引言：受疫情影響，遠程辦公已經(jīng)加速到來，但大多數(shù)人的遠程辦公效率卻遠不如線下辦公，筆者在此為各位分享一些提升遠程辦公效率的硬核技能。

團隊內(nèi)部要選擇合適的遠程辦公工具

選用哪些工具進行遠程辦公，對于提升團隊內(nèi)部效率至關(guān)重要。在這里，筆者推薦幾種好用的遠程辦公工具。

遠程辦公主要有五大類應(yīng)用產(chǎn)品，包括：綜合協(xié)作類、音視頻會議類、文檔協(xié)作類、任務(wù)管理、云存儲。

要做到高效遠程辦公，基本上這五類應(yīng)用工具每個都需要。比如綜合協(xié)作類，我們選擇了釘釘，實現(xiàn)了從打卡到下班的全流程，聊天界面的消息狀態(tài)會實時同步給對方，沒有點開消息的時候?qū)Ψ綍吹健拔醋x”狀態(tài)，點開消息之后則轉(zhuǎn)為“已讀”同步給對方，在遠程辦公中有助于更充分地提升交流溝通效率。釘釘?shù)母鞣N審批流程也非?？旖?，省去了紙質(zhì)單據(jù)的繁瑣流程。

音視頻會議類我們選擇了一款小眾產(chǎn)品快會matein，雖然釘釘也自帶視頻會議功能，但釘釘?shù)倪@個功能并不能滿足我們的需求。快會最大的優(yōu)勢在于其會議室的智能白板，可以使用各種畫筆和工具進行線上頭腦風(fēng)暴，并且不用投屏即可演示各種文件，因此遠程辦公期間無論是部門會議、線上面試還是線上培訓(xùn)，我們都用了這款軟件。

文檔協(xié)作類選擇騰訊文檔，無需下載軟件，小程序就可以打開編輯，非常適用于團隊內(nèi)部的信息同步。

任務(wù)管理類我們并沒有選擇專門的工具，而是采用表單工作法，用excel就可以實現(xiàn)。遠程協(xié)同辦公很重要的一點是科學(xué)的工作量劃分和里程碑設(shè)定。在團隊中，每個人都不是獨自作戰(zhàn)，涉及到協(xié)同和分工，這時候就需要表單工作法。

團隊內(nèi)成員每天早上需列出自己一天內(nèi)的工作任務(wù)，并同步更新完成情況。這樣做有助于個人明確工作目標(biāo)，清晰劃分出每天的工作量。

除了每個人每天的任務(wù)表，在周五需要做出一份周任務(wù)表，由團隊成員集體完成，便于內(nèi)部協(xié)同，交換信息，部門領(lǐng)導(dǎo)也可對整體項目進度有所把控。

除了任務(wù)表，針對每個小項目、活動，也需要根據(jù)PDCA循環(huán)法進行復(fù)盤，便于快速解決項目中遇到的問題，形成閉環(huán)思維。

對于每一次開的視頻會議，也會有專門人員做會議紀(jì)要，保證會議的決策能夠順利落實，責(zé)任到人。

最后是云存儲工具，選擇百度網(wǎng)盤即可，便于傳輸大文件，也可將團隊需要共享的資料放到云盤上，隨時更新。

學(xué)會把目標(biāo)拆解為任務(wù)

當(dāng)團隊變成遠程辦公，目標(biāo)就變得極為重要。不但要設(shè)立目標(biāo)，還要將目標(biāo)拆解到一個個任務(wù)上。

對于目標(biāo)的制定和拆解，我們可以參考一種管理模式：OKR。這是誕生于Intel，在Google發(fā)揚光大的一種管理模式，目前百度、華為都采用了這種方式。它強調(diào)目標(biāo)的重要性，強調(diào)團隊協(xié)作與團隊極限的挑戰(zhàn)。上級僅僅需要交待工作方向，而具體的工作內(nèi)容，是由團隊內(nèi)部共同研討而形成的工作計劃方案，這就要求團隊擁有很高的主動性。

管理者要定好團隊的大方向，每個人朝著這個方向明確自己的目標(biāo)，細分成每天的工作任務(wù)，每周匯總到一起。其實這也是上文提到的表單工作法中，要求每個人列出工作任務(wù)的原因。

OKR的好處在于只要抓住關(guān)鍵目標(biāo)，可以在實現(xiàn)路徑上給自己更多的自由，這樣具有更好的操作性，也讓團隊員工發(fā)揮的空間更大。

OKR的使用要點有以下幾點：

1完成的目標(biāo)，不要太多，1~5個就足夠，多了就無法實現(xiàn)問題的聚焦。

2 KR是可量化的。不要說“增加APP的下載量”，而要說“日均下載量超過2000，比上個月上漲20%”。

3 KR是目標(biāo)的成果性描述，是成果產(chǎn)出，例如：產(chǎn)出5個短視頻，單個視頻播放量不低于10000。不要寫“制作短視頻”，因為“制作短視頻”只是一個任務(wù)，完成這個任務(wù)并不一定帶來好的播放量。

4?OKR要有一定的野心，最好是超出能力范圍30%。但也不能太高，因為目標(biāo)制定的太高，完不成團隊會受到打擊。

以質(zhì)量經(jīng)理的OKR制定為例：

遠程辦公的時間管理法則

有了工具、有了目標(biāo)和任務(wù)，接下來的重點就是集中精力去完成任務(wù)了。由于遠程辦公的干擾因素較多，對于個人而言，最重要的就是如何排除干擾、有效的進行時間管理。

這時候就需要用到番茄工作法了。它由弗朗西斯科?西里洛在20世紀(jì)80年代末發(fā)明，是一種非常實用的時間管理術(shù)。

方法其實很簡單，首先規(guī)劃出一天內(nèi)的工作，列出一個清單，然后設(shè)置一個時長25分鐘的定時器，去完成計劃中的第一項任務(wù)。

在這25分鐘之內(nèi)，你只專注于這一項任務(wù)，一旦有干擾，可以用各種方法屏蔽掉干擾。在25分鐘結(jié)束的時候，設(shè)置一個5分鐘的定時器，休息一下，這就是所謂的一個“番茄鐘”。

完成每4個番茄鐘后，你都需要休息一會兒，大約休息15-30分鐘。每完成一項任務(wù)，就立刻把它劃掉。

最后，我們需要用每天固定的一個番茄時間來對今天的任務(wù)進行總結(jié)，整理出今天我在工作中花了多少個番茄時間，娛樂、其他事情又花了多少個番茄時間等等。

在這里，筆者為大家推薦一個配合番茄工作法使用的APP——潮汐。

潮汐的整個界面設(shè)計非常簡單，使用時只需點擊屏幕中的開始專注，就可以專心做自己的工作了。

有很多白噪音可供選擇，在白噪音播放期間，都要專注于目前制定的計劃。點擊界面右下角的今日專注，還可以查看自己專注的記錄。

嘗試過后，你會發(fā)覺收獲的不僅僅是效率，還會有意想不到的成就感。

凡事有模型，萬事有邏輯，我是持續(xù)追逐卓越的互聯(lián)網(wǎng)人張半城，我們下期見。