〇、寫在前面
最近一直在使用Project軟件，使用中想到了很多。首先是這是一個(gè)功能強(qiáng)大的軟件，然后很多項(xiàng)目經(jīng)理都沒有用好這個(gè)軟件。再然后自己想到了“道術(shù)器”，不要被器物蒙蔽。所以今天把自己的感悟以博客的形式寫出來，歡迎大家來拍磚。
關(guān)于“道術(shù)器”，Project軟件本身是一個(gè)器物，如果被器物所“迷惑”往往不能發(fā)揮不出工具的最佳功能。所以需要更多的了解器物背后的邏輯，使用的方式，以及為什么要這樣使用，這個(gè)軟件的關(guān)注點(diǎn)，設(shè)計(jì)思路是什么等等，跳出器物，站到道、術(shù)的層面去理解，能讓我們更好的認(rèn)識(shí)軟件。也能讓軟件成為軟件本身，發(fā)揮自己最佳的功能。甚至于理解了道，徹底的“放棄”軟件。
一、Project是什么
這是一種適合于項(xiàng)目管理的工具。用微軟官方主頁上的話來解釋再好不過了。
二、有什么用？
2.1、整體說明
對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來說：Project可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理做一個(gè)項(xiàng)目的規(guī)劃、跟進(jìn)、調(diào)整和匯報(bào)。
最大的特點(diǎn)是：其實(shí)這個(gè)工具的功能足夠支持項(xiàng)目經(jīng)理在任務(wù)制定后需要的幾乎所有的項(xiàng)目管理動(dòng)作。
2.2、關(guān)注點(diǎn)
2.2.1、任務(wù)的安排
在任務(wù)的安排上，Project做的非常的細(xì)致，按照項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)方法論提到的各種任務(wù)關(guān)聯(lián)關(guān)系都能支持。幾乎所有可能出現(xiàn)的任務(wù)安排的情況都會(huì)被考慮到。
2.2.2、資源的協(xié)調(diào)
在Project中，關(guān)于資源是非常關(guān)注的。有多個(gè)視圖來支持資源的規(guī)劃和調(diào)整。并且對(duì)資源進(jìn)行了分類:分為工時(shí)、物料、成本資源等等。對(duì)每一種資源有更加詳細(xì)的設(shè)置。
2.2.3、成本的控制
有了資源的規(guī)劃，把資源量化就得到了成本。在項(xiàng)目過程中還可以利用項(xiàng)目管理的方法論對(duì)成本進(jìn)行調(diào)整控制。
總的來說，只要做好了相應(yīng)的配置，Project可以自動(dòng)的計(jì)算人力成本以及固定成本等各種成本類型，并最終得到總成本?？梢栽陧?xiàng)目的各個(gè)階段隨時(shí)查看目前的成本狀態(tài)。
2.2.4、項(xiàng)目的跟蹤
在項(xiàng)目的過程中，可以隨時(shí)跟蹤項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目的現(xiàn)狀通過與基線的比較進(jìn)行分析，很方便的進(jìn)行項(xiàng)目的跟蹤，輸入現(xiàn)在的實(shí)施情況，了解項(xiàng)目的進(jìn)度。
2.2.5、計(jì)劃的更新
系統(tǒng)也是可以方便的進(jìn)行計(jì)劃的更新。即使有一些特殊情況也能從容應(yīng)對(duì)：
比如：
中途人員離職，需要調(diào)整資源和任務(wù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系
項(xiàng)目需要中途停止，過一段時(shí)間后再次開始等等
2.3、擅長的功能
2.3.1、多項(xiàng)目的協(xié)同
著實(shí)沒有想到，Project對(duì)多個(gè)項(xiàng)目可以共享資源，還可以把子項(xiàng)目加入到父項(xiàng)目中。利用類似于超鏈接的方式反而顯得更加簡便。子項(xiàng)目的調(diào)整會(huì)在父項(xiàng)目中及時(shí)的展示出來。
2.3.2、對(duì)復(fù)雜項(xiàng)目的管理
首先，需要定義一下什么是復(fù)雜項(xiàng)目：
我理解的復(fù)雜項(xiàng)目主要包含下面的幾種情況
項(xiàng)目周期長
如果一個(gè)可能持續(xù)兩周甚至更長的時(shí)間。
資源內(nèi)容多
有很多的資源需要協(xié)調(diào)，并且這些資源之間關(guān)系復(fù)雜，流動(dòng)性大，對(duì)資源沖突的協(xié)調(diào)要求比較高等。
任務(wù)變化快
任務(wù)需要不斷的跟蹤，并且及時(shí)的進(jìn)行調(diào)整。
對(duì)于上述的內(nèi)容，Project能提供強(qiáng)有力的支持。只要利用好Project自帶的基本功能，以上內(nèi)容多不是問題。
2.3.3、數(shù)據(jù)域豐富
這里的數(shù)據(jù)域指的就是自定義的字段。
Project里提供了和項(xiàng)目管理相關(guān)的豐富的自定義字段。并且這些自定義的字段都是有明確的數(shù)據(jù)類型，能夠針對(duì)性的提供計(jì)算和展示的功能。
并且這些字段是不能被刪除的，只能隱藏。
利用自定義字段，可以根據(jù)自己公司的實(shí)際需要擴(kuò)展很多功能。
2.3.4輔助功能多
除了上述的核心功能之外，Project基于項(xiàng)目管理的實(shí)際場(chǎng)景，提供了許多的貼心的小功能。
打印
Project在打印設(shè)置上的配置能方便的打印出需要貼在墻上的項(xiàng)目計(jì)劃。
視圖
有各種不同的視圖方式，根據(jù)項(xiàng)目中的需要隨時(shí)調(diào)用展示。
溝通
其實(shí)剛才說的視圖也是為溝通做準(zhǔn)備的一個(gè)場(chǎng)景。
除此之外，為了溝通，Project也是下足了功夫。任務(wù)和甘特圖直接保存為圖片
提供日程表的功能方便匯報(bào)
直接拷貝材料到Office其他的軟件中等等
報(bào)表
Project還可以展示各種報(bào)表，圖形化的，數(shù)據(jù)化的，都可以根據(jù)需要進(jìn)行訂制。
三、局限性
任何事物都要看到局限性，要在一開始就能看到局限性，才能跳出這件事情本身來看到這個(gè)東西原來的樣子。
3.1、管理成本高
說了這么多，很明顯可以感覺到Project的功能全面，全面的功能也就意味著需要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力來做規(guī)劃和跟蹤。無形中增加了管理成本。
精細(xì)化的管理必然帶來成本的提高，問題是：我們還需要用這個(gè)工具么？
其實(shí)答案很肯定：需要這樣的工具。但是必須做到“物有所值”。高投入的或者復(fù)雜的項(xiàng)目，有高回報(bào)的項(xiàng)目才有必要用這樣的工具。要選擇合適的場(chǎng)景來做這件事情。
比如一個(gè)只需要一兩天就可以完成的事情，可能用Project做一個(gè)規(guī)劃就已經(jīng)花費(fèi)了半天時(shí)間，就很沒有必要了。
在這里給大家推薦另外一個(gè)工具：思維導(dǎo)圖。利用思維導(dǎo)圖來制作簡單的項(xiàng)目計(jì)劃就足夠了。這部分內(nèi)容以后有時(shí)間再細(xì)說。
3.2、并不是全生命周期的工具
我不斷的告訴自己：不要盲目的被一個(gè)工具綁架。Project就是這樣的一個(gè)有明顯局限性的工具。一般來說，人本能的會(huì)覺得希望用一個(gè)工具解決所有的問題。但是Project還真不是這樣的工具。
一個(gè)理論上完整的項(xiàng)目生命周期要一般先進(jìn)行商業(yè)論證、目標(biāo)確定、干系人分析、WBS分解等等工作。而這些內(nèi)容在Project里都是無法體現(xiàn)的。
也就是說Project有自己關(guān)注的內(nèi)容，主要在任務(wù)、資源、成本方面的計(jì)劃和跟蹤以及由此產(chǎn)生的一系列的工作。
所以自己在使用時(shí)，不要濫用Project，在需要的時(shí)候再讓他發(fā)揮巨大的作用。
3.3、學(xué)習(xí)成本高
其實(shí)軟件使用本身的學(xué)習(xí)成本并不高?；ㄙM(fèi)十幾個(gè)小時(shí)一定可以學(xué)會(huì)使用。但是，如果你不知道項(xiàng)目管理的方法論，不按照方法論的方式來進(jìn)行具體的操作有可能你會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)工具根本沒用，或者用起來特別的別扭，直到放棄這個(gè)工具。
所以，我認(rèn)為這里的學(xué)習(xí)成本還需要增加上項(xiàng)目管理方法論的成本。
3.4、安裝環(huán)境
是的，這么棒的軟件，只能在Windows平臺(tái)下使用！但是MAC就無能為力了么，MAC下有類似的工具：OmniPlan。
根據(jù)我的理解，OmniPlan能實(shí)現(xiàn)大部分的Project的功能。畢竟大家的方法論的支撐都是項(xiàng)目管理的方法論。所以就不用糾結(jié)軟件的問題了。
3.5、穩(wěn)定性
據(jù)說該軟件在面對(duì)特別大的項(xiàng)目，任務(wù)、資源特別多的內(nèi)容時(shí)由于大量占用內(nèi)存，軟件會(huì)出現(xiàn)死機(jī)等情況。
雖然我沒有遇到過，但是也列在這里，防止誰會(huì)有特別大的項(xiàng)目時(shí)進(jìn)行管理。
四、我要怎么用？
基于最開始寫到的關(guān)于“道術(shù)器”的思考，我需要脫離最技術(shù)的部分，先掌握邏輯，也需要一個(gè)比較好的行動(dòng)指南。所以，要想好自己怎么用這個(gè)軟件。
首先這個(gè)軟件的設(shè)計(jì)，我認(rèn)為一定有一個(gè)環(huán)節(jié)是基于場(chǎng)景的功能設(shè)計(jì)和驗(yàn)證。里面的很多功能非常的實(shí)用。這很值得我的借鑒，我要放棄為了功能而功能的想法?；谧约旱膶?shí)際需要來規(guī)劃自己的使用場(chǎng)景。
4.1、使用的標(biāo)準(zhǔn)
首先必須要是項(xiàng)目，如果是常規(guī)的運(yùn)營內(nèi)容也必須要能夠項(xiàng)目化。有明確的目標(biāo)的，有明確的結(jié)束要求的，才能使用。
其次必須是大中型項(xiàng)目。什么是大中型項(xiàng)目，可以參考之前提到的復(fù)雜項(xiàng)目的說明。
對(duì)于簡單的項(xiàng)目，可以采用高效積累的方式做一個(gè)簡單的梳理即可，或者用思維導(dǎo)圖進(jìn)行相關(guān)的計(jì)劃制定，要進(jìn)一步的減小使用的成本。
4.2、使用的方式
工作上
工作上的大部分內(nèi)容都可以按照這樣的方法進(jìn)行梳理和實(shí)踐。特別是很多實(shí)際項(xiàng)目化的運(yùn)作方式的工作。
生活上
生活中的內(nèi)容需要進(jìn)行選擇，一般來說是年、月、周的計(jì)劃和推進(jìn)可以用這個(gè)工具。還有對(duì)自己影響比較大的，需要跟進(jìn)進(jìn)度的任務(wù)，可以使用這個(gè)工具。
五、下一步行動(dòng)
結(jié)合高效積累的方案進(jìn)行實(shí)踐，有了感觸再來和大家溝通。
六、學(xué)習(xí)過程
此次的學(xué)習(xí)過程使用了分心工作法并且最后形成了結(jié)構(gòu)化的筆記，還寫了博客分享，做的很充分。自己很滿意。
