音頻鏈接：時間管理九段｜喜馬拉雅
音頻文稿：
大家好，歡迎回來！
寫稿的此刻是4月2日。我在手表上點了25分鐘開始計時。
上周四五六和家人在北京一起兩三天，上周六全家去了香港辦事情，上周日我飛往大阪，下午舉辦公開課。此刻我經(jīng)東京飛往墨爾本，周四舉辦墨爾本公開課，周末是墨爾本1階233期課程。
以上是日程事件，都是在某年某月某日或某時的必做題，我都會記錄在日歷上，同時一一分類、并備注具體時間和地點。此刻手機打開我的日歷，可以看到團隊和家庭的安排，一翻就是一個月，實在太方便。給予自己一個更長期的視角，凡事提前，才能做到抓大放小。
你是否開始這么做呢？你是否開始記錄并粗略安排你和家人的陪伴時間、旅行時間，重要工作日程呢？我在回復中發(fā)現(xiàn)，有老朋友說新手九段課程不好入門，推薦去聽葉武濱時間管理100講比較簡單，這是一個很好的補充。但其實你只要一段段升級，一段段操練多次，必有大的收獲，新手切勿好高騖遠，咱們腳踏實地，反復練習。記得加我們節(jié)目的微信，報名訓練營。
言歸正傳。
固定日程之外是彈性清單，這個第四段的核心。按部就班地推進并完成日程事件，在這一兩周里面，我其實還見縫插針做了很多彈性事務。七個習慣提出者史蒂芬·柯維的比喻很贊，在時間的容器，要先放入幾個高爾夫球，然后放入大石子、小石子、沙子，再灌上水。高爾夫球是人生重要夢想、目標、健康、事業(yè)、財富和項目等等，以后會涉及。日程事件是大石子、彈性清單是小石子。為了舉例，我把小石子列出來，你可以查看本條音頻的文字看看，太多，為了節(jié)約時間我不一一說出。
附上隨時的記錄
新網(wǎng)課修改稿件
錄音第五課
全家香港改機票
全家香港改酒店
日本開課公司簽約
給太太訂車回深圳
美國開課場地
佛羅倫薩第二場公開課
看櫻花
和朋友吃頓美食
回復智能鬧鐘合同
九段課程英文翻譯團隊
落實新網(wǎng)課大咖見證
拍照
海外開課規(guī)則會議
與鄧亞萍團隊溝通直播課程
香港小兒子換證件
汽車上保險
家里修防水
家里買家具
買磁鐵地球儀
公司擴展辦公室
測試止鼾器
測試抗噪音耳機
了解孩子學習情況
商業(yè)效能PPT更新安排
外出理發(fā)
干洗襯衣
要求財務整理近期報銷
讓鴻儒統(tǒng)計每天回家后的時間花費
購買homekit門鎖
隨時記錄的叫作雜事，這個定義來自于GTD理念提出者大衛(wèi)·艾倫（Dvaid Allen），他說雜事不能夠管理，能夠管理的是行動。上述羅列的是很多人在大量使用的形式，但其實這不是我們最終的執(zhí)行形式。
今天我們來講的第五課內(nèi)容，就是要解決這個問題。
其實第四課的日歷系統(tǒng)和第五課的彈性清單系統(tǒng)在時間維度屬于同一范疇，都是我們用來管理近期兩周內(nèi)的事務。
與日歷上的固定日程不同：彈性清單是用來管理余下需要在兩周內(nèi)靈活地根據(jù)時間、空間、精力能量和他人的配合狀況，來批量完成或委托的事件，這類事件只要符合時機與條件，就要選擇重要緊急的盡快完成。
舉個例子，你可以在剛剛的羅列的清單中看到，修改稿件就是我最重要緊急、而且當下情境可以執(zhí)行的一個彈性事務。其實，從剛才打開印象筆記、調(diào)出本篇稿件修改到這里，第一個25分鐘計時器響了，我簡單瀏覽了以上的內(nèi)容，然后5分鐘閉目養(yǎng)神，上了洗手間?，F(xiàn)在開始第二個25分鐘計時。我是手表設置了日歷和計時器，給大家看看界面。手表界面，中間是日歷，左下是今天目的地墨爾本時間，中下是計時器，右下錄音鍵?？梢钥吹剑掖丝淌秋w往墨爾本的飛機，滾動條可以看到進度。今天幾乎算是包機，很空。所以我把一個座位用來工作，一個座位放平可以快速休息。我打算一直255高能要事工作到墨爾本。
高能是我上飛機睡足吃飽了，也不能再睡了，因為晚上到墨爾本還要以當?shù)貢r間入睡。要事是除了日程外，寫稿錄音是本周的要事，越快做越好。
因此，根據(jù)事件的重要程度進行排序執(zhí)行，承諾少，完成后做更多，先完成重要，然后次要。承諾一定在某時完成的是日歷事件，完成后可以做更多的是彈性清單事件。
如果剛開始你還沒有把日歷用好，那么我不建議你直接開始用彈性清單，因為你很可能用著用著就掉進了“今日待辦”的陷阱。
今日待辦，在你的內(nèi)心，一開始就默認寫出來的事情要今天完成，我稱之為進入“時間流”，這是壓力的來源。如果你沒有深刻理解二八法則只做、先做要事就會產(chǎn)生16倍效能的信念，事情非常多眉毛胡子一把抓必然做不完，給你就會造成不自信、計劃沒用，形成焦慮，惡性循環(huán)。
解決的方法是擴展視角到兩周，一定是先用好日歷，然后才是彈性清單。這叫“保持嚴謹而不失彈性”。兩周是我的習慣，有足夠的提前彈性，你可以修改。
那么想要在這個范疇提高效率，你就需要用流程來管理自己的事務，第一第二段位被我簡化了，叫做ABC。其實這個流程就是：記錄-排程-執(zhí)行，是易效能經(jīng)典的執(zhí)行閉環(huán)系統(tǒng)。
關于這節(jié)課我主要講兩個部分的內(nèi)容：
1、記錄-排程-執(zhí)行系統(tǒng)
2、易效能“T/STEP”執(zhí)行法則
一、記錄-排程-執(zhí)行系統(tǒng)
這是一個閉環(huán)循環(huán)系統(tǒng)，你可以先執(zhí)行，再記錄，然后排程，或者先記錄，再排程，然后執(zhí)行。
舉例：如果你現(xiàn)在正在做一件事，突然有一個意外事件發(fā)生，這時你就可以做好記錄，然后還繼續(xù)專注執(zhí)行計劃內(nèi)的事務，等完成后，再來看所有記錄的事務，并把它進行排程成為計劃。
執(zhí)行強調(diào)執(zhí)行計劃內(nèi)事務活在當下高能要事，記錄是排除干擾，排程是分清輕重緩急制定計劃。
其實2-5課的內(nèi)容環(huán)環(huán)相扣，我會另外再錄制一期節(jié)目，小結(jié)一下行動力1-4段是如何升級演變的。
為什么要記錄。俗話說，好記性不如爛筆頭。大腦的特性，總結(jié)來說，念頭無窮、注意力有限、容易遺忘，牢記和記住細節(jié)需要反復，一旦遺忘就會產(chǎn)生焦慮，焦慮會迫使我們馬上要抓住。因此，需要靠外在工具來記錄，以便排除未完成事務對大腦的干擾。有內(nèi)部和外部的干擾。要隨時記錄、主動批量記錄，把握四個原則：一切快速手邊可靠。即把一切事務趕出大腦，大腦是CPU不是硬盤；要快速地記錄而不是花很長時間去記錄，這樣就不專注于當下了，即使批量也要快速記錄；手邊要有工具；工具要可靠并熟練掌握，紙筆既方便又不好攜帶，電子工具比較好，備忘錄、各類清單app，甚至錄音，比如智能手表。初期可以使用紙筆，在我提供的255工作法表格、一日五色工作法以及本節(jié)課提供的模版中的C區(qū)B區(qū)，就是用來記錄的。
每天早晚必須抽出時間做反思計劃進行排程，清空你的事件收件箱（事務的記錄器，在此統(tǒng)稱收件箱）?；蛘吣阌锌諘r，都可以排程。排程的目的是做減法，分類，形成計劃內(nèi)的固定日程和彈性清單。核心秘訣是：3問4D兩分類。
3問的核心是運用易效能全腦規(guī)劃法，即右腦想象和左腦思考的能力，對一件事情進行分解轉(zhuǎn)為行動。第一問：要不要做？不做的刪除，暫時不做的推遲；要做的進行第二問：想象中的成果會是怎么樣？第三問：我的第一步要做什么？這樣可以把一件雜事轉(zhuǎn)換為行動，比如，記錄的雜事“上保險”，轉(zhuǎn)換為行動，就是“我打電話給李經(jīng)理咨詢價格?！?/p>
4D就是刪除、推遲、委托、做。基于二八法則，聚焦才會產(chǎn)生更大的效能。排程是刪除一部分，推遲一部分，委托一部分。留下來的就是即重要又緊急的事務啦，或者把重要不緊急轉(zhuǎn)化為重要緊急的事務，統(tǒng)稱為就是計劃內(nèi)要執(zhí)行的事務。這里的緊急是計劃內(nèi)緊急，和之前計劃外緊急B類事件不是一回事。計劃內(nèi)事務，再分解寫進為日歷和彈性清單，即我們所說的兩類。
重要的關鍵是：1、對不重要和相對重要的放棄與推遲，舉個例子，多年前有員工和我說，某某大企業(yè)愿意按人付費讓我做內(nèi)訓，我拒絕了。因為我的人生使命是影響一億人，我尋找的是愿意主動付費來學的，不是老板付款的。這樣學習效果好，我也便于檢驗成果。即使是內(nèi)訓的同學學習得很好，那下一步呢，繼續(xù)做內(nèi)訓，然后我就成為內(nèi)訓講師啦，這不是我想要的。我當時，就下決心只做面向社會的課程，傳播面廣，影響力大。
那么接下來就進入了“執(zhí)行”層面，在執(zhí)行的過程中我們會有兩種事件：計劃內(nèi)和計劃外。
計劃內(nèi)重要緊急就是原定好的日歷事件，無論如何我們要首先保證完成它；再有的就是不受時間嚴謹約束的事務，可以適度靈活推后的，也可以提前完成的彈性清單事件，也就是我在上一節(jié)課中講到“超車道”。為了學好，我們第二部分細講：
而計劃外緊急就是突發(fā)狀況，這類事件的處理就需要用到我們之前提到過的、專門為它留出的“空白時間”。
二、易效能“T/STEP”標簽和彈性清單
我國的典籍中記載，制勝的要訣是順勢而為，要掌握“天時 地利 人和”，翻譯成現(xiàn)代執(zhí)行語言就是：在對的時間，對的空間，做對的事。這套易效能執(zhí)行法則叫“T/STEP”，其中：
第一個T，是time的首字母，代表時間；
S，是space的首字母，代表空間；
T，是tool的首字母，代表工具；
E，是energy的首字母，代表精力和能量；
P，是people的首字母，代表自我和他人，一件事情的參與人員。
當我們能感知到自己身處的情境，才能真切地活在當下，同時完成相應可以完成的事務。
舉例，我經(jīng)常飛行，有時候會遇上航班晚點，或者等吃的、等人，這時突然被空出來的時間我就可以做各種各樣的安排。例如小憩一會兒，或者拿出kindle閱讀幾頁，當然我還可以翻出自己的電話清單，把安排好的重要緊急電話打幾個，或者發(fā)發(fā)朋友圈，如果你經(jīng)常轉(zhuǎn)發(fā)分享我們的課程，有機會可以加我的微信和我互動。我會寫在評論里。
所以你會發(fā)現(xiàn)，在不同的時間、空間，運用你現(xiàn)有的工具，根據(jù)你當下的精力狀態(tài)，有些事你可以做，有些事你就做不了，就像精力狀態(tài)好時你可以給別人撥去一個電話，商討一些事務，但如果手機沒電或者信號不好時，你就只能閉目養(yǎng)神或者安靜地看會兒書了。
彈性清單上的事件有一定的靈活性，但我還是建議大家要養(yǎng)成“條件具備時凡事提前批量盡快完成”的好習慣，記住這個原則。好處實在太多，就以我訂機票為例：一般我的機票會提前1-2個月就定好，這樣做有4個明顯的好處：有票、便宜、了卻一件心事、可批量操作。
再舉一個例子，我經(jīng)常過安檢，需要買一個不會被拖壞的彈道尼龍包，TUMI包，我不是很著急，因此加入清單：
買TUMI包@香港
終于在去年的一次香港轉(zhuǎn)機發(fā)現(xiàn)tumi店裝修，沒買成，那時我估計我再來香港要一段時間，因此我修改清單為
買TUMI包@香港 倫敦 悉尼 紐約 溫哥華
到這些地方都可以買，和日期沒關系，碰到就買。后來，在溫哥華買了，打勾完成。
“T/STEP”法則，其中T優(yōu)先級最高就是日歷事件。如果T優(yōu)先級下降，STEP要素建構(gòu)的是彈性清單。我們不要把過多的事務進入時間流，即安排嚴謹?shù)臅r間成為日歷事件，而是盡可能運用“STEP”標簽法安排事務。
按照各這個原則，你要把彈性清單進一步按照STEP來分解，具體可以分解各種子清單，例如為S空間類:在家、辦公室、外出，我經(jīng)常國際旅行工作，因此還會建立常去地的清單，如外出北京、深圳、廣州、香港、倫敦、悉尼、紐約等等。例如，當我北京時，有朋友約我去她墨爾本家。我就寫上：
白金卡jasmin見面@墨爾本
到墨爾本前，提前確定，就然后轉(zhuǎn)化并記錄為日歷事件。當然并不是所有的彈性事務都要轉(zhuǎn)化，有的直接完成。
T工具類：智能設備，包括電腦、智能手機可以處理的事務；還有最常用的電話清單；E：精力或能量，分為高能和低精力。P:委托等待，可以進一步劃分按人的子清單。值得注意的是，STEP標簽是多維度的，目的是分類和執(zhí)行時查閱。一件事情可以多標簽，這也是核心秘訣。
為了便于你的理解，我把開篇的事務，全部轉(zhuǎn)為彈性子清單供你參考。如此系統(tǒng)復雜的分類，不適合初學者，初學者不分類或者接受不完美，當你的段位提升之后，你可以逐步完善。以便可以日理萬機。隨堂練習演示的清單系統(tǒng)便于管理多標簽，紙質(zhì)系統(tǒng)可以按照本文的羅列法或者模版中的表格法來呈現(xiàn)。這里先用羅列法，我的團隊還做一張表格放上來。你可以對上面列出的雜事，你會發(fā)現(xiàn)這里的事務被轉(zhuǎn)化為行動格式，并按照類別匯總，主語往往省略。
其實截止目前，以上大部分事務，我都在去機場路上、旅行路上、等人期間，都完成了。劃線的部分就是已完成的。
你可能會發(fā)現(xiàn)，大量的事件被我委托了。是的，你要慢慢把自己的事務通過專業(yè)的團隊、第三方的外包專業(yè)化完成。千萬不要說，沒有資源和金錢可以雇傭外包，管理很難不如自己做哦。你無法專業(yè)做好每一件事情，但你可以組合所有優(yōu)勢去完成一件事情，然后把創(chuàng)造的價值分配相應的鏈條。也不要說，你沒有那么多的事情，你可以挑戰(zhàn)更大的目標同時現(xiàn)有的事情做到極致。
同時，不要忘記了與家人建立良好的情感，發(fā)揮彼此優(yōu)勢相互委托，家更是一個團隊，而且是人生最重要的團隊。我非常感謝我有可以照顧好自己的父母，一個好太太和逐步自立的兩個孩子，以及我可靠的團隊。
即使可以委托與管理，一切的前提是記錄與清晰的排程。
好了，今天的課程總結(jié)一下。
通過三個閉環(huán)流程記錄排程執(zhí)行來處理大量事務，核心目的是執(zhí)行時，先做計劃內(nèi)留白計劃外緊急，即做A推遲B記錄C，記錄為了清空大腦和排除干擾，早晚排程運用三問、4D和兩大分類思維，進行計劃內(nèi)安排。到了第四段，A類事件就分為兩大類即A1日歷和A2彈性清單。從此你的效能高速公路分為中間車道A1固定日程，時間到了按部就班進行；左邊超車道A2彈性清單，條件具備時凡事提前批量盡快完成；右邊緊急車道留白預防B類事件。
謝謝你的購買、聆聽！課程越來越來系統(tǒng)，有問題請給我留言評論轉(zhuǎn)發(fā)，祝愿你可以學會日理萬機的技術(shù)，掃清一地雞毛，這樣才能在后續(xù)的學習中去尋找詩歌和遠方，期待你盡快走進易效能的線下課程，更加系統(tǒng)地學習。如果你通過音頻都有收獲，可以想象，某一天我們在世界的某個城市相遇，你的功力定會在我們的直接面授下突飛猛進。
今天的課程，就到這里，記得去學習隨堂練習。
