EXCEL是職場(chǎng)中人又愛又恨的一個(gè)工具。愛，是因?yàn)樗梢越档凸ぷ髁?，提高工作效率。而恨——相信大多?shù)人都有被表格和數(shù)據(jù)坑得死去活來的經(jīng)歷。接下來我結(jié)合自己在工作中的經(jīng)歷，跟大家分享excel中應(yīng)該避開的4個(gè)坑。

1.不思考，直接動(dòng)手

我剛進(jìn)公司的第一項(xiàng)工作是整理公司供應(yīng)商的考核指標(biāo)得分，算出得分后按分?jǐn)?shù)進(jìn)行ABCD分級(jí)。當(dāng)時(shí)我和另外一個(gè)新人A共同負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。接到工作后，A非常積極，立刻開始:打開篩選功能，將屬于A等級(jí)的得分一個(gè)個(gè)點(diǎn)選，選齊后新增一列填上A。以此類推，通過篩選補(bǔ)充等級(jí)。

中途我打斷了他:“這樣是不是太麻煩了？”而他認(rèn)為:其實(shí)就200來個(gè)供應(yīng)商，照這樣的操作方式，工作量也不是特別大。

他繼續(xù)像打了雞血一般在篩選數(shù)據(jù)。而我隨口問了一位同事，通過IF函數(shù)，用1分鐘就搞定了。

其實(shí)對(duì)工作流程或操作的優(yōu)化，是無關(guān)工作量大小的。不是說工作量小，就可以放棄追求高效。工作量再小又如何？如果可以，我可不愿多進(jìn)一個(gè)坑或多走一步彎路！

所以當(dāng)你承接了一項(xiàng)工作，請(qǐng)養(yǎng)成一個(gè)習(xí)慣——先思考，再動(dòng)手。多問自己一句:對(duì)于當(dāng)下的問題，有沒有更快捷的解決方法。

2.原始數(shù)據(jù)不留備份

當(dāng)我們用EXCEL分析數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常需要對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。大多數(shù)人會(huì)直接在原表動(dòng)手，根據(jù)需要?jiǎng)h除或修改一些數(shù)據(jù)。

當(dāng)你的上級(jí)突然想讓你從另一些維度去分析的時(shí)候，你可能會(huì)措手不及。因?yàn)榭赡苄戮S度需要的數(shù)據(jù)已被你刪除。如果事先不備份原始數(shù)據(jù)。那此時(shí)內(nèi)心基本上是崩潰的。因?yàn)檫@時(shí)你要急急忙忙地去系統(tǒng)里重新導(dǎo)一份原始數(shù)據(jù)，或者需要重新手工整理一份原始數(shù)據(jù)。一影響時(shí)效，二增加工作量。

3.不及時(shí)清除公式和條件格式

在使用excel的過程中，你有時(shí)會(huì)覺得軟件變得非常的卡。其中一個(gè)原因可能是處理的數(shù)據(jù)量比較大。另一個(gè)原因可能是你的表格中存在大量的公式和條件格式。這時(shí)軟件，操作起來會(huì)非常慢，對(duì)心情和工作效率的影響都特別大！

所以等你完成計(jì)算后，請(qǐng)及時(shí)把公式和條件格式清除。

清除公式的操作方法是:復(fù)制含公式的區(qū)域，然后粘貼成數(shù)值格式。

清除條件格式的操作方法是:選中區(qū)域，點(diǎn)擊條件格式，選擇清除工作表中的條件格式規(guī)則。

當(dāng)然如果因?yàn)樘厥獾囊螅枰４婀胶蜅l件格式，那就另當(dāng)別論了。

4.不隨手Ctrl+S

日常工作中，有太多人經(jīng)歷過電腦或軟件固障而數(shù)據(jù)沒保存的坑爹事。沒有及時(shí)保存數(shù)據(jù)，分分鐘讓你的工作成果一秒歸零。

Ctrl+S是保存數(shù)據(jù)的快捷鍵。在制作表格和處理數(shù)據(jù)的過程中，請(qǐng)務(wù)必養(yǎng)成隨手保存的習(xí)慣，否則終有一天會(huì)吃大虧！

這是最簡(jiǎn)單的操作，也是最有價(jià)值的操作。在處理數(shù)據(jù)過程中，每完成一個(gè)關(guān)鍵操作就馬上按一次Ctrl+S，及時(shí)保存成果！

Excel有太多的好，也有太多的坑。希望大家能避開這些坑，更好地使用，少走彎路！

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