說到項目工時管理系統(tǒng)可能有些員工不一定那么熟悉，有些員工可能會問什么是項目工時管理系統(tǒng)？它有什么作用？那么今天就給大家說說項目工時管理系統(tǒng)的作用、價值以及實施方法。
工時管理系統(tǒng)主要用于記錄、統(tǒng)計和分析員工在項目或非項目上的各項工作任務(wù)內(nèi)容及所花費的時間，并且可以采集項目標(biāo)準(zhǔn)工時，考核員工績效，核算項目人工成本，以及優(yōu)化項目資源分配等方面的優(yōu)勢。核心功能大致包含：工作日歷管理、項目信息維護(hù)、項目計劃、員工忙閑狀態(tài)、工時錄入、工時查詢、工時預(yù)警及人工成本核算等功能。
工時管理系統(tǒng)的價值，大致總結(jié)如下幾點：
1.能夠把實際項目及非項目活動相結(jié)合，幫助企業(yè)更高效地管理時間，掌握員工工作時間內(nèi)的效率、效能和成果，從而提高員工工作效率，降低人力成本;
2.有效管理和控制項目的進(jìn)度，優(yōu)化各個項目人員的分配、分工，節(jié)省項目人力成本支出；
3.增進(jìn)團(tuán)隊協(xié)作與溝通，可以降低項目執(zhí)行過程中團(tuán)隊溝通成本；
4.可以實時有效的掌控、以項目為核算單位，統(tǒng)計和分析項目或員工的工時及人力成本，實現(xiàn)成本管控；
5.加強(qiáng)或改善對異地分公司，包括中、長期在外項目員工的項目工時和工作管理；
6.讓工時統(tǒng)計和項目成本核算人員得以解放，可以實時統(tǒng)計項目工時和人力成本的統(tǒng)計匯總和報表打??；
7.通過分析各部門的工時數(shù)據(jù)也可以優(yōu)化部門人員結(jié)構(gòu)，預(yù)測部門人員需求，對人力資源部招聘新員工提供了非常有價值的參考依據(jù)；
8.可以更加高效地完成項目工時記錄、審核和統(tǒng)計分析操作，可以花更多時間去服務(wù)項目，為公司賺取更多利潤。
企業(yè)要推行一套工時管理系統(tǒng)，只有按照正確的實施方法，才能把工時管理融入到企業(yè)現(xiàn)有的管理體系當(dāng)中，從而發(fā)揮工時管理的應(yīng)用價值。
本文以「AceTeamwork工時管理系統(tǒng)」項目實施過程作為介紹樣本，分享給計劃實施項目工時管理系統(tǒng)的企業(yè)作為參考。
軟件實施過程，可以總結(jié)歸納如下幾點：
一、項目啟動會
項目啟動會的作用是讓項目甲，乙雙方對該項目的整體情況，如：項目背景、項目范圍，實施計劃及項目團(tuán)隊成員等信息有一個清晰的認(rèn)識和了解，讓項目雙方清楚各自的職責(zé)和義務(wù)，方便在項目執(zhí)行過程中雙方能夠給予的支持和配合，從而讓雙方就項目推動的相關(guān)事宜達(dá)成共識。
項目啟動會時需要注意：
1.項目啟動會議的前期準(zhǔn)備工作要到位，比如：需要明確項目目標(biāo)和最終交付成果、項目團(tuán)隊成員及其責(zé)任、制定初步項目計劃等；
2.項目啟動會議文稿的組織、會議的形式、各發(fā)言人的臨場表達(dá)也非常重要；
3.項目啟動會信息展示而不是討論，一般時間都比較短，因此一些需要與會各方認(rèn)可或承諾的事宜，需要在啟動會議前溝通清楚，否則會嚴(yán)重影響啟動會議的效果。
二、需求調(diào)研及藍(lán)圖設(shè)計
需求調(diào)研對企業(yè)信息化系統(tǒng)的實施起著決定性的作用。只有進(jìn)行充分的深入調(diào)研分析，才能設(shè)計出一套滿足用戶需要的業(yè)務(wù)藍(lán)圖。
需求調(diào)研時需注意：
1. 調(diào)研前期使用的資料需要準(zhǔn)備，同時需要完成調(diào)研計劃的確認(rèn)；；
2. 調(diào)研和提綱都應(yīng)有層次和連貫性，按業(yè)務(wù)流程的順序進(jìn)行梳理和調(diào)研，不僅限于合同中的產(chǎn)品模塊范圍；討論的議題不要有大的跳躍，要從粗到細(xì)逐步分解；
3. 調(diào)研者要充分的讓用戶講話，這樣用戶才有興趣把自己知道的事情完整有序的講明白，而不是調(diào)研者在喝獨角戲；
4. 調(diào)研方需要復(fù)述客戶需求，把需求合理化、簡單化；
5. 要盡量結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的功能在調(diào)研過程進(jìn)行引導(dǎo)；比如：產(chǎn)品中無法實現(xiàn)的不合理需求要盡量通過變通的方式解決，引導(dǎo)。
三、數(shù)據(jù)初始化
數(shù)據(jù)初始化是確保系統(tǒng)正常運行的基礎(chǔ)保障，只有將數(shù)據(jù)相關(guān)全部初始化完成，軟件系統(tǒng)才能正常運行。
數(shù)據(jù)初始化時需要注意：
1.數(shù)據(jù)初始化工作要完整且盡量滿足企業(yè)需求，防止后續(xù)會對系統(tǒng)的運行產(chǎn)生影響；
2.數(shù)據(jù)初始化成功后，在軟件演示系統(tǒng)前，建議進(jìn)行數(shù)據(jù)庫備份。
四、關(guān)鍵用戶測試（UAT）
關(guān)鍵用戶測試是衡量一個軟件企業(yè)整體水平的重要指標(biāo)之一，另外關(guān)鍵用戶測試也是軟件質(zhì)量的最終保障，乃至項目能否成功的重要因素！
項目在上線前需要經(jīng)過全面的測試，保證功能的完整性，不至于上線后因為客戶反饋問題頻繁影響客戶的使用，及項目整體工作效果在客戶中的印象。?
關(guān)鍵用戶測試時需要注意:
1.應(yīng)盡可能多的了解測試的產(chǎn)品，按照模塊、按任務(wù)列出測試提綱；
2.測試后及時討論很重要；方便發(fā)現(xiàn)問題有效達(dá)成共識，確定解決方案。
五、上線前使用培訓(xùn)
上線前使用培訓(xùn)對整個項目的實施推進(jìn)至關(guān)重要。培訓(xùn)可以使員工能夠熟練的掌握和使用軟件，從而保障整個系統(tǒng)的順利運行。
上線前培訓(xùn)時需要注意：
1.培訓(xùn)前需要確定使用軟件的人員；如果上線的功能模塊是不同操作人員操作，且不同人員之間沒有操作的重復(fù)項，那么建議按照操作人員的不同進(jìn)行分批次培訓(xùn)；
2.培訓(xùn)過程中需要針對不同的對象采用不同的培訓(xùn)策略；可以重點培訓(xùn)系統(tǒng)管理員、核心部門和核心崗位人員，這些人使用的功能比一般用戶多、更加復(fù)雜，也可以通過這些核心人員帶動企業(yè)全體員工對軟件的使用；
3.培訓(xùn)方式可以采用由點到面、由易而難的方法；先從一個個單一功能進(jìn)行培訓(xùn)，最終實現(xiàn)大部分功能全員化、熟練化。切忌將所有功能模塊流水賬般的、不分重點的培訓(xùn)；也可以從簡單的功能漸漸過渡到比較復(fù)雜功能的使用培訓(xùn)。
六、上線運行及支持
培訓(xùn)完成后，不是結(jié)束。軟件上線運行過程中的日常使用問題解答也很重要。還必須要有專人負(fù)責(zé)維護(hù)。一方面是要保障系統(tǒng)的正常運行，另一方面是要及時更新項目和員工信息，保證員工可以正常填報工時。最重要的是，在員工還沒有習(xí)慣填報工時記錄之前，還需要各級主管積極督促本部門員工及時填報工時記錄，并進(jìn)行審批，保障工時記錄的及時性和準(zhǔn)確性。
伴隨著項目的推進(jìn)，可能面臨客戶需求的調(diào)整、項目組人員的調(diào)整、客戶重視程度不足等問題，作為項目團(tuán)隊推進(jìn)項目順利上線，體現(xiàn)項目價值保障項目驗收是至關(guān)重要的。
上線運行及支持時需要注意：
1.在項目推進(jìn)過程中需要確認(rèn)的項目事宜均需要有文檔落地記錄；
2.明確在本期項目中需要在什么時間節(jié)點完成哪些工作內(nèi)容，多方達(dá)成共識，避免在后續(xù)推進(jìn)的過程中出現(xiàn)不必要的摩擦。
七、項目驗收
項目驗收，也稱范圍核實或移交（Cutover）。它是核查項目計劃規(guī)定范圍內(nèi)各項工作是否已經(jīng)全部完成，交付成果是否令人滿意，并將核查結(jié)果記錄在驗收文件中的一系列活動。
「項目工時管理系統(tǒng)」的成功落地，除了與實施團(tuán)隊的實施經(jīng)驗有關(guān)之外，還與產(chǎn)品、配套的管理制度、老板或管理層的重視和支持等相關(guān)。需要把項目工時管理系統(tǒng)落實到企業(yè)的每一個人，這樣項目工時管理系統(tǒng)才能更好的在企業(yè)中進(jìn)行滲透！從而更好的推進(jìn)項目工時管理的普及和推廣，提高企業(yè)辦公效率，增加企業(yè)效益！
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