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把大任務(wù)分解成一小時(shí)內(nèi)能完成的小任務(wù)

集中精力完成少量但關(guān)鍵的任務(wù)是很重要，但為了真正簡化任務(wù)，我們還得談一談任務(wù)的大小。我們可以一天只集中精力完成一項(xiàng)任務(wù)，但如果它是一項(xiàng)令人望而生畏的大任務(wù)，我們就可能不堪重負(fù)，無法完成。如果任務(wù)太大，限制任務(wù)量是不起作用的。

最好把你想做的事分解成能在一小時(shí)內(nèi)完成的小任務(wù)。這項(xiàng)任務(wù)最好只需要二三十分鐘，甚至十到十五分鐘就能完成。任務(wù)越小越好，這樣完成的可能性才會(huì)越大。

比方主，我們眼前有一項(xiàng)大任務(wù)——“寫年度報(bào)告”。我們盯著它，知道自己應(yīng)該去做，但卻遲遲不想動(dòng)手。然后，我們可能去查查電子郵件，看看銀行賬戶（什么？我現(xiàn)在還是入不敷出？），瞄一眼自己喜歡的論壇或網(wǎng)站，再給朋友或同事打打電話，但就是不去做那個(gè)大任務(wù)。

把任務(wù)化整為零是打敗拖延癥的妙法?！傲谐鰣?bào)告的綱要”、“想出報(bào)告的主題”或“寫出報(bào)告的第一部分”，這樣聽起來容易多了吧？這些事我們能在較短時(shí)間內(nèi)完成，所以看起來不那么嚇人。我們只需要?jiǎng)邮秩プ?，十到二十分鐘就能完成?/p>

當(dāng)你發(fā)現(xiàn)自己一直在拖延，就是不去做某個(gè)重要任務(wù)時(shí)，看能不能把它分解成一項(xiàng)項(xiàng)小任務(wù)。然后，馬上動(dòng)手不要拖延。只要開動(dòng)起來，你就會(huì)充滿動(dòng)力，打破心理障礙。這樣，你就會(huì)繼續(xù)完成一項(xiàng)又一項(xiàng)的小任務(wù)，直到整個(gè)任務(wù)大功告成。

記住，小任務(wù)總是比大任務(wù)好。

第九章 ?簡化時(shí)間管理

世界上有一些人非常有條理，他們會(huì)把每一分鐘都安排好，嚴(yán)格按照計(jì)劃辦事。另一些人則和我們一樣，雖然也會(huì)做計(jì)劃，但做事不一定會(huì)按計(jì)劃來。

當(dāng)然，世事變幻莫測(cè)，我們必須隨機(jī)應(yīng)變。對(duì)那些工作變數(shù)較大的人來說，時(shí)間管理不能是死板僵化、不知變通的。

要想簡化時(shí)間管理，就必須避免太僵化太復(fù)雜的日程安排。

靈活的日程安排，掌控你的生活

有些人每天的時(shí)間都被卡的死死的，希望日程安排能靈活一些。我對(duì)他們的建議是，盡可能簡化時(shí)間管理，與其日程安排掌控你的生活，不如學(xué)會(huì)活在當(dāng)下。

具體要怎么做呢？首先，不要安排預(yù)約，有些人可能會(huì)大吃一驚，但這可不是什么新點(diǎn)子，而且對(duì)大多數(shù)人都適用。如果有人想提前預(yù)約，告訴他你不接受預(yù)約，讓他在想見你的時(shí)候提前一點(diǎn)打電話過來，看看你有沒有空。如果你有空，就和他見面。如果你想多做點(diǎn)正事的話，我建議你把預(yù)約減到最少。有些活動(dòng)是你可以記在日程安排上，但不一定要參加的。這樣一來，你就可以看見自己還有哪些選項(xiàng)，而不是讓日程安排掌控你的生活。不過，我還是不建議你要在日程安排上寫太多東西。

如果不安排日程，你該做些什么？弄清任務(wù)的優(yōu)先次序（具體見下一節(jié)），據(jù)此決定你應(yīng)該做什么事，可以投入多少時(shí)間精力。

學(xué)會(huì)活在當(dāng)下，每次只專注于一項(xiàng)任務(wù)，完全沉浸在工作中。如果你對(duì)某項(xiàng)任務(wù)毫無熱情，那就找件感興趣的事去做。你對(duì)任務(wù)越有熱情，投入的精力就會(huì)越多，最終結(jié)果也就會(huì)越好。

完全沉浸在工作中，這種現(xiàn)象叫作“忘我”。無論是在科學(xué)界還是產(chǎn)業(yè)界，這種現(xiàn)象最近都受到了極大的觀注。人們發(fā)現(xiàn)，“忘我”的狀態(tài)能讓人提高效率，感到幸福。從根本上說，“忘我”就是一種全情投入的精神狀態(tài)。當(dāng)你全身心投入工作時(shí)，仿佛周圍的一切都消失了，你會(huì)忘掉時(shí)間。我們都或多或少有過這樣的經(jīng)歷，但關(guān)鍵是如何有意識(shí)地進(jìn)入這種狀態(tài)。

進(jìn)入“忘我”狀態(tài)的方法如下：

1.選擇你熱愛的工作。如果你對(duì)某件事毫無興趣，就不可能做到“忘我”。

2.選擇有挑戰(zhàn)性的任務(wù)，但也別太難。如果任務(wù)太難，你就會(huì)很難沉浸其中；如果任務(wù)太容易，你則會(huì)覺得無聊。

3.排除雜念。盡量不去想別的事，集中精力完成手頭的任務(wù)。排除所有干擾因素，比如電話、電子郵件通知、即時(shí)消息、辦公桌或電腦桌面上的雜物。

4.沉浸在工作中。一旦開始工作，就一門心思撲在上面，把其他東西統(tǒng)統(tǒng)忘掉，讓周圍的世界慢慢，充滿激情地工作，享受其中的樂趣。請(qǐng)注意，你可能會(huì)忘記時(shí)間，耽誤下一個(gè)預(yù)約。這就是為什么我建議你不要安排太多的預(yù)約。

每天早上先決定當(dāng)天的任務(wù)，弄清優(yōu)先次序

如果你的日程安排很靈活，你怎么知道某一時(shí)刻該做什么事？答案就是，弄清任務(wù)的優(yōu)先次序?；仡^看看上一章提到的“頭等要?jiǎng)?wù)”吧。簡單來說，你每天早上第一件事就是決定當(dāng)天要做什么從任務(wù)。列一份“簡單清單”，寫下你最想完成的事，也就是你三項(xiàng)“頭等要?jiǎng)?wù)”。你可以再列一份清單，寫下你想批量處理的小任務(wù)（留到當(dāng)天晚些時(shí)候在做），當(dāng)然，你當(dāng)天應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注寫著三項(xiàng)“頭等要?jiǎng)?wù)”的清單，讓這份清單，而不是日程安排，掌控你一天的生活。

弄清優(yōu)先次序之后，接下來最關(guān)鍵的就是專注。我強(qiáng)烈建議你只專注于一件事。為了完成清單上的三項(xiàng)“頭等要?jiǎng)?wù)”，你需要依次把全部精力投入每一項(xiàng)任務(wù)，做完一項(xiàng)再做下一項(xiàng)。對(duì)于喜歡同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)的人來說，這是一個(gè)巨大的改變。這么做不但更有效率，也更輕松。

如果你喜歡在多項(xiàng)任務(wù)之間來回切換，可能得花一點(diǎn)時(shí)間才能習(xí)慣一次只做一項(xiàng)任務(wù)。不過沒關(guān)系，如果你發(fā)現(xiàn)自己分心了，只需要把思緒拉回手頭的工作就行。堅(jiān)持下去，你很快就能輕松解決問題“頭等要?jiǎng)?wù)”了。

做手頭的工作時(shí)，你可能會(huì)想接下來要做的事，可能會(huì)有同事來請(qǐng)你幫忙，也可能腦子里會(huì)蹦出新點(diǎn)子。千萬不要讓這些想法和請(qǐng)求控制你的生活。你可以把中途插進(jìn)來的任務(wù)或想法記下來，等到晚些時(shí)候再處理，而不是當(dāng)時(shí)就切換思維。你可以寫在紙上、筆記本上或電腦文檔里（具體看你把三項(xiàng)“頭等要?jiǎng)?wù)”寫在了什么地方），然后繼續(xù)做手頭的工作。完成手頭的工作后，在去翻一翻任務(wù)清單，看看你接下來該做什么。

刪除任務(wù)，只關(guān)注投入產(chǎn)出比高的任務(wù)

你的任務(wù)越少，就越不需要費(fèi)神安排先后次序。如果只關(guān)注投入產(chǎn)出比最高的任務(wù)，你就會(huì)更輕松，也更高效。你只需要用到最簡單的工具，壓力自然會(huì)減少。我認(rèn)為，這就是成功的關(guān)鍵。

其實(shí)，任務(wù)管理和其他組織管理沒有什么不同。我的理念是，在做安排之前先刪減任務(wù)。如果你眼前只有三件事務(wù)，而不是二十件任務(wù)，就根本不需要去安排。從時(shí)間管理的角度來看，你應(yīng)該把需要做的事減到最少。你可以刪除任務(wù)，較交他人，也可以努力拖延或拒絕接手。如果你始終專注于簡化、減少和刪除，專注于最重要的東西，剩下來的事情很簡單了。