1.第一代的時間管理:
人要優(yōu)先做重要不緊急的事，要給重要不緊急的事留出足夠的時間，才有可能讓你這些重要緊急的事逐漸地減少
第一代問題:
因為盡管我知道重要不緊急的事我要先做，但是我沒法集中注意力，我腦子很亂。我給自己留兩個小時，本來是要做這個計劃的，結(jié)果在這兩個小時的時間里邊我腦子里邊一直想的那個緊急的事。
2.GTD:
Get things down，每一個字母的開頭合起來叫GTD，在美國甚至有人會見面問你最近GTD了沒有？
所以任何造成你反應(yīng)過度或者反應(yīng)不足的事情，都有可能反過來控制你。
就是這個事本來沒有那么嚴(yán)重，但你表現(xiàn)出了特別多的焦慮，這種焦慮會不會反過來控制你，讓你在那一刻根本什么都沒法做了。這事不至于那么生氣，但是你氣得一下午說不出來話，晚上吃不下飯，晚上睡不著覺，那不就是反過來控制你了？
反應(yīng)不足呢？
這個事你早就該處理了，你早點把它處理了就沒事了，但是因為你總是懶，總是拖延，總是不想做，所以到最后這件事變得很嚴(yán)重，然后反過來控制你。所以這句話很重要，任何造成你反應(yīng)過度或者反應(yīng)不足的事，都有可能反過來控制你。所以如果你不能處理好自己的郵件、自己工作的項目，與孩子和老板的關(guān)系，都可能導(dǎo)致比預(yù)期差得多的結(jié)果。
3.那么怎么才能做到心如止水的狀態(tài)呢？
學(xué)會對生活中懸而未決的問題加以控制，可以有效地緩解自己的壓力。能夠經(jīng)常地喚醒你模糊記憶的事情就叫作懸而未決的事。困擾我們的可能不是這件事情本身，而是有一件事情放在那沒做而給你形成的一個隱形的壓力。你總在心里邊要分出一部分的精力去想那件事，去處理那件事。想那件事怎么我還沒做，這個會導(dǎo)致你眼下所做的事效果失真，而且會變得很糟糕。
西方的方法是給你做一個工作籃，就是你自己有一個籃子，籃子里放著待處理的事件，只要你把你要處理的事扔進(jìn)工作籃里邊怎么樣？你就忘記它。你拿著工作籃過來，一件事接著一件事地處理，所有要處理的事全都在工作藍(lán)里邊有記錄。這樣你就能夠做到在處理一件事的時候，認(rèn)認(rèn)真真地只是處理它。
有時候我們會覺得，如果像過去的時間管理方式，你只把那件事記在那的時候，你心里邊是不是就得分出一部分精力來考慮，說我什么時候去準(zhǔn)備這個東西呢？因為那個談判還沒有準(zhǔn)備好，所以我經(jīng)常會覺得心里毛毛糙糙的。那么我現(xiàn)在給你兩個小時或者三個小時時間，你要把它寫在日程表上。比如說下周二下午2:00~4:00，我要進(jìn)行一個談判，在下周一上午10:00~12:00我要留下來做這個談判的準(zhǔn)備。在這個日程表上記下了這件事情也記下了這件事情的準(zhǔn)備時間，然后怎么辦？就把這件事忘記
這件事一旦一消失，你就接著處理你眼下該處理的事。到了星期一上午的10:30，10點鐘一看，我該去準(zhǔn)備下午的談判了，你就拿出這兩個小時來認(rèn)認(rèn)真真地準(zhǔn)備你下午的談判。用這種方式來規(guī)劃你的工作和生活，你會發(fā)現(xiàn)你的心平靜了很多，你不會輕易地被外在的東西所帶走。這就是GTD非常重要的原理。
4.自下而上的行動管理？
就是從你當(dāng)前任務(wù)的最底層入手。行動管理的最重要的技巧是把一切事務(wù)趕出你的大腦。在實際行動中，要盡量地讓自己憑直覺去挑選執(zhí)行的行動，而不是重新思考那些行動的來龍去脈。對一件事情不需要進(jìn)行兩次相同的思考'所以你要把你的大腦做成一個CPU和內(nèi)存的關(guān)系。CPU里邊是不負(fù)責(zé)存儲的，內(nèi)存里邊負(fù)責(zé)存儲。我需要運算什么東西的時候，從內(nèi)存里邊調(diào)出來，我用CPU處理。處理完了之后，就把它丟回到內(nèi)存當(dāng)中去了。所以清空你的大腦意味著你要把一些事兒放到你的智能手機上，在你的智能手機上或者你的日程表上，你的工作藍(lán)上，從手機里邊調(diào)出來一件，處理一件。而不要費你的腦子去反復(fù)地思量同一件事情。因為你在反復(fù)思量那件事情的時候，其實那件事是沒有推進(jìn)的。所以這個是我們說的自下而上的這種行動管理。
做一些準(zhǔn)備工作:
-----給自己安排一個，比如說像這樣的一張好桌子。這個桌子弄得很舒服，周圍放著我喜歡的書，這放了一個筆記本電腦。這就是一個我特別喜歡的工作場所。
----給自己一個行動觸發(fā)扳機
只要我往這張桌子這兒一坐，我就容易進(jìn)入工作狀態(tài)。這張桌子的布置、風(fēng)格、環(huán)境都是我所喜歡的，我坐到這兒，我就可以安心地寫作。
-----工作區(qū)的辦公桌上不要跟別人共享。
包括在家里邊，你跟你愛人共享一個辦公桌，其實是不對的。因為你會發(fā)現(xiàn)你本來想去工作，有人坐在那兒，你就說，今天算了。所以你這段時間又沒有了。
------自己準(zhǔn)備一個移動中的工作區(qū)
因為我們現(xiàn)在出差變得很多，去機場、去火車站，這種時間變得很多。所以你要讓自己在移動的時候能夠處理一些公務(wù)，或者在那時候能夠看一些書。
第一個階段在收集階段:
你這個階段我們需要收集一切引起我們注意的事物和信息。
你比如說有的人時間管理只管理工作上的事，只管你說我要跟張總見面，我要跟小劉談一談，我要去簽一個合同，只管理這些東西。但實際上導(dǎo)致他效率低下的是什么？他兒子在學(xué)校跟女孩子打架，這種家長里短的事，事實上它也會造成你的注意力不集中，也會使得你分心、煩亂。養(yǎng)孩子的事、老婆的事、老爸，事實上處理這些事的時間可能沒有你想的那么多，只不過你一直拖著會造成你和他人情緒上的變化，導(dǎo)致這些事變得更加敏感。因此同樣的方法，連這些事實數(shù)據(jù)也要收集到這里邊來。這就是我們所說的一切引起我們注意的事物和信息
這個工作藍(lán)里的數(shù)量必須限制在你可以應(yīng)付的最大數(shù)量之下，并且定期清理收集工具。就是你不能把它放到那越堆越高你就不管它了。你要保證它越來越低，定期地處理，有事放進(jìn)去，然后要不斷地處理，讓它變得越來越少。
外在的收集工作還主要包括搜索你周圍的環(huán)境，從你的辦公桌開始擴展到你的抽屜、柜子等等這些地方。要保持清爽干凈，不要有特別多冗余的堆積，因為那種東西會幫你耽誤事兒。內(nèi)在的收集工作，主要是指搜索那些仍然存儲在腦海當(dāng)中的事項，這時候我就建議拿一張紙出來，然后有什么事寫出來，有什么事寫出來。
-----建議是一張紙就寫一件事
這樣處理完了這張紙之后，這張紙下邊可以寫你的處理方法，你的過程怎么樣？OK，這張紙就可以留存檔了?；蛘邲]用的話，你就把它刪掉也好了。
第二個階段叫作處理階段:
有三個基本原則:
第一個是首先處理工作藍(lán)最上面的事物，就是你比較著急的。比如說老婆讓你買家具，如果再不買的話，她就要發(fā)飆了。你就趕緊把那個東西拿過來處理了，其實打個電話或者去淘寶就買掉了。
第二個是一次做一件事。
我們經(jīng)常把一個事做一半，放回去，然后再做下一件，再放回去。這樣就會導(dǎo)致很多事，你做了一半就忘了，下一次來還得重新做，這個特別浪費時間。所以一次就做一件事，永遠(yuǎn)不要把任何事物再次放回工作來。
第三個原則是不要把事物再次放回工作來。
處理這個的過程當(dāng)中，你可能會面臨的一個問題，當(dāng)然你能夠處理完這事當(dāng)然沒問題。有時候會遇到一個問題說，下一步的行動是什么？這個事處理到這了沒結(jié)束，但是下一步的行動是什么？這時候有兩種情況，如果你能夠找到具體的下一步行動，你需要權(quán)衡，要么是立即執(zhí)行把它做掉，要么是指派他人，或者是延遲處理。
-----不得已我們延遲處理，能夠立即做完的就立即做完。如果能夠指派他人做的，就指派他人做。如果是延遲處理，你就需要在這個工作藍(lán)上記下來，這個事什么時候 把它變成一件新的事，放在延遲處理的事。
----還有工作藍(lán)中有一些內(nèi)容是不需要采取行動的，此時你需要對它進(jìn)行分辨。這事是垃圾不用了，或者這是現(xiàn)在根本決策不了，三年后再說，可以放在在一邊。或者這是只能作為參考資料把它收集起來，這時候你的工作藍(lán)就會逐漸地減少。
---在做組織整理的時候，要建立好一個清單。
一類是項目清單。
項目的輔助資料，記錄在日程表中的行動和信息，下一步的行動清單，還有等待處理的清單，參考資料，還有將來也許怎么怎么樣的一個清單。還要建立和使用核查清單。它可以幫助你關(guān)注項目、事件、愛好、職責(zé)等領(lǐng)域當(dāng)中可能出現(xiàn)的各種潛在問題。
通常的情況下，我們說團隊或公司內(nèi)部組織的這種咨詢活動，最終會形成一份極具參考價值的核查清單。其中包含了對日后面是新人和培訓(xùn)員工的一些重點方向，這一章講的是什么呢？不是你一個人的事，而是組織當(dāng)中的事。你要是管理一個團隊，管理一個組織，你希望這個組織能夠按照同步往前推動。這個管理方式比我們剛剛講的一個工作要復(fù)雜的多，你得有七類事件。這7類事件你能夠分門別類的把它管好，才能夠看到整個團隊在向前不斷地推動。
-----養(yǎng)成檢查回顧的好習(xí)慣:
在做了一個階段以后，我們需要思考兩方面重要的問題，第1種就是回顧我們應(yīng)該要關(guān)注哪部分的內(nèi)容，安排在什么時候進(jìn)行。還有回顧應(yīng)該怎樣進(jìn)行，隔多久再進(jìn)行一次。
回答第1個問題，我們可以從三個方面來進(jìn)行回顧。首先就是查看我們的日程表。第2個是查看我們的工作清單或者根據(jù)情景來選擇恰當(dāng)?shù)钠渌幕仡檭?nèi)容，你至少需要每周回顧一次那些懸而未決的事，它能夠幫助你在這種忙亂的生活當(dāng)中謹(jǐn)記最重要的工作，最重要的目標(biāo)，把握住自己的方向。就是每周去核查一下你的關(guān)鍵要物到底有沒有推進(jìn)？這一周關(guān)鍵要物到底是什么？實現(xiàn)了沒有？為什么沒實現(xiàn)？沒實現(xiàn)的原因是什么？怎么排除它？這時候才能夠保證每周都會有新的變化發(fā)生。
所以從近及遠(yuǎn)有這6個層次:
首先是目前的行動
然后是你當(dāng)前所做的這個事的項目的目標(biāo)到底是什么。
然后你的責(zé)任范圍，在你的責(zé)任范圍之內(nèi)，你需要做些什么？
然后1到2年的目標(biāo)到底是什么？
3到5年的展望以及你的人生，這是6個層次。
我們?nèi)バ袆拥臅r候，要從這6個層次來進(jìn)行考量。首先做你眼前應(yīng)該做的事，然后為你的職責(zé)負(fù)責(zé)，然后為你的1到2年負(fù)責(zé)，為你的3到5年來負(fù)責(zé)。這就是我們在選擇行動的時候，要去處理優(yōu)先順序的一個基本的原則。基本上一件事情發(fā)生以后，在你的大腦當(dāng)中都會出現(xiàn)一系列處理問題的辦法。
我們每個人其實在任何一個事發(fā)生的時候，你的大腦都有著天然的處理問題的一系列的流程。作者總結(jié)下來說，無論你是有意識還是沒意識地處理一個問題，大量的人的大腦都會經(jīng)歷5個階段。
第1個階段是定義、目標(biāo)和原則。
第2件事是展望結(jié)果，如果實現(xiàn)了的話，會是一個什么樣的結(jié)果？
第3步在腦海當(dāng)中頭腦風(fēng)暴，我有幾種可能要做？這樣我有幾種方式來頭腦風(fēng)暴。
第4個是組織整理
第5步明確下一步的行動方案。
盡管有時候我們一看一件事，馬上就去采取行動方案了，其實也是經(jīng)過了前邊的4步。你有了大量的可選擇的方案之后，你篩選過后只不過是速度很快直接到了這一步，所以在這個時候頭腦風(fēng)暴這一步變得特別的重要。你
頭腦風(fēng)暴？
就是在你啟動大腦去思考這個問題的時候，你有幾個關(guān)鍵的技巧。第1個是不要判斷，不要質(zhì)疑，不要評估，不要批判。一個東西出來以后就把它寫下來，有一招是這個，還有別的招嗎？又有一招是這個，一招一招地寫下來。如果是幾個人在一塊的話，大家可以湊，每個人都可以暢所欲言地談自己的想法。而在這個過程當(dāng)中，如果我們過早地進(jìn)入討論和批評，就會使得頭腦風(fēng)暴的效果減弱。對，我們?nèi)绻軌蛟试S自己或者別人把想到的方法都羅列下來，我們就可以獲得大量的頭腦風(fēng)暴的結(jié)論。
所以有時候很多會議開的效果很差、效率很低，就是因為有人剛剛說了一個什么想法，另外一個人就說你那個不行，或者你那個需要很多錢，你那個條件不成熟等等。人們?yōu)檫@些爭論使得其他人就沒有動力再提供更多的想法出來了，有時候在一個想法上爭執(zhí)了半天。所以效率最高的方法就是羅列，有想法就把它羅列出來。然后追求數(shù)量，在羅列的時候，追求越多的數(shù)量，越能夠減少你思維的盲區(qū)。最后再把它們組織、分析，找出一個你認(rèn)為最合適的方法來進(jìn)行實施。這就是我們說處理問題的一個基本的過程。
關(guān)注事情的結(jié)果？
就是處理日常事務(wù)的時候有一個重要的技巧，要學(xué)會在腦海當(dāng)中對結(jié)果做出一個正確的預(yù)期，正面的預(yù)期。什么叫正面的預(yù)期呢？你比如說舉個例子，我現(xiàn)在需要做一些事，干嘛呢？我要做這些事兒，想出一個方法，好讓我能夠多抽出一些時間來陪女兒。你看，多抽出一些時間來陪女兒，是不是一個正面的預(yù)期？當(dāng)你腦海當(dāng)中有了這個正面的預(yù)期的時候，你才會更有動力去做這些事情，因為你有一個明確的目標(biāo)放在那。當(dāng)你有一個明確具體的可以描述的出來的目標(biāo)放在那的時候，就會迫使你去確定具體的下一步行動到底是什么。
