)量的5分鐘休息可以馬上給我足夠的能量，以意想不到的輕松開始下一番茄鐘。
問題是，如何迅速進(jìn)入深度放松狀態(tài)？我是這樣做到的。
（1）找一張舒適的椅子，或者在你辦公室有張沙發(fā)更好。
（2）休息一開始就閉上眼睛，身體找到最能放松的姿勢(shì)。讓脖子、手臂、腿完全放松。
（3）想象有一臺(tái)光掃描儀：一條明亮的水平線從頭到腳、從上到下緩緩移動(dòng)。集中注意力在光帶所及之處的全部肌肉，讓它們進(jìn)一步放松。尤其注意眼睛，仔細(xì)地消除眼部的緊張。
（4）想象有一個(gè)白色巨大的矩形輕輕地漂浮在空中，如果它消失了，沒關(guān)系。這只是一個(gè)引子，讓你放下對(duì)之前番茄鐘工作的思考。
（5）當(dāng)休息完成后，輕輕睜開眼睛，啟動(dòng)番茄鐘，專注，前進(jìn)。
如果這5分鐘感覺像10分鐘，說明你做對(duì)了。每次我沒有足夠放松，代價(jià)就是5、6個(gè)番茄鐘后的效率受到影響。我也試過想在20分鐘或更長時(shí)間里睡一覺。不過真正的睡眠沒有帶來深度放松的效果。不用說，對(duì)高效的番茄鐘工作日而言，長休息和短休息同樣重要。
這一方法適用于安靜和熟悉的環(huán)境（即人們不會(huì)太注意你的地方）。我這種訓(xùn)練借鑒了“多階段睡眠”中訓(xùn)練身體在短時(shí)間進(jìn)入深度睡眠的方法，多階段睡眠是一種每天睡眠很少卻可以保持精力充沛的方法，很“邪門”的。
行程
空閑時(shí)間為大腦工作提供燃料。我不會(huì)為了完成活動(dòng)，在響鈴之后又多花5分鐘時(shí)間繼續(xù)工作，那樣會(huì)減慢我下一個(gè)番茄鐘的進(jìn)度。番茄鐘一響鈴，我只寫完現(xiàn)在這個(gè)詞，頂多再寫一個(gè)速記紙條，來標(biāo)記我當(dāng)時(shí)的思路。
行程設(shè)置了界限。在計(jì)劃階段，你必須要設(shè)計(jì)出全天旅行的行程。這并不是說要禁止隨機(jī)應(yīng)變、修改計(jì)劃。如果要進(jìn)行計(jì)劃日程表的修改，頭腦應(yīng)當(dāng)處于全局觀狀態(tài)，而不是心流狀態(tài)。還有一點(diǎn)，剛剛經(jīng)過短暫休息的頭腦可以更清楚地作出決策，勝過剛剛從埋頭苦干的長期專注中走出來的時(shí)候。
確實(shí)有形的目標(biāo)，能激勵(lì)我完成工作。在早晨量力而為地選擇一定數(shù)量的活動(dòng)，是我的承諾。努力通過一些較短的周期（番茄鐘）來履行承諾，是我的行程。無視休息，只會(huì)破壞承諾，喪失動(dòng)力。尊重行程，有助于持久地實(shí)現(xiàn)高效率。
已完成的活動(dòng)
于是你現(xiàn)在一個(gè)又一個(gè)番茄鐘地進(jìn)行下去，其間間隔著休息。列表中的活動(dòng)逐個(gè)完成，每次有一項(xiàng)活動(dòng)完成，就在今日待辦表格上把它劃掉。
不要在番茄鐘進(jìn)行中切換到另一項(xiàng)活動(dòng)。如果番茄鐘進(jìn)行一半，你當(dāng)前的工作已經(jīng)完成，就用剩下的時(shí)間進(jìn)行“過度學(xué)習(xí)”。例如我提前做完這件事，就會(huì)再回顧一下所做的或重復(fù)一下所學(xué)的，看看剛才的工作是否可以改進(jìn)，或透過字里行間發(fā)現(xiàn)新結(jié)論……直到番茄鐘響鈴。
過度學(xué)習(xí)，指達(dá)到熟練程度后，繼續(xù)學(xué)習(xí)或練習(xí)的行為。馬爾科姆·格拉威爾認(rèn)為，如果我們想要真正精通于某個(gè)領(lǐng)域，則必須進(jìn)行過度學(xué)習(xí)：“一旦一個(gè)演奏者進(jìn)入頂級(jí)音樂學(xué)校，唯一能使他出人頭地的方法就是：刻苦練習(xí)。就這么簡(jiǎn)單。還有一點(diǎn)，那些頂級(jí)演奏家們，他們練琴比其他人練琴不只是更加努力，甚至不只是更加十倍努力，而是更加百倍努力?！?/p>
所以不要一時(shí)沖動(dòng)，在番茄鐘一半的時(shí)候隨便切換到其他活動(dòng)。事實(shí)上，光是有這個(gè)切換的選項(xiàng)橫在中間，也是經(jīng)常性的干擾。也不要在一個(gè)番茄鐘中間停下休息，這會(huì)讓你失去節(jié)奏，而且由于停止的番茄鐘比較短，它所跟蹤的數(shù)據(jù)也無法與其他番茄鐘匹配比較。
抽象時(shí)間單位
假如沒有番茄工作法，而你總是有很多任務(wù)要做，你的同事或客戶也需要知道這些任務(wù)未來完成的時(shí)間。這常常會(huì)造成問題。
預(yù)測(cè)一件事要花多久，然后發(fā)現(xiàn)你的猜測(cè)被當(dāng)成了承諾，這真讓人郁悶。問題是你也不知道某活動(dòng)到底需要多久，而且一旦之前的預(yù)測(cè)沒有兌現(xiàn)，你還要受罰，讓客戶失望是輕的。焦慮降低了動(dòng)力和生產(chǎn)力。
如你所知，在番茄工作法中，1個(gè)番茄鐘等于25分鐘的努力。這是一個(gè)不可分割的抽象單位，是一段“一視同仁”的時(shí)間。你的基本承諾是，花上25分鐘，盡可能地努力做好。在這段時(shí)間內(nèi)，關(guān)鍵不在于當(dāng)前活動(dòng)是否能在當(dāng)前番茄鐘內(nèi)完成，關(guān)鍵是在這一刻你盡了全力。
這能有助于客戶和同事了解你的工作進(jìn)度嗎？當(dāng)然不行。我只是說，在番茄鐘內(nèi)，你就應(yīng)當(dāng)只關(guān)心這25分鐘，而不是整個(gè)活動(dòng)何時(shí)完成，這有助于你完成工作本身。
清晰可見的時(shí)鐘數(shù)字，從25倒數(shù)到0。25分鐘后，你獲得內(nèi)在獎(jiǎng)勵(lì)，畫下一個(gè)×，停下來進(jìn)入無憂休閑。11番茄鐘讓你感到獎(jiǎng)勵(lì)就在眼前，而且與最終目標(biāo)越來越接近。
記錄和處理
結(jié)束了一天的工作，你要馬上進(jìn)入記錄階段。首先，將你的原始跟蹤數(shù)據(jù)復(fù)制到“記錄”表格。
所跟蹤的內(nèi)容取決于你希望看到什么。剛開始使用番茄工作法時(shí)，只跟蹤每天完成的番茄鐘數(shù)就好。所以表格第一列可以是日期，第二列是番茄鐘數(shù)，每行代表一天，同一張“記錄”表格要用很多天。
這些跟蹤數(shù)據(jù)可以顯示出你的工作方式，而且有助于提高生產(chǎn)力。為什么我在工作上花了這么多工夫，但完成的活動(dòng)這么少呢？可能是因?yàn)槲翼樌瓿傻?5分鐘時(shí)間段太少。這是好還是不好呢？也許是好事，因?yàn)槲铱梢曰ê芏鄷r(shí)間去幫助別人做事。無論如何，現(xiàn)在我有一個(gè)解釋，而且這個(gè)解釋是實(shí)事求是的。
記錄階段之后是處理階段，就是讓這些抽象的數(shù)據(jù)變得言之有物。例如，你可以計(jì)算平均每項(xiàng)活動(dòng)花費(fèi)的番茄鐘數(shù)。如果數(shù)字很大，你就要試著拆分活動(dòng)，使之成為更小、更易于管理的部分?；蛘吣憧梢杂?jì)算一項(xiàng)活動(dòng)在“活動(dòng)清單”表格停留的平均時(shí)間，即從記下該活動(dòng)到它得到處理的時(shí)間。計(jì)算結(jié)果也寫在“記錄”表格上。
自己動(dòng)手：記錄
拿一支筆，一張紙，番茄鐘，還有你的工作日程表。把書簽放在這一頁上，扭啟3分鐘的番茄鐘。在紙面頂端寫下標(biāo)題“記錄”。
看看你的工作日程表，有多少項(xiàng)目安排在昨天？例如辦公室會(huì)議等，在第一行填寫昨天的日期，日期右邊填寫項(xiàng)目個(gè)數(shù)；在第二行填寫前天的日期和數(shù)據(jù)；繼續(xù)回溯之前的時(shí)間，直到番茄鐘響鈴。然后回來讀這本書。
看看你的“記錄”表格，算一算你每天平均安排了多少事。結(jié)果比你想的多了還是少了？你覺得日程表里的事應(yīng)該更多還是更少？
持續(xù)改善
日文漢字“改善”（Kaizen）的意思是“持續(xù)改善”，即隨著時(shí)間的推移，讓好的更好。持續(xù)改善是一種工作方法，是以改進(jìn)為目標(biāo)，對(duì)漸進(jìn)變化的專注。例如，保持簡(jiǎn)潔應(yīng)該成為你的日常工作的一部分。你應(yīng)該每天問自己：我是否需要讓活動(dòng)更小型化？我是否遇到經(jīng)常性的困擾？在我的標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)和個(gè)人流程中，是否有不必要的開銷？
使用一套科學(xué)方法，有助于提醒我進(jìn)行工作改進(jìn)。首先，我將一個(gè)做法標(biāo)準(zhǔn)化；然后，以某種方式測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)化的做法；然后，將測(cè)得指標(biāo)與需求進(jìn)行比較，也許為了滿足需求，我不得不改變做法；然后，再次進(jìn)行測(cè)量；最后，將新的、改進(jìn)后的工作方法標(biāo)準(zhǔn)化。
舉個(gè)例子：我打算將工作周期設(shè)為40分鐘。于是我反復(fù)測(cè)量一天可以完成多少個(gè)周期，然后將數(shù)字與我的預(yù)期進(jìn)行比較，結(jié)果發(fā)現(xiàn)實(shí)際完成的周期數(shù)太少，所以我決定縮短周期的長度為25分鐘。
記錄跟蹤數(shù)據(jù)，在每天結(jié)束的時(shí)候進(jìn)行分析、觀察，基準(zhǔn)點(diǎn)是自己。在分析的基礎(chǔ)上改進(jìn)方法，是以自己為起點(diǎn)進(jìn)行的增量升級(jí)。
此時(shí)此地
番茄工作法的特性之一是自我調(diào)節(jié)。每一次失誤可以轉(zhuǎn)化為一次認(rèn)識(shí)。在一天結(jié)束的時(shí)候?qū)ｉT分配一段時(shí)間和空間來進(jìn)行每日回顧，用以定制屬于自己的個(gè)人流程。對(duì)于我來說，我的個(gè)性化流程就是一套因地制宜的習(xí)慣，以適應(yīng)于當(dāng)前的活動(dòng)類型、我的辦公室、隊(duì)友或者其他環(huán)境因素。
較小的執(zhí)行周期和每日回顧，收縮了我當(dāng)前重點(diǎn)事務(wù)的范圍。在番茄鐘內(nèi)，我不關(guān)心過去和未來。我有以下通盤考慮全局的時(shí)間：在早晨做計(jì)劃時(shí)；在每個(gè)番茄鐘之前分配優(yōu)先次序時(shí)；以及在一天結(jié)束，進(jìn)行記錄、處理和可視化時(shí)。
每天要有一個(gè)承諾：一個(gè)番茄鐘，一個(gè)活動(dòng)，一個(gè)目標(biāo)。
問自己：方法
※你是否有過一個(gè)長長的工作清單并深受其害？
※你的精神獎(jiǎng)勵(lì)是什么？
※哪種計(jì)時(shí)器適合你？
※你在工作當(dāng)中多久休息一次？
※你在什么時(shí)間對(duì)工作習(xí)慣進(jìn)行反思？
注釋
1 《5s精益》（5s Kaizen），[Sco08]。
2 《搞定一切，還有時(shí)間玩》（Get Everything Done），[For00]。
3 《戰(zhàn)勝拖拉》（The Now Habit），[Fio07]。
4 《搞定一切，還有時(shí)間玩》（Get Everything Done），[For00]。
5 《心流》（Flow），[Csi02]。
6 《大腦未來時(shí)》（Hj?rnans futurum），[Ing01]。
7 《決斷2秒間》（Blink），[Gla06]。
8 《戰(zhàn)勝拖拉》（The Now Habit），[Fio07]。
9 http://en.wikipedia.org/wiki/Polyphasic。
10 《異類：不一樣的成功啟示錄》（Outliers: The Story of Success），[Gla08]。
11 《戰(zhàn)勝拖拉》（The Now Habit），[Fio07]。
12 《5s精益》（5s Kaizen），[Sco08]。
