當(dāng)我在做經(jīng)理培訓(xùn)時(shí)，我常聽到底下經(jīng)理對(duì)於時(shí)間分配感到困擾。
＂我總是有看不完的郵件，怎麼可能還有時(shí)間去了解每一位員工！＂
＂我有好多事情要做，我覺得我快要爆炸了，壓力好大！＂
＂工作、家人、生活好多事情要處理，我真的不知道怎麼去安排。＂
如果你也曾有過(guò)這些感覺、想法，我推薦你一本真的是干貨從頭講到尾的書。
用簡(jiǎn)單且很容易上手的五個(gè)訣竅，讓你儘管面對(duì)一樣多的事情，你也不會(huì)感到焦慮。
作者：馬克伍茲 (Mark Woods) ＆特瑞博伍茲 (Trapper Woods)
馬克伍茲 (Mark Woods)：18年的培訓(xùn)、項(xiàng)目管理、市場(chǎng)營(yíng)銷經(jīng)驗(yàn)。憑藉著他的商業(yè)經(jīng)驗(yàn)，提供能夠在當(dāng)今快節(jié)奏工作環(huán)境下，帶來(lái)最佳績(jī)效的結(jié)果導(dǎo)向策略。
特瑞博伍茲 (Trapper Woods)：一位時(shí)間管理，工作生活平衡及顧客服務(wù)領(lǐng)域的專家，他被親切的稱為"時(shí)間老人"，影響了數(shù)以萬(wàn)計(jì)的美國(guó)人和加拿大人。??? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?
? ??????????????????????????????????????以活動(dòng)為準(zhǔn)則而不是以時(shí)鐘為準(zhǔn)則
作者認(rèn)為上帝很公平，祂給每個(gè)人三件禮物：時(shí)間、個(gè)人精力、選擇能力。
時(shí)間，是每個(gè)人都平均分配好的。一天24小時(shí)，一年365天。但是個(gè)人精力和選擇能力就是看自己如何去操控。
我們?cè)谙嗤臅r(shí)間裡有不一樣的事情要處理，更多的活動(dòng)要參與。不論是工作上或生活上的事，這些都是要算在我們的時(shí)間管理裡面。想要改變生活質(zhì)量，學(xué)會(huì)時(shí)間管理很簡(jiǎn)單，只要改變我們的活動(dòng)就可以了!
我們常常會(huì)想要把工作和生活區(qū)分開來(lái)，這裡作者卻認(rèn)為，我們應(yīng)該要把工作和個(gè)人生活看著一體。將工作和生活都納入整個(gè)一天24小時(shí)之中。
我相信人會(huì)感到焦慮，會(huì)覺得時(shí)間不夠用，就是因?yàn)槲覀兎值锰^(guò)仔細(xì)。工作時(shí)間不能處理私人事，私人時(shí)間不能處理工作的事。但是反過(guò)來(lái)思考，這些既然都是我們要處理的"活動(dòng)"，為什麼我們不能看做一體來(lái)處理呢?
當(dāng)然這邊也要特別提醒，千萬(wàn)不要做時(shí)間汙染，也就是說(shuō)專注你當(dāng)下的活動(dòng)才是最重要的!
作者很明確地告訴我們，不要做時(shí)間的奴隸，而是要學(xué)會(huì)控制自己的每項(xiàng)活動(dòng)，將自己的每項(xiàng)活動(dòng)分門別類再來(lái)配合時(shí)間的安排即可。
????????????????????????????????????????????????給你的選項(xiàng)標(biāo)上顏色
既然我們要區(qū)分不同的活動(dòng)，可以用四種顏色來(lái)歸類。
紅色: 不得不停下手邊正在做的事，必須立即去做的事。(高回報(bào)且緊急的事)
例如，突然發(fā)生的意外、孩子生病了、處理客訴... 等等。?
我覺得人生中好像比較少發(fā)生紅色的緊急事，有時(shí)候是老闆突然交代的事，期限設(shè)在明天或今天下班前完成，這樣突如其來(lái)的事項(xiàng)也的確常常發(fā)生。
作者也說(shuō)，如果是老闆給的壓力或突如其來(lái)的任務(wù)，已經(jīng)不是時(shí)間管理可以處理的，而是溝通技巧了。適時(shí)的和老闆談?wù)勥@樣突發(fā)性的任務(wù)會(huì)造成的問(wèn)題，彼此間應(yīng)該如何管理工作項(xiàng)目。
針對(duì)這種情況，我自己的公司和老闆因?yàn)槲幕年P(guān)係，最後一刻才出現(xiàn)的要求也是家常便飯，所以如何溝通問(wèn)題，之後也可以和大家分享。
綠色：盡量去做 (不緊急但是可以增值你的能力)
例如，運(yùn)動(dòng)、看書、陪伴家人朋友... 等等。
綠色有益身體健康，人本來(lái)就要多吃綠色蔬菜，所以多從事綠色的活動(dòng)也對(duì)增加自己的精力有極大的幫助。
黃色：不需要立即採(cǎi)取行動(dòng)，也不是能夠增值的活動(dòng)，在一定程度上具有較小的價(jià)值。
例如，查看電子郵件、察看手機(jī)訊息... 等等。
黃色的活動(dòng)都是容易打擾我們專注工作的事，因此合理安排黃色的活動(dòng)時(shí)間也是很重要的。
灰色：浪費(fèi)時(shí)間的事
這就不用多說(shuō)了，例如刷手機(jī)，無(wú)意義的社交活動(dòng)... 等等。
從事任何事情的時(shí)候都可以問(wèn)問(wèn)自己，這是什麼顏色。
????????????????????????????????????????????????把你的時(shí)間裝在桶子裡
作者使用6個(gè)不同的桶子讓我們可以把時(shí)間都裝在這些桶子裡。
當(dāng)我們?cè)谧鰰r(shí)間規(guī)畫的時(shí)候，不論你習(xí)慣電子或紙質(zhì)的，重要的是一定要記下來(lái)!
可怕的不是沒有時(shí)間，而是我們懶得去做整理和紀(jì)錄。
1號(hào)桶：每個(gè)月的日曆 (用來(lái)收集和裝載外來(lái)的事件和預(yù)定的活動(dòng))
例如，預(yù)約、約會(huì)、期限。
這些事情都是你已經(jīng)知道什麼時(shí)候會(huì)發(fā)生的，已經(jīng)確認(rèn)好的都可以放進(jìn)1號(hào)桶裡。
2號(hào)桶：萬(wàn)能的桶子 (還沒有安排的未來(lái)事件和活動(dòng)，你知道會(huì)有這些事但日期未確定)
你腦海裡可能知道會(huì)有這些事要發(fā)生，雖然不曉得哪一天要做，但通通詳細(xì)的紀(jì)錄在2號(hào)桶裡避免遺忘。
作者也提醒大家，要特別小心隨手就寫在紙片上，甚至是手上。
記得每一個(gè)活動(dòng)都是記錄在不論是電子或是紙製的行事曆上才能完善管理好時(shí)間。
3號(hào)桶：計(jì)畫和追蹤當(dāng)天的活動(dòng)
選擇當(dāng)天早上或前一天晚上睡前，整理好你當(dāng)天的活動(dòng)。把1號(hào)桶或2號(hào)桶會(huì)發(fā)生在當(dāng)天的事都通通寫在3號(hào)桶裡。
4號(hào)桶：記憶桶
某個(gè)要處理的文件、交代的事情、要持續(xù)追蹤的項(xiàng)目。
沒有特定的時(shí)間或是日期，但是這些都是你必須記錄下來(lái)，好提醒自己要把它安排在3號(hào)桶裡。
5號(hào)桶：手邊的數(shù)據(jù)桶
例如，微信裡的消息、交代的資訊。
很多時(shí)候我們都會(huì)收到來(lái)自手機(jī)裡的訊息或任務(wù)，這些手邊的數(shù)據(jù)也都要清楚記錄下來(lái)。
6號(hào)桶：通訊桶
這也是最危險(xiǎn)的雷區(qū): 電子郵件或是語(yǔ)音信箱。
我們已經(jīng)很少像美國(guó)人那樣用語(yǔ)音信箱，但是電子郵件的確是我們最常面對(duì)到的陷阱。
要控制住自己一天，只查看電子郵件3 ~ 6次，這樣你才能有效處理其他事項(xiàng)。
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?安排你的盤子
將一天24小時(shí)想像成一個(gè)盤子，你要放什麼東西在盤子上。
當(dāng)你在思考這些的時(shí)候，你也要找到最佳的時(shí)間來(lái)思考。
就像前面提到的，可以是早上或是睡前，你的潛意識(shí)會(huì)告訴你如何去分配這些活動(dòng)。
????????????????????????????????????????????????不僅要執(zhí)行，還得變通!
很多人會(huì)覺得時(shí)間管理很難，其實(shí)難在人們不肯花時(shí)間去安排自己的時(shí)間。
計(jì)畫的時(shí)候多花1分鐘，執(zhí)行時(shí)就少花3分鐘，後續(xù)也不會(huì)有過(guò)多因?yàn)椴皇芸刂贫械降膲毫蚪箲]。
每天至少花30分鐘的時(shí)間來(lái)安排你的各項(xiàng)活動(dòng)。90天為最大的目標(biāo)值。
利用三個(gè)步驟來(lái)完成你的時(shí)間安排:
第一，先確定把什麼活動(dòng)放在今天的盤子裡。不要忘了你的6個(gè)不同的桶子。都要檢查每一個(gè)桶子是不是有需要放進(jìn)3號(hào)桶，也就是今天的盤子裡。
第二，從這些活動(dòng)裡標(biāo)5種不同顏色來(lái)區(qū)分。
記住喔，越多綠色也代表你不論多麼忙碌，這些綠色活動(dòng)都能重新幫你恢復(fù)生命值。
第三，變通。保留一段時(shí)間事可以做隨時(shí)的變通，一段空白的時(shí)間。
試著去享受計(jì)畫時(shí)間，安排活動(dòng)的感覺吧!
當(dāng)你發(fā)現(xiàn)你可以去控制住你每天的活動(dòng)時(shí)，你就發(fā)現(xiàn)你自己也是一位時(shí)間管理者!
我們都希望達(dá)到生活和工作平衡，而最佳的平衡方式就是你能從中找到幸福感不是壓力感。
希望這對(duì)你有幫助! :)
期待下次的分享囉!
