《歡樂(lè)頌》里的無(wú)敵女強(qiáng)人安迪遇到了工作上的一個(gè)大麻煩，公司效率最低出錯(cuò)最多的劉思明，收購(gòu)方案屢屢通不過(guò)，在安迪的一番訓(xùn)斥后加班到臨時(shí)三點(diǎn)過(guò)勞死。

正在安迪傷心自責(zé)的時(shí)候，曲筱綃說(shuō)，她在這種“老實(shí)頭”身上吃的虧，比在“滑頭”身上吃的虧還多，因?yàn)榇蠹叶加X(jué)得“老實(shí)頭”是好人，如果誰(shuí)跟他過(guò)不去，仿佛就成了十惡不赦的周扒皮。安迪公司的其他同事也都認(rèn)為錯(cuò)不在安迪，比起一味的勤奮用功 ，提升工作效率才是最重要的。

每個(gè)公司里都有這樣的“老實(shí)頭”，他們?cè)鐏?lái)晚走，常常加班到深夜甚至通宵，是做出的東西卻總是不盡如人意，要么總是犯同一個(gè)錯(cuò)誤，要么抓不住重點(diǎn)，由于他們的低效率直接拖累了整個(gè)團(tuán)隊(duì)，誰(shuí)都不喜歡跟這樣的人共事。

我們每個(gè)人也都多多少少會(huì)犯“老實(shí)頭”的毛病，看到別人就要反思自己，這里總結(jié)幾個(gè)幫助大家提升工作效率，避免做讓人討厭的“老實(shí)頭”的小訣竅。

一、要讓看的人方便

我們寫(xiě)報(bào)告也好，做PPT也好，最終是要給別人看的，凡事都要從最終目標(biāo)來(lái)考慮效果，任何文件我們?cè)谥谱鲿r(shí)就要考慮到“客戶”，也就是看文件的人的需求，特別是還需要多級(jí)上司審核匯總的材料，尤其要注意這一點(diǎn)。如果你的文件總是格式最好，錯(cuò)誤最少，在所有人遞交上去的東西里返工率最小，上司一定會(huì)認(rèn)可你的優(yōu)秀 。你的一個(gè)小動(dòng)作就可以讓文件出彩不少。

01.格式要統(tǒng)一、規(guī)范

這一點(diǎn)說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)難，每次從別人那里收上來(lái)的文件，都會(huì)出現(xiàn)所有人的文件，字體不已，表格寬窄不一，有些甚至還為了自己方便隨意改動(dòng)了表格，打印時(shí)更是需要重新調(diào)整，為此浪費(fèi)不少時(shí)間。

交給上司或同事的文件，格式一定要按照統(tǒng)一規(guī)范來(lái)。

辦公軟件要統(tǒng)一。如果對(duì)方發(fā)給你的是word表格，就不要為了圖自己方便，改成excel交回去，如果有大量數(shù)據(jù)計(jì)算你可以先導(dǎo)入excel，但是做完了一定粘回word里，并且把行高列寬調(diào)整回最初的尺度。如果對(duì)方是你的上司，可能你還要考慮到版本問(wèn)題，假設(shè)他用的03版，你用的是07版，要么你主動(dòng)去幫他裝個(gè)07版并且教會(huì)他使用，要么你就把文件存成03版兼容格式再發(fā)給他。

字體、表格要統(tǒng)一，并且盡量符合打印需求。如果沒(méi)有特殊原因，不要隨意在表格里插入行和列，這樣方便了你自己統(tǒng)計(jì)，卻給對(duì)方匯總造成極大的麻煩。如果確實(shí)有這個(gè)必要，請(qǐng)先電話溝通。字體盡量按照公司里統(tǒng)一的公文格式來(lái)，從小標(biāo)題到正文都要調(diào)整好字體和大小。

還有非常重要的一點(diǎn)，請(qǐng)務(wù)必打印預(yù)覽。很多人都忽略這一步，因?yàn)橛行┪募苯由辖浑娮影?，在你這里不需要打出來(lái)，但上司的上司通常都是些老人家，并且時(shí)間寶貴，所以請(qǐng)把頁(yè)面調(diào)整成可以打印的狀態(tài)。

注意看表格下面的備注欄。有些文件下方會(huì)有備注，告訴你具體填寫(xiě)要求和注意事項(xiàng)，一定要認(rèn)真看，比如有些項(xiàng)目是預(yù)定好幾個(gè)選項(xiàng)，或者要求你以某種特定的格式填寫(xiě)，一定要按照要求來(lái)，千萬(wàn)不要自己發(fā)明創(chuàng)造。

02.目錄和頁(yè)碼

如果你要交的材料不是簡(jiǎn)單的一兩頁(yè)紙，而是比較厚的文件，記得做一個(gè)目錄。

目錄這東西，不過(guò)是一頁(yè)紙的事情，做起來(lái)也就兩三分鐘搞定。因?yàn)槲募悄阕约簩?xiě)的，你非常清楚里面的框架結(jié)構(gòu)，做目錄對(duì)于你來(lái)說(shuō)很簡(jiǎn)單，但沒(méi)有這個(gè)目錄，看的人就非常不方便，他要邊看邊理解，再自己提煉出提綱，這直接降低了對(duì)方的效率。

一份本來(lái)很出彩的報(bào)告，由于看的人沒(méi)有充分理解，反而降低了上司對(duì)你的評(píng)分。所以目錄這個(gè)東西，不僅是方便對(duì)方，也是為了自己好。

5頁(yè)紙以上的文件一定要有頁(yè)碼。頁(yè)碼這個(gè)東西，也常常被忽略，如果你的文件超過(guò)5頁(yè)紙，請(qǐng)務(wù)必有頁(yè)碼，其實(shí)這就是幾秒鐘的事。一是為了目錄看起來(lái)更方便，二是方便后期的交流。比如你們?cè)陔娫捓锘蛘邥?huì)議上討論這份文件的時(shí)候，你可以告訴大家你要闡述的內(nèi)容在第幾頁(yè)第幾點(diǎn)，這樣可以大大提升溝通效率。

另外如果這份文件是需要會(huì)議用的，在通過(guò)審核之后可能還要復(fù)印很多份。如果這份文件的審核人是你的直接上司，那么最后復(fù)印的任務(wù)可能又會(huì)落回你自己頭上，當(dāng)然有些公司也有專門(mén)的文秘做這件事 。那么現(xiàn)在多點(diǎn)一下鼠標(biāo)，你就可以為未來(lái)的自己節(jié)省很多時(shí)間哦，否則萬(wàn)一復(fù)印時(shí)不小心搞亂了頁(yè)碼，你就哭去吧。

二、給你的“下家”留足時(shí)間

安迪在會(huì)議上痛斥劉思明時(shí)，她最惱火的是，劉思明的工作重新做，后面其他人的工作也都要推倒重來(lái)，直接降低了整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率 。

01.別不把團(tuán)隊(duì)榮譽(yù)當(dāng)回事

很多工作是需要團(tuán)隊(duì)合作的，比如做一個(gè)廣告方案，需要文案和設(shè)計(jì)師配合，最終交到客戶手上的是一份完整的作品。這種時(shí)候，你不能只考慮自己，拖著不交稿，你也要考慮給“下家”設(shè)計(jì)師留足時(shí)間。

這種團(tuán)隊(duì)配合的文件，最容易造成責(zé)任的界限模糊，所以很多人就放松對(duì)自己的要求，反正出了事也不用一個(gè)人扛。但一個(gè)團(tuán)隊(duì)是用最終作品來(lái)說(shuō)話的，你的成績(jī)是作品的一部分，如果你們團(tuán)隊(duì)一直拿不出像樣的作品，那你的才華也永遠(yuǎn)無(wú)處展現(xiàn)，為人就是為己。

02.給上司也要留足時(shí)間

有的時(shí)候，你的上司會(huì)成為你的下家，這東西可能要經(jīng)過(guò)公司高層層層把關(guān)，最后可能還需要開(kāi)會(huì)討論。除非你在這個(gè)領(lǐng)域已經(jīng)非常有經(jīng)驗(yàn)，確保你做的文件不需要修改就能通過(guò)，否則至少提前一到兩天交稿，給你的上司也留足考慮時(shí)間。再說(shuō)如果馬上到截止時(shí)間了，還需要修改，最后加班的還不是自己?jiǎn)?？何苦?lái)哉。

三、有問(wèn)題提前交流

如果領(lǐng)導(dǎo)布置給你的任務(wù)，你有不理解的地方，千萬(wàn)不要羞于提問(wèn)而根據(jù)自己的猜測(cè)去胡亂完成。最后的結(jié)果很有可能是返工。到頭來(lái)，你還是要把當(dāng)初不敢問(wèn)的話問(wèn)出口，把不明白的問(wèn)題搞清楚，但是卻平白做了許多無(wú)用功，還得挨頓罵。

如果是跟同事一起合作的項(xiàng)目，大家也要先溝通好，可以私下溝通，也可以小范圍開(kāi)會(huì)，對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題和做法取得一致后再開(kāi)工。提高工作效率很重要的一點(diǎn)就是，要盡量避免返工，特別是這種毫無(wú)用處的返工。

四、提升自己的業(yè)務(wù)水平

說(shuō)個(gè)我美女同事的例子吧。有一次她跟下屬單位的同事收集材料，其中有一個(gè)人的材料word里面排版的圖片非常亂，大的大小的小，有的一行一張圖，有的一行兩張圖，導(dǎo)致她匯總時(shí)非常不方便。她打過(guò)去電話責(zé)問(wèn)時(shí)，那個(gè)90后的小女孩非但不覺(jué)得自己有問(wèn)題，反而在電話里哭訴起來(lái)，她說(shuō)word里的圖片非常難調(diào)整，她為了把這些圖弄成差不多大小花了非常多的時(shí)間，最后就只能做成這樣了，言下之意，我的同事反倒成了要求苛刻不近人情的壞人。

其實(shí)本來(lái)這件事很簡(jiǎn)單，就是點(diǎn)個(gè)右鍵設(shè)置圖片格式，直接輸入同樣的數(shù)值就好了。她之所以浪費(fèi)了自己的時(shí)間還讓別人頭大，完全是因?yàn)闃I(yè)務(wù)水平不夠，連辦公軟件都用不好。

同一件事不同的人做有時(shí)效果完全不同，很大程度上是因?yàn)閷I(yè)度不同。小學(xué)生做高中生的習(xí)題，熬通宵也不可能解出來(lái)。

要提高工作效率，就必須扎扎實(shí)實(shí)地提升基本功，包括對(duì)軟件的應(yīng)用，對(duì)行業(yè)的了解等等，只有自己的能力真的上去了，以更專業(yè)的眼光回頭再看，會(huì)發(fā)現(xiàn)以前自己加過(guò)的班犯過(guò)的錯(cuò)，還真是夠二的！

你提升自己的工作效率，最后提升了整個(gè)團(tuán)隊(duì)的效率 。

而你為別人提供的那些便利，到最后其實(shí)都方便了自己。