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昨天下班偷了下懶，沒有整理文件就直接下班回家了。今天早上一打開電腦，看到亂到爆炸的桌面整個人都不好了。
相信大家都一定有這樣的經(jīng)歷：某時某刻某分你急需某份文件，但是不管是搜索還是翻遍所有可能存在的文件夾都死活找不到。
瞬間充滿熱情的工作狀態(tài)變成心態(tài)爆炸各種不在狀態(tài)就不說了，如果因為這樣一份原本不太重要的文件使得工作受損更是苦不堪言。
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在電腦已經(jīng)變成工作的基本工具的今天，無論是個人的知識管理還是團隊的業(yè)務(wù)協(xié)作等等，如何對電腦文件進行體系化管理是非常必要的。
建立一個適合自身的文件管理體系，是高效辦公提高自身工作效率乃至通往更高職位的必經(jīng)之路。
更何況，對于像我這樣的處女座加密集恐懼癥加強迫癥來說：我根本不是在整理桌面和文件好嗎！不整理根本無法工作！
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好了說正事，很多新人因為工作量不大或者行業(yè)特性每天需要接觸的表格和文檔不多。往往簡單的丟進當(dāng)天日期命名的單層級文件夾了事，甚至直接丟在桌面定期拖進回收站。
但是即使每天只有個位數(shù)的文件，一天天工作下來也會是一個非?？植赖臄?shù)字。如果只是單純的丟在某個文件夾，或者直接粗暴清理，萬一需要的時候真的會哭都哭不出來。
學(xué)會將經(jīng)手的工作文件、與自身相關(guān)的文件和自身的工作成果等進行分類整理和存檔是十分重要的工作技能。
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想要構(gòu)建一個清晰的文件管理結(jié)構(gòu)體系，我們需要學(xué)會兩件事：科學(xué)的命名文件、合理的進行分類文件。
如何科學(xué)的給文件命名？
很多同學(xué)都很少在意的文件名稱其實在幫助我們分類整理多個文件的時候有很神奇的作用，科學(xué)的文件命名能夠滿足四大重要職能：辨識、區(qū)分、管理與定位。
辨識：通過文件名稱便可知文件的基本信息。
區(qū)分：將其與其他文件區(qū)分開來。
管理：保證文件項目分類固定，易統(tǒng)計、無遺漏。
定位：可輕易定位到文件保存的位置。
通常情況我們?yōu)橐粋€文件命名往往都是根據(jù)文件內(nèi)容來命名，如《XX會議記錄》?；蛘哂幸欢ㄒ庾R的同學(xué)可能會采用下面的方式對文件和文件夾進行命名：
文件名=序列號+文件名；如：《01-會議記錄》、《02-會議聯(lián)系人名單》。
文件夾名=序列號+文件夾名；如：《01-詩歌》、《02-散文》。
但是當(dāng)文件數(shù)量較多時，這種單層級的命名方式是不適用的。我們需要采用多層級的命名方式。
一般來說我們會采用3W的結(jié)構(gòu)，即When,Who,What。具體如下：
時間-所屬項目名稱-文件名稱-最終確認(rèn)人or版本號如：
20180110-分享筆記-文件整理-不二01
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When：文件的創(chuàng)建時間是一項重要信息，一般建議把時間命名按年月日順序統(tǒng)一為8或6位數(shù)字。如：20180110或180110。
另外時間建議放在文件名最前端，這樣系統(tǒng)會將文件自動文件按命名時間順序排列，查找會很便利。
What：即文件內(nèi)容，個人在此部分一般會采用“所屬項目名稱/類別-文件名稱”兩個層級進行表述。
不要還怕麻煩，命名是整個文件的摘要。這樣的表述可以一眼看出文件所屬類別，查找額時候會十分便利。
Who：文件所涉及的主體，主題和內(nèi)容是密切相關(guān)的是檢索的重要內(nèi)容。建議最好可以用“全名+職務(wù)”的方式。如“XX投資-王校長”。
當(dāng)然，我們也可以根據(jù)自身的實際情況自行進行調(diào)整文件名的要素情況，或增加或減少都可以。
例如我們?nèi)粘９ぷ髦薪?jīng)常會接觸一些一次性使用的零時文件，這時候我們就可以在文件命中增加“屬性”的要素。如“待辦XX”或“零時XX”等。
但只要你按照科學(xué)的苦丁的模式命名梳理過的文件，你很快就會發(fā)現(xiàn)：整個文件體系一目了然，酸爽無比。
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完成文件命名之后，我們就可以繼續(xù)進行文件的整理存檔工作了。
如何合理的分類整理文件？
注：因為個人有記錄保存的習(xí)慣，這里我要說的整理分類主要是以存檔方便日后重新調(diào)取為主。想要建立自己的文檔體系先要明白那些文件是值得留存的。
一般來說我會將所有的文件歸為三類：
Inbox：各個渠道來的臨時文件，或者需要處理還未處理的文件。每天下班前清理一次這個文件夾，當(dāng)開始著手處理這件事時，就挪到「進行中」文件夾；
進行中：正在修改、正在回復(fù)、等待反饋結(jié)果的文件。處理完成后就可以整理歸檔，轉(zhuǎn)入「歸檔」文件夾；
待歸檔：待整理的文件。定期將其中的文件歸檔到相關(guān)目錄下。
什么文件是需要整理存檔的？我的建議是下列幾種類型的文件一定存檔：
已經(jīng)完成的工作文件（備份）：留作記錄，也可以防備不時之需，但一定要是最終定稿上交的那個版本；
工作中接受的對你當(dāng)時工作有影響的文件（備份）：會直接影響你的工作成果，也就是說是責(zé)任源之一，保存也是十分有必要的；
工作總結(jié)：是我們成長的痕跡也是我們勞動成果的結(jié)晶，既有紀(jì)念意義也有不錯的價值；
工作中收集的有價值的資料：是你成長之路的重要積累，也是你存檔中最有實際價值的文件。
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另外一些文件大家可以根據(jù)自己的習(xí)慣和愛好來進行選擇，比如之前一段時間我會記錄自己的思路轉(zhuǎn)變，那時候我會將每一次的草稿都進行留存整理。
明確了自己有哪些東西需要“收拾”后，我們就可以真正的動手來進行整理了。因為之前我們其實已經(jīng)做了大量的準(zhǔn)備工作，導(dǎo)致現(xiàn)在進行整理已經(jīng)變成一件很容易的事情：
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就如同我們已經(jīng)把所有的東西都已經(jīng)梳理好了，現(xiàn)在要做的就是建立一個合適的盒子，然后把他們放進去。
《金字塔原理》的作者芭芭拉·名托在書中曾經(jīng)提到過一種分類原則：MECE.
MECE，是 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是「相互獨立，完全窮盡」。
簡而言之就是你需要不重復(fù)也不遺漏的把你的所有文件放到不同的文件夾里。
例如我個人電腦的磁盤分類：C盤、生活、工作。
C盤：只用來安放電腦的系統(tǒng)文件；
生活盤：用來存放工作之外的文檔和電腦上的一些客戶端文件；
工作盤：只用來存放現(xiàn)階段工作相關(guān)的各類文件。
然后各個磁盤中我們可以根據(jù)我們的文件名進行文件夾的層級創(chuàng)建。比如工作盤中可以分文“工作成果備份”、“工作總結(jié)備份”、“資料備份”，也可以分為“項目文件”、“資料文件”然后再根據(jù)不同項目創(chuàng)建子文件夾。
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對于各個磁盤中級別稍低的子文件夾，我們可以按照“重要性原則/時間序列原則/資料來源進行分類”。
重要性原則：工作中對于我們自己來說重要性始終是有區(qū)別的，比如我們按承擔(dān)責(zé)任的大小分為“非常重要/重要/普通/其他”。
時間序列原則：按照時間和日期分類，比如文件夾層級為“年>月>日”。
資料來源原則：按照文件的來源進行分類和文件夾的創(chuàng)建，比如“From老板，F(xiàn)rom人事，F(xiàn)rom前臺”等等。
我個人比較喜歡的是按照時間日期來進行文件分類，簡明扼要的同時因為個人有列工作計劃表的習(xí)慣也會比較方便查找。
最后在給大家進行一些安利：
在進行階段性工作的時候，我一般會創(chuàng)建兩個特別的文件夾：“待辦事項”、“重要參考”。
階段性工作中我們一般都會有系統(tǒng)性的任務(wù)，難免會開啟多任務(wù)模式。所以我會用“待辦事項”文件夾來幫助自己更好的進行處理多任務(wù)。在這個文件夾中我一般會采用“重要性原則”來進行文件分類。
重要參考則是在我們進行系統(tǒng)新的工作的時候經(jīng)常會需要一些資料或者數(shù)據(jù)作為參考，這時候我會將它們放在重要參考的文件夾中方便調(diào)取。
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然后是推薦兩款小應(yīng)用：“Everything”和“彩色文件夾”。
“Everything”是一款文件、文件夾名稱快速搜索軟件。在搜索之前就會把所用的文件和文件夾都列出來。在搜索框輸入文字后，它就只顯示過濾后的文件和目錄。
“彩色文件夾”是一款可以用來幫助你隨心所欲改變文件夾顏色的軟件。它可以幫助我們更好的區(qū)分不同類型的文件夾，還可以調(diào)整我們的心情哈哈。
