文 / 哈默

年終將近，最近加班的職場(chǎng)人士不在少數(shù)。為了業(yè)績(jī)，為了年終獎(jiǎng)，大家拼命在年前刷新數(shù)據(jù)。當(dāng)然，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)不斷布置任務(wù)，期待下屬不斷有新的產(chǎn)出。

我在大型國(guó)企工作，年終是一年中最忙碌的時(shí)候。近日剛完成了任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)又布置了兩天的新任務(wù)，但我用4小時(shí)就解決了，空余一天時(shí)間用于提升自我。

究竟如何用4小時(shí)搞定2天的工作任務(wù)呢？

1. ?縱觀工作任務(wù)

很多職場(chǎng)人士，一拿到任務(wù)就馬上行動(dòng)。殊不知，很多簡(jiǎn)單的類似問題可以馬上解決，進(jìn)而加快工作效率。

近日，領(lǐng)導(dǎo)給我布置了14個(gè)工作文件，大都需要Excel進(jìn)行處理。領(lǐng)導(dǎo)說：“請(qǐng)把這些文件2天之內(nèi)處理完畢?！?/p>

按照以往的工作效率，這些文件大概耗時(shí)兩天左右。但這一次我更換了工作模式，4小時(shí)便完成了任務(wù)，從而多出有一天時(shí)間提升自我。

首先，我沒有馬上處理任務(wù)，而是把工作表進(jìn)行了梳理，縱觀整個(gè)工作清單。我把相同類似的文件歸在一起，這樣14個(gè)文件一共分成了四大類，然后在根據(jù)類別處理問題。

其次，我先處理簡(jiǎn)單的文件，這樣如果領(lǐng)導(dǎo)急需，我便可以先將這批文件交差，以體現(xiàn)工作量。如果，我沒有提前縱覽工作清單，而是從頭開始，萬一剛開始的文件難以處理，領(lǐng)導(dǎo)明日來問詢時(shí)，我一個(gè)文件還沒處理完，他肯定會(huì)心情不悅。

拿到工作任務(wù)后，我們要縱觀工作任務(wù)，對(duì)任務(wù)進(jìn)行歸類并提前處理簡(jiǎn)單的任務(wù)，這樣可以不斷增強(qiáng)自信，并隨時(shí)提現(xiàn)工作量。

縱觀工作任務(wù)

2. ?提前溝通并提交一個(gè)文件驗(yàn)證

很多職場(chǎng)人士，一味埋頭苦干，到頭來發(fā)現(xiàn)時(shí)間消耗最大。我們應(yīng)該提前咨詢有經(jīng)驗(yàn)的師傅，并快速完成同類中的一個(gè)已驗(yàn)證領(lǐng)導(dǎo)意圖，進(jìn)而快速迭代完成任務(wù)，避免做重復(fù)性工作。

比如，領(lǐng)導(dǎo)交給我的14個(gè)文件，可以分為4大類。首先，我把這4類文件提前預(yù)覽了下，在腦海中快速運(yùn)轉(zhuǎn)，整理出一個(gè)自己搞不定問題的清單。針對(duì)這4類文件的問題清單，我提前跟領(lǐng)導(dǎo)溝通并談?wù)勛约旱奶幚矸椒?。此時(shí)，切不可一味地詢問領(lǐng)導(dǎo)，而不談自己的方法，避免成為領(lǐng)導(dǎo)討厭的伸手黨。

此時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)我的方法給出了反饋，并指出了修正措施。我按照領(lǐng)導(dǎo)意圖，快速做完同類文件中的一個(gè)，交給領(lǐng)導(dǎo)審閱批改，這樣便不會(huì)在相同類型的文件中重復(fù)修改，從而加快了工作效率。

拿到工作任務(wù)后，我們要提前針對(duì)同一文件問題進(jìn)行交流，已獲悉領(lǐng)導(dǎo)意圖，然后快速提交文件，快速迭代以便提升工作步伐。

提前溝通并提交一個(gè)文件驗(yàn)證

3. ?保持專注

當(dāng)工作的思路理清后，我們要有一個(gè)高效的專注時(shí)間。

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)完意見后，我會(huì)設(shè)置25分鐘一個(gè)的番茄鐘，從而保證高效處理任務(wù)。如果在工作中無法保持專注，很容易多次返工造成時(shí)間的浪費(fèi)。比如，你無法專注任務(wù)時(shí)，被某事情吸引，當(dāng)你再次回到工作狀態(tài)，可以需要花費(fèi)數(shù)十分鐘。這樣多次游走的注意力，對(duì)你的時(shí)間消耗極大。

當(dāng)開始處理同類文件時(shí)，我手機(jī)靜音并關(guān)掉網(wǎng)絡(luò)，啟用時(shí)長(zhǎng)為25分鐘的番茄鐘，每個(gè)番茄鐘之間休息3分鐘，如此循環(huán)往復(fù)，保證專注的同時(shí)提升了工作成效。

拿到工作任務(wù)，理清工作思路后，我們可以設(shè)置番茄鐘來保持專注，并不斷提升工作效率。

保持專注

4. ?擅用工具

職場(chǎng)中，我們需熟悉常用的工具并不斷應(yīng)用到達(dá)熟練程度。

很多職場(chǎng)中的工作慢是不擅用使用工具而致。比如重命名文件，可以用F2快捷鍵，而很多員工，用“右擊鼠標(biāo)→重命名”的方式，浪費(fèi)掉很多時(shí)間。當(dāng)然，每個(gè)人工作內(nèi)容不同，但要記得及時(shí)總結(jié)和梳理所用工具。

我這次任務(wù)是處理Excel文件，可以采用批處理和宏命令，集中修改相同文件的內(nèi)容。這樣可以一次處理多個(gè)文件，高效提升了工作效率。

如果工作中常用某一工具，我們可以好好研究并提高工具的使用效率。一旦常用工具技能提高了，你的工作能力將提升數(shù)倍。

擅用工具

當(dāng)你用4小時(shí)的時(shí)間，處理掉2天的工作量，你會(huì)發(fā)現(xiàn)可供自我提升的時(shí)間逐漸增多。

接到任務(wù)時(shí)，我們可以縱觀工作任務(wù)、提前溝通并提交文件驗(yàn)證、保持專注和擅用工具，這樣你的工作效率會(huì)不斷提升，逐步贏得領(lǐng)導(dǎo)信賴。

End

一位喜歡分享，樂于互助成長(zhǎng)的工科男。

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