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會議記錄, 是大部分進入辦公室的新人,都會先讓做的事情,我見過一次會議記錄,就讓所有人驚艷的人,也見過記錄成發(fā)言稿的人。
一份簡單的會議記錄,其實是代表一個人的思維模式。記錄成發(fā)言稿的人,不僅給自己增加了難度,花費許多不必要的時間,也讓會議的成果大打折扣。而那些寫出驚艷的會議記錄的人,在其他領域也是有優(yōu)秀的表現(xiàn),究其根本,是思維模式的不同。
后者往往都是比較會抓重點的人,能夠抓住會議中最關鍵的信息,也是很有推動力的人,能夠快速的推動項目或者任務的達成,也是很有效率的人,很少內(nèi)心糾結(jié)度過一天,很快速的把任務完成。
一份會議記錄,到底有哪些要素,能夠影響這么大,分為兩個模塊。
第一類是基本信息。會議的時間、地點、參與人物和主題。這些是最基本的因素,任何會議都應該有的。
第二類是重點因素。已決定的事情、未決定的事、需要確定的事和下次會議之前的準備(負責人和日期)。
什么叫已決定的事情。都說會必有議,議必有決,所以會議達成的共識,這點最重要的,一定清楚明白的寫出來,這就是會議的成果,會后就要落實的事情。
什么叫未決定的事情。討論的非常充分,但缺少條件,或者因素,目前無法最終敲定合適的方案和計劃,只能暫定。
什么叫需要確定的事。會上基本上達成共識,但還需要相關的部門和人員進行確認,會后要去落實,然后就可以定案。
最后是下次會議的準備。很多時候,會議主持人是輪換著來,確定下次的負責人,還有議題(能確定的話),還有時間截至點。
按照前面的基本要素,加后面的重點要素,那整個會議記錄基本就算是非常完美的,有結(jié)論、有步驟,也有后續(xù),這樣的記錄才能有助于后續(xù)的落地,也能讓與會人員更快的明白,當然更重要的是畫押,事后不能反悔。