《高效能人士的時(shí)間和個(gè)人管理法則》164 頁(yè)

快速判斷干擾類型的有效工具是“開(kāi)門(mén)見(jiàn)山的問(wèn)題”。這些問(wèn)題僅僅是為了弄清干擾的要點(diǎn)：“嘟嘟，很高興見(jiàn)到你，我能怎樣幫你”，“什么風(fēng)把您吹來(lái)了”，”我能為你做些什么“等。

當(dāng)一個(gè)人打擾你，它們絕不會(huì)直接告訴你打擾的類型，所以你需要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地問(wèn)。本質(zhì)上說(shuō)，你是變被動(dòng)為主動(dòng)，成為”打擾“的人。其中隱藏的意思是快速地證明他們的打擾。他們會(huì)回答你它們的需求或者問(wèn)題，你可以立刻估計(jì)必要的優(yōu)先和時(shí)間去回應(yīng)他們并作出相應(yīng)的舉動(dòng)。

對(duì)于那些經(jīng)常交流的人，可以通過(guò)設(shè)計(jì)“一問(wèn)一答”的對(duì)話來(lái)避免干擾。這樣做，你便可以阻止來(lái)自他們的干擾，除非這事緊急重要。

I：

在我們?cè)袝r(shí)間計(jì)劃中，常常會(huì)被打擾。一是方面打亂原有優(yōu)先任務(wù)，影響到原有計(jì)劃的完成時(shí)間；另一方面是會(huì)影響注意力，降低效率。很多人都會(huì)有這樣的經(jīng)歷，本來(lái)全身心的在寫(xiě)一份報(bào)告，一個(gè)電話過(guò)來(lái)，把原有思路打亂了，又要重新梳理一遍。

當(dāng)有些打擾無(wú)法完全避免時(shí)，“開(kāi)門(mén)見(jiàn)山的問(wèn)題”作為工具，進(jìn)行快速的篩選是非常必要的。比如說(shuō)接到干擾電話時(shí)：“你好，我正在處理一些事情，請(qǐng)問(wèn)有什么事情么，請(qǐng)簡(jiǎn)單說(shuō)”其中上半句傳遞的信息是“我在忙”，讓對(duì)方意識(shí)到是在打擾；第二句，則是開(kāi)宗明義，讓對(duì)方簡(jiǎn)潔的的把事情講清楚，方便判斷是不必要打擾、必要打擾還是必要但不合時(shí)宜打擾。

反之，我們?cè)诖_實(shí)有事務(wù)需要打擾別人時(shí)，也應(yīng)盡量的“開(kāi)門(mén)見(jiàn)山”。

首先習(xí)慣說(shuō)“不好意思打擾了”；

其次和別人確認(rèn)，現(xiàn)在是否方便；

第三，盡快把需要溝通的議題簡(jiǎn)要說(shuō)明，如果很重要但并不是太急的事情，如果對(duì)方不方便，可以在電話中和對(duì)方另外約定一個(gè)方便溝通的時(shí)間。

A1：之前在集團(tuán)營(yíng)銷的工作，既要橫向與集團(tuán)各部門(mén)協(xié)調(diào)工作，又要縱向和項(xiàng)目營(yíng)銷溝通，每天電話不斷，但本身還有日常需要處理的很多事務(wù)。剛開(kāi)始接電話，都會(huì)事無(wú)巨細(xì)的溝通，其中還不乏是項(xiàng)目上打過(guò)來(lái)的電話，目的只是為了吐吐苦水，也會(huì)盡量扮演一個(gè)知心姐姐的角色，但經(jīng)常是手上的工作被影響。后來(lái)索性把有些需要專注做的事情，放到下班后相對(duì)清靜不受打擾的時(shí)間去做，但這樣延長(zhǎng)了工作時(shí)間，時(shí)間久了，個(gè)人工作狀態(tài)也會(huì)疲乏。

當(dāng)意識(shí)到工作中各種電話的打擾會(huì)是常態(tài)，如果不調(diào)整溝通模式，自己日常的工作狀態(tài)和計(jì)劃會(huì)被打亂后。將接電話的時(shí)第一時(shí)間客氣但是堅(jiān)定的說(shuō)“我正在處理一些事情，請(qǐng)問(wèn)有什么事情么？請(qǐng)簡(jiǎn)單說(shuō)”。

改變了模式之后，不但對(duì)單一電話的分類處理有了幫助：

1、 發(fā)現(xiàn)吐苦水的電話少了，即無(wú)效的干擾少了；

2、 必要的事情沒(méi)有錯(cuò)過(guò)，但是大家也都會(huì)盡量簡(jiǎn)明扼要的把需要溝通的事情講清楚；

3、 重要但是不緊急的事情，對(duì)方會(huì)主動(dòng)說(shuō)明需要一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)間溝通，我們會(huì)再約一個(gè)時(shí)間進(jìn)行專項(xiàng)溝通。

在無(wú)意識(shí)中應(yīng)用了“開(kāi)門(mén)見(jiàn)山的問(wèn)題”作為工具，對(duì)工作電話進(jìn)行快速篩選，提高了自己的工作效率。

A2：

我們現(xiàn)在日常工作、生活中會(huì)碰到的打擾主要有電話打擾，微信打擾，臨時(shí)的拜訪。面對(duì)這些無(wú)法避免的打擾，也都要應(yīng)用一些問(wèn)題工具：

1、 電話打擾。繼續(xù)應(yīng)用原來(lái)工作中的接電習(xí)慣，對(duì)電話進(jìn)行篩選。另外對(duì)推銷電話的處理，無(wú)用的推銷電話事后把電話號(hào)碼屏蔽掉。有用但并不急的，另外約定一個(gè)溝通時(shí)間。例如近期接到汽車保險(xiǎn)電話的時(shí)候，明確告訴他們近期不考慮，9月份再與我聯(lián)系，避免近期經(jīng)常打擾我。

2、 微信現(xiàn)在也會(huì)有很多無(wú)效的交流，不理會(huì)容易影響到很多關(guān)系的處理，一直關(guān)注有時(shí)很耗費(fèi)時(shí)間。從現(xiàn)在開(kāi)始，對(duì)于單純打招呼的微信，也會(huì)回復(fù)“你好，我在忙。如果有事情，請(qǐng)簡(jiǎn)單說(shuō)明”；

3、 對(duì)于臨時(shí)拜訪。明確告知對(duì)方接待時(shí)間，如：“我正在處理一些事情，只有**接待時(shí)間”，然后直入主題，并在約定的時(shí)間內(nèi)結(jié)束拜訪。

4、同樣，無(wú)論哪種形式，我要是會(huì)打擾的別人時(shí)。一，是主動(dòng)致歉，表明我知道是打擾到了別人；二，是盡快進(jìn)入主題；三、電話和拜訪打擾別人時(shí)，盡量在最初主動(dòng)和對(duì)方約定溝通時(shí)間，并在這個(gè)時(shí)間內(nèi)結(jié)束溝通。