【原則一】4.要事第一：找到最重要的事情
今天是周四，往往在每周的這一天，我們會重點回顧一周的工作進度，看看哪些重要的事情進度還沒有達到預期。這當然是個很好的習慣，不過呢，這個過程里也有一些容易忽略的重點，那就是：什么才算是最重要的事情呢？
我們現(xiàn)在的人有多忙，工作有多么雜亂，這不用我再詳細描述，每個人都有切身感受。那么找到那個最重要的事情本身，就是最重要的事情。在過去的組織形式里，負責這個任務的往往是管理者、領導者，他們通過分析決策，找到最重要的事情，然后拆分，安排給不同的人執(zhí)行。
但現(xiàn)在我們的工作界限非常不清晰，嚴格來說，已經(jīng)沒有人能告訴你具體執(zhí)行內(nèi)容是什么了。也就是說大部分情況下，你需要自己找方向，分析決策，找到最重要的事情，然后自己執(zhí)行。哪怕你是一個實習生呢，如果你在一個互聯(lián)網(wǎng)公司，你肯定也能感受到這種差別。典型的比如說團隊里面分工，你負責提升用戶活躍度，或者提升文章閱讀量。那么在執(zhí)行上你究竟是做一個集贊活動呢，還是花心思提升內(nèi)容質量呢？或者還有其他一大堆可選項，看起來好像都很重要，你究竟該選哪個呢？
這就是我們今天要說的主題：找到最重要的事情。然后對其他事情說“不”。下面我會通過3個部分來講明這個過程。
- 明確目標
- 找到最重要的事情
- 對其他事情說“不”
最重要的事情是相對于你的目標而言的，這一點經(jīng)常被忽略。我們往往把一些緊急的事情當做重要的事情，但只要無助于完成你在指定期限的目標，這個事情就沒那么重要。關于重要還是緊急，后面會有詳細的說明。我們先來說一下目標這個東西。
（1）明確目標
目標可能有多個層級，人生目標和這周的目標可能是兩回事。如果你已經(jīng)在某個領域扎根，那么從長遠的目標來拆解出現(xiàn)在的的階段性目標，就是最合適的方式。而如果你初入社會，那么盡可能的多完成一些短期的目標，比如學會某個技能，完成某個初具規(guī)模的項目，就是對你而言比較合適的目標制定方式。
這里我要說一個常見的目標制定誤區(qū)，那就是“目標”不等同于“指標”。平時我們利用SMART原則（具體、可衡量、可達性、相關性、時間限制）定目標，其實定的是指標類的目標，主要用于KPI的考核要求。
但是我們用那種指標類的目標來行動，會發(fā)現(xiàn)這些信息無法指導行動。常見的比如：“閱讀量提升20%” 這樣的指標，他本身沒有方向性信息，你仍然不知道是重點去提升內(nèi)容質量更長遠呢？還是去邀請用戶轉發(fā)集贊來的更快一些好呢？事實上，這兩種行為可能對應了不同的目標，那重要的事情也是完全不同的。執(zhí)行這樣的目標會造成大量的消耗，有時候還會南轅北轍，過程當中因為猶豫而拖延也是在所難免的。
所以，一個合格的目標至少符合以下兩點原則：
- 目標要明確方向并且鼓舞人心
- 目標要有時間限制
然后根據(jù)一個目標去拆解一些關鍵結果，當達成了這些關鍵結果就意味著你的目標初步實現(xiàn)了。我們來看個例子。
季度目標：拿下深圳地區(qū)的珠寶線上零售市場
- 關鍵結果1：線上用戶達到30萬
- 關鍵結果2：線上銷售額本季度突破500萬
- 關鍵結果3：用戶推薦凈值達到8分
這樣的一個戰(zhàn)略性的目標就可以讓你擺脫很多無關的事情，比如說之前還決定了做全國零售，現(xiàn)在聚焦在深圳，很多問題在現(xiàn)在看來就不重要了。一個好的目標可以讓你時刻記得住，并且隨時可以用來指導行動和決策，避免南轅北轍的反復無用功。因為確定目標本身就是一件非常重要的事情。
（2）找到最重要的事情
正如前面所說的，很多時候一些緊急但是不重要的事情會假裝很重要，來占用我們的時間和精力。這個時候就需要借助模型來區(qū)分那些不重要的事情，然后聚焦在重要的事情上。這個模型包含“重要”和“緊急”兩個維度，兩兩組合可以匹配出四個象限，在之前第四周的邏輯思維里面矩陣圖有詳細說過。
我們按照從左往右第一到第四象限來挨個說明這四類事項。它們分別是：重要緊急、重要不緊急、緊急不重要，不緊急不重要。
a.重要緊急
這類事務既緊急又重要，需要立即處理。在第三周GTD工作法里，我們給日程表清單的任務定義就是這樣的事情，在指定時間必須處理。這些事情可能是一些會議、約見。
但同時更多的出現(xiàn)在這個象限里的事情可能是一些迫切需要解決的問題。這類問題往往是第二象限（重要不緊急）的事情沒有提前處理，到最后期限就變成了重要緊急的事情了。
忙于處理這類事情的感覺就像是在“救火”。理想狀態(tài)下，這類事情越少越好，因為那意味著你未雨綢繆，計劃安排的好。否則，這些事情會給你很大壓力，因為這些重要還緊急的事情會過度消耗你的精力。換句話說，如果你每天都在處理危機，收拾殘局，處理那些最后期限沒有完成的事情，而這些事情在有限時間完成的低劣質量會讓你進一步焦慮。這就是一種拖延狀態(tài)，也是直接造成拖延的根本原因。
b.重要不緊急
第二個象限就是最重要的事情，不緊急的重要事項每個人都有很多，比如自律方面的早起、健身、閱讀等等。但是這類事情因為不緊急，也最容易被拖延。如果你能在不緊急的時候就把那些最重要的項目方案、執(zhí)行計劃都做好，那么你會感到更加自由。
提前做這類事情往往就意味著你是一個非常自制的、有遠見的人。那些有條不紊，做事卓有成效的人，都是在這個象限的事情上下功夫。你很少看見一個優(yōu)秀的學霸在考試前2天惡補吧，他們很早就準備好了，考試前兩三天他們往往是休息的狀態(tài)，我身邊的學霸都這樣。
總之，將有限的時間和精力投入在這些重要的長遠的事情上，可以讓你的個人事務處理效率更高。這些事情的重點在于提前安排，有條不紊，防患于未然。當然，有時候你必須做一些第一象限里重要又緊急的事情，只要數(shù)量不多，都是正常狀態(tài)。只是你的思維方式要是預防型的，才能更妥善的安排那些重要但是不緊急的事情。
c.緊急不重要
緊急的事情總會讓人有一種錯覺，認為它就是重要的事情，其實不然。你可以仔細梳理一下自己每天的工作記錄，看看哪些是緊急但不重要的。其實這樣的事情有很多，最典型的可能就是很多無聊的會議，那可能對于別人來說是重要的，但對于你來說可能參加與否并沒有什么影響。
面對別人的請求也是一個緊急但是不重要的事情，但這可能是比較難處理的一種，因為我們的文化里好像不太容易對別人說不。關于如何拒絕，下面第三部分會詳細說。這里我再舉一個例子，我碰到過很多次這樣的事情，當我正在和一個人聊一個比較重要的問題，突然對方來了一個陌生電話。一般這種情況下我都會直接關掉，然后繼續(xù)當前的談話。但我發(fā)現(xiàn)很多人會中斷當前的談話，去接一個大概率是廣告的電話，或者是一些很沒必要的小事，花上好幾分鐘時間。等接完電話回來第一句就是，剛才我們說到哪了？其實這就是一個很典型的沒有分清重要的事情和緊急的事情，大部分電話沒必要馬上接。也許你當前這個談話比一個陌生電話重要一百倍。不過即使是這樣，很多人也會先接電話……
d.不緊急不重要
最后這類事情就是一些休閑類的事情了，做不做真的沒影響。典型的比如刷朋友圈，在手機上點點點，看看這個看看那個。我在平時外出的時候會特別留意很多人在手機上的行為，大部分都是無聊的點點，或者看一些無價值的內(nèi)容。所以這部分事項其實就是用來殺時間的，長期做這些事情會讓人缺乏自制力，并且對重要的事情不負責任。因為多數(shù)這種情況都是在逃避責任。
換句話說，如果有時間， 為什么不去做第二類重要但是不緊急的事項呢？都完成的非常出色了嗎？大概率情況下，很多人沒有第二類事項的清單，那就更需要去思考這些問題了，比如想想哪些事情是最重要的？是能實現(xiàn)我自身價值的？而不是消磨時間看一些無聊的東西。
到這里，我們就能大致分清楚那些重要和緊急相互交織的事項該如何選擇了。一定要仔細思考這些問題，分辨清楚。要知道，我們很多時候都會有某種錯覺，認為第一象限和第三象限的事情是最重要的，但如果深入思考，你會發(fā)現(xiàn)第二象限的事項才是那些最重要的事情。
（3）對其他事情說“不”
一旦我們確定了最重要的事情，那就要做另一個事情：對其他事情說“不”。
這里又分為兩方面，一方面是對那些除了第二象限的事情說不，另一方面是對別人的請求說不。
第一個，對那些不重要的事情說不
首當其沖，干掉那些殺時間但又沒有具體產(chǎn)出的閑雜事項，不做這些事情，還可以通過其他方式放松，比如聽一些歷史故事、聽音樂、在外邊走走，一邊放松一邊也可以思考問題。
然后就是，最大可能的減少第三象限的瑣事，這些瑣事可能有一些不需要你來做的簡單事情。這些事項對你的目標沒有幫助，可能來自別人的委托，幫忙處理一些文檔之類的。對于這些緊急但是不重要的事情，可以直接拒絕做，當你開始拒絕了，你會現(xiàn)在不做那些簡單的瑣事，真的對你的工作生活沒有什么影響。
最后，盡可能減少在第一象限的迫在眉睫的事情。這類事情往往是第二象限沒有做好，當出現(xiàn)了這些又緊急又重要的事情，就要警惕了：這件事情我可不可以提前做？以避免現(xiàn)在這種緊急的狀態(tài)。
第二個，對他人的請求說不
我們很難對別人的請求說不，尤其是當別人用著“請教”的姿態(tài)來找你解決問題的時候。這個時候如果你答應了，你的時間就會被奪走一大塊。而如果你不答應，好像就會傷害別人的感情了。最典型的可能是一些公共事項，如果你實在沒時間，那么你是完全可以拒絕的，雖然那看起來好像很自私，但是每個人要先對自己負責，然后才能在公共領域做出更大的貢獻，這是常識。
這里我可以提供一些比較恰當?shù)木芙^別人的方式，優(yōu)雅的跟別人說“不”。
- 當你在面對要求的時候，可以停頓一會，再做說明。這樣也可能別人看出你的為難，也許會自己放棄。
- 說“不，但是”的句型。比如說：不好意思這次不能參加你的婚禮了，但是，我想忙完這個項目去單獨和您聚聚，您看2個月后時間是否方便。
- “我需要先看一下日程表，然后再答復您”。然后答復“很遺憾，這次我無法提供幫助，因為和我的另一項日程沖突”。
- “好的，那我們要取消的是什么？” 典型的在上下級溝通當中，這種問題非常常見，時不時的扔過來一個問題往往讓原本的時間安排被打亂。這個時候提出這個問題，讓對方做取舍，也許一些簡單的事情就不會被扔過來了，你就可以更有成效的完成自己最重要的事情。
OK，當我們知道了哪些事情是最重要的事情，著手去做這些最重要的事情，自己的精神壓力會減輕很多。也許之前的很多瑣事浪費了你的時間，讓你回頭復盤發(fā)現(xiàn)自己好像沒有做過什么，那些重要的事情好像一直在被拖延，然后產(chǎn)生壓力和焦慮的情緒。而持續(xù)去做重要的事情，可以改善這一狀況。
找到了重要的事情，明天我們繼續(xù)下一小節(jié)：開始行動。
