Excel技能 |《你早該這么玩Excel》之一

最近在看伍昊的《你早該這么玩Excel》,不太記得自己當時為什么會買這本書,可能是受了亞馬遜推薦書單的蠱惑吧。

就目前看下來的情況,并不推薦大家買這本書,感覺作者寫了很多「廢話」來湊成這本書。

給大家總結一下這本書的核心內(nèi)容。

Ch 1 換個角度玩Excel

整章只有一個中心思想,就是做好一維的源數(shù)據(jù)表,以不變應萬變。什么是一維源數(shù)據(jù)表呢,就是一張明細表,不使用任何公式。

例:

圖片發(fā)自簡書App


Ch 2 十宗罪進行時

本章開始講一些實質(zhì)性內(nèi)容,但其實是那種百度一下就可以知道的小知識點。

1、標題的位置

很多朋友喜歡將表格的第一行留給標題,選中單元格—合并居中—寫上標題,以前我也這么干,但這樣做其實破壞了源數(shù)據(jù)表。

「在Excel默認的規(guī)則里,連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域的首行為標題行,空白工作表的首行也被默認為標題行」

標題放哪里呢?要么寫在工作簿中,要么寫在工作表處

2、填寫順序

在設定不同字段的填寫順序時,一定要按照思維順序(工作順序),比如記錄一款APP的數(shù)據(jù),肯定是先有下載,然后才會有激活和注冊。

小技巧:數(shù)據(jù)列的移動

選中需要移動的數(shù)據(jù)列—光標移動到列的邊緣——光標變成手指圖形——按下「shift」不松開——拖動選中列至新位置——松開鼠標及「shift」鍵

3、分隔列

當你想要對列與列之間的數(shù)據(jù)做區(qū)分的時候,請巧用邊框線,千萬別空出一列來作為分隔欄,這樣會破壞數(shù)據(jù)的完整性。

小技巧:刪除列

Excel只能篩選行,而不能篩選列,那我們怎么刪除我們想刪除的列呢,一列列刪顯然費時費力。

復制所有數(shù)據(jù)——在待黏貼處選擇「選擇性黏貼」——「轉置」

這樣行與列就互換了,篩選出你想篩選的行,再「轉置」回來就行了。

4、多余的合計行

不要在源數(shù)據(jù)表中做合計,破壞數(shù)據(jù)的完整性

5、多余的表頭

類似于第一宗罪

小技巧:批量錄入

如果你要在多個單元格(這些單元格既成不了行也成不了列)中錄入數(shù)據(jù),ctrl+c復制你需要錄入的內(nèi)容——鼠標點擊你要錄入的其中一個單元格——按住「command」——選中你要錄數(shù)據(jù)的所有單元格——松開「command」——按下「retutn」

6、源數(shù)據(jù)表中不要合并單元格

每次你合并單元格時都會提示你只保留第一個單元格的數(shù)據(jù),因為你合并以后,Excel只能識別第一個單元格的數(shù)據(jù),其他被合并的單元格數(shù)據(jù)都為空。

7、表格數(shù)據(jù)要完整,不要留空

如果沒有數(shù)據(jù)就填寫「0」或者填寫文字說明,一定不能空著什么也不寫

小技巧:阿拉伯數(shù)字變大寫文字

如何將2134寫成「貳仟壹佰叁拾肆」

選中寫有阿拉伯數(shù)字的單元格——右擊「設置單元格格式」——「數(shù)字」——「特殊」——中文大寫數(shù)字

注:此方法只適用于轉化整數(shù),帶有小數(shù)的無法正常轉化

8、將源數(shù)據(jù)記錄在一張表中,不要分成N張表進行記錄

9、數(shù)據(jù)分列與合并

比如將表格中的月與日分開,利用「數(shù)據(jù)」—「分列」

將月與日合并,利用「&」符號

10、匯總表誤用手工來做

做好源數(shù)據(jù)表,其他交給excel來搞定。


未完待續(xù)···

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