任務管理系統(tǒng)
1. 困惑
每天都很忙但不知道自己在忙些什么的人，是這個世界上獨特而又普通的一類人——「正?！谷?；知道自己在忙什么的人其實并不「忙」，我們一般稱這類人——牛人。
為了證明你是「正?！谷?，列舉幾個典型問題，歡迎對號入座：
每天都在忙碌中度過，好像沒有一點自己的時間；
忙碌之外的大部分時間都處在焦慮中， 總擔心項目沒有進展；
任務的結(jié)果時常與自己最初的期望相差甚遠；
時間嚴重碎片化，根本沒有時間和心情靜下心來思考。
作為現(xiàn)代社會的一員，我們很難享受得到古代人輕易就能獲得的“慢節(jié)奏” 生活。系統(tǒng)化的時間管理方法提出已近20年，進化論者也給時間管理方法論劃分了5代，“時間管理”類文章更是層出不窮，但大多都是抓住某一個點做文章，比如GTD理論、基于GTD等方法論的時間管理工具（這個已經(jīng)被講濫了）、清單、番茄工作法等等。然而，真正通過學習這些東西，就徹底改善自己的工作生活的人卻沒有多少。作為學習使用時間管理十余年的“中年鳥”，我自然也經(jīng)歷過這些紛紛擾擾。一方面是因為學習資源的良莠不齊，另一方面，現(xiàn)代人的學習能力堪憂。但歸根究底，是因為「系統(tǒng)化」不全面，「客制化」不徹底。
我們在時間管理方面沒有做好，往往是整個任務管理系統(tǒng)中的某幾個環(huán)節(jié)出了問題。例如，目標不明確，方法不得當，工具不適宜等等。也就是說，只往一處使勁，解決不了系統(tǒng)性的問題。時間管理看起來簡單，實際至少包含了項目管理、精力管理、目標管理、決策與行動等方面的內(nèi)容。好的任務管理系統(tǒng)，必須從基礎搭建開始。
時間管理是為「目標」服務的，這就決定了我們每個人在應用時間管理方法時是具有多樣性的。也就是說，照搬別人成功的經(jīng)驗，一般來說效果不好。不單是照搬別人的方法起不到應有的效果，不同的時機、場合和條件下，也適用于不同的方法/工具——時間管理是一個動態(tài)的過程。
2. 準備
在開始建設我們的任務管理系統(tǒng)前，需要先搞好基礎建設。就像小說中修煉神功一樣，需要掌握基本的任務管理心法，才能避免在找方法、找工具的過程中迷失自己。同樣地，咖啡廳里談事情，KTV里大膽用難聽的歌喉唱歌，自習室里寫作業(yè)，餐廳里吃飯等等這些再自然不過的事情離不開環(huán)境的影響，創(chuàng)造適宜任務處理的環(huán)境也是很重要的一環(huán)。
2.1任務管理心法
要事第一
一天的工作失衡，與整個人生失衡，本質(zhì)沒有差別，只是數(shù)量的積累導致質(zhì)變而已。談到任務處理的優(yōu)先級，往往第一印象是通過“四象限法則”判斷事物的緊急重要程度，然后按一定順序（下圖中的1～4）執(zhí)行。
然而，四象限法則的缺陷也很明顯，區(qū)分重要性和緊急度就是一件很難的事情，需要綜合考慮自身長遠目標與相關(guān)人的期望。（項目管理中叫“干系人”）因此，我們應該從避免瑣事優(yōu)先的角度解決這個問題。
為什么瑣碎/不重要的事情會被我們優(yōu)先執(zhí)行呢？
因為瑣碎的事情具備三個有利于執(zhí)行的特點：
簡單明確：根本不用動腦筋，直接做就是了；
即時滿足：做完這件事很快就能看到效果，比如刷新聞、看抖音，要么帶給你縱覽全球的充實感，要么讓你哈哈一樂，太爽了!
沉沒成本：瑣事只要開了頭，就很容易剎不住，陷入時間黑洞，當意識到需要改變時，卻往往因為已經(jīng)投入那么多時間精力，索性做完這件事再做更重要的事吧。
另外，當時的心情也影響了你的行為，“心情舒暢好干活”就是這個道理。
那么，如何做到“要事第一”呢？簡單！只需要把“要事”當作“瑣事”來做，使其具備瑣事的上述特點就可以了。具體為：
簡單明確：將重要的事務分解為具體明確的單步操作；
即時滿足：將大的任務分解為明確的步驟后，每完成一個就會有一步的成就感；
沉沒成本：充分利用這一點只需邁出行動的第一步，開個頭，然后靜待沉沒成本讓你停不下來。
總結(jié)：對于確定要做的任務，力求將其分解為具體明確的單步操作。
習慣的養(yǎng)成
習慣對于一個人的影響是無形而又巨大的，習慣無處不在，而又很難被自己感知到，改變固有習慣對每個人來說都是一項挑戰(zhàn)。習慣是指積久養(yǎng)成的生活方式，我們在做一件事的過程中，處處透露著自己的習慣。比如，寫字時右手拿筆，靜坐時左手不自覺地托腮，說話總喜歡說emmm，工作總會拖到最后一刻…… 數(shù)不勝數(shù)，習慣帶來的好處是可以在很多細枝末節(jié)方面無需經(jīng)過大腦思考，自動自發(fā)的作出一些反應，壞處也很多。
習慣的養(yǎng)成絕不是只需要堅持21天就能達成目標。需要也值得你去好好研究一番，在這里分享一些心得：
習慣是非常私人的東西，決定要培養(yǎng)好習慣時，切忌隨大流，要根據(jù)自身實際情況進行定制，方向要對，簡單說就是要對實現(xiàn)你的長遠目標有所幫助。
培養(yǎng)習慣不是一項孤立的工作，需要調(diào)整好自己的工作生活安排，做好心理準備，習慣的培養(yǎng)才能水到渠成。
習慣養(yǎng)成過程，不怕很多天沒見進步，就怕你因為某幾次中斷而放棄了這個習慣。
學會取巧：讓自己享受到這個習慣帶來的好處，而不是被動且痛苦地堅持。
遠離拖延
要說這個世界上最流行的“傳染病”是什么，我一定會投「拖延癥」一票。簡直防不勝防，無孔不入。表面上看，很多的拖延現(xiàn)象是由于自己太過猶豫，做事不夠果斷。從這個層面入手去解決拖延的話，可以參考以下原則：
不必追求完美：告訴自己，很多情況下完美只是錦上添花，并不能決定事情的成??；
不怕選錯，臉皮要厚：偶爾的決策失誤算不了什么，跟你要達到的結(jié)果相比，及時糾偏比好面子一錯再錯強太多；
不要貪多：做事有邊界，不要妄想做一件事解決一簍子問題；
不做濫好人：違背自己意愿，無條件配合別人只會讓事情充滿變數(shù)而又無能為力，時間都被別人占用，怎么可能達成自己的目標；
定個小目標：為自己正在做的事定一個小目標，具體的那種，比如“賺它一個億！” 有了目標的指引（當然了，目標也有好壞之分，制定目標也是有講究的，在此按下不表），相信會減少很多猶豫不決。
往深了說，拖延是一種心理現(xiàn)象，《拖延心理學》中提到：拖延的本質(zhì)是沒有學會與自己相處。解決拖延的關(guān)鍵步驟就是要使自己具備彈性應變能力，具體方法建議去完整閱讀一遍此書，沒有時間的話，就算看一遍提綱也會有所收獲。
“忙碌”的管理者
對于管理一個團隊的人來說，有個“坑”必須要說一說。俗話說，不在其位不謀其政，但更重要的是：「在其位，要謀其政」。管理崗位就應該做好該做的事。但很多管理者都有意無意的變成了救火員，長遠來看，非常不稱職。關(guān)于如何避免自己瞎忙，推薦仔細閱讀一本小書《別讓猴子跳回背上》，在這里把個人實踐過程中總結(jié)的幾條經(jīng)驗分享給大家：
最優(yōu)先的事就是幫助部屬制訂并實施有效的計劃：將帥和班排長的區(qū)別就在這里，你是要帶領(lǐng)一幫能人打仗還是自己發(fā)號施令，別人只是被動執(zhí)行，完全取決于你的格局。況且，如今90乃至00后逐漸成為主流的今天，沒有幾個人會愿意聽人發(fā)號施令。最好的方式就是幫助團隊成員成長為「管理者」，特別是管理事務的人。
目標明確，杜絕無效勞動：目標明確的重要性不用多說，這里強調(diào)一下杜絕無效勞動的意義。自己一個人的時候，偶爾有些無效勞動算不了什么，但你想，如果是一個團隊總是隔三差五地產(chǎn)生一些無效勞動，損失可就大了，對你對團隊成員來說都是一種浪費。有人問，什么才是無效勞動？簡單說，不能直接或間接為目標服務的行為都算無效勞動。
注重培養(yǎng)和規(guī)范團隊的工作習慣：天底下非常自律的人注定是稀有物種，“在同一條船上”的團隊成員因為“大鍋飯”更容易變得不夠自律，所以需要管理者重視培養(yǎng)員工的各種工作習慣，把“最佳實踐”分享給TA，維系團隊的良性發(fā)展。
“免打擾”原則
相信大家都有這種體會：往往自己獨處時沒什么問題，一旦在一個團隊中工作，總是會被各種打擾?！秳e讓猴子跳回背上》同樣適用于你，這里分享幾個具體方式：
想盡一切辦法減少中斷、任務切換、注意力碎片化、多余的路程以及低效的溝通方式和重復性動作；
同類的事務集中處理，可以解決一部分切換導致的浪費；
委托他人辦理的事，要前置，避免被拖延；
正式的溝通盡量集中一次進行，減少反復的溝通，使用書面溝通減少推諉現(xiàn)象。
自己狀態(tài)最好的時候要用在刀刃上，去挑戰(zhàn)需要專注和思考的事務；
避免被催問的方式是主動告知對方完成期限及階段性的反饋；
“最小化”原則
很多情況下，你會不自覺地投入大量精力在“干活”之外的內(nèi)容上，比如做記錄時，寫事無巨細的流水賬，仿佛記錄比實現(xiàn)目標花的時間還多，當然，必要的記錄除外。做計劃，一個計劃幾千字，仿佛計劃寫完了， 目標隨之就能實現(xiàn)，當然，基本的計劃還是要有的。研究各種效率軟件，這是一個巨坑，特別針對現(xiàn)代的接觸各種數(shù)碼產(chǎn)品的一類人，最容易陷入這個大坑而不自知。大量的時間精力財力都耗費在了工具本身上（我以前就是這樣的）?？偨Y(jié)：準備工作要緊緊圍繞目標來定，不做額外的投入。
2.2 創(chuàng)建高效的環(huán)境
如何快速進入工作狀態(tài)？
萬事開頭難，經(jīng)驗表明，一旦開始干正事，你就會大概率完成這件事。所以如何快速進入工作狀態(tài)變得非常重要，這里引用《小強升職記》作者鄒鑫在一篇文章中分享的方法：
先用計時器或者番茄鐘設置一個倒計時（比如15分鐘），主要為了避免準備過頭而陷入時間黑洞；
列出今天的計劃，標記最重要的一兩件事，并且預估花費的時間；
對這一兩件重要的事進行任務分解，就像前文說的那樣，分解成具體的單個步驟集合；
準備適宜的工作環(huán)境，比如備好水，去掉干擾因素（聊天軟件、桌面上暫時無用的物品），具體例子下文詳述；
用一兩件瑣事熱身，避免自己“知難而退”；
狀態(tài)調(diào)整好后，正式進入攻堅戰(zhàn)，做正事。
專注時間
進入專注狀態(tài)后，做事的效率質(zhì)量就會顯著提高；相反，如何過程中不斷開小差，天馬行空的亂想，或者看看網(wǎng)頁、聊聊天，就會把整塊的時間切割成了碎片，價值大大縮水，只能用來做做瑣事。
因此，最重要的就是按照上文中提到的快速進入工作狀態(tài)的步驟，無腦執(zhí)行，專注15分鐘，你會停不下來的。在私人環(huán)境中或者工作條件允許的情況下，可以開啟“白噪音”類的軟件，能夠幫助自己更加容易地進入專注狀態(tài)，比聽歌效果好太多了。
快布置一套屬于自己的GTD Style桌面環(huán)境吧
核心原則是主動從環(huán)境中排除潛在的干擾因素。
先從最簡單易行的做起，我給自己的文件欄劃分了區(qū)域，分別標記為“inbox”、“On going”和“Trash”，這三個格子的作用如下：
inbox：用于臨時存放所有接收的紙質(zhì)材料，也就是任務的輸入，等待下一步處理；
on going：也就是正在進行的內(nèi)容，主要放置當前工作相關(guān)的參考資料；
Trash：用來放置已完成項目且有歸檔備份的材料，等緩沖期（我一般兩周清空一次）過后，清空，不保留任何無用材料。
好了， 這個小例子只是用來拋磚引玉，下面，我們一起欣賞一下大神的桌面布置，希望可以從中汲取靈感，用在自己的桌面上（包括工作環(huán)境和家庭學習環(huán)境）。
這是一個非常典型的 GTD Style 桌面。完美匹配GTD的理論，即接管了其中的“收集 →整理” 環(huán)節(jié)，現(xiàn)代人每天面對的信息媒介類型多種多樣，有用的信息資料也呈碎片化趨勢， 「收集」這一步顯得尤為重要，列舉幾點：
紙質(zhì)文檔：例如合同、流程表單等，拿到后直接放入桌面的收件欄中；
紙質(zhì)資料：是指除上述需要流轉(zhuǎn)的一次性流程文件外，后續(xù)還會有利用價值的參考資料，工作成果存檔。會定期通過掃描儀（對于輕量化使用的話，完全可以通過手機掃描軟件辦到）電子化，存檔在電腦中，不至于積攢太多實體資料占用寶貴的空間。
需要分類標記的實體內(nèi)容：目視化管理是個好東西，對于實體內(nèi)容，使用標簽機打印各種標簽把抽屜、文件欄等區(qū)分開，會讓自己隨時保持從容。當然，對于輕量化應用，也可以用彩色貼紙自己寫。
電腦：現(xiàn)代人辦公學習離不開電腦，除了替代一部分過程處理以外，還有很重要的收集和歸檔的作用。需要合理利用軟件、文件夾等工具做好規(guī)劃。同時，??注意備份，注意備份！
紙質(zhì)筆記本/便簽本：雖然無紙化辦公是大勢所趨，但準備一個簡單易用的紙質(zhì)筆記本也是非常有必要，因為它不需要開機，拿起來就可以記錄，所以一般我都用紙質(zhì)筆記本做兩件事：閱讀紙質(zhì)材料或者自己思考畫草圖時使用（目前最滿意的是那種A5大小“鋼夾PP板分類活頁本，可以買替芯的那種”），另外，使用便簽作為臨時標記工具。
輔助類：各種小工具、水杯、咖啡、綠植、各種擺件都可以點綴你的高效生活。
下面以另一張 GTD Style桌面（來源已不可考，侵刪）為本章結(jié)尾，看到這里就開始行動吧！注意一點：切忌生搬硬套，如果范例中有任何用不到的內(nèi)容，請果斷去除。
3. 典型任務管理流程
3.1 初篩
工作是做不完的，而時間有限，所以我們面臨的第一個問題就是“做，還是不做？”當你遇到一件任務時（別人委托或自己想到要做），首先根據(jù)2.1中的要事第一原則，把無意義的事情篩掉，然后從以下兩個維度對照留下來必做的任務：
什么時候做？ 即從開始/完成日期維度考慮，是當天就要完成還是近期（本周）或者將來完成。
需要什么資源？即從資源需求的維度，是否需要借助其他人力、物力或者空間來完成，這樣在任務開始前就需要確認這三類資源是否在可用狀態(tài)，避免干等。
篩選時間可以是每遇到一件對照一次，也可以是小批量進行，取決于當時的情景。完成初篩工作以后，你就得到了具備“必做”、“關(guān)聯(lián)需求明確”特性的任務了，把它們放入收件箱（可以是筆記本、清單等形式），繼續(xù)下面的步驟。這里說明一下，為什么不把GTD流程中推崇的“收集”作為第一步？答案就是，只有「日理萬機」的人才需要先一股腦的收集，對于普通人來說，做好預處理再收集反而可以壓縮準備工作的周期，而不是盡管任務全部放入收件箱了，但由于不確定性導致自己心里沒底。
不出意外，一天下來，你應該會有幾件必做的待辦事項了。不用等一天結(jié)束，隨時可以開始進行第二步——計劃。
3.2 計劃
回想一下，你是否遇到過這個場景：“現(xiàn)在狀態(tài)非常好，干勁十足，但總是不知道從何做起，迷茫失措。最后在猶豫中度過了黃金時段，徒增煩惱?！?根本原因在于，你沒有事先規(guī)劃，沒有了計劃的指引，就沒有方向感，再努力也使不上勁。計劃好比那張路線圖，可以隨時糾正你的行動，從而達到你想要的目標。
那么，如何做出有效的計劃呢？
人類早已“發(fā)明”了多種多樣的計劃方法，比如：滾動計劃法、關(guān)鍵路徑法等非常成熟的方法。滾動計劃法：顧名思義，這種方法是根據(jù)計劃執(zhí)行情況和環(huán)境變化，動態(tài)調(diào)整和修訂未來的計劃，具有「近細遠粗」的特點。關(guān)鍵路徑法：是從整體的角度考慮到達目標所需要經(jīng)過的幾個關(guān)鍵節(jié)點，節(jié)點之間有嚴格的邏輯關(guān)系，在大型項目管理中經(jīng)常用到。
大事做大計劃，小事做小計劃，請不要拘泥于計劃的形式，萬變不離其宗，計劃的本質(zhì)就是確?！阜较蛘_」以及「行動落地」。因此，無論你采用什么方式做計劃，要優(yōu)先考慮如何實現(xiàn)以上兩個目標。具體來說，可以通過掌握計劃的基本要素和全過程的控制手段來保障：
計劃的基本要素：
當前狀態(tài)：明確目前所處的位置，與目標的差距在哪里；
明確方向：要做什么？向哪里前進；
誰來做：明確任務執(zhí)行人；
具體行動：需要做哪些事情來達到計劃目標；
實施周期：整個計劃需要用多久完成；
做事的方法流程：任務執(zhí)行的標準步驟是什么？按最佳實踐來做；
預算成本：為保障計劃順利進行，需要投入多少資源。
計劃控制分為事前（做計劃時）控制、事中（執(zhí)行計劃時）控制和事后（執(zhí)行完成后）控制。
事前控制
計劃是神圣的，要確保放入其中的每件任務都是值得做的，同時，對模糊不清的任務進行分解，使其具體化、量化，并將執(zhí)行者落實到人（自己或他人）。如何才叫具體化、量化？一個簡單的判斷標準是，計劃中的每個任務是否都是單一的具體行動（動詞）。
事中控制
辛苦做完一份計劃后，接下來要做的不是按計劃執(zhí)行，而是要先給計劃設定幾個關(guān)鍵節(jié)點（里程碑），可以是對整個計劃影響最大的幾件任務，以便及時檢視執(zhí)行情況，并且能夠適時地調(diào)整計劃。因為，沒有哪份計劃是完美的，總會隨著事情的推進，冒出更多的想法和問題，然后修正計劃以匹配實際情況?！@才是“計劃不如變化快”的真諦。
事后控制
任務做完了不要只是簡單的劃掉，這可是一塊「大蛋糕」，問自己幾個問題：
完成的結(jié)果與期望得到的目標有沒有差距？
為什么有差距？是哪里的問題？
下一步的行動和后續(xù)預防措施是什么？
不要小看事后的總結(jié)，不積跬步無以行千里，為什么有些人做計劃迅速有效，執(zhí)行起來從容不迫，結(jié)果令人滿意呢？在于不斷地從“計劃-執(zhí)行-檢視”過程中獲取養(yǎng)分，提高自己。
總結(jié)一下，做計劃其實就是在完成任務的初篩后，將必須要做的任務構(gòu)建成一個個框架（項目主線），明確每個節(jié)點行動內(nèi)容、開始/截止期限，并通過全過程的控制手段確保計劃的有效性。
3.3 執(zhí)行
一般我們在計劃階段將各類任務以時間/資源維度列入清單（清單的用法下文會詳細描述）中，相信其中的條目不會少，因為我們有太多的事情想做。那么，具體該如何執(zhí)行呢？
前文說過，計劃是一個包含任務及節(jié)點的框架，那么決定目標實現(xiàn)程度的往往是計劃中那些最重要的任務。所以，我們應當區(qū)別對待，這里引用臺灣著名幸福行動家張永錫的說法，稱之為「青蛙」。也就是我們每天最重要的事就是吃掉那只「青蛙」。（畫面太美，不敢想象）
具體步驟為：
找到當前環(huán)境（資源）下，可以執(zhí)行的任務列表；
從中確定1～3件最重要的事；
按照2.2章中“快速進入工作狀態(tài)”的步驟做熱身準備；
用自己的最佳狀態(tài)吃掉那只最難啃的「青蛙」，必要時使用番茄工作法（下文詳解），勞逸結(jié)合；
根據(jù)空余時間及自身狀態(tài)，執(zhí)行列表中剩余的任務；
兩件任務之間設置一定的中斷便于平滑切換；
3.4 回顧
不同于GTD理論中“定期回顧”的方式，在這里推薦「即時回顧」。也就是說，盡量在任務階段性完成時就進行回顧，這時所有細節(jié)還能記起，趁熱打鐵，總結(jié)起來不費力。當然，如果你同時開展的項目過多可以通過調(diào)整回顧的粒度（詳細程度）來實現(xiàn)，對于團隊Leader來說，也可以把初期總結(jié)回顧授權(quán)給節(jié)點負責人。
總結(jié)的具體方式就是問自己/團隊以下幾個問題，找到改進點并及時記錄下來：
完成的結(jié)果與期望得到的目標有沒有差距？
為什么有差距？是哪里的問題？
下一步的行動和后續(xù)預防措施是什么？
3.5 改進
定期將積累下來的改進點或問題點轉(zhuǎn)化為下一步計劃的輸入，避免在下個項目中重蹈覆轍，進而達到提升效率的目的并能節(jié)約自己寶貴的時間。更為重要的是，要善于提煉和完善本項目做事方法的框架，形成最佳實踐。有人喜歡叫它“小系統(tǒng)”，我更傾向于命名為最佳實踐，而且這些「最佳實踐」一定要逐步培養(yǎng)成習慣才能真正起作用。
到了這里，相信你會明白，提高效率節(jié)約時間，僅僅是任務管理的「副作用」，核心是解決問題、達成目標。所以我把這篇文章稱為 “任務管理”而不是“時間管理”。為了便于理解和掌握，我將以上幾個流程圖形化展示在這里：
4 任務管理工具
工具的選擇，講求維度匹配，多大的事就用多復雜的工具，「降維使用」往往會造成在工具本身花費的時間精力大于做正事，得不償失。舉個例子，OmniFocus是被廣泛推崇的一款時間管理軟件，如果你用它來管理你的購物清單等瑣碎的事情，反而會干擾你「統(tǒng)攬全局」。同時，也會因為OmniFocus這類軟件的復雜度高的屬性，不能夠「最快」的收集。因此，工具的選擇切忌盲從，應該根據(jù)自身的需求去選擇，并且考慮工具使用成本。
時間成本：尋找合適的工具，學習如何使用，建立相應環(huán)境所花費的時間精力因人而異，但在初期是一項不可忽視的成本。
經(jīng)濟成本：購買相關(guān)的軟件、工具，甚至是平臺（有人因為一個app買了MacBook，別問我怎么知道的）的費用。有些還會帶來相關(guān)聯(lián)的花費；
沉沒成本：考慮到個人的管理是一件長期的事，需要考慮工具的普適性，在工作生活環(huán)境變化的情況下是否適用，切換的成本高不高。
本文不能代替你做決定，但可以通過介紹各類流行的工具組合，幫你少走一些彎路，節(jié)省你的時間/經(jīng)濟成本。
4.1 清單
清單對于大多數(shù)人來說，是個熟悉而又陌生的工具，它無處不在，但又總被人忽略。
相信上圖中的列表每個人都用過，是的，清單的形式就是這么簡單，但能把清單「用出花兒來」的人卻不多，因為它的用法不簡單。
清單的用法概括成一句話就是：采用電紙結(jié)合形式，以去偽存真的態(tài)度添加任務至清單，使用項目式的方法去運用它。
電紙結(jié)合：如何你的日常工作生活離不開電腦，建議以電腦App為主，紙質(zhì)清單為輔的形式使用清單，可以方便在各類清單錄入、切換以及轉(zhuǎn)移任務，極大地提高使用效率。
去偽存真：不要把無價值的「任務」放入清單，具體通過3.1粗篩保留必做的任務至清單，同時使用3.3執(zhí)行中「吃青蛙」的方式標記重點任務。
項目式運用：不要人為割裂清單，什么是割裂清單？就是指所謂按照職責空間或者領(lǐng)域來劃分清單，例如工作清單、家庭清單、學習清單等等。表面上看劃分的井井有條，執(zhí)行時你就會發(fā)現(xiàn)，很少有任務能夠完全獨立，總會有需要在各領(lǐng)域間交叉的任務，之前劃分的越細，越明顯。所以，這種清單分類方式不如不分，但所有任務都集中在一個清單中也是不科學的，清單還是要分類的，不過要以「項目式」劃分清單，因為你將要做的事情都可以找到一個目標，為實現(xiàn)這個目標而需要做的所有任務的集合稱為一個項目，同一項目中的各項任務間的關(guān)聯(lián)度最高。具體應用方法為：
計劃階段，使用目標名稱劃分清單，并將所有有助于目標實現(xiàn)的任務羅列進去；
執(zhí)行階段，根據(jù)預先設置的里程碑和關(guān)鍵節(jié)點，使用「吃青蛙」的方式優(yōu)先攻克重點任務；
總結(jié)：主動（帶著目標）運用，遠勝被動（接受）機械性執(zhí)行。
對于清單工具的選擇建議：
Windows 用戶：Microsoft to-do
macOS 用戶：Clear、TaskPaper（極客專用）、滴答清單
全平臺：支持markdown語法的文本編輯器，如 Typora
紙質(zhì)筆記本
4.2 日歷
想象一下，我們每個人每天都有24小時而且每天都會花掉它且不能結(jié)轉(zhuǎn)，花三小時做項目A，一小時做溝通，兩小時娛樂，八小時睡眠……，如果把它們的開始截止時間體現(xiàn)到日歷中，我們的一天就是由大大小小的時間塊組成，那么日歷其實算是一種圖形化的清單。
@Busycal典型日歷界面，按日/周/月/年及列表的形式展示
日歷的價值體現(xiàn)在用圖形化的方式便捷展現(xiàn)了你的可用時間在哪里，是否有任務重疊（同一時間很難做兩件事），以便及時調(diào)整。其次，它還能通過設定鬧鈴提醒你及時開始。最后，通過切換不同的周期，可以從全局概覽當天、當周、當月甚至當年的任務。
如果你適應這種方式，完全可以只用日歷來管理你的任務。
對于日歷的選擇建議：
Windows用戶：桌面日歷 、習慣用outlook收發(fā)郵件的也可以使用outlook自帶日歷；
macOS用戶：Busycal（收費），也可以使用免費的系統(tǒng)自帶日歷；
4.3 番茄工作法
番茄工作法是朗西斯科?西里洛于1992年創(chuàng)立的非常簡潔實用的時間管理方法。原理非常簡單：專注工作25分鐘（或其他時長），然后休息5分鐘。完成多個番茄鐘時間后，進行相對較長的休息。——簡單易行的勞逸結(jié)合方法。
番茄工作法的核心就是利用計時器幫助自己排除干擾，保持一定時間的專注，然后及時休息恢復精力，非常適用于攻堅戰(zhàn)。每件事可以用1個或多個番茄鐘周期來完成，時間長短可根據(jù)自身精力狀態(tài)靈活調(diào)整。比如，我就比較適合專注50分鐘，然后休息5分鐘的方式。
對于我來說，使用的流程是這樣的：
快捷鍵（?+空格）呼出LaunchBar，然后輸入“JF”后回車，會自動打開Just Focus并進行50分鐘倒計時（在任務欄中顯示），倒計時結(jié)束時會有一個全屏壁紙覆蓋整個屏幕提醒我該休息一會了。
“打開計時 →干活 →按提醒休息”，就是這么簡單快速。
具體的原理及方法看《番茄工作法圖解》一本書就夠了，注意一點：番茄工作法只是一個工具，不要在工具本身耗費過多精力，打開即用，用完關(guān)掉是正道。
對于番茄工具的選擇建議：
Windows用戶：番茄土豆；
macOS 用戶：Just Focus
不用電腦：可以快速倒計時的“廚房計時器”
4.4 紙筆系統(tǒng)
可能還是有很多不習慣使用電子產(chǎn)品管理任務的朋友，用紙筆也一樣可以管理好，好處就是可以隨時進行，基本不受環(huán)境限制，拿起即用，夠簡單，弊端也比較明顯，手寫效率較低，內(nèi)容復用度和可遷移性不佳。
雖然紙筆本身沒什么特別的，但用法值得思索一番：紙筆適合充分利用「清單」的內(nèi)核，同時發(fā)揮可隨手寫畫的優(yōu)勢。至今我也沒有完全脫落紙筆記錄的方式，主要用它來做紙質(zhì)書閱讀筆記，畫草圖構(gòu)思等。
具體使用方式：每種清單占據(jù)單獨的一頁紙，注意留白以便后續(xù)修訂或添加新內(nèi)容，清單后面預留至少一頁空白，用來回顧時寫總結(jié)。粗篩和中間構(gòu)思的過程可以寫在清單頁的反面也可以隨手找張紙片寫畫。
對于紙筆工具的選擇建議：
可替換內(nèi)芯的“鋼夾PP板分類活頁本”
多色便簽貼
順暢書寫的筆，比如凌美Safari
4.5 綜合類效率應用
最復雜的東西放在最后介紹，但本文的側(cè)重點是幫助讀者梳理清楚任務管理的本質(zhì)、需要提前做好的準備工作及流程，工具的選擇更多是因人而異，所以在此僅列舉幾個成熟的APP并簡要概括其特點，供大家選擇。
綜合類效率應用是指能夠提供多種任務管理所需功能甚至是可以按需定制的app，多半收費較高，適合有一定任務管理基礎朋友使用，否則非常不建議沖動消費，對某個軟件感興趣，可以去官網(wǎng)下載試用版或查閱相關(guān)的教程了解。
重申一遍：綜合類效率應用并非必須。
Things（macOS/iOS） 特點是功能全面簡潔美觀；
Omnifocus（macOS/iOS）：特點是功能強大，尤其是透視（回顧）功能，在國內(nèi)也有很多忠實粉絲，不過由于過于復雜，上手較難，對于非「日理萬機」人士有些過份；
MLO（Windows/iOS/android）：特點是全面易用的功能，符合GTD理論，上手難度也不小，算是Windows平臺下可以拿得出手的效率應用；
Microsoft to-do（Windows/iOS/android/web） 幾乎算是全平臺而且免費的效率應用，雖然功能沒有以上三種強大，但足夠一般人使用。清單、提醒一個都不少，還有同步功能。
TaskPaper（macOS/iOS）看起來像文本編輯器的高大上任務管理（也可以叫文本編輯任務管理二合一）app，適合程序員及PM使用，有點極客。
2do （macOS/iOS/android）一款被很多人喜愛的app，復雜度介于Omnifocus和Things之間，只是同步功能在國內(nèi)不夠方便。
除此之外，還有許許多多好用的效率應用，在此就不一一列舉（其實是我刻意回避了訂閱制收費app）了?？傊?，在工具的選擇上，不要人云亦云，初期花一定的時間在工具的尋找和磨合方面是正常的，但一定不要超出自己的預算，切記，重要的是實現(xiàn)目標而不是「玩」工具。
任務管理系統(tǒng)的文章至此告一段落，后續(xù)還會展開細談3.5中提到「最佳實踐」，不過所謂“最佳實踐”是有一定局限性的，與個人當前的閱歷、資源環(huán)境有很大關(guān)系，所以，我推崇使用類似“眾包”的方式去做最佳實踐合集，也就是分享個人總結(jié)的典型場景最佳實踐，旨在啟發(fā)讀者參與創(chuàng)建一個個典型場景下的最佳實踐。這樣才能實現(xiàn)真正的「客制化」吧。
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