上次介紹了《小強(qiáng)升職記》的前三個(gè)部分，今天接著說后面的。
抽出綠枝
因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)的不同，每個(gè)人的清單系統(tǒng)可能會(huì)有所區(qū)別。
這一章介紹了四種清單管理系統(tǒng)：便利貼先生、郵件達(dá)人、交際草和掌柜的。
一、便利貼先生
看到這個(gè)，會(huì)想起很多年前很火的一部偶像劇《便利貼女孩》，里面的女主對(duì)事情來者不拒，什么都記錄在便利貼上。便利貼先生也是如此。
那么，便利貼先生應(yīng)該如何更好處理任務(wù)呢？——筷子式清單。
筷子有兩根，清單也有兩個(gè)，任務(wù)清單和下一步行動(dòng)清單。
任務(wù)清單式幫助做正確的事，重點(diǎn)在于管理，內(nèi)容來自收集籃，可以以樹形結(jié)構(gòu)進(jìn)行任務(wù)分解。
下一步行動(dòng)清單幫助把事做正確，重點(diǎn)在于執(zhí)行，內(nèi)容來自任務(wù)清單和收集籃，可以以列表形式進(jìn)行任務(wù)執(zhí)行。
操作步驟十分簡(jiǎn)單：
* 列出任務(wù)清單
* 對(duì)任務(wù)進(jìn)行分解，找出下一步行動(dòng)
* 管理并執(zhí)行下一步行動(dòng)
二、郵件達(dá)人
郵件達(dá)人主要指那些需要依靠郵箱處理日常工作的人。
關(guān)于這一特點(diǎn)，我們要考慮的是，如何處理郵件？
* 設(shè)置垃圾郵件過濾器，保持隨時(shí)更新
* 不使用工作郵箱訂閱郵件列表
* 按接收日期排列郵件
* 采取三欄瀏覽郵件方式
* 速覽所有郵件，刪除垃圾郵件
* 略讀收件箱，對(duì)郵件進(jìn)行分類儲(chǔ)存
前面四點(diǎn)在第一次使用郵箱時(shí)，可以在系統(tǒng)中設(shè)置。日常工作，只需看兩遍，一遍速讀，把垃圾軟件刪除；一遍略讀，把握關(guān)鍵字詞，對(duì)郵件進(jìn)行分類。
那么，郵件該如何分類呢？
* 建立@行動(dòng)文件夾
* 建立@委辦文件夾
* 建立@將來某時(shí)文件夾
* 建立@歸檔文件夾
1.@行動(dòng)文件夾對(duì)應(yīng)的是待辦事項(xiàng)清單，需要自己去處理。
2.@委辦文件夾是需要交給別人處理的任務(wù)，需要定期跟蹤。
3.@將來某時(shí)文件夾對(duì)應(yīng)將來某時(shí)/也許清單，記錄將來某個(gè)時(shí)間才能執(zhí)行的任務(wù)，或者有待孵化的任務(wù)。
4.@歸檔文件夾是保存處理過的任務(wù)或者需要保存的項(xiàng)目資料。
三、交際草
什么是交際草？
1.80%的時(shí)間忙于應(yīng)酬
2.幾乎每天的事務(wù)都有確切時(shí)間
3.有很多需要定時(shí)提醒的事務(wù)
因?yàn)槊χ鴳?yīng)酬，交際草需要的工具必須是簡(jiǎn)單且易攜帶的。主要有兩個(gè)，一是日程表，二是記事本。
日程表用于儲(chǔ)存在某個(gè)確切時(shí)間或日期需采取的行動(dòng)或在某個(gè)確切日期里將要獲取的信息。
日程表一般是手機(jī)軟件，在特定的日期寫下所有行動(dòng)，然后設(shè)置提前提醒時(shí)間，針對(duì)某些需要攜帶的資料，還可以添加備注作為提醒。
記事本的作用是任務(wù)孵化和頭腦風(fēng)暴。在獨(dú)處時(shí)間里進(jìn)行深度思考。
四、掌柜的
掌柜的，一眼就知道是什么意思了。他們需要面對(duì)的紙質(zhì)資料較多，回顧次數(shù)也較多。
所以他們的工具是——文件夾。
43個(gè)文件夾，包括31個(gè)每天文件夾，12個(gè)每月文件夾。
使用方法也很簡(jiǎn)單：
1.分別按日和月的序列貼標(biāo)簽；
2.每日文件夾以當(dāng)天文件夾為首依此排列，每月文件夾同理；
3.取出當(dāng)天文件夾內(nèi)的事情放入工作籃進(jìn)行處理，處理完畢后，此文件夾排列到最后，依此循環(huán)。
開花結(jié)果
當(dāng)我們一步步走來，已經(jīng)開始享受到時(shí)間管理帶來的甜頭。那么也該面對(duì)下一步問題了，培養(yǎng)良好的習(xí)慣以替換壞習(xí)慣。
首先，我們通過寫習(xí)慣清單，找出自己的好習(xí)慣和壞習(xí)慣。
習(xí)慣不可能憑空消失不見，改變一個(gè)壞習(xí)慣的辦法是用一個(gè)好習(xí)慣替換它。
那么，怎樣有效培養(yǎng)習(xí)慣？
1.一次只培養(yǎng)一個(gè)習(xí)慣。
原理跟上面提到的“腦袋只裝一件事”一樣。一次只培養(yǎng)一個(gè)習(xí)慣更利于我們專心、以更大的精力去養(yǎng)成習(xí)慣。
在習(xí)慣培養(yǎng)的過程中，要注意三個(gè)關(guān)鍵階段，一是剛開始的頭三天。剛開始總會(huì)覺得別扭，容易想一些問題阻止自己堅(jiān)持下去。二是三天后到一個(gè)月內(nèi)。如果這期間有一次失敗，都要從頭開始。三是一個(gè)月后。這時(shí)候我們需要轉(zhuǎn)移注意力，別把太多精力放在習(xí)慣上，在問題出現(xiàn)前，先把事情做了。
2.和自己談?wù)劇?/p>
與潛意識(shí)溝通，強(qiáng)調(diào)培養(yǎng)習(xí)慣的重要性，不斷重復(fù)愿景，強(qiáng)化意識(shí)。
3.循序漸進(jìn)制訂計(jì)劃。
習(xí)慣只存在于腦海容易被忽略。所以我們要把培養(yǎng)的習(xí)慣寫下來，包括可能遇到的困難。
另外制訂計(jì)劃要簡(jiǎn)單明確具體，要把習(xí)慣分成一個(gè)個(gè)小目標(biāo)，逐步完成。
4.將你的計(jì)劃公之于眾。
可以告訴家人朋友監(jiān)督你，也可以發(fā)朋友圈打卡，還可以參加社群。
5.執(zhí)行計(jì)劃。
設(shè)定正面結(jié)果和不良后果。設(shè)想一下，養(yǎng)成習(xí)慣后的正面結(jié)果，如跑步會(huì)身體變好。還可以設(shè)想不良后果，如不堅(jiān)持鍛煉身材會(huì)走樣。
摘下果實(shí)
經(jīng)過老付的一番指導(dǎo)，小強(qiáng)已經(jīng)有一套適合自己的時(shí)間管理方法了。
一、日回顧法則
小強(qiáng)會(huì)每天問自己三個(gè)問題，這三個(gè)問題是根據(jù)每個(gè)階段的情況設(shè)定的，會(huì)有所變化。能幫助自己回顧每日工作、幫助建立信心、幫助找到目標(biāo)。
二、80/20法則
1.用80%的時(shí)間思考，20%的時(shí)間做事。
小強(qiáng)告訴我們，胡亂地把事情做好，結(jié)果需要花費(fèi)更多的時(shí)間去補(bǔ)鍋。因此，在做一件事之前，要花80%的時(shí)間去思考，去理清思路，去準(zhǔn)備，然后用20%的時(shí)間做事。
2.做20%的事情，創(chuàng)造80%的產(chǎn)出。
這句話就是說，把更多的時(shí)間放在重要任務(wù)上。
我們可以把任務(wù)分級(jí)，必須做的關(guān)鍵任務(wù)占了20%，應(yīng)該做的普通任務(wù)（80%）可以拒絕，可以轉(zhuǎn)移給別人，而能夠做的附加任務(wù)，不能做的時(shí)間就要果斷放棄。
小強(qiáng)喜歡打游戲，所以在任務(wù)里面設(shè)置了BOSS項(xiàng)，這是關(guān)鍵任務(wù)中的核心任務(wù)，只有一條。完成后，能幫助自己更有信心去面對(duì)接下來的任務(wù)，從而提高興奮度。
小強(qiáng)在收獲的同時(shí)，也有一些疑惑，老付根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，給出了兩個(gè)方法。
一、設(shè)置不被打擾的時(shí)間
總有太多的信息會(huì)干擾我們的生活，一天里面有半小時(shí)以上的不被打擾時(shí)間也是一件愜意的事。
如何創(chuàng)建不被打擾的時(shí)間？
1. 約定好不被打擾的時(shí)間
2. 關(guān)掉一切通訊工具
3. 屏蔽外在聲音
4. 放下所有雜念
在開始前，我們要做好準(zhǔn)備工作，取出需要用到的工具、準(zhǔn)備一杯水，然后放松身體。接下來，讓心完全靜下來，把大腦中的繁雜內(nèi)容記錄到紙上，關(guān)掉通訊器，關(guān)上門，隔絕外面的聲音。
在這段時(shí)間里面，我們可以做什么？
1. 規(guī)劃，人生規(guī)劃、 職業(yè)規(guī)劃、理財(cái)規(guī)劃等等
2. 總結(jié)和回顧一天的工作
3. 策劃某個(gè)重要方案
4. 讀書
5. 寫作
二、如何處理臨時(shí)突發(fā)事件
面對(duì)臨時(shí)突發(fā)事件，我們?cè)诰駬駮r(shí)要堅(jiān)持要事第一的原則。是否是要事，關(guān)鍵在自己，對(duì)個(gè)人來說，這件事是否是要事。
倘若要拒絕，要委婉而堅(jiān)決，比如：我非常想去，但是......并且要懂得爭(zhēng)取下次機(jī)會(huì)，如：可以在隔天詢問情況，表達(dá)關(guān)心和惋惜，以及是因?yàn)槿粘虥_突才放棄，一周內(nèi)再次聯(lián)系對(duì)方，表達(dá)下次不會(huì)錯(cuò)過機(jī)會(huì)。
面對(duì)臨時(shí)突發(fā)事件，情緒容易受到影響，這時(shí)我們要立即放松，站起來活動(dòng)活動(dòng)，安撫自己的情緒，并且思考接下來怎么做。
應(yīng)對(duì)臨時(shí)突發(fā)事件，我們可以嘗試以下步驟：
1.評(píng)估用時(shí)
①2分鐘內(nèi)的任務(wù)，立即執(zhí)行。
②2分鐘以上，利用 四象限進(jìn)行劃分。
如果是緊急任務(wù)，則優(yōu)先處理。
如果是非緊急任務(wù)，則放入收集籃，等待處理。
