很多人說(shuō)，要讓團(tuán)隊(duì)敏捷， 先讓團(tuán)隊(duì)坐在一起。沒(méi)錯(cuò)，“坐在一起”這區(qū)區(qū)幾個(gè)字，可以解決團(tuán)隊(duì)從溝通到信任到效率提升的不少問(wèn)題。作為團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)分析師，我們很多時(shí)候都扮演著產(chǎn)品端和開(kāi)發(fā)端的黏合劑，最理想的工作環(huán)境可能是坐在產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)和交付團(tuán)隊(duì)中間；辦公室就是大舞臺(tái)，隨時(shí)都能展現(xiàn)自己的十八般武藝，把“坐在一起”的效應(yīng)發(fā)揮到極致。

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然而，由于種種原因，我們不免會(huì)遇到跨文化、跨時(shí)區(qū)的離岸團(tuán)隊(duì)。當(dāng)“坐在一起”的舒適圈被打破后，很多問(wèn)題則接踵而來(lái)：“見(jiàn)都沒(méi)見(jiàn)過(guò)的團(tuán)隊(duì)成員怎么建立信任？”、“人都找不到怎么高效溝通？”、“時(shí)區(qū)空間不一致怎么組織工作坊？”經(jīng)歷了一個(gè)離岸團(tuán)隊(duì)的從無(wú)到有，淌過(guò)了大大小小的坑，筆者將所見(jiàn)所得整理成本文，希望能對(duì)同樣糾結(jié)于此的同行們有一點(diǎn)點(diǎn)裨益。

按需互訪(fǎng)

“見(jiàn)都沒(méi)見(jiàn)過(guò)的團(tuán)隊(duì)成員怎么建立信任？” 答案恐怕是“無(wú)法建立”。別怪我這回答太消極任性，對(duì)于遠(yuǎn)隔重洋甚至黑夜顛倒的離岸團(tuán)隊(duì)而言，留言和視頻所帶來(lái)的困惑和乏力往往多過(guò)友好度和安全感。尤其對(duì)于那些毫無(wú)離岸合作經(jīng)驗(yàn)的客戶(hù)來(lái)說(shuō)，面對(duì)這份未知和“不可控”往往是自我保護(hù)甚至抗拒的。

合作雙方的互訪(fǎng)則是建立信任的捷徑，通過(guò)這扇窗戶(hù)，一方面可以了解雙方的企業(yè)文化、工作習(xí)慣乃至個(gè)人的性格特點(diǎn)；另一方面能夠利用面對(duì)面工作坊高效梳理規(guī)劃，最大程度保證后續(xù)項(xiàng)目推進(jìn)方向的正確性。在條件允許的情況下，在項(xiàng)目伊始就建立互訪(fǎng)機(jī)制：

1. 在項(xiàng)目的重要節(jié)點(diǎn)，例如合作初始、項(xiàng)目里程碑、檢查點(diǎn)進(jìn)行在岸交流；
2. 設(shè)立雙向固定互訪(fǎng)周期，如每三個(gè)月/半年。

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當(dāng)有機(jī)會(huì)去到客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)，該如何充分利用短短數(shù)周或是數(shù)日？從個(gè)人經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，你或許可以：

1. 做好充分的行前計(jì)劃：不要把它當(dāng)成簽證材料準(zhǔn)備中的“例行公事”。海外出差費(fèi)時(shí)費(fèi)力，為了確保效果，必須提前溝通準(zhǔn)備并了解項(xiàng)目干系人的工作／休假安排，重要會(huì)議提前發(fā)好會(huì)議邀請(qǐng)，最好以郵件形式確認(rèn)你的計(jì)劃。相信我，你一定不想像我一樣，人都到了客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)以為一切自有安排，才發(fā)現(xiàn)接頭人馬上要休長(zhǎng)假，獨(dú)留“一臉懵逼”的自己。
2. 盡量結(jié)識(shí)多的人：哪怕你自認(rèn)不是“交際花”，哪怕自己的英語(yǔ)不夠好，哪怕ta算不上直接干系人甚至來(lái)自不相干的團(tuán)隊(duì)/部門(mén)；當(dāng)你們未來(lái)有工作上的交集，有一面之緣也大大好過(guò)冰冷的郵件。
3. 定期和離岸團(tuán)隊(duì)溝通：即使有完整的記錄，出差回來(lái)一次性輸出的效果恐怕也差強(qiáng)人意。就算再忙再緊張，也要定期與團(tuán)隊(duì)交流，溝通自己在客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)的收獲，了解團(tuán)隊(duì)的問(wèn)題和想法，并及時(shí)反饋到客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)的工作計(jì)劃中。

當(dāng)客戶(hù)即將來(lái)訪(fǎng)，該如何抓住深化合作的機(jī)會(huì)？

1. 最重要的依然是計(jì)劃：提前為客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)的工作內(nèi)容做好細(xì)致的安排準(zhǔn)備，雙方設(shè)置好來(lái)訪(fǎng)預(yù)期和目標(biāo)，最大程度利用好團(tuán)隊(duì)與客戶(hù)成員共同工作的時(shí)間。
2. 提升對(duì)客戶(hù)的影響力：幫客戶(hù)站得更高，看得更廣。盡力幫助他們?cè)趤?lái)訪(fǎng)過(guò)程中更好地感受我們的工作方式和文化氛圍，甚至以我們?yōu)榇翱冢榻B目前國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上的先進(jìn)案例和最佳實(shí)踐。
3. 為客戶(hù)做好行前準(zhǔn)備和安排：這包括簽證準(zhǔn)備、交通酒店及個(gè)人飲食過(guò)敏源等在內(nèi)的各類(lèi)生活細(xì)碎。很多客戶(hù)并沒(méi)有到訪(fǎng)中國(guó)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)這個(gè)陌生又熟悉的國(guó)家甚至存在很多誤會(huì)和擔(dān)心。我們可以簡(jiǎn)單準(zhǔn)備一份包含城市介紹、物價(jià)水平等信息的行前小材料，讓他們不至于在踏上飛機(jī)前對(duì)即將來(lái)訪(fǎng)的城市一無(wú)所知。

搭建溝通框架

對(duì)于“坐在一起”的敏捷團(tuán)隊(duì)，溝通會(huì)在工作和相處中自然而然地發(fā)生。而當(dāng)我們所處的是一個(gè)離岸團(tuán)隊(duì)，很多溝通問(wèn)題則會(huì)因?yàn)槲锢砦恢谩⒄Z(yǔ)言文化障礙、時(shí)差而被放大；最危險(xiǎn)的可能是，你不知道你不知道；而某些溝通隔閡可能會(huì)在某些時(shí)刻產(chǎn)生致命的影響。在項(xiàng)目初始就定義好溝通的渠道和方式在這樣的環(huán)境下顯得尤為重要。簡(jiǎn)單來(lái)講，我們最應(yīng)該關(guān)注的是：誰(shuí)和誰(shuí)溝通，通過(guò)什么形式溝通，達(dá)成怎樣的目標(biāo)，要有怎樣的溝通頻次。

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（在項(xiàng)目初始與客戶(hù)達(dá)成對(duì)重要會(huì)議的一致理解）

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（對(duì)團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通渠道需要統(tǒng)一和確認(rèn)）

巧用工具

“時(shí)區(qū)空間不一致怎么組織工作坊？”針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，恐怕不僅僅是需求分析相關(guān)的工作坊，離岸團(tuán)隊(duì)的種種限制對(duì)我們?cè)S多熟悉的組織技巧和習(xí)以為常的敏捷實(shí)踐都提出了挑戰(zhàn)?；ピL(fǎng)是類(lèi)似昂貴的特效藥，而真正要身體好，還離不開(kāi)悉心的日常調(diào)養(yǎng)。合適的工具，則是這里的關(guān)鍵。

1.Always On：如果能有超過(guò)四個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間重疊，Always on一定要有。實(shí)時(shí)視頻能增加許多親切感和趣味，拉近團(tuán)隊(duì)成員的距離；更能讓包括站會(huì)、desk check在內(nèi)的很多敏捷實(shí)踐變得容易。有了Always On，信息不回抬頭喊一喊，開(kāi)會(huì)了朝屏幕招招手，方便直接，也算對(duì)得起客戶(hù)給的“魔鏡”名號(hào)。

2.遠(yuǎn)程協(xié)作編輯軟件：市面上的遠(yuǎn)程協(xié)作軟件讓人眼花繚亂，在這里分享幾個(gè)你也許正在尋找的：

• Keynote-Collaborate Mode: Keynote算得上我們目前使用最為頻繁的演示軟件，而它的Collaborate Mode這項(xiàng)高能技巧好像并不是那么知名。協(xié)同編輯除了能在緊張的項(xiàng)目節(jié)奏中提高團(tuán)隊(duì)效率，還可以幫助在重要演示環(huán)節(jié)/工作坊中與客戶(hù)進(jìn)行快速確認(rèn)。舉個(gè)例子，如果有兩人共同參加工作坊，一人作為組織者與客戶(hù)交流，另一位則可以實(shí)時(shí)將產(chǎn)出記錄到Keynote中，在工作坊結(jié)束前第一時(shí)間呈現(xiàn)給客戶(hù)進(jìn)行確認(rèn)。

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（只需點(diǎn)擊標(biāo)題右下方的Collaborate,輸入你要協(xié)作編輯對(duì)象的iCloud郵箱，即可將當(dāng)前文件分享給對(duì)方進(jìn)行協(xié)同編輯）

• RealtimeBoard: 如果讓我列舉“2017年度最好用工具”，RealtimeBoard一定榜上有名：它是我目前能找到的最好的sticker board，是組織遠(yuǎn)距離工作坊的最佳搭檔。除了最常用的反饋會(huì)議、頭腦風(fēng)暴外，RealtimeBoard提供了許多針對(duì)不同場(chǎng)景的實(shí)用模板，例如用戶(hù)故事地圖, 產(chǎn)品演進(jìn)路線(xiàn)。

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（RealtimeBoard: 五花八門(mén)的實(shí)用模板）

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（團(tuán)隊(duì)的第一次遠(yuǎn)程回顧會(huì)議）

3.即時(shí)通訊工具：每個(gè)人每天都要用到，自然必不可少。 在與海外客戶(hù)的合作中，常見(jiàn)的主要有Skype, Lync(Skype for business), Slack，HipChat, Hangouts等。目前我們項(xiàng)目正在用的是Hipchat，比較突出的亮點(diǎn)是不用翻墻、可以與Jira, Github集成，缺點(diǎn)主要是記錄保存時(shí)間較短。

4.項(xiàng)目資產(chǎn)管理工具：個(gè)人認(rèn)為，離岸團(tuán)隊(duì)要比在岸團(tuán)隊(duì)更加注重文檔，良好的文檔整理能降低溝通成本，也讓溝通有跡可循。關(guān)于用戶(hù)故事/電子看板，常見(jiàn)的有Jira, Trello, Pivotal Tracker, Mingle；關(guān)于其他項(xiàng)目相關(guān)文檔管理，一般使用Confluence, Google Drive, DropBox等。

文化互通

文化差異是每個(gè)海外合作團(tuán)隊(duì)所必須面對(duì)的。由于文化背景的不同，團(tuán)隊(duì)成員們有不同的語(yǔ)言體系、做事方式，繼而對(duì)合作產(chǎn)生一些顯而易見(jiàn)或者不知不覺(jué)的影響。它本身是一個(gè)中性詞，甚至褒義詞：兩種截然不同的文化碰撞，讓我們能夠交到大洋彼岸的朋友，了解彼此的文化，是多么幸運(yùn)的一件事。而它也有可能成為“問(wèn)題”：因?yàn)槿狈α私?，?dǎo)致雙方產(chǎn)生誤解甚至不信任，影響健康的合作關(guān)系。

承認(rèn)并溝通合作雙方的文化差異永遠(yuǎn)不會(huì)太早，在項(xiàng)目開(kāi)始前/初期就應(yīng)該主動(dòng)地向客戶(hù)介紹我們的文化：這包括了大文化，即國(guó)與國(guó)之間的文化差異，例如中國(guó)人可能會(huì)相對(duì)內(nèi)向，不說(shuō)話(huà)并不代表沒(méi)有關(guān)注討論；也包括了小文化，即組織和團(tuán)隊(duì)的文化差異，例如我們會(huì)相對(duì)自管理，不存在傳統(tǒng)的上下級(jí)觀(guān)念。

我們總是在談?wù)摿己玫膱F(tuán)隊(duì)氛圍對(duì)項(xiàng)目成功的重要性。良好的團(tuán)隊(duì)氛圍永遠(yuǎn)不是從單純的工作溝通中來(lái)的，而是必須來(lái)自于每一個(gè)活生生的人。當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員之間建立起個(gè)人關(guān)系，很多問(wèn)題都可以迎刃而解。

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（當(dāng)遇到文化碰撞，團(tuán)隊(duì)里需要有人挺身而出）

以上寥寥幾點(diǎn)來(lái)自筆者有限的項(xiàng)目實(shí)踐，不免有所遺漏或有待商榷。但毫無(wú)疑問(wèn)的是，離岸團(tuán)隊(duì)需要更用心和精巧地經(jīng)營(yíng)，而成功也往往離不開(kāi)各個(gè)角色的配合與貢獻(xiàn)。

文/ThoughtWorks楊珊