我們先回顧下基礎(chǔ)班的課程內(nèi)容。
在第一課，我們學(xué)習(xí)了時(shí)間管理的本質(zhì)。
在第二課，我們學(xué)習(xí)了如何高效行動(dòng)。
在第三課，我們學(xué)習(xí)了番茄工作法，以及GTD時(shí)間管理系統(tǒng)。
老師，雖然在基礎(chǔ)班的最后一課，你對(duì)這些問題做過答疑：
1.番茄鐘總被打斷
2.臨時(shí)又多出了新的事項(xiàng)
3.事情太多/太復(fù)雜，如何把待辦事項(xiàng)安排清晰
4.A4紙?zhí)蟛环奖銛y帶、便利貼也感覺不方便
5.低價(jià)值事情太多，忙忙碌碌卻沒什么成果
6.行動(dòng)力差，計(jì)劃好的事情很難落實(shí)
但是，在深入實(shí)踐的過程中，同學(xué)們又提出了新的疑問：
這就是今天的課堂內(nèi)容要解決的問題了。
如果把每天的時(shí)間比作一個(gè)罐子，這些長(zhǎng)期事項(xiàng)/大任務(wù)，好比一塊大石頭，無法直接裝到罐子里。
但我們可以把大石頭分解掉，然后再進(jìn)行時(shí)間規(guī)劃。
為了便于分解和規(guī)劃大任務(wù)，我們需要準(zhǔn)備大便利貼。
當(dāng)一個(gè)任務(wù)比較復(fù)雜的時(shí)候，我們就可以用大便利貼來記錄到收集箱，并分解為待辦事項(xiàng)。
我們看看具體怎么操作。
情景分析
用九宮格分解任務(wù)（1）
到年底了，小薇需要寫一份年終總結(jié)。這個(gè)大任務(wù)，她需要從“任務(wù)分解”和“事項(xiàng)管理”兩個(gè)方面著手——這樣才能將其漂亮地完成。
我們看看假如小薇會(huì)用“九宮格”來分解任務(wù)，她會(huì)怎么做。
【步驟1】
把便利貼畫成九個(gè)格子，然后在中間寫上任務(wù)名稱。
【步驟2】
圍繞中心的格子，在外部的格子上寫出分解后的任務(wù)。
【步驟3】
在大便利貼附近貼上小便利貼，寫上具體事項(xiàng)。
【步驟4】
規(guī)劃和執(zhí)行
接下來，每天移動(dòng)一些具體事項(xiàng)到今日待辦。
每完成一些事項(xiàng)后，就在大便利帖上打一個(gè)勾，并寫上完成的日期。
當(dāng)所有的格子都完成后，“寫年終總結(jié)”的任務(wù)就完成了，可以把這張便利貼歸檔到“任務(wù)歸檔”里，并標(biāo)記完成時(shí)間。
“任務(wù)歸檔”和收集箱類似，但收集的是“已完成的任務(wù)”。
像這樣我們就能分解一些基本的大石頭了。
有個(gè)同學(xué)之前問，“多勞多得”類型的任務(wù)，要怎么寫便利貼呢？
這也好辦，將這種任務(wù)寫在大便利貼上，然后分解成固定的具體事項(xiàng)。
例如一個(gè)翻譯稿件的任務(wù)，按字?jǐn)?shù)獲得收益，就可以像圖中一樣分解為“翻譯1000字”的具體事項(xiàng)，完成了就繼續(xù)再貼，無限循環(huán)下去。
這里要注意，分解成的任務(wù)，可以在30分鐘到2個(gè)小時(shí)之內(nèi)完成比較合理，如果分解成“翻譯10000字”就太過繁重了。
那如果遇到的是更復(fù)雜的任務(wù)，我們要怎么辦呢？
我們還可以把九宮格升一次級(jí)。
情景分析
用九宮格分解任務(wù)（2）
麗麗在一家兒童玩具公司負(fù)責(zé)市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)，過幾天，她就要到廈門參加業(yè)務(wù)上的展會(huì)——這是她第一次出差。她希望用GTD方法來管理事項(xiàng)，但卻遇到了麻煩。
她在一張小號(hào)便利貼寫了一條待辦事項(xiàng)“去廈門出差”，但感覺貌似要做的事情很多，于是她開始苦思冥想。
（想）業(yè)務(wù)展會(huì)的時(shí)間是15號(hào)到22號(hào)，因?yàn)橐贾谜箷?huì)和處理其他事情，所以我要提前到廈門，也就是13號(hào)晚上或者14號(hào)一早要到。那訂票的時(shí)間要趕緊了，得查下是高鐵票還是火車票比較容易訂……
（想）對(duì)了，老同學(xué)阿芬在廈門，我們5年沒見了，這次順便可以找她玩玩。正好18號(hào)到20號(hào)的展會(huì)主題和公司無關(guān)，這三天我可以不去現(xiàn)場(chǎng)，找阿芬聚聚……
（想）不對(duì)，19號(hào)要去見兩個(gè)代理商，談?wù)労献魇马?xiàng)，我只有18號(hào)和20號(hào)有空。我要先約了同學(xué)，還得查下游玩路線。
（想）看起來鼓浪嶼不錯(cuò)，但廈門大學(xué)和南普陀寺也可以去。旅游攻略我是自己查，還是先問問同學(xué)呢……
（想）哦，還有，代理商在集美區(qū)，展會(huì)在思明區(qū)，同學(xué)家住海滄區(qū)，啊啊，好復(fù)雜，我該怎么安排行程……
【講解】
到這里，麗麗的腦子已經(jīng)亂掉了，讓我們來幫幫她。
由于這個(gè)任務(wù)很復(fù)雜，一張大便利貼不能完全分解，所以我們可以先拿出一張A4紙。
在A4紙張畫出九個(gè)格子，然后在中間寫上“去廈門出差”。
接下來，圍繞“去廈門出差”這個(gè)任務(wù)，在四周的方格中寫出核心事項(xiàng)（同時(shí)標(biāo)注開始和截止時(shí)間）。
在這里，麗麗的核心事項(xiàng)可以分成五個(gè)方面。
核心事項(xiàng)
出發(fā)前的準(zhǔn)備（4.08-4.12）
業(yè)務(wù)展會(huì)（4.14-4.22）
拜訪代理商（4.19）
和同學(xué)游玩（4.18、4.20）
回來時(shí)的收尾（4.21-4.22）
接下來，麗麗可以繼續(xù)使用九宮格分解核心事項(xiàng)。
麗麗將每個(gè)核心事項(xiàng)都分解完畢：
最后，麗麗將“去廈門出差”這個(gè)大任務(wù)分解成了具體事項(xiàng)。
使用一層九宮格，就可把一些普通的任務(wù)分解成可執(zhí)行事項(xiàng)。
使用兩層九宮格，可以把一些復(fù)雜任務(wù)先分解成核心事項(xiàng)，然后再繼續(xù)分解核心事項(xiàng)，形成可執(zhí)行事項(xiàng)。
另外提一句，會(huì)用“思維導(dǎo)圖”的同學(xué)，也可以用“思維導(dǎo)圖”代替九宮格分解任務(wù)，效果是一樣的。
例如把剛才的分解成果整理成思維導(dǎo)圖：
普通的任務(wù)分解完成后，我們執(zhí)行起來很容易。
這是因?yàn)榉纸獬鰜淼男∈^不多，要規(guī)劃在什么時(shí)候完成比較輕松。
但復(fù)雜的任務(wù)分解完成后，我們執(zhí)行起來還是很困難。
比如剛才麗麗將“去廈門出差”這個(gè)大任務(wù)分解出了30項(xiàng)小任務(wù)，但要是這些小任務(wù)不做好規(guī)劃、安排好時(shí)間，就很難流暢地執(zhí)行。
你說的是事實(shí)。如果任務(wù)過于復(fù)雜，分解出了很多小任務(wù)，我們還需要做“事項(xiàng)管理”，把“小石頭”裝到合適的“罐子”里。
我們來看看具體怎么做。
情景分析
用甘特圖管理事項(xiàng)（1）
事項(xiàng)管理最便利和直觀的工具，莫過于甘特圖了。甘特圖由亨利·甘特于1910年發(fā)明，能幫我們清楚地規(guī)劃在什么時(shí)間做什么事情。
我們以做一頓飯為例，看看如何制作甘特圖。
注：作為演示案例，有故意夸張具體過程。
（一）任務(wù)分解
首先，我們先將“做一頓飯”這個(gè)任務(wù)分解成可執(zhí)行事項(xiàng)。
如圖，核心事項(xiàng)有4件：米飯、一葷、一素、一湯。繼續(xù)分解成可執(zhí)行事項(xiàng)若干件。
（二）任務(wù)整理
現(xiàn)在開始整理任務(wù)。我們先把能夠放在一起執(zhí)行的任務(wù)歸類。
比如說，我們不可能每做一個(gè)菜，就跑到菜市場(chǎng)買下一個(gè)菜的材料，再回來做菜——肯定是一次性把菜買全嘛。
簡(jiǎn)單的整理后，我們把事項(xiàng)歸為以下幾類：
事項(xiàng)分類
買菜：買米、買青椒、買豬肉、買油麥菜、買番茄、買雞蛋
洗菜：淘米、洗青椒、洗豬肉、洗油麥菜、洗番茄
切菜：切青椒、切豬肉、切油麥菜、切番茄
炒青椒肉絲：炒菜、盛菜
炒油麥菜：炒菜、盛菜
做番茄雞蛋湯：煮湯、打雞蛋、盛湯
做飯：電飯煲煮飯、盛飯
接下來，我們開始填寫“任務(wù)時(shí)間表”，填寫“計(jì)劃開始時(shí)間”“計(jì)劃結(jié)束時(shí)間”“計(jì)劃用時(shí)”。
（三）制作甘特圖
接下來，我們?cè)凇案侍貓D”模版的左邊寫出事項(xiàng)，并根據(jù)“計(jì)劃時(shí)間表”畫出事項(xiàng)的計(jì)劃時(shí)間段。
有了這張圖，我們就可以清晰地看到時(shí)間規(guī)劃了。
（四）時(shí)間優(yōu)化
當(dāng)然，目前的時(shí)間規(guī)劃還有很大的提高空間。
第一次優(yōu)化
1.電飯煲做飯是自動(dòng)的，又不耽誤做菜，所以可以一邊煮飯一邊做菜。
2.家里天然氣爐灶有兩個(gè)灶臺(tái)，而燒湯又不需要費(fèi)太大功夫，所以可以一邊燒湯一邊炒菜。
第一次優(yōu)化后，19:10就完成了所有任務(wù)，比優(yōu)化前節(jié)約了30分鐘時(shí)間。
第二次優(yōu)化
1.18:40同時(shí)開始三件任務(wù)有些吃力，應(yīng)該把時(shí)間分開一些。
2.在洗菜（包括淘米）之后，就可以做飯了。
于是調(diào)整時(shí)間如下：
這次優(yōu)化的不是任務(wù)時(shí)間，而是工作節(jié)奏——避免在一段時(shí)間內(nèi)過于繁忙。
但如果實(shí)際情況需要我們更加緊迫地完成任務(wù)，我們還能繼續(xù)提高速度。
第三次優(yōu)化
1.將洗菜分成兩部分，先洗青椒和肉，以便能盡快開始炒菜。
2.在炒菜的時(shí)候，用自來水自動(dòng)沖洗其他菜、用自來水自動(dòng)淘米。
3.炒青椒肉絲時(shí)，菜下鍋后翻炒5分鐘，就先把菜燒著，一邊做其他事情，偶爾回來翻兩下菜避免燒糊。
4.在翻菜的這段時(shí)間，先切好番茄，然后開始做番茄雞蛋湯，同時(shí)把淘好的米放入電飯煲，按下煮飯鍵。
5.搞定步驟4之后，在翻菜的這段時(shí)間繼續(xù)切油麥菜。
6.炒好青椒肉絲并盛菜后，繼續(xù)炒油麥菜。
像這樣，把時(shí)間又再次節(jié)約了20分鐘。
其實(shí)，我們完全不必這么急急忙忙。更好的做法是【提前】準(zhǔn)備。
第四次優(yōu)化
早上鍛煉的時(shí)候順便路過超市，把晚上要用的食材買了。
像這樣，17:30就開始做飯，不慌不忙，到18:40就完成了所有任務(wù)。
凡是能【提前】的事情，就盡可能地早點(diǎn)開始做。凡是有可以提高【效率】的地方，就要不斷去優(yōu)化。
啊，不可思議，這居然能讓我們節(jié)約了一半的時(shí)間！
到今天，我總算明白你之前說的“用【快+早】形成良性循環(huán)”了。
（五）時(shí)間記錄
到這里，我們已經(jīng)全面完成了時(shí)間優(yōu)化，接下來，我們更新一下時(shí)間表格。
接下來，在完成任務(wù)的過程中，還要記得不斷記錄時(shí)間：實(shí)際開始時(shí)間、實(shí)際結(jié)束時(shí)間、實(shí)際用時(shí)。
記錄“任務(wù)時(shí)間表”主要能為我們帶來3個(gè)好處：
1.可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)際時(shí)間和預(yù)期時(shí)間的差異，并采取改進(jìn)措施——比如加快效率。
2.可以越來越了解自己的行動(dòng)能力，多少時(shí)間能完成多少事項(xiàng)。
3.可以反思和調(diào)整時(shí)間的分配方式，不斷優(yōu)化行動(dòng)效率。
學(xué)完了“用甘特圖管理事項(xiàng)”，我們來總結(jié)一下。
現(xiàn)在，讓我們回到麗麗的案例，看看如何用甘特圖完成實(shí)際生活的事項(xiàng)管理。
情景分析
用甘特圖管理事項(xiàng)（2）
麗麗把“去廈門出差”的任務(wù)，分解成了30個(gè)執(zhí)行事項(xiàng)，但還需要做好“事項(xiàng)管理”——把“小石頭”裝到合適的“罐子”里，才能流暢地執(zhí)行。
（一）任務(wù)分解
用九宮格或者思維導(dǎo)圖，把“任務(wù)”分解成“可執(zhí)行事項(xiàng)”。
麗麗已經(jīng)完成了任務(wù)分解：
（二）任務(wù)整理
1.簡(jiǎn)單整理任務(wù)，把能夠放在一起執(zhí)行的任務(wù)歸類。
2.填寫任務(wù)時(shí)間表中的“計(jì)劃開始時(shí)間、計(jì)劃結(jié)束時(shí)間、計(jì)劃用時(shí)”字段。
首先，麗麗將可以放在一起執(zhí)行的任務(wù)歸類：（圖中藍(lán)色部分）
然后，麗麗開始填寫任務(wù)時(shí)間表中的“計(jì)劃開始時(shí)間、計(jì)劃結(jié)束時(shí)間、計(jì)劃用時(shí)”字段。
（三）制作甘特圖
在“甘特圖”模版的左邊寫出事項(xiàng)，并根據(jù)“計(jì)劃時(shí)間表”畫出事項(xiàng)的計(jì)劃時(shí)間段。
這一步，麗麗根據(jù)任務(wù)時(shí)間表，細(xì)化制作出甘特圖：
（四）時(shí)間優(yōu)化
1.優(yōu)化任務(wù)時(shí)間
2.優(yōu)化工作節(jié)奏
3.用【快+早】形成良性循環(huán)
麗麗開始優(yōu)化任務(wù)時(shí)間：
1.為了避免代理商貴人多忘事，在高鐵上（4.13日）就提前聯(lián)系他們。
2.在高鐵上空閑的時(shí)間比較多，可以提前查好旅游攻略，這樣到了廈門就可以盡情玩耍。
3.展會(huì)總結(jié)和展會(huì)報(bào)告的寫作時(shí)間比較緊張，可以在展會(huì)期間就提前寫出內(nèi)容框架，這樣可以提高之后的寫作效率。
4.回程的高鐵票其實(shí)可以在去的時(shí)候就預(yù)定了。
于是，改進(jìn)后的甘特圖如下：
（五）時(shí)間記錄
在完成任務(wù)的過程中，不斷記錄時(shí)間：實(shí)際開始時(shí)間、實(shí)際結(jié)束時(shí)間、實(shí)際用時(shí)。
最后，麗麗可以在后續(xù)完成事項(xiàng)的時(shí)候留意記錄，確保所有事情在合適的時(shí)間內(nèi)完成。
到這里，我們完整學(xué)習(xí)了任務(wù)分解和事項(xiàng)規(guī)劃。
我們可以看到，再復(fù)雜的任務(wù)，只要利用好任務(wù)分解和事項(xiàng)規(guī)劃工具，完全可以手到擒來。
學(xué)習(xí)了今天的方法后，你可以試著制定一些“學(xué)習(xí)成長(zhǎng)、職業(yè)發(fā)展、家庭教育”等方面的大目標(biāo)，然后分解執(zhí)行。
之前我們提到這樣一句話：
人生是無數(shù)長(zhǎng)期價(jià)值累積而成的結(jié)果——也就是說，通過實(shí)現(xiàn)一個(gè)又一個(gè)人生目標(biāo)，我們最終會(huì)成為自己想要的樣子。
