活動(dòng)都類似，可粗略分成前期準(zhǔn)備和正式進(jìn)行及總結(jié)收尾三個(gè)階段，其中涉及人、財(cái)、物三要素。
一、人? 請(qǐng)的嘉賓，專家和禮儀人員，攝影攝像人員，還有媒體記者。
攝像人員提前熟悉場(chǎng)地，準(zhǔn)備搖臂，確定機(jī)位。禮儀小姐根據(jù)實(shí)際活動(dòng)，配備充足的人員。引導(dǎo)嘉賓登臺(tái)、下臺(tái)，還有端證書(shū)，扛牌子。
邀請(qǐng)記者，紙媒，還有可以拍攝視頻的媒體人員。
安保人員必要時(shí)也需要在場(chǎng)，否則把關(guān)入場(chǎng)人員。
二、財(cái)? 主要與收費(fèi)和報(bào)銷相關(guān)。
配備現(xiàn)場(chǎng)收款的驗(yàn)鈔機(jī)，開(kāi)具發(fā)票的機(jī)器。發(fā)放提前開(kāi)好的發(fā)票。按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。
三、物? 會(huì)議所用物品。
1、物料。（1）證，嘉賓證、參會(huì)證、工作證、媒體證，還有其它可能用到的證，提前交由專業(yè)公司根據(jù)會(huì)議主題進(jìn)行設(shè)計(jì)，依據(jù)可能參會(huì)人數(shù)印制。
（2）板，包括放在門(mén)口或特定位置的會(huì)議X展板，關(guān)鍵位置用來(lái)導(dǎo)引的展板。根據(jù)多次使用的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，X展板比易拉寶穩(wěn)定性更強(qiáng)一點(diǎn)；簽到處的背景板，按照?qǐng)龅貙?shí)際情況，確定寬度和高度設(shè)計(jì)噴印。
（3）屏，電視屏可用U盤(pán)存圖后讀取。LED屏，一般用16:9比例的會(huì)議主題圖片即可。
（4）牌，為了達(dá)到優(yōu)良的會(huì)議品質(zhì)，可以專門(mén)設(shè)計(jì)符合會(huì)議主題風(fēng)格的桌牌，然后提前確定嘉賓姓名后印制，至少在視覺(jué)上看起來(lái)就不一樣。地標(biāo)作用的水牌也可能需用。揭牌儀式中所用的匾牌附帶紅綢，得提前準(zhǔn)備。
（5）冊(cè)，會(huì)議手冊(cè)。交由專業(yè)設(shè)計(jì)公司設(shè)計(jì)，內(nèi)容包括會(huì)議日程，專家簡(jiǎn)介，大會(huì)主席，執(zhí)行主席，會(huì)議聯(lián)系人，會(huì)場(chǎng)地理位置，周邊餐飲，住宿及天氣等情況介紹。一般封面用銅版紙，內(nèi)頁(yè)用90克復(fù)印紙，經(jīng)費(fèi)充足可使用更高級(jí)的紙張。培訓(xùn)手冊(cè)。匯集所有授課專家的課件印制裝訂而成，配合會(huì)議效果，封面需要專門(mén)設(shè)計(jì)。宣傳手冊(cè)，視具體情況印制。
（6）袋，紙袋和無(wú)紡布袋子多見(jiàn)，如果有其它贊助，可選用帆布袋，參會(huì)者還能在會(huì)后用一段時(shí)間。
（7）筆，中性筆若干，質(zhì)量?jī)?yōu)者佳。
（8）本，筆記本都是袋子里必須配備的附件。
（9）禮，依照預(yù)算可有可無(wú)。
（10）書(shū)，聘書(shū)、證書(shū)，打印蓋章，準(zhǔn)備封皮。簽約文書(shū)，可能會(huì)舉辦簽約活動(dòng)，協(xié)議至少得備兩份。
（11）函，邀請(qǐng)函。無(wú)論是電子版，還是紙質(zhì)版，都得設(shè)計(jì)精美。此外，還有官方的公函類。
2、其它物品。
（1）電腦，需要安裝高級(jí)版本軟件，因?yàn)橛械膶＜襊PT中插有視頻，必須保證可以正常播放。
（2）插線板，激光筆及電池，U盤(pán)，相機(jī)和電池，遮光罩，閃光燈，三腳架。
（3）會(huì)議通知，用于報(bào)銷的文件，目前都做成PDF版本，發(fā)在微信群供參會(huì)者自行保存打印。
（4）音樂(lè)。會(huì)議中有些環(huán)節(jié)需要音樂(lè)陪襯。
（5）視頻。宣傳類視頻。
（6）裝飾品。會(huì)場(chǎng)如果要營(yíng)造氣氛，需用拉花，氣球等物。當(dāng)然，大多數(shù)情況下不會(huì)用到。
四、其它事項(xiàng)。
1、會(huì)場(chǎng)預(yù)定。提前聯(lián)系對(duì)接，商榷價(jià)格及用餐，住宿等情況，會(huì)議過(guò)程中提供為嘉賓倒熱茶服務(wù)，準(zhǔn)備瓶裝礦泉水，熱水和紙、鉛筆。問(wèn)明車位數(shù)和停車價(jià)格。
會(huì)場(chǎng)布局要合理，座椅舒適程度均需考慮。舞臺(tái)效果得照顧到，見(jiàn)過(guò)的多數(shù)會(huì)場(chǎng)沒(méi)有安裝前燈，嘉賓講話或者演講者發(fā)言時(shí)臉上黑乎乎一片，和背景屏幕形成鮮明對(duì)比。因此，必須保證燈光照在發(fā)言者臉上，免得影響錄像、拍照效果。
講臺(tái)應(yīng)該簡(jiǎn)潔大氣，桌花不推薦，因?yàn)槿绻葜v者如果身高不夠高，拍出來(lái)的照片就是一個(gè)頭長(zhǎng)在花叢中，顯得恐怖異常。
背景墻壁，尤其講臺(tái)區(qū)域的背景要求干凈，色調(diào)統(tǒng)一，否則拍出來(lái)的照片雜亂，影響美感。
導(dǎo)播切換臺(tái)是會(huì)場(chǎng)必備品，一般另外收取費(fèi)用。會(huì)前測(cè)試音樂(lè)及PPT播放。
話筒肯定都包括在會(huì)場(chǎng)之中，提前調(diào)試音響設(shè)備。
2、票務(wù)。一般會(huì)請(qǐng)幾位外地專家教授，自然得詢問(wèn)專家日程安排，協(xié)助訂火車票、機(jī)票。負(fù)責(zé)人員要及時(shí)收回票據(jù)以便報(bào)銷使用。
3、住宿預(yù)訂。主要負(fù)責(zé)嘉賓和專家住宿，參會(huì)人員可根據(jù)情形預(yù)留房間，或者自理。
4、會(huì)議提醒。針對(duì)每個(gè)專家不同的講座時(shí)間，制作打印獨(dú)一無(wú)二的會(huì)議日程，讓他能清晰明了看到自己需要出現(xiàn)在會(huì)場(chǎng)中的時(shí)間段，放在專家入住的房間，有效提醒的同時(shí)，會(huì)使專家感受到辦會(huì)者的細(xì)心。
5、水果。嘉賓房間提前準(zhǔn)備適量水果，比如小橘子、香蕉和圣女果之類的，需要清洗的，洗干凈放在盤(pán)中，用保鮮膜裹緊。還可以準(zhǔn)備一瓶酸奶，表達(dá)會(huì)務(wù)組的貼心。
6、接送專家。擁有訂車軟件，訂車會(huì)方便的多。但是體現(xiàn)出服務(wù)到位，接送就需要主辦方安排合適的人員陪同。車輛可與租車公司進(jìn)行協(xié)商。接送過(guò)程中，發(fā)送短信、微信等消息，提醒專家有人負(fù)責(zé)接送，重要嘉賓還需要準(zhǔn)備鮮花。
7、招待用餐。早餐一般會(huì)在酒店自行解決，中午安排桌餐，主辦方高級(jí)別管理者作陪。晚飯換另外的特色餐廳，讓專家享用不同風(fēng)味的美食。根據(jù)實(shí)際預(yù)算情況，適當(dāng)調(diào)整菜品種類。
8、會(huì)議報(bào)到。提前打印簽到表，簽字領(lǐng)取會(huì)議資料和相關(guān)紀(jì)念品。
9、會(huì)場(chǎng)簽到。由專人負(fù)責(zé)，以便妥善保管簽到表原件，留用。
10、茶歇。一般都由小蛋糕，切塊的哈密瓜，圣女果，現(xiàn)煮或速溶咖啡，熱水等組成。
11、餐飲。專人負(fù)責(zé)處理，印制餐票。
12、學(xué)分發(fā)放。提前設(shè)計(jì)收集信息的表格，利用問(wèn)卷星、石墨等在線表單，嵌套H5宣傳頁(yè)，方便參會(huì)者填寫(xiě)信息，也方便后續(xù)信息匯總。
13、聘書(shū)證書(shū)。按照名單逐一發(fā)出。
14、咨詢費(fèi)用?，F(xiàn)金或打卡等方式支出。
15、會(huì)議總結(jié)。撰寫(xiě)新聞稿；收集媒體報(bào)道；各類文件、材料存檔。
專人負(fù)責(zé)，定期梳理反饋，明確進(jìn)度，把控整體節(jié)奏，自然有條不紊。如果經(jīng)費(fèi)充足，與會(huì)務(wù)公司合作，直接提要求即可。
（2019年12月3日，周二，晴）
