最近一直在忙一個(gè)大項(xiàng)目，日夜加班，沒(méi)有時(shí)間更新文章。對(duì)久等的讀者說(shuō)聲抱歉。

今天打開(kāi)公眾號(hào)后臺(tái)，微信團(tuán)隊(duì)發(fā)來(lái)了原創(chuàng)保護(hù)的邀請(qǐng)，真是高興。沒(méi)想到僅僅寫了六篇文章就獲得原創(chuàng)邀請(qǐng)的資格。我也深深地感悟到，這是一個(gè)好時(shí)代，只要堅(jiān)持，付出終會(huì)得到回報(bào)。所以，我們只要不斷努力，就會(huì)收獲更多意想不到的驚喜。

好了，開(kāi)始今天的正文。今天講講如何快速完成一個(gè)PPT的制作。

依然按照慣例，先對(duì)本文做個(gè)概要說(shuō)明

高效人士都是尋找規(guī)律的高手。
想要高效制作PPT，這幾招可以幫你。

1. 思維導(dǎo)圖幫你整素材。
2. 金字塔幫你理邏輯
3. 模板幫你定樣式
4. 番茄時(shí)鐘幫你更專注。
   玩?zhèn)€組合拳，沒(méi)有什么快不了的。

經(jīng)常做工作匯報(bào)的人，都會(huì)糾結(jié)一件事兒上，PPT制作很慢，經(jīng)常一套PPT要做一兩天，甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。有沒(méi)有一種方法可以提高PPT的制作效率呢？肯定有。今天咱們就說(shuō)一下如何快速做好一個(gè)PPT。

在做PPT的時(shí)候，我們經(jīng)常面臨的問(wèn)題可以歸納為幾個(gè)方面：

1. 不知道寫什么內(nèi)容。
2. 不知道怎么布局。
3. 不知道顏色怎么搭配。
4. 不知道用哪種字體。

做為高效的職場(chǎng)人，當(dāng)我們遇見(jiàn)同類問(wèn)題多了，就該考慮考慮是否能找一些規(guī)律。分析一下優(yōu)秀的PPT都是怎么做出來(lái)，再看看能不能形成一套通用的模式，以后用在自己的PPT制作過(guò)程中，從而提高自己的工作效率。

下面我說(shuō)說(shuō)我的一些做法。

一、使用思維導(dǎo)圖整理素材

什么是思維導(dǎo)圖？簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是一種放射性思考方法和圖形化的展示形式的工具。

思維導(dǎo)圖

思維導(dǎo)圖的創(chuàng)造者，東尼.博贊,世界上著名的教育學(xué)專家，以大腦先生聞名國(guó)際，成為了英國(guó)頭腦基金會(huì)的總裁，身兼國(guó)際奧運(yùn)教練與運(yùn)動(dòng)員的顧問(wèn)、也擔(dān)任英國(guó)奧運(yùn)劃船隊(duì)及西洋棋隊(duì)的顧問(wèn)；又被遴選為國(guó)際心理學(xué)家委員會(huì)的會(huì)員，是“心智文化概念”的創(chuàng)作人，也是“世界記憶冠軍協(xié)會(huì)”的創(chuàng)辦人，發(fā)起心智奧運(yùn)組織，致力于幫助有學(xué)習(xí)障礙者，同時(shí)也擁有全世界最高創(chuàng)造力ＩＱ的頭銜。截至1993年，托尼·巴贊已經(jīng)出版了二十本書，包括十九本關(guān)于頭腦、創(chuàng)意和學(xué)習(xí)的專著，以及一本詩(shī)集。

思維導(dǎo)圖最主要的特點(diǎn)，發(fā)散性思維。思維導(dǎo)圖與傳統(tǒng)文檔的最大的區(qū)別在于不受紙張限制，可以讓思維不斷發(fā)散，將所有與主題有關(guān)的知識(shí)都關(guān)聯(lián)在一起。通過(guò)整理最終梳理出一張知識(shí)網(wǎng)。這種知識(shí)網(wǎng)上的知識(shí)點(diǎn)可以成為PPT制作的素材集合。

如何使用思維導(dǎo)圖整理內(nèi)容？常用的幾種方法有黃金圈法則、SCQA結(jié)構(gòu)、FAB法則等。

1. 黃金圈法則

Why： 為什么要這么做。

What： 這是什么。

How：如何達(dá)到目標(biāo)。

黃金圈法則還可以被延伸。形成SCQA和FAB等幾種方法。

2.SCQA結(jié)構(gòu)

S代表情景，C代表沖突，Q代表疑問(wèn)，A代表回答。舉個(gè)例子：

S：我們都知道最近發(fā)生了……

C：但是這與我們的……目標(biāo)有所沖突

Q：現(xiàn)在的當(dāng)務(wù)之急是需要在……時(shí)間內(nèi)解決

A：我們的解決方案建議是……

SCAQ結(jié)構(gòu)既解答了事情重要性，抓住聽(tīng)眾的注意力，又提供了解決方案，非常適合做工作匯報(bào)。

3.FAB法則

FAB法則，即屬性，作用，益處的法則，F(xiàn)AB對(duì)應(yīng)的是三個(gè)英文單詞：Feature、Advantage和Benefit。

Feature，介紹方案屬性。讓讀者或者聽(tīng)眾了解你這個(gè)方案或產(chǎn)品都由哪些屬性構(gòu)成。

Advantage，優(yōu)勢(shì)。這個(gè)方案或產(chǎn)品比同類產(chǎn)品先進(jìn)的地方在哪里？

Benefit，利益。使用了這個(gè)產(chǎn)品或者方案能帶來(lái)什么樣的利益。

按照這樣的順序來(lái)介紹，就是說(shuō)服性演講的結(jié)構(gòu)，它達(dá)到的效果就是讓客戶相信你的產(chǎn)品或方案是最好的。這種方法在向其他人介紹解決方案時(shí)使用很合適。

實(shí)例說(shuō)明

舉個(gè)例子，看看如何使用思維導(dǎo)圖來(lái)確定內(nèi)容。

假如現(xiàn)在需要做一個(gè)關(guān)于二維碼的解決方案。再接到這個(gè)任務(wù)時(shí)，就應(yīng)該想想使用哪種思考模型，使用FAB、SCQA還是黃金圈法則？

如果選定了SCQA法則，先通過(guò)思維導(dǎo)圖工具，畫出4個(gè)根節(jié)點(diǎn)，現(xiàn)狀、問(wèn)題、需求、解決方案。

4個(gè)根節(jié)點(diǎn)

S 現(xiàn)狀：二維碼技術(shù)發(fā)展迅猛，在很多行業(yè)都提升了物資數(shù)據(jù)的采集效率。

C 問(wèn)題：能源行業(yè)尚未形成有效解決方案，物資數(shù)據(jù)采集效率低下。

Q 需求：二維碼能否應(yīng)用在能源行業(yè)中，解決當(dāng)前數(shù)據(jù)采集效率低下的問(wèn)題呢？

A 解決方案：現(xiàn)在需要對(duì)二維碼技術(shù)在能源行業(yè)中的應(yīng)用進(jìn)行可行性研究。

劃定4個(gè)根節(jié)點(diǎn)后，再針對(duì)每一個(gè)節(jié)點(diǎn)繼續(xù)細(xì)分。

現(xiàn)狀：

技術(shù)方面：二維碼的由來(lái)?二維碼技術(shù)的構(gòu)成？二維碼的種類？二維碼的應(yīng)用場(chǎng)景有哪些？二維碼的技術(shù)分類？二維碼技術(shù)的優(yōu)勢(shì)？二維碼技術(shù)的局限性？

應(yīng)用場(chǎng)景：國(guó)內(nèi)使用情況、國(guó)外使用情況。

問(wèn)題： 能源行業(yè)物資數(shù)據(jù)采集方式是什么？弊端是什么？哪些環(huán)節(jié)可以改善？原因是什么？

需求： 二維碼技術(shù)能不能應(yīng)用到能源行業(yè)的物資調(diào)撥過(guò)程中？如果能，需要做哪些方面的工作？技術(shù)儲(chǔ)備有哪些？管理模式如何配合？數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)如何統(tǒng)一？

解決方案： 從數(shù)據(jù)采集的源頭到收尾進(jìn)行全生命周期的解決方案制定。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)如何制定？管理模式創(chuàng)新？二維碼類型選擇？二維碼打印方案選擇？二維碼粘貼方案？二維碼掃描方案確定？二維碼數(shù)據(jù)讀取方案？數(shù)據(jù)入庫(kù)利用方案？等等

通過(guò)思維導(dǎo)圖，可以將思考的深度和廣度進(jìn)行擴(kuò)大到極限。

二、使用金字塔原理來(lái)統(tǒng)一表達(dá)形式

金字塔原理是我一直都在推崇的一本書。不僅僅是我，整個(gè)麥肯錫都在使用這種思維方法。金字塔原理反應(yīng)在PPT頁(yè)面制作中，可以歸納成幾種注意要點(diǎn)：

1. 突出結(jié)構(gòu)
   一定要有結(jié)構(gòu)，不能讓所有的頁(yè)面看著都一樣。如果不使用結(jié)構(gòu)，做出來(lái)的PPT很乏味，沒(méi)人愿意看。

2. 下劃線法
   對(duì)于重點(diǎn)的信息，采用下劃線的方式進(jìn)行標(biāo)注，以提醒觀眾進(jìn)行關(guān)注。這點(diǎn)和4大設(shè)計(jì)原則中的對(duì)比思路是相同的。

3. 小數(shù)編號(hào)法
   通過(guò)數(shù)字的序列表明邏輯之間具有先后順序關(guān)系。

4. 項(xiàng)目符號(hào)法
   如果內(nèi)容間關(guān)系并列又不具有先后關(guān)系，那就使用項(xiàng)目符合，讓觀眾了解他們的關(guān)系。

5. 要有過(guò)渡
   上下章節(jié)之間有個(gè)過(guò)渡語(yǔ)句的銜接，讓觀眾更容易地接受下一組的內(nèi)容。

6. 對(duì)章節(jié)進(jìn)行總結(jié)
   這點(diǎn)很重要，一定要有個(gè)總結(jié)，不能讓觀眾花10分鐘還不知道你要表達(dá)什么。并且最好能將總結(jié)放到最顯眼的地方，讓觀眾及早了解。畢竟大家的時(shí)間都那么寶貴。誰(shuí)也別浪費(fèi)誰(shuí)的時(shí)間。

7. 多使用圖表
   相對(duì)于文字，圖表更容易被人接受。所以，盡可能多的使用圖表來(lái)表達(dá)你的觀點(diǎn)。

使用金字塔原理如何做好PPT，這個(gè)我以前也寫過(guò)，可以查看歷史消息，找《一個(gè)能縮短1個(gè)月學(xué)習(xí)路徑的PPT技巧》。

三、使用PPT模板來(lái)固化視覺(jué)效果

素材搜集完了，思路也整理清楚了。好了，該做PPT了。很多人一做PPT，就絞盡腦汁地從頭開(kāi)始設(shè)計(jì)。其實(shí)，沒(méi)有這個(gè)必要。大多數(shù)工作匯報(bào)的形式都很固定。既然重復(fù)性很強(qiáng)，那使用模板就可以了。

整個(gè)流程可歸納為：設(shè)計(jì)版式、確定主題、搜集素材、填充模板四個(gè)步驟。

1. 設(shè)計(jì)版式

一套PPT基本上由封面，尾頁(yè)，目錄頁(yè)，內(nèi)容頁(yè)組成。

目錄、尾頁(yè)很簡(jiǎn)單，出現(xiàn)一次即可。

內(nèi)容頁(yè)基本上由這么幾類構(gòu)成，全文敘述型、圖文敘述型、關(guān)系型、圖表型等。每種類型建一個(gè)版式就可以了。

所以，建5~7個(gè)版式就可以了。

封面和尾頁(yè)共用一個(gè)，可以考慮全圖型設(shè)計(jì)的版式。

目錄頁(yè)可以考慮半圖文設(shè)計(jì)的版式。

內(nèi)容頁(yè)可以使用標(biāo)題加內(nèi)容的版式設(shè)計(jì)，統(tǒng)一地把內(nèi)容都放在中間固定的框子里。

好了，版式確定了。

2. 確定主題

下面確定一下主題，需要確定主色調(diào)、背景色和點(diǎn)綴色。主色調(diào)用來(lái)表明企業(yè)特點(diǎn)，背景色用于烘托，點(diǎn)綴色用于提醒。如果剛開(kāi)始對(duì)顏色搭配不是那么熟練，不需要這么麻煩。主色調(diào)使用公司LOGO的主色即可。工作匯報(bào)的PPT背景色最好選擇白色，正規(guī)不會(huì)出錯(cuò)。點(diǎn)綴色可以和主色調(diào)一直，也可選擇主色調(diào)的相對(duì)色。

字體 微軟雅黑，工作匯報(bào)型PPT，使用它沒(méi)毛病。如果你厭倦了微軟雅黑等常用字體，可以試試標(biāo)題使用華康儷金黑W8(P)，正文使用冬青黑體簡(jiǎn)體中文W3。

一些注意事項(xiàng)

• 字體間距一定要設(shè)置為大于1.5倍。這樣整個(gè)頁(yè)面才會(huì)看著干凈整潔。

• 顏色一定不要超過(guò)兩種。很多公眾號(hào)說(shuō)不要超過(guò)3種，其實(shí)大部分職場(chǎng)人駕馭兩種顏色的能力都達(dá)不到。

• 不要過(guò)渡設(shè)計(jì)。工作匯報(bào)的核心是把自己的想法完整、準(zhǔn)確地表達(dá)出來(lái)，不是非要做的多精美，讓聽(tīng)眾驚艷。如果沒(méi)有豐滿的內(nèi)容支撐，再精美的設(shè)計(jì)也是沒(méi)用的。反而給聽(tīng)眾一種“金玉其外敗絮其中”的感覺(jué)。甚至，會(huì)被定位于只懂做表面工作。

所以，像上圖中這樣的PPT設(shè)計(jì)在日常工作中還是少用為好。既花時(shí)間又得不到應(yīng)有的效果，投入產(chǎn)出比很低，盡量少用。

3. 搜集素材

在第一步使用思維導(dǎo)圖時(shí)，我們已經(jīng)完成了邏輯素材的搜集。這里還需要搜集一些圖片素材，讓PPT看著更美觀一些。

注意點(diǎn)：

• 一定要將整理后的材料進(jìn)行結(jié)構(gòu)化，與PPT模板進(jìn)行對(duì)應(yīng)。

4. 填充模板

這個(gè)過(guò)程就很簡(jiǎn)單了，盡量將自己整理過(guò)的素材按照模板的要求進(jìn)行適配填充。

Paste_Image.png

整體效果是這樣的。

四、使用番茄鐘給自己計(jì)時(shí)

事實(shí)證明，工作效率低下是因?yàn)閷Ｗ⒘Σ粔?。不能集中注意力去做好一件事兒。如果有一個(gè)工具能時(shí)時(shí)提醒，幫助提高專注力，工作效率能提高80%。

番茄土豆就是個(gè)能幫助你提高專注力的好工具。番茄土豆的設(shè)計(jì)思路來(lái)源于番茄工作法。

番茄工作法是一種時(shí)間管理方法論。它提倡每工作25分鐘后，休息5分鐘。在工作的25分鐘內(nèi)，集中注意力，盡量進(jìn)入“心流”狀態(tài)，不受外界打擾，只關(guān)注自己要做的事兒。在休息的5分鐘內(nèi)可以去反思過(guò)去的25分鐘的工作成果，也可以去做一些計(jì)劃之外的其他事情。番茄工作法保證了高效的工作狀態(tài)。

我一直在使用番茄土豆對(duì)自己的生活進(jìn)行管理。推薦你也使用一下試試效果。

使用方法很簡(jiǎn)單，去https://pomotodo.com/ 上下載番茄土豆。

你可以在手機(jī)上，電腦上同步使用番茄土豆。

使用方法：使用方法超級(jí)簡(jiǎn)單。以桌面端如何使用為例。

1. 安裝番茄土豆。這個(gè)太簡(jiǎn)單了，就不詳細(xì)描述了。安裝成功后，你的電腦欄右下角的任務(wù)欄就會(huì)有個(gè)番茄土豆。

2.設(shè)置待辦任務(wù)。雙擊任務(wù)欄里的這個(gè)“番茄土豆”，編輯界面就會(huì)彈出來(lái)。在“添加新土豆”那個(gè)輸入框中輸入你需要管理的任務(wù)，按回車鍵，一條待辦任務(wù)就搞定了。

3.設(shè)定番茄個(gè)數(shù)。默認(rèn)的一個(gè)番茄鐘時(shí)長(zhǎng)25分鐘。但一個(gè)待辦任務(wù)25分鐘不一定能完成。這個(gè)時(shí)候，就可以設(shè)置正確的番茄鐘個(gè)數(shù)。方法很簡(jiǎn)單，把鼠標(biāo)挪到需要編輯番茄鐘個(gè)數(shù)的任務(wù)上，會(huì)有三個(gè)點(diǎn)的按鈕出現(xiàn)。

點(diǎn)它，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)編輯頁(yè)面，在這里設(shè)置提醒時(shí)間和預(yù)計(jì)的番茄鐘個(gè)數(shù)。

4. 開(kāi)始番茄鐘計(jì)時(shí)。設(shè)置完何時(shí)的番茄鐘之后，如果你準(zhǔn)備開(kāi)始制作PPT了，點(diǎn)擊番茄時(shí)鐘界面最上面的“開(kāi)始按鈕”。

好了，番茄時(shí)鐘開(kāi)始計(jì)時(shí)了。

帶上耳機(jī)，開(kāi)始進(jìn)入你制作PPT的狀態(tài)中去吧。這個(gè)時(shí)候如果有人打擾，別搭理他，等你完成了這25分鐘的任務(wù)之后再回復(fù)。如果是領(lǐng)導(dǎo)有事找你討論，也盡量不中斷，可以詢問(wèn)一下領(lǐng)導(dǎo)20分鐘之后再去找他行不行。一般，有管理水平的領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)同意你的要求的。

總之，想快速制作PPT，不僅僅需要有扎實(shí)的PPT制作功底，也需要具備模式化的工作思路。

午夜12點(diǎn)半了，今天就寫到這兒。希望對(duì)你有幫助。