文 |@發(fā)憤的草莓
如果Boss讓你把一些文檔合成一份word文檔 ，你會怎么做？
是一篇篇復(fù)制粘貼在一起嗎？
還是利用插入選項(xiàng)卡里的“對象”？
其實(shí)，還有另一種方法，可能95%人都不知道 。
方法是：主控文檔+子文檔。
這么說有點(diǎn)抽象，還是直接上圖上文吧。
一、舉個(gè)例子讓你明明白白我的心
下面還是以幸福成長沙龍的“拆書戰(zhàn)隊(duì)”第1季戰(zhàn)果為例。
話說2015年7月份時(shí)，我倒騰了一個(gè)拆書戰(zhàn)隊(duì)的線上活動，每周戰(zhàn)隊(duì)群小伙伴每人貢獻(xiàn)一篇600字的拆書筆記 。這份“戰(zhàn)果”是在Word里制作的，每周少說都有幾十頁的數(shù)量級。
而目前，第1季活動結(jié)束，我想把第1季中9個(gè)星期的戰(zhàn)果匯總成一份的話，又該怎么做呢？
如果利用主控文檔+子文檔法是這樣的。
第一步：新建一個(gè)文件夾，先把全部要匯集在一起的文檔復(fù)制過去。
第二步，在新建的文件夾里，建立一個(gè)空白文檔，這個(gè)文檔就是我要匯集各個(gè)星期拆書戰(zhàn)果的平臺。在這個(gè)方法中，這個(gè)空白文檔就叫“主控文檔”。
因?yàn)槲矣懈袷缴系囊?guī)劃，所以我已經(jīng)按照給word打“底妝”的方法，給它先打好底妝（具體怎么做，請看我之前的文章《請給你的word打“底妝’》），把這個(gè)文檔先命名好。
第三步：選擇視圖選項(xiàng)卡中的大綱視圖，這時(shí)候你會發(fā)現(xiàn)word功能區(qū)會有變化，如果你以前從來沒有用過word的大綱視圖，你可能都不知道（如下圖）。
第四步：在大綱視圖界面下的word功能區(qū)，點(diǎn)擊“顯示文檔”，其右方又會伸展出新的按鈕（是不是很神奇?。?，其中有一個(gè)“插入”，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊它。
]
第五步：在彈出的對話框中，依次選擇你要插入的文檔，一次只能插入一個(gè)。按照要插入的先后順序選擇即可。
這些被插入的文檔，在這個(gè)方法中被稱為“子文檔”。
第六步：
基本上前面5步就算完成了，如果要再完美一點(diǎn)，就插入頁碼和目錄。
于是拆書戰(zhàn)隊(duì)第1季的戰(zhàn)果就匯總完畢了。
咦，看起來了一篇篇復(fù)制粘貼的方法也差不多呀。
有什么不同呢？
二、這種方法到底好在哪里
因?yàn)橹骺匚臋n和子文檔是什么，在上面第一點(diǎn)已經(jīng)說明了，這里就直接上術(shù)語了。
大家先把上面看清楚，理清概念了，再從這里往下看。
1.用主控文檔將子文檔統(tǒng)一成一種格式
如果你的子文檔是由不同人完成的，并且又沒有事先給他們打好招呼用什么格式的話，那么，直接用復(fù)制和粘貼的土辦法，合在一起是什么效果，可想而知。
而利用主控文檔，能輕松地把所有子文檔的格式都框住，統(tǒng)一成主控文檔要求的格式。
特別是，如果你的主控文檔能按照我之前介紹的給word打“底妝”的方法那樣設(shè)置好，再運(yùn)用快捷鍵把段落樣式規(guī)范好，那統(tǒng)一格式的速度將是迅雷不及掩耳之勢。
太方便有木有？
2.在主控文檔修改的同時(shí)，子文檔自動更新
當(dāng)你在整理主控文檔時(shí)，發(fā)現(xiàn)有個(gè)錯別字，立馬修改了，那子文檔的還用不用去再修改呢？
不用了，因?yàn)樽游臋n跟著主控文檔一起更新了，讓你省事省力。
3. 子文檔修改時(shí)，主控文檔的內(nèi)容也會修改
同樣的，當(dāng)子文檔修改時(shí)，只要位置和文檔名不變，主控文檔就會讀取到它的變化，同步更新。
這樣有什么好處呢？
假如我們每個(gè)月都要負(fù)責(zé)收取銷售部，人事部，廣告部等部門交上來的小結(jié)材料，老板要求把收下來的材料整合在一起打印出來。
你就可利用主控文檔+子文檔的方法整合了一份，其中各部門的小結(jié)就是子文檔。然后，下個(gè)月你就要學(xué)會偷懶才好喔。
怎么偷懶，我教你。
把收上來各部門文檔和之前的子文檔以一一對應(yīng)的形式，取同樣的名稱，直接覆蓋掉（備份的事請自己做好）。
然后再打開主控文檔，它們已經(jīng)按照主控文檔的格式呈現(xiàn)完事的一份好在那里了。效率可不是一般的高。
4.主控文檔收放自如
我介紹的這種方法，主控文檔實(shí)質(zhì)上只是一個(gè)鏈接的集合地，它只是負(fù)責(zé)把你交給他的文檔內(nèi)容讀取在一起（題外話：所以它的打開速度也相對比較快）。
只要你在大綱視圖中把“展開子文檔”的取消，就會發(fā)現(xiàn)那些子文檔在頁面上是以鏈接是形式出現(xiàn)的。
而當(dāng)你展開子文檔，你就可以利用文檔結(jié)構(gòu)圖，把各個(gè)子文檔的所有層次盡收眼底。
三、還有三點(diǎn)需要友情提醒
這里還有三小點(diǎn)提醒 ，希望能讓大家少走彎路。
1. 請先做好備份
利用這種方法匯總文檔前，請你先將子文檔備個(gè)份，存多一份總是有好處。
因?yàn)橹骺匚臋n修改進(jìn)會牽扯到子文檔，在你第一次使用這種新潮的方法時(shí)，經(jīng)驗(yàn)尚缺的情況下，最好保險(xiǎn)起見。
2. 最好同個(gè)類型
我的實(shí)踐感受是，如果主控文檔和子文檔都是2007版word制作的，一般沒什么問題。
如果主控文檔是2007版，子文檔卻是2003版，有時(shí)候就會有這樣那樣的毛病。
為了少點(diǎn)麻煩事，還是統(tǒng)一成2007版的吧。
3.不要隨意挪動
因?yàn)橹骺匚臋n記錄的是子文檔的路徑，所以不要隨意挪動子文檔的位置。
如果你的主控文檔要給別人，那你得把子文檔在內(nèi)的整個(gè)文檔夾拷過去。
還有另一種解決之道。
就是把主控文檔“展開子文檔” 后，全文復(fù)制粘貼到一個(gè)新的文檔中，這樣，子文檔就不需要一齊給別人啦。
這個(gè)方法，你懂了嗎？
趕緊動手試一下，以后要寫書或者寫什么長文就方便多了。
