任務(wù)管理系統(tǒng)
1. 困惑
每天都很忙但不知道自己在忙些什么的人，是這個(gè)世界上獨(dú)特而又普通的一類(lèi)人——「正?！谷耍恢雷约涸诿κ裁吹娜似鋵?shí)并不「忙」，我們一般稱(chēng)這類(lèi)人——牛人。
為了證明你是「正?！谷?，列舉幾個(gè)典型問(wèn)題，歡迎對(duì)號(hào)入座：
每天都在忙碌中度過(guò)，好像沒(méi)有一點(diǎn)自己的時(shí)間；
忙碌之外的大部分時(shí)間都處在焦慮中， 總擔(dān)心項(xiàng)目沒(méi)有進(jìn)展；
任務(wù)的結(jié)果時(shí)常與自己最初的期望相差甚遠(yuǎn)；
時(shí)間嚴(yán)重碎片化，根本沒(méi)有時(shí)間和心情靜下心來(lái)思考。
作為現(xiàn)代社會(huì)的一員，我們很難享受得到古代人輕易就能獲得的“慢節(jié)奏” 生活。系統(tǒng)化的時(shí)間管理方法提出已近20年，進(jìn)化論者也給時(shí)間管理方法論劃分了5代，“時(shí)間管理”類(lèi)文章更是層出不窮，但大多都是抓住某一個(gè)點(diǎn)做文章，比如GTD理論、基于GTD等方法論的時(shí)間管理工具（這個(gè)已經(jīng)被講濫了）、清單、番茄工作法等等。然而，真正通過(guò)學(xué)習(xí)這些東西，就徹底改善自己的工作生活的人卻沒(méi)有多少。作為學(xué)習(xí)使用時(shí)間管理十余年的“中年鳥(niǎo)”，我自然也經(jīng)歷過(guò)這些紛紛擾擾。一方面是因?yàn)閷W(xué)習(xí)資源的良莠不齊，另一方面，現(xiàn)代人的學(xué)習(xí)能力堪憂(yōu)。但歸根究底，是因?yàn)?b>「系統(tǒng)化」不全面，「客制化」不徹底。
我們?cè)跁r(shí)間管理方面沒(méi)有做好，往往是整個(gè)任務(wù)管理系統(tǒng)中的某幾個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題。例如，目標(biāo)不明確，方法不得當(dāng)，工具不適宜等等。也就是說(shuō)，只往一處使勁，解決不了系統(tǒng)性的問(wèn)題。時(shí)間管理看起來(lái)簡(jiǎn)單，實(shí)際至少包含了項(xiàng)目管理、精力管理、目標(biāo)管理、決策與行動(dòng)等方面的內(nèi)容。好的任務(wù)管理系統(tǒng)，必須從基礎(chǔ)搭建開(kāi)始。
時(shí)間管理是為「目標(biāo)」服務(wù)的，這就決定了我們每個(gè)人在應(yīng)用時(shí)間管理方法時(shí)是具有多樣性的。也就是說(shuō)，照搬別人成功的經(jīng)驗(yàn)，一般來(lái)說(shuō)效果不好。不單是照搬別人的方法起不到應(yīng)有的效果，不同的時(shí)機(jī)、場(chǎng)合和條件下，也適用于不同的方法/工具——時(shí)間管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。
2. 準(zhǔn)備
在開(kāi)始建設(shè)我們的任務(wù)管理系統(tǒng)前，需要先搞好基礎(chǔ)建設(shè)。就像小說(shuō)中修煉神功一樣，需要掌握基本的任務(wù)管理心法，才能避免在找方法、找工具的過(guò)程中迷失自己。同樣地，咖啡廳里談事情，KTV里大膽用難聽(tīng)的歌喉唱歌，自習(xí)室里寫(xiě)作業(yè)，餐廳里吃飯等等這些再自然不過(guò)的事情離不開(kāi)環(huán)境的影響，創(chuàng)造適宜任務(wù)處理的環(huán)境也是很重要的一環(huán)。
2.1任務(wù)管理心法
要事第一
一天的工作失衡，與整個(gè)人生失衡，本質(zhì)沒(méi)有差別，只是數(shù)量的積累導(dǎo)致質(zhì)變而已。談到任務(wù)處理的優(yōu)先級(jí)，往往第一印象是通過(guò)“四象限法則”判斷事物的緊急重要程度，然后按一定順序（下圖中的1～4）執(zhí)行。
然而，四象限法則的缺陷也很明顯，區(qū)分重要性和緊急度就是一件很難的事情，需要綜合考慮自身長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)與相關(guān)人的期望。（項(xiàng)目管理中叫“干系人”）因此，我們應(yīng)該從避免瑣事優(yōu)先的角度解決這個(gè)問(wèn)題。
為什么瑣碎/不重要的事情會(huì)被我們優(yōu)先執(zhí)行呢？
因?yàn)楝嵥榈氖虑榫邆淙齻€(gè)有利于執(zhí)行的特點(diǎn)：
簡(jiǎn)單明確：根本不用動(dòng)腦筋，直接做就是了；
即時(shí)滿(mǎn)足：做完這件事很快就能看到效果，比如刷新聞、看抖音，要么帶給你縱覽全球的充實(shí)感，要么讓你哈哈一樂(lè)，太爽了!
沉沒(méi)成本：瑣事只要開(kāi)了頭，就很容易剎不住，陷入時(shí)間黑洞，當(dāng)意識(shí)到需要改變時(shí)，卻往往因?yàn)橐呀?jīng)投入那么多時(shí)間精力，索性做完這件事再做更重要的事吧。
另外，當(dāng)時(shí)的心情也影響了你的行為，“心情舒暢好干活”就是這個(gè)道理。
那么，如何做到“要事第一”呢？簡(jiǎn)單！只需要把“要事”當(dāng)作“瑣事”來(lái)做，使其具備瑣事的上述特點(diǎn)就可以了。具體為：
簡(jiǎn)單明確：將重要的事務(wù)分解為具體明確的單步操作；
即時(shí)滿(mǎn)足：將大的任務(wù)分解為明確的步驟后，每完成一個(gè)就會(huì)有一步的成就感；
沉沒(méi)成本：充分利用這一點(diǎn)只需邁出行動(dòng)的第一步，開(kāi)個(gè)頭，然后靜待沉沒(méi)成本讓你停不下來(lái)。
總結(jié)：對(duì)于確定要做的任務(wù)，力求將其分解為具體明確的單步操作。
習(xí)慣的養(yǎng)成
習(xí)慣對(duì)于一個(gè)人的影響是無(wú)形而又巨大的，習(xí)慣無(wú)處不在，而又很難被自己感知到，改變固有習(xí)慣對(duì)每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。習(xí)慣是指積久養(yǎng)成的生活方式，我們?cè)谧鲆患碌倪^(guò)程中，處處透露著自己的習(xí)慣。比如，寫(xiě)字時(shí)右手拿筆，靜坐時(shí)左手不自覺(jué)地托腮，說(shuō)話(huà)總喜歡說(shuō)emmm，工作總會(huì)拖到最后一刻…… 數(shù)不勝數(shù)，習(xí)慣帶來(lái)的好處是可以在很多細(xì)枝末節(jié)方面無(wú)需經(jīng)過(guò)大腦思考，自動(dòng)自發(fā)的作出一些反應(yīng)，壞處也很多。
習(xí)慣的養(yǎng)成絕不是只需要堅(jiān)持21天就能達(dá)成目標(biāo)。需要也值得你去好好研究一番，在這里分享一些心得：
習(xí)慣是非常私人的東西，決定要培養(yǎng)好習(xí)慣時(shí)，切忌隨大流，要根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行定制，方向要對(duì)，簡(jiǎn)單說(shuō)就是要對(duì)實(shí)現(xiàn)你的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)有所幫助。
培養(yǎng)習(xí)慣不是一項(xiàng)孤立的工作，需要調(diào)整好自己的工作生活安排，做好心理準(zhǔn)備，習(xí)慣的培養(yǎng)才能水到渠成。
習(xí)慣養(yǎng)成過(guò)程，不怕很多天沒(méi)見(jiàn)進(jìn)步，就怕你因?yàn)槟硯状沃袛喽艞壛诉@個(gè)習(xí)慣。
學(xué)會(huì)取巧：讓自己享受到這個(gè)習(xí)慣帶來(lái)的好處，而不是被動(dòng)且痛苦地堅(jiān)持。
遠(yuǎn)離拖延
要說(shuō)這個(gè)世界上最流行的“傳染病”是什么，我一定會(huì)投「拖延癥」一票。簡(jiǎn)直防不勝防，無(wú)孔不入。表面上看，很多的拖延現(xiàn)象是由于自己太過(guò)猶豫，做事不夠果斷。從這個(gè)層面入手去解決拖延的話(huà)，可以參考以下原則：
不必追求完美：告訴自己，很多情況下完美只是錦上添花，并不能決定事情的成敗；
不怕選錯(cuò)，臉皮要厚：偶爾的決策失誤算不了什么，跟你要達(dá)到的結(jié)果相比，及時(shí)糾偏比好面子一錯(cuò)再錯(cuò)強(qiáng)太多；
不要貪多：做事有邊界，不要妄想做一件事解決一簍子問(wèn)題；
不做濫好人：違背自己意愿，無(wú)條件配合別人只會(huì)讓事情充滿(mǎn)變數(shù)而又無(wú)能為力，時(shí)間都被別人占用，怎么可能達(dá)成自己的目標(biāo)；
定個(gè)小目標(biāo)：為自己正在做的事定一個(gè)小目標(biāo)，具體的那種，比如“賺它一個(gè)億！” 有了目標(biāo)的指引（當(dāng)然了，目標(biāo)也有好壞之分，制定目標(biāo)也是有講究的，在此按下不表），相信會(huì)減少很多猶豫不決。
往深了說(shuō)，拖延是一種心理現(xiàn)象，《拖延心理學(xué)》中提到：拖延的本質(zhì)是沒(méi)有學(xué)會(huì)與自己相處。解決拖延的關(guān)鍵步驟就是要使自己具備彈性應(yīng)變能力，具體方法建議去完整閱讀一遍此書(shū)，沒(méi)有時(shí)間的話(huà)，就算看一遍提綱也會(huì)有所收獲。
“忙碌”的管理者
對(duì)于管理一個(gè)團(tuán)隊(duì)的人來(lái)說(shuō)，有個(gè)“坑”必須要說(shuō)一說(shuō)。俗話(huà)說(shuō)，不在其位不謀其政，但更重要的是：「在其位，要謀其政」。管理崗位就應(yīng)該做好該做的事。但很多管理者都有意無(wú)意的變成了救火員，長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，非常不稱(chēng)職。關(guān)于如何避免自己瞎忙，推薦仔細(xì)閱讀一本小書(shū)《別讓猴子跳回背上》，在這里把個(gè)人實(shí)踐過(guò)程中總結(jié)的幾條經(jīng)驗(yàn)分享給大家：
最優(yōu)先的事就是幫助部屬制訂并實(shí)施有效的計(jì)劃：將帥和班排長(zhǎng)的區(qū)別就在這里，你是要帶領(lǐng)一幫能人打仗還是自己發(fā)號(hào)施令，別人只是被動(dòng)執(zhí)行，完全取決于你的格局。況且，如今90乃至00后逐漸成為主流的今天，沒(méi)有幾個(gè)人會(huì)愿意聽(tīng)人發(fā)號(hào)施令。最好的方式就是幫助團(tuán)隊(duì)成員成長(zhǎng)為「管理者」，特別是管理事務(wù)的人。
目標(biāo)明確，杜絕無(wú)效勞動(dòng)：目標(biāo)明確的重要性不用多說(shuō)，這里強(qiáng)調(diào)一下杜絕無(wú)效勞動(dòng)的意義。自己一個(gè)人的時(shí)候，偶爾有些無(wú)效勞動(dòng)算不了什么，但你想，如果是一個(gè)團(tuán)隊(duì)總是隔三差五地產(chǎn)生一些無(wú)效勞動(dòng)，損失可就大了，對(duì)你對(duì)團(tuán)隊(duì)成員來(lái)說(shuō)都是一種浪費(fèi)。有人問(wèn)，什么才是無(wú)效勞動(dòng)？簡(jiǎn)單說(shuō)，不能直接或間接為目標(biāo)服務(wù)的行為都算無(wú)效勞動(dòng)。
注重培養(yǎng)和規(guī)范團(tuán)隊(duì)的工作習(xí)慣：天底下非常自律的人注定是稀有物種，“在同一條船上”的團(tuán)隊(duì)成員因?yàn)椤按箦侊垺备菀鬃兊貌粔蜃月?，所以需要管理者重視培養(yǎng)員工的各種工作習(xí)慣，把“最佳實(shí)踐”分享給TA，維系團(tuán)隊(duì)的良性發(fā)展。
“免打擾”原則
相信大家都有這種體會(huì)：往往自己獨(dú)處時(shí)沒(méi)什么問(wèn)題，一旦在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中工作，總是會(huì)被各種打擾。《別讓猴子跳回背上》同樣適用于你，這里分享幾個(gè)具體方式：
想盡一切辦法減少中斷、任務(wù)切換、注意力碎片化、多余的路程以及低效的溝通方式和重復(fù)性動(dòng)作；
同類(lèi)的事務(wù)集中處理，可以解決一部分切換導(dǎo)致的浪費(fèi)；
委托他人辦理的事，要前置，避免被拖延；
正式的溝通盡量集中一次進(jìn)行，減少反復(fù)的溝通，使用書(shū)面溝通減少推諉現(xiàn)象。
自己狀態(tài)最好的時(shí)候要用在刀刃上，去挑戰(zhàn)需要專(zhuān)注和思考的事務(wù)；
避免被催問(wèn)的方式是主動(dòng)告知對(duì)方完成期限及階段性的反饋；
“最小化”原則
很多情況下，你會(huì)不自覺(jué)地投入大量精力在“干活”之外的內(nèi)容上，比如做記錄時(shí)，寫(xiě)事無(wú)巨細(xì)的流水賬，仿佛記錄比實(shí)現(xiàn)目標(biāo)花的時(shí)間還多，當(dāng)然，必要的記錄除外。做計(jì)劃，一個(gè)計(jì)劃幾千字，仿佛計(jì)劃寫(xiě)完了， 目標(biāo)隨之就能實(shí)現(xiàn)，當(dāng)然，基本的計(jì)劃還是要有的。研究各種效率軟件，這是一個(gè)巨坑，特別針對(duì)現(xiàn)代的接觸各種數(shù)碼產(chǎn)品的一類(lèi)人，最容易陷入這個(gè)大坑而不自知。大量的時(shí)間精力財(cái)力都耗費(fèi)在了工具本身上（我以前就是這樣的）?？偨Y(jié)：準(zhǔn)備工作要緊緊圍繞目標(biāo)來(lái)定，不做額外的投入。
2.2 創(chuàng)建高效的環(huán)境
如何快速進(jìn)入工作狀態(tài)？
萬(wàn)事開(kāi)頭難，經(jīng)驗(yàn)表明，一旦開(kāi)始干正事，你就會(huì)大概率完成這件事。所以如何快速進(jìn)入工作狀態(tài)變得非常重要，這里引用《小強(qiáng)升職記》作者鄒鑫在一篇文章中分享的方法：
先用計(jì)時(shí)器或者番茄鐘設(shè)置一個(gè)倒計(jì)時(shí)（比如15分鐘），主要為了避免準(zhǔn)備過(guò)頭而陷入時(shí)間黑洞；
列出今天的計(jì)劃，標(biāo)記最重要的一兩件事，并且預(yù)估花費(fèi)的時(shí)間；
對(duì)這一兩件重要的事進(jìn)行任務(wù)分解，就像前文說(shuō)的那樣，分解成具體的單個(gè)步驟集合；
準(zhǔn)備適宜的工作環(huán)境，比如備好水，去掉干擾因素（聊天軟件、桌面上暫時(shí)無(wú)用的物品），具體例子下文詳述；
用一兩件瑣事熱身，避免自己“知難而退”；
狀態(tài)調(diào)整好后，正式進(jìn)入攻堅(jiān)戰(zhàn)，做正事。
專(zhuān)注時(shí)間
進(jìn)入專(zhuān)注狀態(tài)后，做事的效率質(zhì)量就會(huì)顯著提高；相反，如何過(guò)程中不斷開(kāi)小差，天馬行空的亂想，或者看看網(wǎng)頁(yè)、聊聊天，就會(huì)把整塊的時(shí)間切割成了碎片，價(jià)值大大縮水，只能用來(lái)做做瑣事。
因此，最重要的就是按照上文中提到的快速進(jìn)入工作狀態(tài)的步驟，無(wú)腦執(zhí)行，專(zhuān)注15分鐘，你會(huì)停不下來(lái)的。在私人環(huán)境中或者工作條件允許的情況下，可以開(kāi)啟“白噪音”類(lèi)的軟件，能夠幫助自己更加容易地進(jìn)入專(zhuān)注狀態(tài)，比聽(tīng)歌效果好太多了。
快布置一套屬于自己的GTD Style桌面環(huán)境吧
核心原則是主動(dòng)從環(huán)境中排除潛在的干擾因素。
先從最簡(jiǎn)單易行的做起，我給自己的文件欄劃分了區(qū)域，分別標(biāo)記為“inbox”、“On going”和“Trash”，這三個(gè)格子的作用如下：
inbox：用于臨時(shí)存放所有接收的紙質(zhì)材料，也就是任務(wù)的輸入，等待下一步處理；
on going：也就是正在進(jìn)行的內(nèi)容，主要放置當(dāng)前工作相關(guān)的參考資料；
Trash：用來(lái)放置已完成項(xiàng)目且有歸檔備份的材料，等緩沖期（我一般兩周清空一次）過(guò)后，清空，不保留任何無(wú)用材料。
好了， 這個(gè)小例子只是用來(lái)拋磚引玉，下面，我們一起欣賞一下大神的桌面布置，希望可以從中汲取靈感，用在自己的桌面上（包括工作環(huán)境和家庭學(xué)習(xí)環(huán)境）。
這是一個(gè)非常典型的 GTD Style 桌面。完美匹配GTD的理論，即接管了其中的“收集 →整理” 環(huán)節(jié)，現(xiàn)代人每天面對(duì)的信息媒介類(lèi)型多種多樣，有用的信息資料也呈碎片化趨勢(shì)， 「收集」這一步顯得尤為重要，列舉幾點(diǎn)：
紙質(zhì)文檔：例如合同、流程表單等，拿到后直接放入桌面的收件欄中；
紙質(zhì)資料：是指除上述需要流轉(zhuǎn)的一次性流程文件外，后續(xù)還會(huì)有利用價(jià)值的參考資料，工作成果存檔。會(huì)定期通過(guò)掃描儀（對(duì)于輕量化使用的話(huà)，完全可以通過(guò)手機(jī)掃描軟件辦到）電子化，存檔在電腦中，不至于積攢太多實(shí)體資料占用寶貴的空間。
需要分類(lèi)標(biāo)記的實(shí)體內(nèi)容：目視化管理是個(gè)好東西，對(duì)于實(shí)體內(nèi)容，使用標(biāo)簽機(jī)打印各種標(biāo)簽把抽屜、文件欄等區(qū)分開(kāi)，會(huì)讓自己隨時(shí)保持從容。當(dāng)然，對(duì)于輕量化應(yīng)用，也可以用彩色貼紙自己寫(xiě)。
電腦：現(xiàn)代人辦公學(xué)習(xí)離不開(kāi)電腦，除了替代一部分過(guò)程處理以外，還有很重要的收集和歸檔的作用。需要合理利用軟件、文件夾等工具做好規(guī)劃。同時(shí)，??注意備份，注意備份！
紙質(zhì)筆記本/便簽本：雖然無(wú)紙化辦公是大勢(shì)所趨，但準(zhǔn)備一個(gè)簡(jiǎn)單易用的紙質(zhì)筆記本也是非常有必要，因?yàn)樗恍枰_(kāi)機(jī)，拿起來(lái)就可以記錄，所以一般我都用紙質(zhì)筆記本做兩件事：閱讀紙質(zhì)材料或者自己思考畫(huà)草圖時(shí)使用（目前最滿(mǎn)意的是那種A5大小“鋼夾PP板分類(lèi)活頁(yè)本，可以買(mǎi)替芯的那種”），另外，使用便簽作為臨時(shí)標(biāo)記工具。
輔助類(lèi)：各種小工具、水杯、咖啡、綠植、各種擺件都可以點(diǎn)綴你的高效生活。
下面以另一張 GTD Style桌面（來(lái)源已不可考，侵刪）為本章結(jié)尾，看到這里就開(kāi)始行動(dòng)吧！注意一點(diǎn)：切忌生搬硬套，如果范例中有任何用不到的內(nèi)容，請(qǐng)果斷去除。
3. 典型任務(wù)管理流程
3.1 初篩
工作是做不完的，而時(shí)間有限，所以我們面臨的第一個(gè)問(wèn)題就是“做，還是不做？”當(dāng)你遇到一件任務(wù)時(shí)（別人委托或自己想到要做），首先根據(jù)2.1中的要事第一原則，把無(wú)意義的事情篩掉，然后從以下兩個(gè)維度對(duì)照留下來(lái)必做的任務(wù)：
什么時(shí)候做？ 即從開(kāi)始/完成日期維度考慮，是當(dāng)天就要完成還是近期（本周）或者將來(lái)完成。
需要什么資源？即從資源需求的維度，是否需要借助其他人力、物力或者空間來(lái)完成，這樣在任務(wù)開(kāi)始前就需要確認(rèn)這三類(lèi)資源是否在可用狀態(tài)，避免干等。
篩選時(shí)間可以是每遇到一件對(duì)照一次，也可以是小批量進(jìn)行，取決于當(dāng)時(shí)的情景。完成初篩工作以后，你就得到了具備“必做”、“關(guān)聯(lián)需求明確”特性的任務(wù)了，把它們放入收件箱（可以是筆記本、清單等形式），繼續(xù)下面的步驟。這里說(shuō)明一下，為什么不把GTD流程中推崇的“收集”作為第一步？答案就是，只有「日理萬(wàn)機(jī)」的人才需要先一股腦的收集，對(duì)于普通人來(lái)說(shuō)，做好預(yù)處理再收集反而可以壓縮準(zhǔn)備工作的周期，而不是盡管任務(wù)全部放入收件箱了，但由于不確定性導(dǎo)致自己心里沒(méi)底。
不出意外，一天下來(lái)，你應(yīng)該會(huì)有幾件必做的待辦事項(xiàng)了。不用等一天結(jié)束，隨時(shí)可以開(kāi)始進(jìn)行第二步——計(jì)劃。
3.2 計(jì)劃
回想一下，你是否遇到過(guò)這個(gè)場(chǎng)景：“現(xiàn)在狀態(tài)非常好，干勁十足，但總是不知道從何做起，迷茫失措。最后在猶豫中度過(guò)了黃金時(shí)段，徒增煩惱?！?根本原因在于，你沒(méi)有事先規(guī)劃，沒(méi)有了計(jì)劃的指引，就沒(méi)有方向感，再努力也使不上勁。計(jì)劃好比那張路線(xiàn)圖，可以隨時(shí)糾正你的行動(dòng)，從而達(dá)到你想要的目標(biāo)。
那么，如何做出有效的計(jì)劃呢？
人類(lèi)早已“發(fā)明”了多種多樣的計(jì)劃方法，比如：滾動(dòng)計(jì)劃法、關(guān)鍵路徑法等非常成熟的方法。滾動(dòng)計(jì)劃法：顧名思義，這種方法是根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行情況和環(huán)境變化，動(dòng)態(tài)調(diào)整和修訂未來(lái)的計(jì)劃，具有「近細(xì)遠(yuǎn)粗」的特點(diǎn)。關(guān)鍵路徑法：是從整體的角度考慮到達(dá)目標(biāo)所需要經(jīng)過(guò)的幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，節(jié)點(diǎn)之間有嚴(yán)格的邏輯關(guān)系，在大型項(xiàng)目管理中經(jīng)常用到。
大事做大計(jì)劃，小事做小計(jì)劃，請(qǐng)不要拘泥于計(jì)劃的形式，萬(wàn)變不離其宗，計(jì)劃的本質(zhì)就是確?！阜较蛘_」以及「行動(dòng)落地」。因此，無(wú)論你采用什么方式做計(jì)劃，要優(yōu)先考慮如何實(shí)現(xiàn)以上兩個(gè)目標(biāo)。具體來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)掌握計(jì)劃的基本要素和全過(guò)程的控制手段來(lái)保障：
計(jì)劃的基本要素：
當(dāng)前狀態(tài)：明確目前所處的位置，與目標(biāo)的差距在哪里；
明確方向：要做什么？向哪里前進(jìn)；
誰(shuí)來(lái)做：明確任務(wù)執(zhí)行人；
具體行動(dòng)：需要做哪些事情來(lái)達(dá)到計(jì)劃目標(biāo)；
實(shí)施周期：整個(gè)計(jì)劃需要用多久完成；
做事的方法流程：任務(wù)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)步驟是什么？按最佳實(shí)踐來(lái)做；
預(yù)算成本：為保障計(jì)劃順利進(jìn)行，需要投入多少資源。
計(jì)劃控制分為事前（做計(jì)劃時(shí)）控制、事中（執(zhí)行計(jì)劃時(shí)）控制和事后（執(zhí)行完成后）控制。
事前控制
計(jì)劃是神圣的，要確保放入其中的每件任務(wù)都是值得做的，同時(shí)，對(duì)模糊不清的任務(wù)進(jìn)行分解，使其具體化、量化，并將執(zhí)行者落實(shí)到人（自己或他人）。如何才叫具體化、量化？一個(gè)簡(jiǎn)單的判斷標(biāo)準(zhǔn)是，計(jì)劃中的每個(gè)任務(wù)是否都是單一的具體行動(dòng)（動(dòng)詞）。
事中控制
辛苦做完一份計(jì)劃后，接下來(lái)要做的不是按計(jì)劃執(zhí)行，而是要先給計(jì)劃設(shè)定幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（里程碑），可以是對(duì)整個(gè)計(jì)劃影響最大的幾件任務(wù)，以便及時(shí)檢視執(zhí)行情況，并且能夠適時(shí)地調(diào)整計(jì)劃。因?yàn)椋瑳](méi)有哪份計(jì)劃是完美的，總會(huì)隨著事情的推進(jìn)，冒出更多的想法和問(wèn)題，然后修正計(jì)劃以匹配實(shí)際情況?！@才是“計(jì)劃不如變化快”的真諦。
事后控制
任務(wù)做完了不要只是簡(jiǎn)單的劃掉，這可是一塊「大蛋糕」，問(wèn)自己幾個(gè)問(wèn)題：
完成的結(jié)果與期望得到的目標(biāo)有沒(méi)有差距？
為什么有差距？是哪里的問(wèn)題？
下一步的行動(dòng)和后續(xù)預(yù)防措施是什么？
不要小看事后的總結(jié)，不積跬步無(wú)以行千里，為什么有些人做計(jì)劃迅速有效，執(zhí)行起來(lái)從容不迫，結(jié)果令人滿(mǎn)意呢？在于不斷地從“計(jì)劃-執(zhí)行-檢視”過(guò)程中獲取養(yǎng)分，提高自己。
總結(jié)一下，做計(jì)劃其實(shí)就是在完成任務(wù)的初篩后，將必須要做的任務(wù)構(gòu)建成一個(gè)個(gè)框架（項(xiàng)目主線(xiàn)），明確每個(gè)節(jié)點(diǎn)行動(dòng)內(nèi)容、開(kāi)始/截止期限，并通過(guò)全過(guò)程的控制手段確保計(jì)劃的有效性。
3.3 執(zhí)行
一般我們?cè)谟?jì)劃階段將各類(lèi)任務(wù)以時(shí)間/資源維度列入清單（清單的用法下文會(huì)詳細(xì)描述）中，相信其中的條目不會(huì)少，因?yàn)槲覀冇刑嗟氖虑橄胱觥Ｄ敲?，具體該如何執(zhí)行呢？
前文說(shuō)過(guò)，計(jì)劃是一個(gè)包含任務(wù)及節(jié)點(diǎn)的框架，那么決定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度的往往是計(jì)劃中那些最重要的任務(wù)。所以，我們應(yīng)當(dāng)區(qū)別對(duì)待，這里引用臺(tái)灣著名幸福行動(dòng)家張永錫的說(shuō)法，稱(chēng)之為「青蛙」。也就是我們每天最重要的事就是吃掉那只「青蛙」。（畫(huà)面太美，不敢想象）
具體步驟為：
找到當(dāng)前環(huán)境（資源）下，可以執(zhí)行的任務(wù)列表；
從中確定1～3件最重要的事；
按照2.2章中“快速進(jìn)入工作狀態(tài)”的步驟做熱身準(zhǔn)備；
用自己的最佳狀態(tài)吃掉那只最難啃的「青蛙」，必要時(shí)使用番茄工作法（下文詳解），勞逸結(jié)合；
根據(jù)空余時(shí)間及自身狀態(tài)，執(zhí)行列表中剩余的任務(wù)；
兩件任務(wù)之間設(shè)置一定的中斷便于平滑切換；
3.4 回顧
不同于GTD理論中“定期回顧”的方式，在這里推薦「即時(shí)回顧」。也就是說(shuō)，盡量在任務(wù)階段性完成時(shí)就進(jìn)行回顧，這時(shí)所有細(xì)節(jié)還能記起，趁熱打鐵，總結(jié)起來(lái)不費(fèi)力。當(dāng)然，如果你同時(shí)開(kāi)展的項(xiàng)目過(guò)多可以通過(guò)調(diào)整回顧的粒度（詳細(xì)程度）來(lái)實(shí)現(xiàn)，對(duì)于團(tuán)隊(duì)Leader來(lái)說(shuō)，也可以把初期總結(jié)回顧授權(quán)給節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人。
總結(jié)的具體方式就是問(wèn)自己/團(tuán)隊(duì)以下幾個(gè)問(wèn)題，找到改進(jìn)點(diǎn)并及時(shí)記錄下來(lái)：
完成的結(jié)果與期望得到的目標(biāo)有沒(méi)有差距？
為什么有差距？是哪里的問(wèn)題？
下一步的行動(dòng)和后續(xù)預(yù)防措施是什么？
3.5 改進(jìn)
定期將積累下來(lái)的改進(jìn)點(diǎn)或問(wèn)題點(diǎn)轉(zhuǎn)化為下一步計(jì)劃的輸入，避免在下個(gè)項(xiàng)目中重蹈覆轍，進(jìn)而達(dá)到提升效率的目的并能節(jié)約自己寶貴的時(shí)間。更為重要的是，要善于提煉和完善本項(xiàng)目做事方法的框架，形成最佳實(shí)踐。有人喜歡叫它“小系統(tǒng)”，我更傾向于命名為最佳實(shí)踐，而且這些「最佳實(shí)踐」一定要逐步培養(yǎng)成習(xí)慣才能真正起作用。
到了這里，相信你會(huì)明白，提高效率節(jié)約時(shí)間，僅僅是任務(wù)管理的「副作用」，核心是解決問(wèn)題、達(dá)成目標(biāo)。所以我把這篇文章稱(chēng)為 “任務(wù)管理”而不是“時(shí)間管理”。為了便于理解和掌握，我將以上幾個(gè)流程圖形化展示在這里：
4 任務(wù)管理工具
工具的選擇，講求維度匹配，多大的事就用多復(fù)雜的工具，「降維使用」往往會(huì)造成在工具本身花費(fèi)的時(shí)間精力大于做正事，得不償失。舉個(gè)例子，OmniFocus是被廣泛推崇的一款時(shí)間管理軟件，如果你用它來(lái)管理你的購(gòu)物清單等瑣碎的事情，反而會(huì)干擾你「統(tǒng)攬全局」。同時(shí)，也會(huì)因?yàn)镺mniFocus這類(lèi)軟件的復(fù)雜度高的屬性，不能夠「最快」的收集。因此，工具的選擇切忌盲從，應(yīng)該根據(jù)自身的需求去選擇，并且考慮工具使用成本。
時(shí)間成本：尋找合適的工具，學(xué)習(xí)如何使用，建立相應(yīng)環(huán)境所花費(fèi)的時(shí)間精力因人而異，但在初期是一項(xiàng)不可忽視的成本。
經(jīng)濟(jì)成本：購(gòu)買(mǎi)相關(guān)的軟件、工具，甚至是平臺(tái)（有人因?yàn)橐粋€(gè)app買(mǎi)了MacBook，別問(wèn)我怎么知道的）的費(fèi)用。有些還會(huì)帶來(lái)相關(guān)聯(lián)的花費(fèi)；
沉沒(méi)成本：考慮到個(gè)人的管理是一件長(zhǎng)期的事，需要考慮工具的普適性，在工作生活環(huán)境變化的情況下是否適用，切換的成本高不高。
本文不能代替你做決定，但可以通過(guò)介紹各類(lèi)流行的工具組合，幫你少走一些彎路，節(jié)省你的時(shí)間/經(jīng)濟(jì)成本。
4.1 清單
清單對(duì)于大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，是個(gè)熟悉而又陌生的工具，它無(wú)處不在，但又總被人忽略。
相信上圖中的列表每個(gè)人都用過(guò)，是的，清單的形式就是這么簡(jiǎn)單，但能把清單「用出花兒來(lái)」的人卻不多，因?yàn)樗?b>用法不簡(jiǎn)單。
清單的用法概括成一句話(huà)就是：采用電紙結(jié)合形式，以去偽存真的態(tài)度添加任務(wù)至清單，使用項(xiàng)目式的方法去運(yùn)用它。
電紙結(jié)合：如何你的日常工作生活離不開(kāi)電腦，建議以電腦App為主，紙質(zhì)清單為輔的形式使用清單，可以方便在各類(lèi)清單錄入、切換以及轉(zhuǎn)移任務(wù)，極大地提高使用效率。
去偽存真：不要把無(wú)價(jià)值的「任務(wù)」放入清單，具體通過(guò)3.1粗篩保留必做的任務(wù)至清單，同時(shí)使用3.3執(zhí)行中「吃青蛙」的方式標(biāo)記重點(diǎn)任務(wù)。
項(xiàng)目式運(yùn)用：不要人為割裂清單，什么是割裂清單？就是指所謂按照職責(zé)空間或者領(lǐng)域來(lái)劃分清單，例如工作清單、家庭清單、學(xué)習(xí)清單等等。表面上看劃分的井井有條，執(zhí)行時(shí)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，很少有任務(wù)能夠完全獨(dú)立，總會(huì)有需要在各領(lǐng)域間交叉的任務(wù)，之前劃分的越細(xì)，越明顯。所以，這種清單分類(lèi)方式不如不分，但所有任務(wù)都集中在一個(gè)清單中也是不科學(xué)的，清單還是要分類(lèi)的，不過(guò)要以「項(xiàng)目式」劃分清單，因?yàn)槟銓⒁龅氖虑槎伎梢哉业揭粋€(gè)目標(biāo)，為實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)而需要做的所有任務(wù)的集合稱(chēng)為一個(gè)項(xiàng)目，同一項(xiàng)目中的各項(xiàng)任務(wù)間的關(guān)聯(lián)度最高。具體應(yīng)用方法為：
計(jì)劃階段，使用目標(biāo)名稱(chēng)劃分清單，并將所有有助于目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的任務(wù)羅列進(jìn)去；
執(zhí)行階段，根據(jù)預(yù)先設(shè)置的里程碑和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，使用「吃青蛙」的方式優(yōu)先攻克重點(diǎn)任務(wù)；
總結(jié)：主動(dòng)（帶著目標(biāo)）運(yùn)用，遠(yuǎn)勝被動(dòng)（接受）機(jī)械性執(zhí)行。
對(duì)于清單工具的選擇建議：
Windows 用戶(hù)：Microsoft to-do
macOS 用戶(hù)：Clear、TaskPaper（極客專(zhuān)用）、滴答清單
全平臺(tái)：支持markdown語(yǔ)法的文本編輯器，如 Typora
紙質(zhì)筆記本
4.2 日歷
想象一下，我們每個(gè)人每天都有24小時(shí)而且每天都會(huì)花掉它且不能結(jié)轉(zhuǎn)，花三小時(shí)做項(xiàng)目A，一小時(shí)做溝通，兩小時(shí)娛樂(lè)，八小時(shí)睡眠……，如果把它們的開(kāi)始截止時(shí)間體現(xiàn)到日歷中，我們的一天就是由大大小小的時(shí)間塊組成，那么日歷其實(shí)算是一種圖形化的清單。
@Busycal典型日歷界面，按日/周/月/年及列表的形式展示
日歷的價(jià)值體現(xiàn)在用圖形化的方式便捷展現(xiàn)了你的可用時(shí)間在哪里，是否有任務(wù)重疊（同一時(shí)間很難做兩件事），以便及時(shí)調(diào)整。其次，它還能通過(guò)設(shè)定鬧鈴提醒你及時(shí)開(kāi)始。最后，通過(guò)切換不同的周期，可以從全局概覽當(dāng)天、當(dāng)周、當(dāng)月甚至當(dāng)年的任務(wù)。
如果你適應(yīng)這種方式，完全可以只用日歷來(lái)管理你的任務(wù)。
對(duì)于日歷的選擇建議：
Windows用戶(hù)：桌面日歷 、習(xí)慣用outlook收發(fā)郵件的也可以使用outlook自帶日歷；
macOS用戶(hù)：Busycal（收費(fèi)），也可以使用免費(fèi)的系統(tǒng)自帶日歷；
4.3 番茄工作法
番茄工作法是朗西斯科?西里洛于1992年創(chuàng)立的非常簡(jiǎn)潔實(shí)用的時(shí)間管理方法。原理非常簡(jiǎn)單：專(zhuān)注工作25分鐘（或其他時(shí)長(zhǎng)），然后休息5分鐘。完成多個(gè)番茄鐘時(shí)間后，進(jìn)行相對(duì)較長(zhǎng)的休息。——簡(jiǎn)單易行的勞逸結(jié)合方法。
番茄工作法的核心就是利用計(jì)時(shí)器幫助自己排除干擾，保持一定時(shí)間的專(zhuān)注，然后及時(shí)休息恢復(fù)精力，非常適用于攻堅(jiān)戰(zhàn)。每件事可以用1個(gè)或多個(gè)番茄鐘周期來(lái)完成，時(shí)間長(zhǎng)短可根據(jù)自身精力狀態(tài)靈活調(diào)整。比如，我就比較適合專(zhuān)注50分鐘，然后休息5分鐘的方式。
對(duì)于我來(lái)說(shuō)，使用的流程是這樣的：
快捷鍵（?+空格）呼出LaunchBar，然后輸入“JF”后回車(chē)，會(huì)自動(dòng)打開(kāi)Just Focus并進(jìn)行50分鐘倒計(jì)時(shí)（在任務(wù)欄中顯示），倒計(jì)時(shí)結(jié)束時(shí)會(huì)有一個(gè)全屏壁紙覆蓋整個(gè)屏幕提醒我該休息一會(huì)了。
“打開(kāi)計(jì)時(shí) →干活 →按提醒休息”，就是這么簡(jiǎn)單快速。
具體的原理及方法看《番茄工作法圖解》一本書(shū)就夠了，注意一點(diǎn)：番茄工作法只是一個(gè)工具，不要在工具本身耗費(fèi)過(guò)多精力，打開(kāi)即用，用完關(guān)掉是正道。
對(duì)于番茄工具的選擇建議：
Windows用戶(hù)：番茄土豆；
macOS 用戶(hù)：Just Focus
不用電腦：可以快速倒計(jì)時(shí)的“廚房計(jì)時(shí)器”
4.4 紙筆系統(tǒng)
可能還是有很多不習(xí)慣使用電子產(chǎn)品管理任務(wù)的朋友，用紙筆也一樣可以管理好，好處就是可以隨時(shí)進(jìn)行，基本不受環(huán)境限制，拿起即用，夠簡(jiǎn)單，弊端也比較明顯，手寫(xiě)效率較低，內(nèi)容復(fù)用度和可遷移性不佳。
雖然紙筆本身沒(méi)什么特別的，但用法值得思索一番：紙筆適合充分利用「清單」的內(nèi)核，同時(shí)發(fā)揮可隨手寫(xiě)畫(huà)的優(yōu)勢(shì)。至今我也沒(méi)有完全脫落紙筆記錄的方式，主要用它來(lái)做紙質(zhì)書(shū)閱讀筆記，畫(huà)草圖構(gòu)思等。
具體使用方式：每種清單占據(jù)單獨(dú)的一頁(yè)紙，注意留白以便后續(xù)修訂或添加新內(nèi)容，清單后面預(yù)留至少一頁(yè)空白，用來(lái)回顧時(shí)寫(xiě)總結(jié)。粗篩和中間構(gòu)思的過(guò)程可以寫(xiě)在清單頁(yè)的反面也可以隨手找張紙片寫(xiě)畫(huà)。
對(duì)于紙筆工具的選擇建議：
可替換內(nèi)芯的“鋼夾PP板分類(lèi)活頁(yè)本”
多色便簽貼
順暢書(shū)寫(xiě)的筆，比如凌美Safari
4.5 綜合類(lèi)效率應(yīng)用
最復(fù)雜的東西放在最后介紹，但本文的側(cè)重點(diǎn)是幫助讀者梳理清楚任務(wù)管理的本質(zhì)、需要提前做好的準(zhǔn)備工作及流程，工具的選擇更多是因人而異，所以在此僅列舉幾個(gè)成熟的APP并簡(jiǎn)要概括其特點(diǎn)，供大家選擇。
綜合類(lèi)效率應(yīng)用是指能夠提供多種任務(wù)管理所需功能甚至是可以按需定制的app，多半收費(fèi)較高，適合有一定任務(wù)管理基礎(chǔ)朋友使用，否則非常不建議沖動(dòng)消費(fèi)，對(duì)某個(gè)軟件感興趣，可以去官網(wǎng)下載試用版或查閱相關(guān)的教程了解。
重申一遍：綜合類(lèi)效率應(yīng)用并非必須。
Things（macOS/iOS） 特點(diǎn)是功能全面簡(jiǎn)潔美觀；
Omnifocus（macOS/iOS）：特點(diǎn)是功能強(qiáng)大，尤其是透視（回顧）功能，在國(guó)內(nèi)也有很多忠實(shí)粉絲，不過(guò)由于過(guò)于復(fù)雜，上手較難，對(duì)于非「日理萬(wàn)機(jī)」人士有些過(guò)份；
MLO（Windows/iOS/android）：特點(diǎn)是全面易用的功能，符合GTD理論，上手難度也不小，算是Windows平臺(tái)下可以拿得出手的效率應(yīng)用；
Microsoft to-do（Windows/iOS/android/web） 幾乎算是全平臺(tái)而且免費(fèi)的效率應(yīng)用，雖然功能沒(méi)有以上三種強(qiáng)大，但足夠一般人使用。清單、提醒一個(gè)都不少，還有同步功能。
TaskPaper（macOS/iOS）看起來(lái)像文本編輯器的高大上任務(wù)管理（也可以叫文本編輯任務(wù)管理二合一）app，適合程序員及PM使用，有點(diǎn)極客。
2do （macOS/iOS/android）一款被很多人喜愛(ài)的app，復(fù)雜度介于Omnifocus和Things之間，只是同步功能在國(guó)內(nèi)不夠方便。
除此之外，還有許許多多好用的效率應(yīng)用，在此就不一一列舉（其實(shí)是我刻意回避了訂閱制收費(fèi)app）了?？傊诠ぞ叩倪x擇上，不要人云亦云，初期花一定的時(shí)間在工具的尋找和磨合方面是正常的，但一定不要超出自己的預(yù)算，切記，重要的是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而不是「玩」工具。
任務(wù)管理系統(tǒng)的文章至此告一段落，后續(xù)還會(huì)展開(kāi)細(xì)談3.5中提到「最佳實(shí)踐」，不過(guò)所謂“最佳實(shí)踐”是有一定局限性的，與個(gè)人當(dāng)前的閱歷、資源環(huán)境有很大關(guān)系，所以，我推崇使用類(lèi)似“眾包”的方式去做最佳實(shí)踐合集，也就是分享個(gè)人總結(jié)的典型場(chǎng)景最佳實(shí)踐，旨在啟發(fā)讀者參與創(chuàng)建一個(gè)個(gè)典型場(chǎng)景下的最佳實(shí)踐。這樣才能實(shí)現(xiàn)真正的「客制化」吧。
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