第一章? 七步高效會(huì)議教程
一、明確角色
明確與會(huì)人員、召集人，主持人，記錄員等。
召集人：在會(huì)議前需要將會(huì)議材料提交給與會(huì)人員；
主持人：在會(huì)議時(shí)需要設(shè)置時(shí)間提醒，引導(dǎo)話題討論；
記錄員：需要記錄會(huì)議的決議，并當(dāng)場(chǎng)宣讀出來(lái)確認(rèn)。沒(méi)有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論，達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。
二、提前準(zhǔn)備會(huì)議，并分發(fā)材料
沒(méi)有準(zhǔn)備好的會(huì)議必須取消。
在會(huì)議前，會(huì)議召集人必須把會(huì)議材料提前發(fā)給與會(huì)人員，與會(huì)人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備，不能進(jìn)了會(huì)議室才開(kāi)始思考。
三、在會(huì)議開(kāi)始時(shí)明確紀(jì)律
1、設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。
準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束實(shí)際上就是尊重別人的時(shí)間，開(kāi)會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí)，對(duì)遲到人員進(jìn)行處罰。
要對(duì)每個(gè)議程定個(gè)大致的時(shí)間限制，一個(gè)議題不能討論過(guò)久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。如一個(gè)議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會(huì)人員，使他們有思想準(zhǔn)備。
2、會(huì)議中禁止使用手機(jī)或者要求手機(jī)調(diào)整為靜音狀態(tài)。
3、對(duì)于開(kāi)小會(huì)私下討論的行為要提醒和處罰。
四、會(huì)議有明確的目標(biāo)、議程
除了頭腦風(fēng)暴，任何會(huì)議一定要有明確的目標(biāo)和議程，這樣才能有的放矢、提高效率?？梢钥紤]在白板上寫(xiě)出議程的內(nèi)容，同時(shí)加粗相應(yīng)的關(guān)鍵點(diǎn)，討論的過(guò)程中，不斷提醒大家這個(gè)會(huì)議的目標(biāo)是什么，不要偏離主題。當(dāng)然，頭腦風(fēng)暴除外。
在白板上把開(kāi)會(huì)要達(dá)成的目標(biāo)列出來(lái)：
1、信息傳達(dá)：比如通知某事，說(shuō)清某事；
2、做判斷：針對(duì)某事，做出一個(gè)判斷，正確/錯(cuò)誤/擱置；
3、做決定和執(zhí)行計(jì)劃：某事，干不干？怎么干？什么時(shí)候干？誰(shuí)來(lái)干？
先把這些議題列成表，逐項(xiàng)勾掉。
五、會(huì)議一定要有結(jié)果
一個(gè)沒(méi)有達(dá)成目的的會(huì)議，即使時(shí)間再短，也是失敗的。別說(shuō)站著開(kāi)，單腳站都是失敗。
如果一件事我覺(jué)得還沒(méi)有說(shuō)清，即使大家已經(jīng)很疲倦了，也要堅(jiān)持說(shuō)清，哪怕很啰嗦，哪怕要說(shuō)很長(zhǎng)時(shí)間。把大家聚在一起本身成本就很大，如果沒(méi)有達(dá)到目的，這些成本就完全浪費(fèi)了。
據(jù)一位企業(yè)高管這么說(shuō)過(guò)：一件事，我如果沒(méi)時(shí)間，就不說(shuō)。但如果我開(kāi)始說(shuō)了，就一定要說(shuō)透，階段性的說(shuō)到位，哪怕花再多的時(shí)間。
六、會(huì)議一定要有記錄
一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整的會(huì)議記錄，每次會(huì)議要形成決議，會(huì)議的各項(xiàng)決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項(xiàng)決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說(shuō)明，避免會(huì)后互相推諉，影響決議的完成，這點(diǎn)特別重要，企業(yè)的各級(jí)管理人員經(jīng)常會(huì)犯的一個(gè)毛病，由于會(huì)議沒(méi)有形成決議，導(dǎo)致會(huì)議的作用沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，更會(huì)讓一些管理人員誤認(rèn)為開(kāi)會(huì)沒(méi)有意義，直接影響其不想主持開(kāi)會(huì)或者參與開(kāi)會(huì)。
記錄會(huì)議的決議當(dāng)場(chǎng)宣讀出來(lái)確認(rèn)。沒(méi)有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論，達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進(jìn)入執(zhí)行程序
七、會(huì)議一定要有事后追蹤
凡是散會(huì)，必有事后追蹤。
記住“散會(huì)不追蹤，開(kāi)會(huì)一場(chǎng)空”。加強(qiáng)稽核檢查：要建立會(huì)議事后追蹤程序，會(huì)議每項(xiàng)決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時(shí)發(fā)現(xiàn)適時(shí)調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能完成。很多企業(yè)管理人員都沒(méi)有這樣的意識(shí)和習(xí)慣，企業(yè)的高層也缺乏這樣的要求。
第二章? 會(huì)議訓(xùn)練
對(duì)每個(gè)層級(jí)的員工進(jìn)行基本的“會(huì)議訓(xùn)練”，能讓會(huì)議更高效起來(lái)，起到事半功倍的效果，這是目前互聯(lián)網(wǎng)公司會(huì)議時(shí)容易忽略的一點(diǎn)。
比如如何開(kāi)會(huì)，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對(duì)待分歧，如何會(huì)場(chǎng)匯報(bào)等的。這里有兩個(gè)高效會(huì)議的tips：
一、參與會(huì)議者應(yīng)該如何反駁別人的意見(jiàn)？
不以反對(duì)的形式，而是以提問(wèn)的形式交談，能夠讓雙方對(duì)問(wèn)題有更深入的了解，會(huì)有更好的效果。
“可是”、“但是”式的反駁是令人討厭的。
二、與會(huì)者如何提出自己的提案？
這里姑婆只是給出一個(gè)公式，具體的操作，且看各位看官自行處理：
6W+2H+2
1、6W
what：目標(biāo)是什么，就什么主題做出什么樣的決策？
why：因何理由或目的而做出該決策？
who：誰(shuí)（哪個(gè)部門(mén)）來(lái)執(zhí)行計(jì)劃，誰(shuí)（哪個(gè)部門(mén)）因而獲利？
when：執(zhí)行計(jì)劃的日程如何？
where：計(jì)劃的對(duì)象范圍是全國(guó)性、全公司嗎？或是已限定范圍的事業(yè)、組織？
which：達(dá)到該計(jì)劃目的的方法只有一種嗎？當(dāng)有多種方法時(shí)，各方法之間有什么不同，你認(rèn)為哪種方法最好，其理由是什么？
2、2H
how to do：執(zhí)行計(jì)劃的具體方法是什么
how much：執(zhí)行計(jì)劃需要多少預(yù)算，由哪個(gè)部門(mén)負(fù)擔(dān)該預(yù)算？
3、利弊分析：對(duì)有利之處和不利之處的預(yù)測(cè)：當(dāng)計(jì)劃成功時(shí)有哪些有利之處，當(dāng)計(jì)劃失敗時(shí)有哪些不利之處？
基準(zhǔn)：當(dāng)在執(zhí)行計(jì)劃的過(guò)程中未收到預(yù)計(jì)的效果時(shí)，應(yīng)在哪個(gè)階段修改計(jì)劃或中止計(jì)劃？此外，應(yīng)于哪個(gè)階段報(bào)告計(jì)劃的進(jìn)展情況？
總結(jié)：
最后請(qǐng)記住三個(gè)簡(jiǎn)單卻很有意義的公式
1、開(kāi)會(huì)+不落實(shí)=零；
2、布置工作+不檢查=零；
3、抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)。
