如何保持已改善的工作水平

課程目的

完成這個課程後，你就學會

■掌握機會，善用所學的技巧，保持巳改善的工作水平。

■按照“重要步驟”及“基本原則”，策劃及主持討論，研究如何保持巳改善的工作水平。

適當時候

■在你與員工進行工作表現(xiàn)或工作習慣的討論後，見到他們的工作水平或工作習慣有了改善，你就可以運用本課程所教導的技巧。

學習原因

學習及運用這些技巧，可以幫助你

■鞏固員工改善後的工作水平或習慣。

■激勵員工維持改善後的工作水平或習慣。

■讓員工明白良好的工作水平會帶來贊賞，他們因而會繼續(xù)改進。

如何保持已改善的工作水平

“只有在我工作出錯的時候，上司才找我談談。”

你是否常有這樣的感覺？上一次你告訴員工有開他們的工作水平或工作習慣已有改進是甚麼時候？假如你和一般的主管或經(jīng)理一樣，只顧處埋工作漏弊，你就會覺得花時間去贊賞員工的改進似乎是種奢望。

研究結果顯示以下雨項重點：

■正面的贊賞可以激勵員工保持改善後的工作水平。

■主管人員表示，當員工的工作水平有改善的時候，他們都會盡量給與贊賞；但另一方面，很多員工卻表示就算他們工作出色，也甚少得到主管的常識。

正面的讀賞是激勵員工竭力工作的有效方法。在適當?shù)臅r候，對力求改造的員工說些適當?shù)脑?，員工會十分受用；相反，員工若得不到鼓勵，就會大大降低工作的熱誠。

付出後的收獲

處理員工工作表現(xiàn)和不良工作習慣的問題，雪要付出時間。當員工有進步時，記得委及時加以適當鼓勵，確保你付出時間后，能收到效果。最佳的收獲，就是員工繼續(xù)改進自己的工作。

員工需要得到贊賞

很多時候，正在改善自已工作水平的員工，知道自己的工作有進步，都希望得到別人的贊賞。如果主管一句鼓勵的話都沒有，員工就會覺得主管只顧找錯處，而不重視員工的改造，這會讓員工泄氛。如果員工認為主管只會桃毛病而沒有鼓勵，他很快就會故態(tài)復萌，回復到原來不理想的工作水平或不良的工作習慣上。

事實上，就算我們力求完美，有時也會忘了在適當?shù)臅r候給與別人贊賞。我們每天都匆忙地處埋日常的工作及許多隨之而來的問題，很容易忘了要讀賞工作表現(xiàn)有改造的員工。主管的工作目標，往住只看眼處埋“當前急務”，在限期內(nèi)達成工作進度，在這樣的情況下，很容易會忽視員工的進步。

你與員工討論如何保持已改善的工作水平，對雙方都有好處。只要適當?shù)靥幚?，就可以對員工的工作有積極的影響。贊賞員工的進步，往往能使員工保持現(xiàn)有水準，受到激勵的員工會繼續(xù)把工作做好，并且對自己更有自信。

何時需要討論

當你見到員工的工作水平或習慣有改善時，就算是輕微的改善，你也可以與員工討論如何保持改善後的工作水平。只要員工朝看正確的方向改善，就算未達到標準，也是值得維持下去的；員工的工作水平雖然不一定有重大的改進，但必須有顯著的追步，而可以確實地指出。

要使討論收到最大的效果，在發(fā)覺員工表現(xiàn)有改善時，你就應該立刻提出討論。這樣，你就可以杷員工在改善工作方面所付出的努力和你給他的贊賞有效地聯(lián)結起來，當員工知道良好的工作水平會受到贊賞，他就愿意繼續(xù)改進自己的工作。

“從今天早上的報告中，我知道你的錯誤卒己降低了1％?！?/p>

你可能已發(fā)覺，員工繼續(xù)改善工作表現(xiàn)時，你要給的積極贊賞也漸漸減少。當然，如果問題再出現(xiàn)，你就需要和他討論，要他回復到正常的工作水平上；如果他持續(xù)地有所改善，你只需偶爾表示贊賞，就可以便他繼續(xù)改進。

贊賞員工必須誠懇

由於這是如此積極的討論，你可能想藉著這個機會，討論其他與員工工作表現(xiàn)有關的問題，例如，你可能會認為這是個適當時機，提醒員工應該有更大的改進，或者談些其他工作上的問題。千萬不要這樣做，否則，員工會覺得你的贊賞不夠誠意，或者覺得你表面在吹捧他，而背後另有企圖。其實，你將會有許多時間去解決其他的問題，就讓員工在這次的討論過程中，享受一下被贊賞的時刻，

贊賞要明確

對於工作表現(xiàn)有改善的員工，一般性的贊賞遠不及明確池指出他們的工作改善的具體情形及其重要來得有效。試分析以下兩個例子的不同之處：

“近來你的工作大有追步，我很欣賞?！?/p>

“過去兩星期，你的錯誤率減少了3％，我實在很欣賞，因為這樣可以節(jié)省金錢、時間和原料?！?/p>

雖然第一個例子沒有甚麼不對，但效果并不明顯。第三個例子就有效得多，它明確地說明員工改善的地方。明確的贊賞表示出主管的誠意，使員工認為“我所做的工作真是重要，的確值得贊賞?！?/p>

贊賞的益處

有時你會問：“為甚麼我要贊賞員工？他們拿薪水，就得工作。”答案很簡單。你身為主管，別人是根據(jù)你及員工的工作表現(xiàn)來評價你，員工的工作表現(xiàn)就是你的工作表現(xiàn)；當員工的工作有所改善，你助他們一臂之力，就是幫了自己。你個人、員工。工作小組及整個機構都會因工作水平改善而獲益。

熟能生巧

你多與員工討論如何保持改善后的工作水平，你也愈會運用討論技巧。最初與員工討論時，你可能會覺得有點不自在，尤其是當你不善於贊賞別人，而員工又不習慣接受別人的贊賞時，那就更加尷尬。但是，當員工知這你是衷心贊賞他們，而你又明白這些討論對工作小組的成功影響甚大時，這些不自然的情形很快就會消失。

重要步驟

當你與員工討論如何保持己改善的工作水平時，下列的重要步驟會對你有幫助：

1．指出已改善的地方。

2．說明這項改善對你和工作小組的重要性。

3．留心聽取員工的意見。

4．詢問員工是否需要幫助，使工作更順利。

5．在適當時向員工表示你會給與幫助。

6．感謝員工作出了改善。

采用重要步驟的原則

1、指出已改善的地方

■要清楚明確

■不要再提過去的問題

記住討論的目的是指出改善后攸的工作表現(xiàn)，并非重提過去不當?shù)墓ぷ鞅憩F(xiàn)或習慣。請明確的說明員工已改善的地方，并指出具體的成績，避免含糊的贊美。

例如說一句“你做得好”還這不及說“你已經(jīng)把不良率減少至2％”來得有效。

明確地指出員工改善的地方，這是衷心贊賞員工最簡單而且有效的方法。

指出員工已改善的地方，可以顯示你注意及重視員工的成績，同時，你會帶給員工一個訊息，就是你看重你的員工，并且尊重他們，這可以維護他們的自尊（基本原則1），確保員工繼續(xù)改進工作的首要步驟。

2、說明這項改善對你和工作小組的重要性

■要清楚明確

解釋為什么員工改善的地方值得稱許，其實就是清楚指出員工的成績，讓他們了解你的確衷心贊賞他，這是增加員工自信的一大助力（基本原則1）。如果可以，請說明這項改善如何影響其個人及整體的生產(chǎn)力。像第一個重要步驟的情形一樣，這部份的贊賞要清楚明確。

含糊的一句話，如“你幫了我們很大的忙”，不及明確的表達如“你的不良率減少了3％，這使我們部門達到這個月的生產(chǎn)指標”來得有效。

3、留心聽取員工的意見

■不要打斷對方的話

大多數(shù)人對自己的改善成果都引以為豪，希望告訴別人自己是如何取得這樣的成績。你應該給他們機會表達一下，讓他們享受其中的樂趣。或許你也想知道他們是如何取得這樣的成績，但請專心聆聽，不要打斷，給員工充足的時間詳述，這表示你有興趣知這他們是如何改善工作，并肯定他們的改進是重要的。

只聆聽而不批評看似容易，但你往往會發(fā)覺自己希望發(fā)表意見。要盡量避免提出自己的見解，因為這會阻礙員工全面解釋他怎樣取得這樣的成績。請專心聆聽，并表示了解對方的感受（基本原則2），這清楚地表示出你理解員工額外付出的努力。

有些員工會興致勃勃地談論自己工作改善的成果，但有些人卻不愿意多說。假如遇到這樣的情形，不必勉強員工，就直接采用第四個重要步驟。

4、詢問員工是否需要幫助，使工作更順利

■主動提供協(xié)助

在討論過程中，管理人員不適宜指出員工應該要有更大的改追，或提及其他工作上的問題。這時，由於討論的氣氛積極而有建設性，你可以問員工是否需要協(xié)助，以維持他已作出的改善?；蛟S你們大家會想到一些方法，可以減少工作上的問題，而入能維持你目前對員工表現(xiàn)的期望。員工提出可龍遇到的問題時，請專心聆聽，以諒解的態(tài)度回應（基本原則2)，讓他知道你衷心希望他可以維持良好的工作表現(xiàn)。

5、在適當時向員工表示你會給與幫助

■以開明的態(tài)度考慮員工的意見?

■確定采取行動或回復的日期

有時員工提出一項要求或建議，如果可以即時接納或處理，你應該立即說明將如何處理及何時進行，這顯示你支持員工的工作，這也是加強員工自信心的另一方法（基本原則1）。

如果你不清楚是否可以立即采用員工的建議，請向員工解釋你需要再作研究，另定日期回覆。你研究過建議，決定如何辦理後，必須讓員工知道你將會做些甚麼及何時進行，尤其是當你知道不能夠采用員工的建議時，這更是重要。向員工解釋你如何考慮他的要求及不龍接納的原因，至少，顯示你重視他的要求，并已經(jīng)研究過，這樣做可以維持員工的自尊（基本原則1）。

不論員工的要求是否適當，如果無法采用，你應該表示了解對方的想法（基本原則2），并說明員工的意見很好，可惜你不能夠采用。

6、感謝員工作了改善

■要誠懇和簡潔

在結束討論時表示感謝，可以加強討論時稱贊的效果。這是員工在討論完畢，返回工作崗位前聽到的最後一句話，印象特別深刻。一句簡單的“謝謝”，可以加強員工的自信心（基本原則1)，也可自然地結束這次討論。

要成為成功的主管，需要使用多種不同的技巧；你從本課程學到的，與其他技巧同樣基本而重要。作為一位主管或經(jīng)理，你要對員工的工作負青。他們的成功就是你的成功，他們的失敗也就是你的失敗。讓員工維持已改善的工作水平，對員工、工作小組及整個工作機構都有好處。

本課程并沒有夸大贊賞別人工作成就的影響。想想看，假如你付出了努力去改善自己的工作水平，而上司一點表示也沒有，你的感受會如何？你明白沒有贊賞會令人泄氛，就知道贊賞是多麼有效的激勵。

你從本訓練課程學到的基本原則及六個重要步驟是一個有效的方法，可以幫助工作小組保持已改善的工作水平。

重要原則

當你運用這些重要的技巧時，請緊記下列各點：

■只討論員工已改善的地方，而非員工在其他方面的表現(xiàn)。

■就算員工覺得不好意思，也不要顧忌去贊賞他。

■當你注意到員工的工作已有改善，即使是輕微的改善，也可以與他討論如何保持已改善的工作水平。

■當員工已改善的工作水平變成習慣時，與員工進行討論的需要會日漸減少。

■與員工討論之前，一定要做好準備工夫。你可以利用本課程提供的討論計劃表去決定談話的內(nèi)容及如何進行討論。

■上司也可以指導你應用所學的技巧，幫助你與員工討論。