人是流動的，企業(yè)是開放的。在職場中公務出行和來訪接待是最常見不過的事情了，但如果你認為，這只是簡單的訂票派車、訂餐接送的沒有長進的活兒，那很可能你真的忽略了很多能讓你長進的東西。
先說“走出去”。
差旅出行安排得好不好，與外出事務能否辦成有直接的關系。完整安排一趟出行，通常要考慮以下幾個方面：
1. 出行人的時間安排。第一步就是要和出行人溝通確認什么時間段出行，了解出行的目的，預計在外待多久，何時返程。
2. 安排往返長途交通。在確認大致的出行時間段后，就需要查找該時段內(nèi)的航班或是車次信息，挑選幾個最為合適的，供出行人挑選。這其實是個提供信息，供對方做決策的過程，所以要保證信息的全面、準確，并為對方推薦出優(yōu)選方案。
3. 安排住宿。選擇出行的住宿，要衡量兩個方面，一是交通情況，二是價位情況。因為各城市酒店數(shù)量較多，需要綜合考慮酒店離機場或車站的距離，以及酒店離辦事地點的距離，選擇在距離適中范圍內(nèi)，可承受的價位中條件最優(yōu)的酒店。這里就涉及到大量的信息篩選與比對工作?？梢越柚鷶y程、去哪兒等網(wǎng)絡的酒店篩選功能，同時篩選距離和價位兩個選項。與出行人確定酒店、房型及住宿時間后，預定酒店，并將訂好的房型、價格、交通、聯(lián)系方式等信息，告知出行人。
4. 整理好市內(nèi)交通路線，并安排好車輛接送。本地出行至機場或車站的車輛安排，車輛的安排需要注意時間點，要計算出路程的時間、候機或候車的時間，預留交通擁堵的時間，如此計算出出發(fā)時間，和出行人約好上車的時間和地點，按時接送。如果到達出差地，沒有對應人員接送，需要自行抵達酒店或是辦事目的地，則需要為出行人查清前往目的地的各種出行方式、價格和時間，供出行人參考。
5. 對接好出差城市的聯(lián)絡人和接待部門。外出辦事，如果有指定的人員對接，則許與對方提前聯(lián)系，確認好見面的時間和地點，并告知出行人；如果沒有指定要見的人，只有要去辦事的地點，則需提前查清各地的地理位置，并安排合理的交通路線和行程。
6. 做好返程的接車工作。實時關注出行人的返程狀態(tài)，特別是搭乘飛機的，如遇航班調(diào)整或是延誤，則需隨即調(diào)整接車時間，必要時做好相應的臨時住宿安排。
關于“引進來”。
接待來訪人員，也是一項需要周密而細致安排的事情，既要安排好人家想得到的，也要安排好人家沒想到的。
1. 確認來訪人員信息，包括來的人數(shù)、職務、來訪時間及目的。
2. 安排來訪人員的交通食宿。事先和來訪聯(lián)絡人確認好航班或車次的信息，告知抵達的交通方式，必要時協(xié)助接車和預定住宿。了解對方的餐飲喜好、忌口，如果對方?jīng)]有明確說明的話，則根據(jù)來訪人員所在區(qū)域，安排合適口味的餐飲。
3. 做好接待指引工作。對方?jīng)]有來過的，要告知其合理的出行路線及相應的注意事項，在對方下車的地點等待并接待。將對方人員逐一介紹給我方人員。
4. 準備會場。如果涉及到會議的，還需要提前預定好會場并做好會場的布置，文具、茶水、來訪人員名單、現(xiàn)場投影音響設備等。
5. 耐心解答來訪人員的需求。部分人員在公務結(jié)束后，有需要購物或是旅游的咨詢，可以給予相應的解答與建議。
