? ? ? ? 親愛的易效能小伙伴們，大家好！ ? ? ? ? ? ? ? ??
我是玉峰，三個標簽：易效能踐客，終身學(xué)踐客，行動派踐客
走過1.0,2.0，參與了大大小小不少的會議，今天在這里做個線上會議的總結(jié)，供大家參考！
接下來我將從：如何策劃、執(zhí)行會議；各個角色大臣如何開展工作；工具推薦等三個方面來給大家做個分享。
一、如何策劃、執(zhí)行、收尾會議
1.1先說策劃
在時間管理踐行過程中我學(xué)習(xí)了一本書，那就是戴維.艾倫的《搞定3》，我就是運用其中的理念來策劃一場會議：捕捉、明確意義、組織整理、深思、參與！
捕捉：會議前期 組建策劃核心群 收集本次會議的來自各個成員的想法、要求、期待 ，不去評判它對錯，統(tǒng)統(tǒng)收集。
明確意義：哪些是本次會議的關(guān)鍵信息，關(guān)鍵要求，我們本次會議的目的是什么，我們做到哪幾點會讓本場會議質(zhì)量瞬間提升？；
深思：執(zhí)行過程中，適時停下來思考，目前的進展，存在有哪些問題？如何精進？需要找哪些人重點交流一下。
組織整理：將收集的信息進行整合，整合的時候可以運用100講當中的 3個問句法：要不要做？要的結(jié)果是什么？下一步行動是什么？
參與：就是執(zhí)行整理后的行動清單
1.2 執(zhí)行
關(guān)于執(zhí)行，我用到了《賦能》一書中理念：共享信息 、充分授權(quán)，及時細節(jié)點贊。
共享信息：在會議籌備開始就會建立一個核心策劃群，隨著分享人，會議各個大臣確定，都需要在第一時間邀請進到群里，所有的信息溝通都在這個群內(nèi)：包括在做事過程中遇到的困難，需要得到的幫助。比方說有一次班會由1,10組承辦，1組組長找不到一個合適的男主持苦惱，在群里表達以后，10組組長馬上推薦了一位合適人選，團隊高效解決了這個問題，這叫有困難有需求要及時表達出來 做到信息共享對稱。
充分授權(quán)：會議工作收集整理之后，作為會議總負責人，不可能把所有的事情都攬在自己身上，我們不做老母雞，學(xué)會把工作授權(quán)交給主要負責人，負責人只要做到跟進，充分發(fā)揮每個人的特點能力。
及時地細節(jié)點贊：對于團隊伙伴的分享 成長的喜悅，給予及時真誠地細節(jié)點贊，他的分享好在哪里？他具體哪些方面有成長？另到團隊伙伴感受到團隊的歸屬感、自身的成就感，叢中獲得一份力量，專業(yè)的話說的話，通過這個嘉許環(huán)節(jié)，可以讓身體分泌出多巴胺、內(nèi)啡肽等積極的物質(zhì)，這些物質(zhì)可以讓我們獲得巔峰體驗的感覺！
1.3收尾
除了上面及時的嘉許之外
需要進行總結(jié)反思，形成會議記錄會議經(jīng)驗，歸檔，供下次會議時參考，這樣我們的會議在一個不斷精進的軌道上。
二、各個大臣如何開展工作
角色大臣主要有：統(tǒng)籌策劃 、主持人、時間大臣、錄音大臣、排麥大臣、記錄大臣、文字推送、宣傳大臣等
統(tǒng)籌策劃：
1.協(xié)調(diào)內(nèi)外部資源,與團隊共享信息。
2.組織策劃主題、起草并優(yōu)化流程。
3..組建籌備團隊，并賦能各個角色。
4.制定時間軸，推進任務(wù)進展（運用每日青蛙）
5.參與彩排，給予反饋建議。
6.參與會后總結(jié)，不斷精進。
7.有應(yīng)急救火方案。
1，2，5，6項為基礎(chǔ)項，后面幾項是加分項。
主持人：
主持人是整場會議的靈魂人物，也是會議成敗的關(guān)鍵！
1.提前準備完整版會議主持稿。
2.提前試麥（有時候軟件升級會導(dǎo)致操作方式改變的情況，提前試麥應(yīng)萬變）
3.完成1次以上其他成員參與情況下的彩排。
4.提前了解流程，把握節(jié)點，與參會的關(guān)鍵人員做事先充分溝通。
5.激情高能專注主持會議，靈活應(yīng)變各種突發(fā)情況。（每個人分享時抓關(guān)鍵字和重點，用自己的語言提煉一下進行總結(jié)，把握會議氣氛和節(jié)奏等）
6.有應(yīng)急救火方案。
7.參與會后總結(jié)，不斷精進。
前面3項為基礎(chǔ)項，后面幾項是加分項。
時間大臣：
時間大臣與排麥大臣協(xié)作工作，是整場會議的時間控制中樞！
1.確定時間提醒方式（a聲音提醒 ：音樂、定時器、敲打聲等b文字提醒 c提醒原則：清晰而不打擾 ）
2.參與1次以上有反饋的試麥。
3.制作每個環(huán)節(jié)時間節(jié)點表，并與籌備組人員共享。
4.補充：時間短的，如分享時間3分鐘/人，那在 30秒提醒一次，3分鐘時間到提醒一次；時間長的， 如 分享時長有20分鐘，可以在剩余10分鐘節(jié)點提醒一次，剩余5分鐘節(jié)點提醒，時間到提醒；（備注：如果主講人有時間要求的提醒，可以協(xié)助幫忙）
前面3項為基礎(chǔ)項，后面幾項是加分項。
排麥大臣：
時間大臣與排麥大臣協(xié)作工作，是整場會議的時間控制中樞！
1.會前收集所有參會人員地聯(lián)系方式（電話、微信至少其一）
2.會前一天溫馨提醒發(fā)言人員
3.會前當天提前15分鐘聯(lián)系確認
4.會中發(fā)言嘉賓排麥確認，確保按時按序上麥。（建議用文字形式排麥，舉例：下一位請“”某某某“”準備，收到請回復(fù)666）
5.制作每個環(huán)節(jié)時間節(jié)點表，并與籌備組人員共享。（根據(jù)會議流程表和分享參與人數(shù)和分享時間，列出每個分享的時間點，便于參會人員根據(jù)輪到的時間進行有效的參與會議）
1，3，4項為基礎(chǔ)項，其他項是加分項
記錄大臣：
1.會前收集發(fā)言稿
發(fā)言稿收集小技巧：
a使用石墨 編輯好發(fā)言稿收集的框架，發(fā)送至群里或私信給個人收集發(fā)言稿。
2.會后整理完善發(fā)言稿并提交至籌備群
3.會議記錄內(nèi)容要求高的要有：會議時間地址、會議完整版的流程 、實際參會人總數(shù)等
4.整理精簡版的金句文章，方便會后宣傳。
5.補充：工具推薦：石墨文檔（多人實時在線編輯軟件）；訊飛（錄音及語音轉(zhuǎn)換文字軟件）；YY、易錄、印象筆記（錄音軟件）。
1,2項為基礎(chǔ)項，其他項是加分項
錄音大臣：
1.錄制當天會議的全部內(nèi)容
2.以最快的時間提交至籌備群
3.分段錄制
彩排片段；會議當天的分段錄制；會后總結(jié)錄制等
4.補充：推薦工具：YY，易錄，印象筆記，喜馬拉雅（在YY開會的首選YY錄音，YY錄音需要電腦版才可以）
1,2項為基礎(chǔ)項，其他項是加分項
文字推送：
1.試麥且會前操作一遍。
2.會議中抓取關(guān)鍵精彩句子，文字形式推送至屏幕中。
3.會前拿到發(fā)言稿，對發(fā)言稿有初步了解。
4.發(fā)言完畢10秒之內(nèi)把精彩句子呈現(xiàn)。
1,2項為基礎(chǔ)項，其他項是加分項
宣傳大臣：
1.會議前3天制作完整海報或視頻
2.會前1-2天全覆蓋地大肆宣傳
3.會后宣傳
1,2項為基礎(chǔ)項，其他項是加分項
三、工具推薦與小技巧
1.石墨 記錄大臣可以用于收集發(fā)言稿
2.訊飛語記 記錄大臣可以快速轉(zhuǎn)換發(fā)言人的內(nèi)容
3.YY語音 喜馬拉雅 印象筆記錄音 都是錄音大臣可供選擇的神器
最后做個小結(jié)：
1.在會議策劃時應(yīng)用搞定3中獲得掌控5步法：捕捉、明確意義、組織整理、深思、參與
2.在執(zhí)行階段，應(yīng)用《賦能》的理念，讓整個團隊運轉(zhuǎn)起來，一群人為同一個目標使力。
3.在收尾階段，應(yīng)用項目管理的方法，把有價值的信息歸檔，供下次會議參考。
4.各個角色大臣，各司其職，緊密協(xié)作是會議高效高質(zhì)量運轉(zhuǎn)的保障。
5.工具重新定義這個世界，用工具提升會議效能。
