回歸人力資源部的工作后，Kim做的第一件大事就是編制公司的全套崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)。
QY公司是一家新成立的教育行業(yè)投資公司。高管成員來(lái)自各行各業(yè)的精英。團(tuán)隊(duì)組建完成，部門(mén)人員招聘基本到位，馬上就要投入緊張的工作中?？偨?jīng)理下達(dá)給人力資源部的第一個(gè)任務(wù)是完成公司管理制度體系中的人力架構(gòu)體系。
怎么做？
首先，要根據(jù)公司的戰(zhàn)略定位，先完成崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)系列編制。Kim開(kāi)始建立系統(tǒng)思維。
將公司戰(zhàn)略規(guī)劃描繪在稿紙上，畫(huà)出組織架構(gòu)圖，定義每部門(mén)設(shè)置的核心職能，確定人員崗位名稱(chēng)、職位名稱(chēng)、定崗人數(shù)，人員定崗定編后，再著手推進(jìn)全員編寫(xiě)《崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)》。
第一步，畫(huà)組織結(jié)構(gòu)圖。
部門(mén)、職位、職銜，人數(shù)，部門(mén)職能、職責(zé)。
模板先以人力資源部為例，全套文件做好。然后，形成公司模板，發(fā)送給各部門(mén)負(fù)責(zé)人。
擬定人事通知并發(fā)送到OA，要求各部門(mén)負(fù)責(zé)人在一周內(nèi)全部完成并提交電子檔。
第二步，收集信息，進(jìn)行訪(fǎng)談。
拿到各部門(mén)提交的文件后，開(kāi)始頻繁的溝通與訪(fǎng)談。山不來(lái)就我，我就去就山。各部門(mén)負(fù)責(zé)人忙，沒(méi)時(shí)間，那么，人力資源部只能千方百計(jì)想辦法約談或堵門(mén)拜訪(fǎng)。
了解清楚各部門(mén)的需求，對(duì)崗位的大致定義，接下來(lái)就要開(kāi)始著手編寫(xiě)了。
第三步，定義模板，統(tǒng)一格式。
模板是統(tǒng)一的。包括了表格的原始模板，有公司名的、有公司LOGO的模板。表格名稱(chēng)定義為《崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)》，表格編號(hào)定義為：QY-HR-005。005是因?yàn)檫@是人力資源部的第五號(hào)表格。前面有員工檔案表等一系列常用表格。
然后，崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)里擬定包括的內(nèi)容，最簡(jiǎn)單的方法就是到網(wǎng)上找一個(gè)模板，當(dāng)然也可以自己設(shè)計(jì)。Kim喜歡自己設(shè)計(jì)。必須包括的內(nèi)容有：
1、基本信息。如崗位名稱(chēng)、所屬部門(mén)、直接上級(jí)、直接下屬、崗位人數(shù)、崗位編號(hào)等，參見(jiàn)下表。
2、職位概述。一句話(huà)或者幾句話(huà)來(lái)說(shuō)明的內(nèi)容。只能參考部門(mén)設(shè)置和職能定義。比如說(shuō)，人力資源部，那六大模塊的內(nèi)容肯定是八九不離十的。如果是業(yè)務(wù)部門(mén)，那么和業(yè)績(jī)相關(guān)的內(nèi)容肯定是少不了的。
3、工作職責(zé)定義及衡量標(biāo)準(zhǔn)。此部分是崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)的重頭戲。職責(zé)序列的排列非常關(guān)鍵，而且很容易搞錯(cuò)。一般來(lái)說(shuō)，第一版出來(lái)的職責(zé)序列不一定是正確的，但是可以先羅列，再整理。在職責(zé)的描述選詞上，也有一些具體的講究，特別是涉及到動(dòng)詞的應(yīng)用，以下表為參考案例。中國(guó)的詞語(yǔ)包羅萬(wàn)象，定語(yǔ)不同，則管理和執(zhí)行的責(zé)任也不相同?？偟膩?lái)講，好文章是三易其稿出來(lái)的，工作職責(zé)也是多次推敲出來(lái)。
動(dòng)詞參考：
u? ? 決策層管理職責(zé)：主持、制定、籌劃、指導(dǎo)、督管、協(xié)調(diào)、委派、考核、交辦
u? ? 決策層業(yè)務(wù)職責(zé)：審核、審批、批準(zhǔn)、簽署、核轉(zhuǎn)
u? ? 管理層管理職責(zé)：組織、擬定、提交、制定、安排、督促、布置、提出
u? ? 管理層業(yè)務(wù)職責(zé)：編制、開(kāi)展、考察、分析、綜合、研究、處理、解決、推廣
u? ? 執(zhí)行層管理職責(zé)：策劃、設(shè)計(jì)、提出、參與、協(xié)助、代理
u? ? 執(zhí)行層業(yè)務(wù)職責(zé)：編制、收集、整理、調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、記錄、維護(hù)、遵守、維修、辦理、呈報(bào)、接待、保管、核算、登記、送達(dá)
其他角度的動(dòng)詞參考(略。）
4、任職資格要求。任職資格要求涉及到學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、工作經(jīng)驗(yàn)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能、能力與素質(zhì)要求等。
5、辦公環(huán)境及工作性質(zhì)說(shuō)明。通常情況下，在哪里辦公，常用哪些辦公工具，工作時(shí)間是怎樣的，是采用的不定時(shí)制還是固定工作時(shí)還是以完成任務(wù)為工作期限等，這些都有必要在崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)里呈現(xiàn)。
6、其他相關(guān)。如果覺(jué)得以上篇幅還不足夠說(shuō)明這個(gè)崗位的相關(guān)情況，可以繼續(xù)設(shè)計(jì)。
推行的時(shí)候，還是遇到問(wèn)題了。李總是從上市公司過(guò)來(lái)的，之前正好做過(guò)類(lèi)似的工作，她有她的看法，與她多次溝通后，最后采用她帶過(guò)來(lái)的一套模板，然后，將這套模板發(fā)送給各部門(mén)負(fù)責(zé)人，要求一周內(nèi)完成并提交。
緊鑼密鼓地崗位職責(zé)撰寫(xiě)開(kāi)始了。各部門(mén)負(fù)責(zé)人先召開(kāi)部門(mén)會(huì)議，安排布置相關(guān)任務(wù)，并出示由人力資源部統(tǒng)一提供的模板：包括部門(mén)架構(gòu)（圖示已經(jīng)出好，只要增加內(nèi)容和分支就好）、崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)案例模板（以Kim的助理崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)為例），并附錄有關(guān)于表格填寫(xiě)的補(bǔ)充說(shuō)明。
嘿嘿，你看，這種傻瓜式的操作非常有效吧。
總經(jīng)辦組織召開(kāi)各部門(mén)負(fù)責(zé)人大會(huì)，安排布置各部門(mén)本次崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)任務(wù)，并由Kim現(xiàn)身說(shuō)法，講解Kim的助理崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)完成過(guò)程；然后，各部門(mén)負(fù)責(zé)人依葫蘆畫(huà)瓢，召開(kāi)部門(mén)人員大會(huì)，安排布置部門(mén)內(nèi)部各人員完成崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)任務(wù)，并提供模板進(jìn)行操作講解。
期間，人力資源部的大門(mén)向所有人敞開(kāi)，任何人員對(duì)于本次撰寫(xiě)個(gè)人崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)有任何問(wèn)題，都可以隨時(shí)與Kim討論與研究。
一周之后，各部門(mén)崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)系列叢書(shū)順利誕生。
首戰(zhàn)告捷。
Kim和助理將所有崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)又重新按公司文件模板、公司指定字體、字型、字號(hào)重新編輯，添加頁(yè)眉頁(yè)腳內(nèi)容，進(jìn)行排版調(diào)整，然后，去公司旁邊的打印復(fù)印店要求精裝裝訂。
于是，一套精美的《QY公司崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)大全》呈現(xiàn)在QY公司全體高管人員眼前，看到這套說(shuō)明書(shū)，QY公司的高管人員滿(mǎn)意地點(diǎn)點(diǎn)頭。
