發(fā)表于 22 Oct 2012
? 時(shí)間管理 ? 推薦軟件

本文來自 毒龍的程序人生 的投稿。
用OmniFocus實(shí)踐GTD一年多了，今年5月份在上海參加了一次GTD演講俱樂部活動(dòng)，之前對(duì)于參考資料/將來也許/項(xiàng)目/上下文的設(shè)置、每周回顧如何高效地進(jìn)行有一些困惑，參加演講活動(dòng)后，有朋友給出了很好的建議，特別是看到了這篇國外IT人的強(qiáng)文，然后開始改造我的OmniFocus系統(tǒng)，感覺現(xiàn)在的OmniFocus系統(tǒng)更加清晰、方便管理，關(guān)鍵是更容易進(jìn)行每周回顧。主要來說，是更充分地利用了項(xiàng)目文件夾Project Folder，上下文Context，單一行動(dòng)Single Action，透視Perspective等功能，制定了每周回顧Review檢查表，從而使OmniFocus系統(tǒng)更加的高效。
一、項(xiàng)目文件夾Project Folder
在OmniFocus中有Folder的概念，可以把多個(gè)Project放在一起，實(shí)際上可以使用這個(gè)Folder很好地與GTD理念中2萬英尺高度的思想統(tǒng)一起來，用這種方法將所有項(xiàng)目歸類后，項(xiàng)目更有條理，每周回顧也就顯得更有條理了。一個(gè)人在工作、生活中有許多的職責(zé)范圍，我當(dāng)前的項(xiàng)目文件夾是這樣的：

雜事：這個(gè)是OmniFocus安裝后自帶的，可以隨便修改名字，是一種Single Action，把一些互不相關(guān)、不需要回顧、也無法歸到其它細(xì)類中的雜七雜八的東西統(tǒng)統(tǒng)放在這里。
健康：身體是革命的本錢，必須要保持每天的鍛煉，不然無法保證正常的編程工作、生活、掙錢、游玩等等，隨著年齡的增大，對(duì)于健康也越來越重視。
高級(jí)程序員：作為一個(gè)IT人士，雖然現(xiàn)在軟件項(xiàng)目管理的角色更多一些，但寫代碼的能力一直不能丟，C#和Objective-C是我現(xiàn)在的主要編程語言，在Windows和Mac之間來回折騰其樂無窮。
家庭（父親/丈夫/親人）：作為一個(gè)兒子、一個(gè)孩子的父親、一個(gè)丈夫也有許多的職責(zé)，要孝敬老人、要教育孩子、要合理安排生活、處理家庭瑣事，這里面事項(xiàng)不太多，我統(tǒng)一放在一起管理。
金錢：有些項(xiàng)目可能會(huì)帶來額外的收入，放在這里管理，個(gè)人投資、理財(cái)?shù)捻?xiàng)目也放在這里。
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：在工作中要負(fù)責(zé)幾個(gè)重要項(xiàng)目，這些項(xiàng)目要逐一管理起來，根據(jù)項(xiàng)目的復(fù)雜程度，里面還要細(xì)分出許多子項(xiàng)目來。
個(gè)人修煉：讀書、提高時(shí)間管理水平、提高英語水平等等，放在這里。
朋友：與重要的朋友經(jīng)常保持聯(lián)系，這些事情放在這里。聽說要找到一生中可以隨時(shí)探討交流的7個(gè)朋友，現(xiàn)在感覺已經(jīng)有2個(gè)了，其他的還不能確定。
室副主任：在工作中要承擔(dān)一些管理角色，與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)不一樣，這里的職責(zé)主要是培訓(xùn)管理、班組管理和室里的一些雜事。
業(yè)余愛好：一些業(yè)余愛好，比如打橋牌、下象棋等等，單獨(dú)管理起來。
項(xiàng)目成員：在工作中還要在其它項(xiàng)目中承擔(dān)部分工作，畢竟是為別人的項(xiàng)目服務(wù)，優(yōu)先級(jí)設(shè)置得比較低。

用上面的辦法后，可以把這些職責(zé)按照優(yōu)先級(jí)的順序排列起來，當(dāng)然有些職責(zé)并不一定非要分出個(gè)1、2、3來，只要感覺前5項(xiàng)更重要就行了。這種排列的順序也保證了每周回顧時(shí)從上到下回顧一遍，重要的事情也是先考慮。
二、上下文Context
對(duì)于IT工作者來說，編程、思考和寫一些較長的文檔都需要專注，而且需要專注1小時(shí)以上才能收到理想的效果，所以需要把這類事情單獨(dú)設(shè)置一個(gè)上下文。所以我的上下文是這樣的：
專注（編程/寫作/思考）：放在第一位，一天中精力最充沛的時(shí)段安排給它；
瀏覽/查詢/閱讀：看書、查看網(wǎng)頁、閱讀資料等等不需要太多的腦力，畢竟現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)無處不在，在手機(jī)上、iPad、辦公室、家里都可以查閱；
打電話/發(fā)郵件/QQ：一般我用這三種方式聯(lián)系他人，在action的標(biāo)題中標(biāo)明是打電話還是發(fā)郵件，使事項(xiàng)更具有可執(zhí)行性；
辦公室：有些事情必須在辦公室才能做；
家：有些事情必須在家里解決；
疲勞/無聊時(shí)：腦子不轉(zhuǎn)時(shí)還是可以做些事的，比如讀些花邊新聞、整理抽屜、備份資料、練習(xí)腹式呼吸、看看TED、看看博客等等；
會(huì)議/交談：召開會(huì)議，向他人匯報(bào)，遇見某人時(shí)要交流的事情放在這里
跑腿/外出：在超市、書店、出差時(shí)
等待：委托給某人時(shí)把事情設(shè)置為這種狀態(tài)，對(duì)于經(jīng)常聯(lián)系的人，可以設(shè)置一個(gè)專門的子項(xiàng)，比如老板、下屬，不經(jīng)常聯(lián)系的人沒必要專門設(shè)置一個(gè)子上下文，在標(biāo)題中寫清楚即可，如“等待xxx：提交xxx申請(qǐng)報(bào)告”
將來也許：有些事暫時(shí)不能執(zhí)行，設(shè)置為這種狀態(tài)，與暫停的項(xiàng)目綜合使用

三、參考資料/將來也許Someday/Maybe

個(gè)人修煉

用了這種方法設(shè)置后，有些內(nèi)容并不需要單獨(dú)的設(shè)置為參考資料，設(shè)置為完成狀態(tài)的雜事，就可以算是一種參考資料。畢竟大量的參考資料并不適合用OmniFocus來管理，用Evernote還是比較適合的。
四、透視功能Perspective
透視功能是OmniFocus中的高級(jí)功能，可以用于將某些上下文組合起來查詢用，但我現(xiàn)在還沒有使用。只用了一種“最近完成”的透視設(shè)置。

omnifocus-Perspective

omnifocus-Weekly-Review

回顧職責(zé)范圍內(nèi)的創(chuàng)意部分，這個(gè)就對(duì)應(yīng)于每個(gè)職責(zé)里面的“xx想法”部分，根據(jù)下周任務(wù)的多少和時(shí)機(jī)是否成熟來定。
另外還聽說有個(gè)觸發(fā)清單，還不太理解。

經(jīng)過上述的一番打造，OmniFocus已經(jīng)成為我一個(gè)可以非常依賴的系統(tǒng)，有種心如止水的境界。每天看看日程表上的預(yù)測(cè)事項(xiàng)，這些通常是有嚴(yán)格時(shí)間要求的項(xiàng)，有些是提醒今天要開始著手某件事情了，有些是必須今天完成的；再看看加了特別標(biāo)注的事項(xiàng)，這些事情是對(duì)于個(gè)人年度計(jì)劃非常有影響的一個(gè)一個(gè)的子項(xiàng)；在選擇事項(xiàng)時(shí)，看一下“上下文”，早晨精力充沛時(shí)就先做那些需要專注的事情，把QQ之類的干擾性的軟件全部關(guān)掉，專注一小時(shí)之后，可以休息一下，活動(dòng)一下，走動(dòng)一下，執(zhí)行幾條不需要費(fèi)腦力的任務(wù)，收收郵件、查閱資料等等，如果有精力可以再完成一項(xiàng)專注的任務(wù)，這種辦法有點(diǎn)類似番茄工作法，只是時(shí)間上并沒有嚴(yán)格的限制。下班了，主要是陪陪家人、鍛煉身體、看書或查查資料?？臻e的時(shí)候，隨時(shí)整理一下INBOX，寫上幾筆時(shí)間日志，這樣的一天就相當(dāng)充實(shí)了。
周五下午如果沒有其它安排，是一個(gè)每周回顧的時(shí)間，按照檢查表執(zhí)行完回顧任務(wù)后，感覺自己又朝著向往的目標(biāo)前進(jìn)了一步?？傊?，完美的系統(tǒng)也是一種輔助工具，它幫你在慢慢的執(zhí)行過程中漸漸地找到人生目標(biāo)，協(xié)助你充分利用時(shí)間，強(qiáng)化你的個(gè)人管理，不斷地朝著自己設(shè)定的目標(biāo)前進(jìn)。