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今天要和大家討論的話題是管理者經(jīng)常參與的，但是有時(shí)被詬病最多的工作內(nèi)容—會(huì)議。
會(huì)議是在公司內(nèi)部用來傳遞、溝通信息以及達(dá)成決策的工具。越是高層級的管理者，在會(huì)議上花的時(shí)間越多。
哈佛商學(xué)院做了個(gè)統(tǒng)計(jì)，每周管理者要花18小時(shí)以上(1/3的時(shí)間)在會(huì)議上，但是，眾多的會(huì)議并未達(dá)到預(yù)期的目的，25-50%的會(huì)議時(shí)間被認(rèn)為是在浪費(fèi)時(shí)間。人們對開會(huì)怨聲載道，認(rèn)為開會(huì)是浪費(fèi)時(shí)間。
能否開好會(huì)議，是高效管理者和普通管理者之間的區(qū)別。
因?yàn)闀?huì)議決定了你的執(zhí)行效率。那我們一起來看看如何能開好一場會(huì)議。
給大家舉個(gè)例子，產(chǎn)品部的小李在吃過午飯后接到了會(huì)議通知，這個(gè)通知提到了下午2點(diǎn)在二樓會(huì)議室開會(huì)。
小李準(zhǔn)時(shí)前來開會(huì)，看到許多同事都已經(jīng)在了，包括市場、財(cái)務(wù)、開發(fā)部門的同事。于是小李就問大家這次會(huì)議開什么內(nèi)容，大家都面面相覷，說都是剛剛接到通知。不一會(huì)，業(yè)務(wù)部的負(fù)責(zé)人張總來了，說召集大家討論一下這一批產(chǎn)品上市后用戶的反饋和應(yīng)對，然后花了半小時(shí)介紹了目前事情的背景和情況。
經(jīng)過一下午的討論，大家從各自的角度出發(fā)提出了很多觀點(diǎn)。會(huì)議結(jié)束了，第二天小李繼續(xù)著手進(jìn)行了原來的工作，前一天的會(huì)議內(nèi)容就被她拋之腦后了。這是一個(gè)非常常見的會(huì)議的情形。我們一起來看看這場會(huì)議存在哪些問題，還有哪些地方值得提升。
第一個(gè)嚴(yán)重的誤區(qū)和問題，也是多數(shù)會(huì)議都會(huì)有的通?。?/p>
如果我們開個(gè)一小時(shí)的會(huì)議，從下午1點(diǎn)到2點(diǎn)。這個(gè)會(huì)議所用的時(shí)間資源，也就是所謂會(huì)議時(shí)長，是一小時(shí)。但是這個(gè)會(huì)議所覆蓋的時(shí)間周期可不止一小時(shí)。
如果想要一個(gè)會(huì)議有成效，我們必須要關(guān)注到會(huì)議前與會(huì)議后的這兩個(gè)重要時(shí)間段：
一、會(huì)議前
我們需要做什么?創(chuàng)辦人想要?jiǎng)?chuàng)辦一個(gè)好的會(huì)議，在時(shí)間條件允許的情況下，要提前24小時(shí)給參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議的通告，要告訴與會(huì)者這次會(huì)議的：
1、目的
2、時(shí)間、地點(diǎn)
3、需要閱讀的材料和要準(zhǔn)備的信息
會(huì)議是一個(gè)特別耗費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)。例如一個(gè)一小時(shí)的會(huì)議，如果有八個(gè)人來參加，那么這場會(huì)議不僅僅耗費(fèi)了參會(huì)人員一小時(shí)的時(shí)間，還等同于耗費(fèi)了公司八個(gè)小時(shí)的生產(chǎn)力。因此，對于一個(gè)團(tuán)隊(duì)和公司來說，開好一場會(huì)議的前提是會(huì)議的內(nèi)容需要集體來交流以及做決策。
如果一場會(huì)議的目的僅僅是讓參會(huì)人了解信息，像這種可以個(gè)人完成的任務(wù)，就沒必要放在會(huì)議上解決了，這是許多會(huì)議都會(huì)出現(xiàn)的問題。參會(huì)人往往在進(jìn)入會(huì)議室之前對本次會(huì)議的內(nèi)容一無所知，以至于一場會(huì)議需要占用大量的時(shí)間來跟參會(huì)人普及背景信息知識。
其實(shí)，普及背景信息這項(xiàng)工作可以在會(huì)議前做，就是把相關(guān)信息發(fā)給即將參會(huì)的人員，讓他們利用好各自的時(shí)間來了解這次會(huì)議的內(nèi)容。只有在參會(huì)人充分準(zhǔn)備的情況下，大家才能在會(huì)議的現(xiàn)場有效地交流、做決策，以及最終達(dá)成一致的結(jié)果。只有這樣，會(huì)議才會(huì)變得高效。
二、會(huì)議后
當(dāng)會(huì)議開完，會(huì)議門被關(guān)上的那一剎那，并不代表這場會(huì)議的結(jié)束，而只是進(jìn)展了一半，因?yàn)闀?huì)議上達(dá)成的決議還沒有開始被大家執(zhí)行。
因此，每場會(huì)議后都要得出清晰的會(huì)議紀(jì)要，明確要達(dá)成的目標(biāo)和要完成的具體任務(wù)，以及任務(wù)的執(zhí)行者和完成的時(shí)間。
這樣的會(huì)議紀(jì)要要在會(huì)議后24小時(shí)發(fā)給與會(huì)人員，并要求相應(yīng)的與會(huì)人員在確定的時(shí)間點(diǎn)對會(huì)議所要求的事情給予進(jìn)展的反饋。那么，這樣的會(huì)議才算是畫了完整的句號的會(huì)議。
對于一場會(huì)議來說，重要的不僅是會(huì)議的成功舉辦，還要求會(huì)議是高效的，并且一定要關(guān)注會(huì)議前與會(huì)議后所要做的事情。除了需要注意會(huì)前和會(huì)后，會(huì)議的舉辦現(xiàn)場，也需要注意一些重要的事項(xiàng)。
首先，每一場會(huì)議一定要有一個(gè)明確的發(fā)起者，或者叫做決策者。
在一場會(huì)議當(dāng)中，如果沒有決策者和最終的負(fù)責(zé)人，這場會(huì)議就會(huì)變成一場漫無目的的空談和討論。因?yàn)?b>會(huì)議的目的是做出一個(gè)決策，以及行動(dòng)計(jì)劃。即便這項(xiàng)決策可能不是最完美的，但這項(xiàng)決策需要有人來拍板。有時(shí)候在一場兩個(gè)部門之間的會(huì)議中，如果沒有一個(gè)更高層的角色來參與時(shí)，這樣的會(huì)議很容易讓大家都以妥協(xié)來收場。
第二，在會(huì)的時(shí)間觀念包括參會(huì)一定要守時(shí)。
在會(huì)議過程中，對于時(shí)間的把控要非常的嚴(yán)格。在很多情況下，參會(huì)人員會(huì)覺得這場會(huì)議已經(jīng)沒有要繼續(xù)進(jìn)行的意義了，但是沒有人宣布會(huì)議的結(jié)束，所以參會(huì)人還得在這場會(huì)議中繼續(xù)浪費(fèi)時(shí)間。所以，主持人需要能夠把握會(huì)議的議程。
一般來說，一個(gè)會(huì)議的議程可以包括以下幾個(gè)步驟：
表明目的
介紹簡要的背景
提供決策信息
表達(dá)觀點(diǎn)
達(dá)成一致
在會(huì)議的討論過程當(dāng)中，要確保每一位角色都能發(fā)表各自的觀點(diǎn)，如果你發(fā)現(xiàn)某些角色，在整場會(huì)議中不需要發(fā)表觀點(diǎn)，或是從來都不發(fā)表觀點(diǎn)，那么這樣的角色未來可能就不需要參與這樣的會(huì)議了。
第三，杜絕在會(huì)議當(dāng)中的小會(huì)議和子會(huì)議
每個(gè)人討論的觀點(diǎn)都應(yīng)該讓所有人聽到，要杜絕他們與身邊的人進(jìn)行交頭接耳溝通的情況。有時(shí)候一場會(huì)議會(huì)引申出一些新的議題。那這個(gè)時(shí)候，會(huì)議的管理者需要意識到這些問題可能會(huì)用一場新的會(huì)議來解決，而不應(yīng)該在這場會(huì)議中進(jìn)行討論解決。
第四，要嚴(yán)格控制會(huì)議的規(guī)模
通常要求便于管理即可，一般與會(huì)者最好不要超過八個(gè)人，十個(gè)人是上限。
在會(huì)議的過程當(dāng)中，盡量保留用于放幻燈片以及用于做記錄的電腦。如果一些人員帶著電腦來參會(huì)，這將是一個(gè)非常低效的行為，因?yàn)榻?jīng)常需要把這些人員重新拉回討論現(xiàn)場。另外微信也是會(huì)議效率的殺手，除非有非常要緊的事，或者客戶急需解決問題。否則，一邊開會(huì)一邊瀏覽手機(jī)將是非常低效的。
對于參會(huì)人來說，要學(xué)會(huì)說不。如果覺得這個(gè)會(huì)議確實(shí)不用參與，參會(huì)人可以拒絕，而不用勉強(qiáng)去參加一場全程都很討厭的會(huì)。
成員對于會(huì)議的決策可以在會(huì)議現(xiàn)場提出不同的意見。但是一旦達(dá)成一致，哪怕你有保留意見，也要百分之百的完全執(zhí)行。
有些公司或團(tuán)隊(duì)采用站立式開會(huì)的方式也是一種不錯(cuò)的選擇，至少這樣的會(huì)議不會(huì)開得很長。
下次開會(huì)的時(shí)候，檢查一下這些點(diǎn)。一個(gè)好的團(tuán)隊(duì)管理者，一定是關(guān)注細(xì)節(jié)的。請大家思考一下，你在開會(huì)過程有哪些需要改進(jìn)的地方？
以上希望對你有所幫助。
