“怎么現(xiàn)在工作越來(lái)越多，怎么干也干不完？”、“今天領(lǐng)導(dǎo)要找份文件，我明明記得放在文件檔里了，拼了命找也找不見(jiàn)，讓領(lǐng)導(dǎo)大發(fā)脾氣。”、“本來(lái)計(jì)劃好好的，要做5件事，可第二天又被市上抽去整理檔案，愁死了！”

常聽(tīng)身邊同事、閨蜜跟我這樣抱怨。原本打算在今天完成的工作，卻花了超出預(yù)估的時(shí)間，也許是因?yàn)樾实?，也許是因?yàn)楸慌R時(shí)、緊急的事沖掉，也許是因?yàn)闀r(shí)間分配不合理，反正種種原因?qū)е掠?jì)劃流產(chǎn)或縮水，然后惡性循環(huán)，最后非加班不可。

我每天都要遇到這種情況，因?yàn)榻M織部工作繁多，急難險(xiǎn)重的任務(wù)說(shuō)來(lái)就來(lái)，我頭一天的計(jì)劃被打亂那是家常便飯。比如上周四，我頭天計(jì)劃第二天要做完10件事（我自己的工作其實(shí)不止這些，組織部的干部都是一個(gè)頂仨），但周四那天一名干部病了，領(lǐng)導(dǎo)又臨時(shí)安排我接替他的工作，因?yàn)樗?dāng)天也有一項(xiàng)緊急工作要下班前上報(bào)，所以一整天我就幫他填報(bào)表、匯數(shù)據(jù)，搞了一天。要是按原來(lái)，我那10項(xiàng)工作就泡湯了，只好推到第二天。但周四那天，我不但下班前替同事上報(bào)了數(shù)據(jù)，自己那10項(xiàng)工作也完成了8項(xiàng)，還有2項(xiàng)第二天一早完成了，既沒(méi)有加班，也沒(méi)有擠占周五的工作安排。這都是因?yàn)槲野凑杖焦ぷ髁鞒?，讓時(shí)間為我掌控，所以做到從容不迫地完成任務(wù)。

一、做個(gè)待辦清單，排出輕重緩急。

比如我在前一天下班前列出了第二天工作的待辦清單：

1、計(jì)算、上報(bào)下個(gè)月的工資、津貼

2、給復(fù)印機(jī)、打印機(jī)換硒鼓、加墨粉

3、交話(huà)費(fèi)、社保、公積金

4、寫(xiě)一篇信息

5、傳閱文件

6、做員工每月考勤

7、報(bào)上季度工作總結(jié)

8、到財(cái)政局給合作商家付款

9、布置第二天會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)

10、買(mǎi)辦公用品

接下來(lái)，根據(jù)每項(xiàng)工作的期限和重要程度，按輕重緩急排好順序和完成時(shí)間分類(lèi)排序，再把臨時(shí)任務(wù)加進(jìn)去，以防萬(wàn)一。（※是當(dāng)天要辦完的，后面的序號(hào)是重新排的先后順序）

1、計(jì)算、上報(bào)下個(gè)月的工資、津貼（20分鐘）※①

2、給復(fù)印機(jī)、打印機(jī)換硒鼓、加墨粉（10分鐘）※⑥

3、交話(huà)費(fèi)、社保、公積金（15分鐘）⑨

4、寫(xiě)一篇信息（30分鐘） 最后一天※②

5、傳閱文件（每次3分鐘，一天多次）※⑧

6、做員工每月考勤（2分鐘）※③

7、報(bào)上季度工作總結(jié)（15分鐘）※④

8、到財(cái)政局給合作商家付款（10分鐘）⑤

9、布置第二天會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)（30分鐘）※⑦

10、買(mǎi)辦公用品（2分鐘）⑩

11、臨時(shí)接到的任務(wù)（根據(jù)實(shí)際任務(wù)再定完成時(shí)間）

如此一來(lái)，就可以做到心中有數(shù)，還要提前想好哪幾項(xiàng)任務(wù)是可以一并完成，如到財(cái)政局可以把第1、第3、第8項(xiàng)工作完成。第10、第2項(xiàng)可以打個(gè)電話(huà)讓協(xié)議單位來(lái)維修、送貨等等，反正統(tǒng)籌好時(shí)間，并且給臨時(shí)任務(wù)留下時(shí)間，等到第二天工作就按照計(jì)劃行事。如果沒(méi)有疾風(fēng)大浪，說(shuō)明是幸運(yùn)的一天，你可以有條不紊完成你的計(jì)劃，下班按時(shí)順利收工?？涩F(xiàn)實(shí)常常很骨感，你可能剛泡好茶，準(zhǔn)備開(kāi)始第一項(xiàng)工作，這時(shí)一個(gè)電話(huà)，或者領(lǐng)導(dǎo)的指示就把計(jì)劃攪亂，怎么辦呢？

比如我正在進(jìn)行第一項(xiàng)工作時(shí)，不巧接到臨時(shí)任務(wù)，根據(jù)它的重要性、難度和緊急性把它插到8個(gè)任務(wù)當(dāng)中，作為插班生，接著進(jìn)行我的計(jì)劃，這樣就不會(huì)感到突如其來(lái)了。

如果臨時(shí)任務(wù)難度大，占用時(shí)間多，我就將原任務(wù)中不緊要的挪到明天再干，如果還不行，就把需要靜下心來(lái)計(jì)算和寫(xiě)信息的任務(wù)放在中午大家休息的時(shí)候完成，中午加班總比晚上加班好，總之，不管是計(jì)劃內(nèi)任務(wù)還是臨時(shí)計(jì)劃外的，都要遵循先緊急后重要的原則，需要集中精力的事情放在安靜時(shí)間段，零碎的任務(wù)穿插完成，做好排兵布陣，心中一盤(pán)棋，效率那是噌噌的提高了。

二、 整理兩個(gè)桌面，讓工作環(huán)境清爽整潔

“怎么剛整理干凈的桌面沒(méi)過(guò)多久又變得亂七八糟？”相信不少人都會(huì)這樣抱怨。

桌面就像自己大腦的縮影。工作再努力，桌面要是亂七八糟，別人很容易質(zhì)疑自己的工作能力。有一天，領(lǐng)導(dǎo)到我辦公室來(lái)，讓我?guī)退褍?yōu)盤(pán)里的照片發(fā)到一個(gè)郵箱里，他當(dāng)時(shí)站在我身后，看我操作，當(dāng)時(shí)，凌亂不堪的桌上擺著成堆的橫七豎八的文件，筆、橡皮、曲別針都躺在桌子上，抽屜縫里冒出的塑料繩和數(shù)據(jù)線(xiàn)像在控訴我的胡塞亂放。電腦桌面上也一樣，各類(lèi)文件夾、文檔、數(shù)據(jù)包撒滿(mǎn)桌面，我一邊拷照片，一邊想著領(lǐng)導(dǎo)那犀利的眼神在我兩個(gè)桌面巡視，臉都發(fā)燙，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)認(rèn)為我是一個(gè)什么樣的人??！心里想以后每天一定把桌面收拾干凈，可不久又回歸老樣子了。

1、規(guī)劃每個(gè)東西應(yīng)該歸位的地方。不要怕麻煩，不然后面找起來(lái)更麻煩。

2、把當(dāng)天要辦的文件或材料放在桌上，其他放在柜子里，前提是柜子也要整理好。

3、借用他人的物品，臨時(shí)查閱完的文件，都要及時(shí)歸還，物歸原主，能少一樣是一樣。

4、將各種文件歸類(lèi)，放進(jìn)檔案盒，按時(shí)間或內(nèi)容貼好標(biāo)簽，以方便隨時(shí)取閱。

最好養(yǎng)成隨辦隨收的習(xí)慣，或者下班前將兩個(gè)桌面東西整理好，也可以不定期清理電腦桌面，只要不讓自己老師在找東西上浪費(fèi)時(shí)間，就答到目的了。

三、做好每天小結(jié)，靈感不期而至

寫(xiě)小結(jié)還是從女兒那里得到啟發(fā)，不用寫(xiě)多少，也不必注意結(jié)構(gòu)、修辭什么令人頭疼的條框，直接寫(xiě)出來(lái)，目的是今后能幫到你。小結(jié)里可以把常做的事排一排，比如每月都報(bào)的工資、考勤，每年的預(yù)算、決算報(bào)表，包括紙質(zhì)版的都放在哪個(gè)文件夾或檔案盒里，各類(lèi)軟件的用戶(hù)名、密碼也記下來(lái)，以免每次都找，完成一項(xiàng)臨時(shí)任務(wù)，自己學(xué)到了什么，是什么流程等等，只要是你覺(jué)得對(duì)你有用的，都可以寫(xiě)，心情寫(xiě)不寫(xiě)隨意，干貨，一定是干貨！

我一個(gè)好朋友，在機(jī)關(guān)待了20多年，她就有一個(gè)小本子，就放在隨手可至的桌子上，上面記錄著她全天的工作重點(diǎn)、點(diǎn)滴體會(huì)和常見(jiàn)問(wèn)題的解決辦法，甚至有一天她告訴我，她現(xiàn)在知道為什么那款復(fù)印機(jī)老是維修的一個(gè)部位，可能一個(gè)曲別針卡到里面了，這還是翻看前年的本子時(shí)記錄下的癥結(jié)。當(dāng)打開(kāi)復(fù)印機(jī)蓋子，取出別針時(shí)，她把那個(gè)本子親了又親。