你有沒有過這樣的體驗(yàn)：
做了詳細(xì)的 Todo List，卻只能一直看著它們變成「已過期」；
想著「今天一定要把這些事情做完」，下班了才發(fā)現(xiàn)還沒開始；
終于下定決心要全力以赴，卻老是被各種瑣事打斷……
很多人都有過這樣的苦惱：明明學(xué)了時(shí)間管理，也做了詳細(xì)的晨間日記、待辦事項(xiàng)、規(guī)劃和安排，但仍然覺得每天的時(shí)間都不夠用。該做的事情沒做，實(shí)際的效率也沒有提升。每天不知道忙些什么，下班了還剩一大堆瑣事，令人心煩。
更有甚者，做了詳盡的待辦事項(xiàng)，但每天有超過一半的任務(wù)都無法完成，只能眼睜睜地看著它們變成「已過期」。
日復(fù)一日，「過期」一欄，堆了滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)娜蝿?wù)，比「已完成」的還要多。
這種情況，自然很容易令人泄氣。
實(shí)際上，我見過不少人，就是因?yàn)檫@樣，索性破罐子破摔，連待辦事項(xiàng)和規(guī)劃都不做了，眼不見為凈——反正做了也沒什么用，還徒增焦慮。
后果呢？自然是生活越來越亂，效率更是不如從前。
為什么會這樣？是因?yàn)闀r(shí)間管理沒有效果嗎？
其實(shí)，是因?yàn)檫@些人，在最開始的時(shí)候就錯(cuò)了。
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不妨考慮一個(gè)問題：你每天能夠真正用來學(xué)習(xí)和工作的時(shí)間，有多少？
很多人會不假思索地回答：8 個(gè)小時(shí)。
朝九晚七，除去午休的兩個(gè)小時(shí)，剩下 8 個(gè)小時(shí)，看上去是沒錯(cuò)。
但實(shí)際上，真的有 8 個(gè)小時(shí)嗎？
其實(shí)，我們每個(gè)人對時(shí)間的掌控力，是非常差的。一方面，外界會有源源不斷的事件，來占用我們的時(shí)間和注意力。比如，老板突然叫你去辦公室里談話，同事臨時(shí)找你幫個(gè)忙，客戶又在微信上催你，開發(fā)告訴你上次的需求需要延期…… 諸如此類。
可以說，你的位置越高，每天要面對的瑣事就越多。它們無窮無盡，無法避免。
另一方面的阻礙，則源于我們內(nèi)在的自律能力。且不說刷朋友圈，聊微信，看網(wǎng)頁，抑或發(fā)個(gè)呆，有誰能夠保證在認(rèn)真工作的時(shí)候，能夠從頭到尾保持 100% 的專注和心無旁騖？
這是不可能的。
心理學(xué)家把人的注意力分成「主動注意」和「被動注意」。前者是主動集中注意力，后者是指對外界刺激自然而然的反應(yīng)，無需刻意付出努力。
最簡單的例子就是看劇。為什么很多人看劇，能夠一看幾個(gè)小時(shí)也不累？因?yàn)樗漠嬅?、聲音和情?jié)加在一起，構(gòu)成了一種強(qiáng)有力的新鮮刺激，時(shí)刻在調(diào)動著我們的「被動注意」。
反之，當(dāng)我們面對枯燥的工作時(shí)，就需要消耗認(rèn)知資源，將注意力聚焦在工作上，摒除其它念頭和外界刺激的影響。這就是「主動注意」。
主動注意的時(shí)間一般都很短，大部分成年人也就是 30 分鐘左右。
所以，你以為你在認(rèn)真工作，其實(shí)大部分時(shí)間，都是無意識浪費(fèi)掉的。
那么，剩余下來的，能夠集中精力做事的時(shí)間，究竟有多少呢？
這一點(diǎn)因人而異。但通常來說，如果能有 50% 的剩余，也就是每天 4 個(gè)小時(shí)，其實(shí)已經(jīng)相當(dāng)不錯(cuò)了。
這就是癥結(jié)所在。
你為每天安排了 8 小時(shí)的工作量，但實(shí)際上，你只有 4 個(gè)小時(shí)能夠去處理它們。當(dāng)然會覺得不夠用。
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如何解決這個(gè)問題呢？
我采用的方法，是利用「減法思維」。
什么是「減法思維」？
人是一種非常奇妙的動物：我們對于損失的敏感性，會遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于獲得，也就是所謂的「損失厭惡」。舉個(gè)例子，丟了 100 塊，給人帶來的懊惱，會遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于得到 100 塊帶來的快樂。
所以，如果你默認(rèn)「每天有 8 小時(shí)工作時(shí)間」的話，那么，你就會無休止地沉浸于「損失厭惡」之中——因?yàn)樵谝惶炖锩?，所有發(fā)生的事情，都是在占用和消耗你的時(shí)間。
你會覺得：老板怎么這么煩，好像話永遠(yuǎn)都說不完；同事怎么這么笨，講這么清楚還聽不懂；客戶怎么這么討厭，整天就知道催……
因?yàn)椋@些事情都是「計(jì)劃外」的。
每一次發(fā)生「計(jì)劃外」的事情，你都會感到：
它們在占用我的時(shí)間，害我計(jì)劃好的事情，又做不了了。
長此以往，會很容易變得焦慮、煩躁——而這恰恰又是影響我們效率的另一個(gè)因素。
更好的方式是什么呢？是一開始就告訴自己：
我沒有 8 小時(shí)可以用，我只有 4 個(gè)小時(shí)。
這樣一來，當(dāng)這些計(jì)劃外的事情發(fā)生時(shí)，你就可以心平氣和地告訴自己：這些都在計(jì)劃之中，是本來就要去做的。
這樣，你就可以找回自己對時(shí)間的「掌控感」。
只要每天能留出 4 小時(shí)工作，你的計(jì)劃就沒有受到影響。在這個(gè)基礎(chǔ)上，每多個(gè)半小時(shí)、一小時(shí)，對你來說，都是「賺了」。
曾經(jīng)有位媽媽在我的 Live 里面提問，說：和老人住在一起，上有老下有小，每天要服侍老人，照料孩子，非?，嵥椋瑤缀鯖]有多少自己的時(shí)間。想學(xué)點(diǎn)東西，又會時(shí)不時(shí)地受到打擾。怎么辦？
我告訴她：在這種情況下，你就要轉(zhuǎn)變思維。不要覺得「服侍老人、照顧孩子」是在「占用自己的時(shí)間」，你應(yīng)該把它們視作每天的硬性支出。試著考慮：在排除了所有的這些事務(wù)之后，每天能剩下幾個(gè)小時(shí)？
這些，才是真正「屬于你自己」的時(shí)間。
在這個(gè)基礎(chǔ)上，如果你能夠通過優(yōu)化流程、多線并用，縮短硬性支出，哪怕多省出 15 分鐘，也是你的盈余。
這就是「減法思維」。
它的本質(zhì)，其實(shí)用一句話就能說明：
如果今天就是你生命的最后一天，你會做些什么？
為什么叫「減法思維」呢？因?yàn)樗褪菍⑷蝿?wù)的安排，「減」到極限：
如果我每天只能有 4 小時(shí)的時(shí)間工作，我應(yīng)該如何安排自己的時(shí)間？
你會發(fā)現(xiàn)，一旦使用了這樣的思維方法，你看待時(shí)間、任務(wù)的方式，以及做規(guī)劃和執(zhí)行時(shí)的心態(tài)，都會完全不一樣。
你會變得更加平和，高效，更不容易感到焦慮和疲憊。
因?yàn)槟阒?，你的時(shí)間，始終都在自己的「掌控」之中。
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除此之外，「減法思維」，還有另外一種做法。
我們總是傾向于為一個(gè)任務(wù)安排較充盈的時(shí)間。比如，如果一項(xiàng)任務(wù)的最終 Deadline 是周五，我們往往會要求自己，在周四之前就把它做好。這樣，即使時(shí)間來不及，也可以有一天的時(shí)間順延。
但你有沒有發(fā)現(xiàn)：很多時(shí)候，即使我們安排了盈余時(shí)間，我們還是會拖到最后一刻才開工。很多時(shí)候，用一星期做出的效率和質(zhì)量，并沒有比用一天做出的結(jié)果，好多少。
這是一種非常常見的現(xiàn)象。在項(xiàng)目管理里面，叫做「帕金森定律」。
它指的是：在一個(gè)組織里，人們總會傾向于把任務(wù)排滿所有的可用時(shí)間。
簡而言之：如果一件事情的安排是較舒緩的，那么人們就會放慢做事的節(jié)奏，直到在時(shí)間即將結(jié)束時(shí)，才把它完成。
究其原因，是因?yàn)?，人永遠(yuǎn)是懶惰的。除非極其重要、極其緊急，否則，沒有人會樂意提前完成任務(wù)。因?yàn)槲覀兊拇竽X總是在尋找休息的時(shí)機(jī)，它會盡可能地占用所有可以占用的時(shí)間。
所以，如果一項(xiàng)任務(wù)需要 2 個(gè)小時(shí)，而你的安排是 4 個(gè)小時(shí)，那么大腦就會接收到這樣一個(gè)信息：這個(gè)任務(wù)可以慢慢做，不用急。它就會伺機(jī)要求休息。你可能會刷半天網(wǎng)頁，發(fā)一會兒呆，聊一會微信，直到時(shí)間差不多了才開工。
反之，如果你安排的時(shí)間，比任務(wù)本身要求的時(shí)間短，大腦就會進(jìn)入「火力全開」的模式——因?yàn)閷τ谖磥淼念A(yù)期告訴它，這個(gè)事情很急，如果放松的話，很可能完不成。
所以，為什么很多時(shí)候，我們最后一刻才開工，結(jié)果并不比提前做來得差？原因就是，當(dāng)我們提前做一件事情時(shí)，我們是沒有 100% 投入的——我們的大腦始終會有一個(gè)「不用急」的預(yù)期，這會大大降低它的專注力。
針對這一點(diǎn)，一個(gè)有趣的解決方法，就是：消除所有任務(wù)的「盈余時(shí)間」，給大腦一個(gè)嚴(yán)格和緊迫的預(yù)期。
簡而言之，如果一項(xiàng)任務(wù)要求 2 天完成，deadline 是周五，那么，不妨安排在周三開工，周五完成。并且告訴自己：
這項(xiàng)任務(wù)沒有任何盈余時(shí)間，一旦開工了就必須全力以赴，否則無法如期完成，后果將非常嚴(yán)重。
在這樣的壓力和預(yù)期之下，你對于執(zhí)行這項(xiàng)任務(wù)的動力，就會大大提升。
你會見縫插針地去尋找一切可以著手的機(jī)會，會提前做好準(zhǔn)備，會去優(yōu)化和縮短流程。
有些追求高效能的人，會有一個(gè)習(xí)慣：將手表撥快幾分鐘。道理是一模一樣的。通過給大腦一個(gè)預(yù)期，降低大腦的懈怠和惰性。
這樣一來，不但可以保證按時(shí)完成任務(wù)，也可以節(jié)省下大量的時(shí)間。
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最后，關(guān)于「減法思維」，提幾點(diǎn)需要注意的地方。
1. 了解自己的時(shí)間開銷
這兩種做法，建立在同一個(gè)基礎(chǔ)上：對自己每天有哪些「硬性支出」，注意力能集中多長時(shí)間，能有多少時(shí)間全力以赴，一清二楚。
所以，對于時(shí)間管理，我的第一個(gè)建議就是：先想辦法理清楚自己的時(shí)間開銷，做到了然于胸。
可以使用一些 APP（比如 Hours），也可以靠自己主動的記錄、回想、監(jiān)測，用數(shù)天到一兩周的時(shí)間，來建立自己的時(shí)間開銷模型。
2. 合理安排待辦事項(xiàng)
如何讓自己自己的 Todo List 安排更加科學(xué)、緊湊？我在以前的提到過我的「AFD 方法」，推薦使用。
這套方法，一方面可以將你的「整塊時(shí)間」和「碎片時(shí)間」共同高效利用起來，另一方面，也可以提高你對任務(wù)的分析和預(yù)判效果，做到胸有成竹。
3. 好的體能才能提高「減法」的上限
每天真正能夠利用的時(shí)間有多少？從某種程度上講，跟你的體能息息相關(guān)。
體能較弱的人，會容易勞累，也會降低可利用時(shí)間的上限。
無論什么方法，本質(zhì)上，都是在這個(gè)「上限」之內(nèi)，進(jìn)行最優(yōu)配置而已。如果上限本身就很低，你能實(shí)現(xiàn)的效益，也沒有可能提高。
所以，按時(shí)作息，注意飲食，多跑步，多鍛煉。
這比一切時(shí)間管理方法都管用。
