1、不要把時間浪費在“努力”工作上
豐田公司曾經(jīng)總結(jié)過生產(chǎn)線上的七大浪費： 過度生產(chǎn)、質(zhì)量返工、庫存過高、沒用的搬運、多余的動作、不增值的工藝以及沒必要的等待
上文提到的“沒必要的等待”雖然說的是生產(chǎn)線上的浪費現(xiàn)象，但實際上在我們的日常工作中，許多寶貴的時間往往會被那些無意義的事情所消耗，這才是導(dǎo)致我們整日努力工作卻始終趕不上進度的最大元兇。
也許你在工作中也經(jīng)歷過下面這三種情況。
第一種是“完美主義”。
除了軍工、航天、醫(yī)療等高精行業(yè)必須要以六西格瑪?shù)臉?biāo)準(zhǔn)追求完美和卓越，力求做到零誤差。對于我們這些普通職場人來說，凡事追求完美既是一項難以做到的任務(wù)，也是完全沒有必要的。
一旦你真的把手上的某項工作“完美”了一次，就相當(dāng)于提升了領(lǐng)導(dǎo)和同事對你工作能力的期待值。假如你的下一次工作稍微差了那么一點，沒有做到完美，領(lǐng)導(dǎo)不一定會因為你完成一個99分的工作而表揚你，反而有可能會對你表示失望，認(rèn)為你沒有把工作做到100分，辜負了領(lǐng)導(dǎo)對你的期待。
同時，把工作都做到完美是要付出很大代價的，那就是你的時間和精力的巨大投入。你把一個只需要做到80分就可以的工作做到了100分，看似你非常努力、非常敬業(yè)，但這種所謂的“敬業(yè)”可能是以犧牲其他七八件需要做到60分，而你完全沒有時間去做的工作為代價的。那么那些你沒有時間去做的工作就會占據(jù)你的業(yè)余時間，需要你通過更多加班去追趕工作進度，最后造成惡性循環(huán)。
第二種是“范圍蔓延”。
所謂“范圍蔓延”，就是做了超出你的職責(zé)范圍的工作。尤其是當(dāng)你作為下屬面對上級領(lǐng)導(dǎo)的時候，或者你作為乙方面對甲方客戶的時候，非常容易發(fā)生為討好對方而接受一些原本不屬于自己的工作的情況。
這樣的情況我想大家在剛參加工作的時候應(yīng)該經(jīng)常遇到吧。這種讓步一旦走出了第一步，對方就會習(xí)以為常。在今后的工作中，會要求你不斷讓步，給你增加大量原本工作范圍內(nèi)本來沒有、也沒有必要去做的工作。
這樣承擔(dān)大量職責(zé)以外的工作的情況會給自己帶來沉重的負擔(dān)。我有很多設(shè)計院的朋友，他們經(jīng)常為了幫甲方做一些不屬于職責(zé)范圍內(nèi)的工作，而不得不加班到深夜。上次我就看到一個同學(xué)在朋友圈里發(fā)了一條心情：“MMP，本來要去旅游，甲方一個電話就加班到現(xiàn)在……”發(fā)布時間是半夜十一點。
第三種是“返工”。
這種情況往往讓人感到非常沮喪。好不容易把一件事從頭到尾完成了，結(jié)果卻不符合對方的要求，不得不重新去做。
返工情況的出現(xiàn)，可能是之前沒有做好溝通，也可能是對方的想法變了。無論如何，出現(xiàn)返工就意昧著你之前做的大部分工作都白白浪費了時間。
“完美主義”、“范圍蔓延”和“返工”這三種情況，都屬于"把時間浪費在努力工作中”。
2、解決方案：敏捷工作法
那么我們在實際工作中應(yīng)該采取怎樣的方法，才能避免把寶貴的時間浪費在無效的努力中呢？
讓我們來看兩家餐廳，第一家我們叫它“傳統(tǒng)餐廳”，第二家我們則叫它“敏捷餐廳”。
傳統(tǒng)餐廳在面對用餐者的需求時，往往一口氣把客人點的10道菜全部做完，然后一起給客人端上桌。這種做法的問題是：客人要餓著肚子等半天才能吃上飯，而且萬一菜肴口味太咸或者太辣，沒有任何調(diào)整的余地。
而敏捷餐廳的做法是：先用最快速度做好一道菜，端上桌給客人墊墊肚子，同時根據(jù)客人的反饋對剩余的菜的口味進行調(diào)整，然后再幾道菜、幾道菜地漸次上完。
我們可以把第二種餐廳的做法叫做“敏捷工作法”。這種做法的特點是"最小可交付"和"持續(xù)迭代"。
敏捷工作法告訴我們：當(dāng)你面對一項任務(wù)的時候，先按照“最小可交付"的思路，也就是先端出第一道菜。通過別人對第一道菜的反饋，再"持續(xù)迭代"，也就是按照別人的要求，不斷地把后面的菜改進做法，并陸續(xù)炒出來。
3、建立“最小可交付”意識
我們處在一個腦力工作的時代。你在工作中投入了多少精力，只有你自己知道。你可能在一項工作中投入了大量的精力和時間，也可能沒有。但是你的老板并不知道你花費了多少精力，他只關(guān)注你能不能按時交付工作的成果。
這里的工作交付有兩層含義：一個是輸出，一個是輸出的對象。
你在搜集和處理信息的時候，時刻要想著你這項工作的匯報對象是誰，他希望看到的信息是哪些，以什么形式呈現(xiàn)，這樣你為此而做的前期工作也會更有針對性。
那么為什么要強調(diào)建立"最小可交付"意識呢？
這是因為我們的工作計劃并不是一成不變的。我們常說“計劃趕不上變化快”，很多時候，就算是你的老板也不可能做到100%看準(zhǔn)方向。更多時候，需求方自己也沒真正想清楚到底要的是什么。
萬一老板看到你工作的最終產(chǎn)出時，他才意識到自己需求的原來是另外一個東西，然后要求把這項工作推倒重來。那么你之前做這項工作的所有時間就這么浪費進去了。
所以你需要一個在早期就能夠給需求方看的最初級的版本。它既要拿得出手，又不至于過于復(fù)雜。也就是"最小可交付"的1.0版本。它可以幫助你確認(rèn)老板最終的需求，避免你把大量時間投入到不必要的地方。
在制定工作交付時間節(jié)點的時候，我建議你采取“前緊后松”的方式。
假設(shè)有一項工作任務(wù)，要求你用一個月的時間交付最終成果，那么我建議你第一周可以交付兩次你的方案的初步大綱，以供對方及時進行反饋和調(diào)整，之后可以保持一周一次的交付節(jié)奏，這樣也給自已留有足夠的余地。
另外我建議大家在接到一項任務(wù)的時候，第一步不是向?qū)Ψ匠兄Z什么時候交付最終結(jié)果，而是承諾什么時間提供一個初步方案。
比如當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)給你派活的時候，更加聰明的回答方式是“明天上午我就去準(zhǔn)備，明天下班前給您一個初步反饋”，而不是“我兩周后給您最終方案”。
4、把背上的猴子扔出去
在建立“最小可交付”的意識之后，接下來我們就要尋求對方的反饋，然后對自己的工作進行迭代。
用通俗的話來說：所謂“迭代”，就是一次比一次更好。
你把工作方案的1.0版本交給需求方，比如你的老板或是甲方單位，然后他們根據(jù)這個1.0版本給你反饋，你再根據(jù)他們的反饋對工作進行改進，然后把完成度更高的成果不斷地交付出去，這就是我們可以同時處理多個任務(wù)的關(guān)鍵秘密。
你把階段成果交付出去，對方就需要開始對這個成果進行研究、反饋或者加工。這個時間，你就可以安心地去做下一項工作。
這樣做的好處就在于：一方面你對手上的工作源源不斷地進行產(chǎn)出，和你合作的伙伴也始終處于一個合理的忙碌狀態(tài)，而不是所有人都要等你做完所有工作才能繼續(xù)開始下一個流程。萬一你憋了半天，做出來的東西不是需求方想要的，那整體工作效率就會被拖累。另一方面，對于你自己而言，每一次你都可以根據(jù)對方給你的反饋意見及時修正工作方向，而不用擔(dān)心整個工作被徹底推翻重來，使你之前花費在上面的大量時間變成無用功。
我們可以用一個形象的比喻來描述迭代工作法。
一個接一個的任務(wù)，就好比不斷扔到你背上的猴子。聰明的工作者之所以可以完成更多的事情而不會被累垮，其中的秘密就在于：他總是能夠在接到一只新猴子的時候，把背上的另一只猴子扔出去。這樣一來他的背上始終保持著只有一只猴子的狀態(tài)。如果不是這樣做，恐怕他早就被一大堆猴子壓垮了。
另外，當(dāng)你同時面對多個項目的時候，我有一個非常有用的心得：“重要的事情多迭代，緊急的事情先迭代”。
比如你的老板同時給你布置了兩項工作：一個月后你需要出席一個全市重要商務(wù)活動并代表本公司做一個演講；兩天之后你要給公司內(nèi)部員工做一次職業(yè)培訓(xùn)。
這兩項工作如果從重要性上來說，當(dāng)然是全市級別的商務(wù)活動大于公司內(nèi)部的培訓(xùn)。但是就任務(wù)的緊急程度來說卻恰好相反。不管你先做哪個，心里總會惦記著另外一個。
根據(jù)“重要的事情多迭代，緊急的事情先迭代”這個原則，你可以先把時間緊迫的內(nèi)部培訓(xùn)材料做出一個1.0版本并發(fā)給其他部門，聽聽其他人對這個版本的反饋，然后就暫時把這件事放在一邊，開始全力制作公司演講稿的1.0版本。因為距離演講還有一個月的時間，接下來你可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)給你的反饋，慢慢把演講稿迭代到3.0甚至是10.0。至于公司內(nèi)部的培訓(xùn)材料，因為沒有那么重要，也許最終只迭代到2.0版本就已經(jīng)足夠了。
在這里我需要強調(diào)的是：敏捷工作法不主張“同時做多件事”。
我認(rèn)為對大部分普通人來說，在有限的時間里同時進行多個任務(wù)是不可能的。因為人的大腦就像計算機一樣，也是有內(nèi)存容量的。如果你同時處理多項任務(wù)，就好比你的電腦同時開了五個網(wǎng)頁、六個PPT、七個Word，你的電腦運行速度肯定快不起來。
正如我們之前所提到的“把背上的猴子扔出去”，雖然看起來我們是在同時推進多個項目，但其實你是在把不同項目的不同版本不斷地交付出去，而你的手中始終只保持運行一個任務(wù)。
