星爺出品，我是頭圖

關(guān)鍵詞
Excel | Word | 郵件合并
全文約1100字，建議閱讀后收藏

技能預(yù)告：可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，還可以輕松地批量制作標(biāo)簽、工資條、成績單等。

PS：本文使用Office2016進(jìn)行操作，其他版本菜單位置可能不同。

前一段時(shí)間我在分答收到了一個(gè)問題，很有啟發(fā)性，我在這里把問題和答案整理給大家。

問題：我想在公司員工的紙質(zhì)檔案袋上貼一個(gè)標(biāo)簽，標(biāo)簽上面要有姓名、編號(hào)等信息。如果要一個(gè)一個(gè)寫上去工程浩大，所以想請(qǐng)教一下有沒有什么辦法可以把花名冊(cè)上面的內(nèi)容填充到每個(gè)標(biāo)簽上去？

希望制作的檔案標(biāo)簽是這樣的：

相比原問題有修改

花名冊(cè)的數(shù)據(jù)是這樣的：

信息為虛構(gòu)

經(jīng)常這樣思考，能夠使我們從枯燥重復(fù)的工作中解脫出來，去做更有價(jià)值、更有創(chuàng)造性的任務(wù)。

她問的這個(gè)問題，當(dāng)然是可以通過Excel+Word高效解決的，那就是“郵件合并”功能。

一、什么是“郵件合并”

“郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。

具體就是在郵件文檔的固定內(nèi)容中，合并與收件人相關(guān)的一組通信資料，從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率。

通俗的來講，就是，雖然郵件是群發(fā)的，但是能分別顯示收件人的信息。

顯然，“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，一樣可以輕松地批量制作標(biāo)簽、工資條、成績單等。

二、批量制作檔案標(biāo)簽

Step1. 在Word中建立檔案標(biāo)簽空白表

建立空白標(biāo)簽

Step2.開始郵件合并

建立這樣一個(gè)空的標(biāo)簽之后，我們需要把花名冊(cè)中的對(duì)應(yīng)字段抓取到標(biāo)簽對(duì)應(yīng)的空位。

▼建立花名冊(cè)字段與Word標(biāo)簽的關(guān)聯(lián)

在Word中點(diǎn)擊【郵件】→【開始郵件合并】→【選擇收件人】→【使用現(xiàn)有列表】，選中含有上文中花名冊(cè)的Excel文件；

建立關(guān)聯(lián)

注：如果Excel中有多個(gè)Sheet，需選擇含有花名冊(cè)的Sheet；此步操作之后，Word界面不會(huì)有變化。

▼在標(biāo)簽對(duì)應(yīng)字段出插入花名冊(cè)字段

光標(biāo)放置在姓名后的空白格中，點(diǎn)擊【郵件】→【插入合并域】→【姓名】；

插入合并域

然后，同樣的操作插入剩余的字段：【性別】、【出生年月】、【籍貫】等……

▼選擇開始郵件合并的方式
以目錄的方式進(jìn)行郵件合并
【開始郵件合并】→選擇【目錄】

以目錄的方式合并

▼完成郵件合并

【郵件】→【完成并合并】→【編輯單個(gè)文檔】→【全部】

完成郵件合并

然后，一下就生成了所有人的檔案標(biāo)簽。

生成檔案管理標(biāo)簽

PS：如果是要打印出來，裁剪，可以實(shí)現(xiàn)在空白檔案標(biāo)簽下多留一個(gè)空行，這樣便于后續(xù)裁剪。

除此之外，郵件合并最重要的技巧還體現(xiàn)在批量發(fā)送郵件，差異點(diǎn)是需要多創(chuàng)建一個(gè)郵箱地址的字段，這個(gè)技能交給你來探索啦。

End。

Copyright ? 2016 安偉星. All Rights Reserved.

我是安偉星（星爺）
Excel發(fā)燒友
微軟Office認(rèn)證大師
領(lǐng)英專欄作者
關(guān)注我，也許不能帶來額外財(cái)富
但是一定會(huì)讓你看起來很酷

文章均為原創(chuàng)，如需轉(zhuǎn)載，請(qǐng)私信獲取授權(quán)。