今天我們來談?wù)勅绾螌戉]件，怎樣的郵件才能算是一封合格的郵件，讓人看了不會厭煩并且有意愿繼續(xù)看下去的郵件，一封體現(xiàn)你的專業(yè)度，提升個人競爭力的郵件。網(wǎng)上也有很多指導(dǎo)如何寫郵件的文章，但大多良莠不齊，沒有系統(tǒng)的進行理解性的講述。作為一個職場老鳥，我想談?wù)勛约哼@些年來的體會，并總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，分享給大家，尤其是對一些剛畢業(yè)沒幾年或者很少寫郵件的職員來說，尤其值得學(xué)習(xí)并堅持這件事情。這對以后工作習(xí)慣的養(yǎng)成，思維邏輯的提升，甚至因此開啟晉升之路也并非沒有可能。
在談這個問題之前，我們必須首選談一下對寫郵件這件事情的態(tài)度問題，很多人認為寫郵件不重要，甚至覺得這根本沒有什么好講的，但是我要奉勸這些人，這樣的想法大錯特錯。如果是在公司內(nèi)部平級員工之間互相交流等倒也問題不大，但如果這封郵件是寫給領(lǐng)導(dǎo)的呢？寫給你的一個重要客戶呢？你打字時候是不是曾經(jīng)猶豫過，甚至根本無法組織語言呢？因為你也擔(dān)心會不會顯得整篇雜亂無章，沒有體現(xiàn)重點，領(lǐng)導(dǎo)或者客戶看了你的“作品”是不是會對你有什么不好的評價，因此挨批呢？如果平時足夠重視這件事情，養(yǎng)成一個良好的習(xí)慣，認真對待每一封郵件，那么堅持一段時間后，這樣的問題就不會出現(xiàn)了。
如果有了這個態(tài)度，那么我們繼續(xù)往下看，如果沒有，請停止瀏覽。
我們分為幾個方面來系統(tǒng)的講一下：
工具選擇
商務(wù)郵件工具主要有2種，國內(nèi)軟件比較主流的是Foxmail,國外一般用Outlook。兩個都不錯，但是如果你注意到了的話，絕大部分主流企業(yè)還是用的Outlook。Foxmail有一個很大的問題就是如果你沒有編輯好，發(fā)出去的郵件格式會混亂，某些字體變大，或者表格不對稱等問題，有時候這樣的問題是致命的。軟件怎么裝，自行搜索，不要嫌麻煩。裝好之后設(shè)置下自己常用的聯(lián)系人，并且合理應(yīng)用里面的日程和任務(wù)等功能，也會給自己工作帶來一些好處。
Foxmail:
Outlook
認識收件人和抄送
內(nèi)部郵件和外部郵件
從郵件對象也就是收件人來說，可以簡單分為對內(nèi)和對外。當然如果要細分的話就非常多了，不同的維度可以分出N種類型。我們寫郵件關(guān)注的是什么？答案是內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。不管怎么分都逃離不了這兩個要素，所以不需要記住那么多分類。
對內(nèi)郵件，一般是寫給同事或領(lǐng)導(dǎo)的，比如開發(fā)人員，開發(fā)組長、項目經(jīng)理、需求BA、實施顧問、人事經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、老總等人；對外郵件，比如你的供應(yīng)商、客戶、競爭對手，合作伙伴等。
對外郵件一般比對內(nèi)郵件要求更高。經(jīng)常需要先發(fā)給內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)或先關(guān)人員審核后才能發(fā)出去，為什么呢？因為這封郵件代表了你的公司形象，已經(jīng)從個人上升到了公司層面，能不重要嗎？好的郵件可以體現(xiàn)你的專業(yè)度，增加客戶對你的信任度，給公司帶來收益，進而也給了自己晉升的機會。否則你覺得無所謂的郵件發(fā)出去惹出了大麻煩，只能說后果很嚴重。
收件人和抄送人
這個問題就是，你寫的郵件都要發(fā)給誰，這里有幾個原則，我們講一下：
收件人：一般是1個人，通常就是直接負責(zé)這件事情的人，而不是知情人或需要被告知的人。那有人問了，如果直接負責(zé)的人就是兩個人或兩個人以上怎么辦呢？那就沒必要糾結(jié)，這2個人都寫到收件人里，但是正文里@直呼1個人，另外一個人你假裝沒看見就行了。為什么呢？因為人都有懶惰性，旁觀性，你發(fā)給了2個人，正文里也hi 或 dear了2個人，這兩個人也許沒有1個人回你的郵件。假如你只是hi 或 dear了其中一個人，你的郵件絕大部分情況下會受到回復(fù)。其中道理，自己體會。
抄送：不是直接負責(zé)的人就是抄送，直接負責(zé)就是直接負責(zé)執(zhí)行的人，不要搞錯了。比如你的領(lǐng)導(dǎo)+對方的領(lǐng)導(dǎo)。有些人很少抄送給領(lǐng)導(dǎo)，這是很不對的；抄給領(lǐng)導(dǎo)的好處是讓他知道你在干什么，出了問題有人給你撐腰，甚至領(lǐng)導(dǎo)會給你背鍋。如果你不抄送，出了問題，你首先得被自己領(lǐng)導(dǎo)批一頓，因為他之前不知道啊，你沒有告訴過他呀，他從頭到尾就不知情，直到出了問題，你才把這個燙手山芋扔給了你的領(lǐng)導(dǎo)，他能不給你急嗎？
郵件主題
有人會告訴你主題要寫的清晰，言簡意賅，請問有幾個人真正做到了？郵件主題不是標題黨，千萬不要夸大事實。
說清楚發(fā)生的環(huán)境和你要闡述的問題就行了，問題稍微提煉一下，比如生產(chǎn)環(huán)境采購單錄入BUG解決方案等，讓人一看就知道是大概是什么內(nèi)容。
附件
有些郵件會帶有附件，附件命名很重要，至少要有名稱+日期+版本號，這樣即使后面再修改文件，也不會亂。同樣，別人收到你的附件很可能保存在某個地方，下次再保存的時候發(fā)現(xiàn)你的文檔名稱規(guī)則很規(guī)律，賞心悅目的同時也對你增加了好感。否則如果你的附件名稱一直沒變化，每次是不是要麻煩別人重新起一個名字，或者刪掉之前的附件重新保存呢，假如對方是客戶呢，你覺得他會對你有好感嗎，他只會覺得你不夠嚴謹，起碼的文檔管理意識都沒有。
正文
正文是最重要的部分。前面寫的再好，正文這里發(fā)現(xiàn)是一團糟不就前功盡棄了嘛！
稱呼：首先要有稱呼，沒有稱呼不是顯得很沒有禮貌嗎？常用的是Dear,Hi ，你好，您好，大家好之類的，這里不要太糾結(jié)，畢竟這個不是重點，有個禮貌性的詞就可以了。
內(nèi)容：寫好正文首先得學(xué)習(xí)一個理論，《金字塔原理》，沒錯，就是那個金字塔，只不過是麥肯錫的金字塔。這本書主要寫了思考、寫作和解決問題的邏輯思維。有興趣可以買本看看。我們要講的理論在小學(xué)也學(xué)過，就是總-分-總結(jié)構(gòu)。
沒有明白？我們舉個例子：
程序員A在給該公司領(lǐng)導(dǎo)匯報問題總結(jié)的郵件正文寫到：
您好！
???????? XX系統(tǒng)昨天發(fā)現(xiàn)了一個BUG，客戶投訴我們遲遲不解決，其實不是我們不解決，而是一直沒有找到解決辦法啊，我找了程序員B，一起商量這個事情，發(fā)現(xiàn)XXXXabcXXXX代碼可能有問題。我們商量出了幾個解決方案，方案1：如何如何，結(jié)果還是沒有解決，方案2：如何如何，還是沒有解決，方案3：如何如何，終于解決了，但是還有點小問題，但不影響使用，這個小問題需要后面再次看看怎么回事，這個事情我找了開發(fā)leader，可是他說讓我自己動動腦筋，找找相關(guān)資料，可是我一直也沒有明白怎么回事，所以請了公司一個技術(shù)大牛來分析，最后發(fā)現(xiàn)原來是java的一個自身bug，版本不兼容，導(dǎo)致jar包沖突，需要打補丁，或升級版本才能解決。考慮到升級版本影響較大，所以謹慎起見我們只是更新了這個jar包。最后這個問題終于解決了。
病情分析：（以下語言比較犀利，請保持情緒穩(wěn)定）
看了這個郵件，你內(nèi)心什么感觸。。。
毛病一大堆吧，都是什么問題呢？領(lǐng)導(dǎo)可能這么想的：字數(shù)太多、內(nèi)容雜亂、沒有重點、沒有看的欲望；連看的欲望都沒有，可能你也永遠不會受到表揚了。但是領(lǐng)導(dǎo)第2天見了你，還是會跟你說，你很好，很專業(yè)，解決問題一絲不茍，繼續(xù)努力。但是領(lǐng)導(dǎo)心里可能是另一番話，郵件寫的那么亂，害的我讀了半天才知道最終解決了，怎么不早說，這不是浪費我時間嗎，他也就只能做個程序員了。如果你會特異功能聽到領(lǐng)導(dǎo)心里這番話是不是很賭氣。
錯在哪里?。?！
首先抓重點，問題解決了嗎？解決了，那為什么不早說，開頭就說！
解決過程領(lǐng)導(dǎo)需要看嗎？是啊，不需要！領(lǐng)導(dǎo)需要看的話，他怎么不去做程序員。
解決過程還寫嗎？當然要寫！你不寫怎么體現(xiàn)你專業(yè)度呢！你不是也想得到同事和領(lǐng)導(dǎo)的認可嗎？這是自我激勵。
最后領(lǐng)導(dǎo)知道你是誰嗎？說了這么多，都不知道你是誰，可笑嗎？有沒有簽名，郵箱名字那么長，他記得住你的郵箱嗎？如果是客戶，直接投訴你被認為垃圾郵件都不為過。
該怎么寫?。?！
把上面的問題解決了就行了。
來看看程序員B是怎么匯報的（原來領(lǐng)導(dǎo)也讓B做匯報了，這么雞賊）
王經(jīng)理，您好！
???????? XX系統(tǒng)的BUG已經(jīng)解決了，截至目前系統(tǒng)運行正常。
???????? 問題的原因和解決過程，我已經(jīng)寫在word附件里了，同時我也上傳到了公司的知識庫里，作為一個典型案例分享經(jīng)驗。
附件：XX系統(tǒng)XX問題解決方案-2019年XX月XX日
________________________
簽名：
程序員B
XX公司JAVA技術(shù)部
電話：XXXXX0808
怎么樣？事實是，沒過多久，程序員B升職加薪；又過了沒多久，程序員A憤憤不平，黯然離職。
職場到處是學(xué)問，只要做個有心人！經(jīng)?？偨Y(jié)一下自己遇到的每個問題，不經(jīng)意間已突破了你的職業(yè)瓶頸。
