DEVONthink 簡(jiǎn)明教程
簡(jiǎn)介
DEVONthink 是由一家來自德國(guó)的老牌軟件開發(fā)商發(fā)布的「知識(shí)管理」app，運(yùn)行于 Mac/iOS 平臺(tái)。官方自己定位為“Information management reinvented”，全方位(中文環(huán)境下略有遺憾)幫助你實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，可以稱之為“模塊級(jí)”應(yīng)用了。
軟件配置
DEVONthink 一般來說屬于上手比較困難的應(yīng)用，主要是由于用它就要改變已有的文件管理觀念、操作習(xí)慣等等，官方論壇(值得研究)及第三方書籍都是英文，外加 Mac 這種小眾平臺(tái)的影響，所以會(huì)造成 DEVONthink 「高冷」的假象，其實(shí)它很聰明，完全可以作為“助理”。以下盡量通過簡(jiǎn)明扼要的語言，從「配置」到「使用」再到「附加說明」，相信了解了這些，你就可以正常使用 DEVONthink 了。Enjoy！
數(shù)據(jù)庫(DATABASES)
打開 DEVONthink 第一件事就是要建立數(shù)據(jù)庫，F(xiàn)ile菜單→New Database…，然后選擇一個(gè)存放數(shù)據(jù)庫的位置(空間要足夠大)即可?？梢愿鶕?jù)需要建立不同的數(shù)據(jù)庫，例如，分別建立 「Work」和「Personal」。
「index」or「 import」？
用 DEVONthink 管理文檔，可以采用 File菜單→“Index…”和“Import”兩種方式，選擇哪種方式取決于你所要采用的「平臺(tái)」：
如果這些文檔只有你一人維護(hù)，也不需要與其他PC隨時(shí)同步，推薦選擇「Import」，導(dǎo)入后源文件就可以刪掉了；
如果你平時(shí)還要用到PC或者隨時(shí)需要移動(dòng)這些文檔，可以選擇「Index…」，這樣索引以后，源文件的位置不會(huì)改變， DEVONthink 只是把它們的內(nèi)容索引到了自己的數(shù)據(jù)庫中，供你檢索調(diào)用。
無論選擇哪種方式， DEVONthink 都保留了隨時(shí)導(dǎo)出源文件的方式 (File菜單→Export )。
建議先復(fù)制出一份文檔體驗(yàn)下，避免數(shù)據(jù)丟失。
「Tag」and「Group」
DEVONthink 在文檔的多維度管理方面，提供了 “Tag”和“Group”兩種方式，關(guān)于兩者的區(qū)別，我覺得官方 Tutorails 講的很明白：
Folders show what is inside.
Tags are attached to something.
Group 可以近似的理解為「Folder」(文件夾)，這樣用起來會(huì)好理解些。
總結(jié)下：像你在 Finder 中管理文件一樣，在 DEVONthink 數(shù)據(jù)庫中建立需要的 Group 進(jìn)行文檔分類。同時(shí)根據(jù)文檔的內(nèi)容，賦予(打tag標(biāo)簽)文檔各種屬性，這樣就可以盡可能多的利用 DEVONthink 的 AI ，在需要時(shí)智能地推薦給你相關(guān)的文檔。
刪除tag正確的姿勢(shì)
DEVONthink 標(biāo)簽(tag)管理的邏輯：不想用某個(gè) tag 不能直接刪掉這個(gè) tag (否則會(huì)導(dǎo)致tag下的內(nèi)容也被刪掉，而且是清空回收站以后才能看出效果)，正確的操作步驟是用右鍵菜單“ungroup items”。
使用 DEVONthink
這是本文的重點(diǎn)，只有用它才會(huì)為你帶來價(jià)值。本文按照一般知識(shí)管理的五個(gè)步驟，將用到 DEVONthink 的地方簡(jiǎn)要列出，供你參考：
收集
當(dāng)需要做一個(gè)項(xiàng)目或有個(gè)新任務(wù)時(shí)，一般會(huì)有相關(guān)的資料收集過來，此時(shí)，在 DEVONthink 的相應(yīng)數(shù)據(jù)庫中，建立一個(gè)Group，以項(xiàng)目名稱命名，并拖放到隱藏在屏幕一側(cè)的 DEVONthink Sorter中(如下圖)，會(huì)自動(dòng)在這個(gè)小抽屜型中建立該項(xiàng)目的“Inbox”。以后每當(dāng)有新的資料，就拖入其中。
整理/處理
收集到 Group 中的文檔五花八門，有網(wǎng)址、有 office 文檔、PDF、txt、圖片等等多種格式，沒關(guān)系， DEVONthink 支持大部分文檔格式的預(yù)覽。
- 對(duì)于大量圖片類文檔，建議用專門的圖片素材管理軟件，會(huì)更加高效；
- 對(duì)于壓縮包，建議解壓到 folder 中再拖入 Sorter。
那么，如何整理這一堆文檔呢？
官方答案是：放著我來~，我有 “Auto Group” 和 “See Also&Classify”。
但，對(duì)于我們中文使用者來說，那個(gè)非常不智能，必須用其他方法給它提高智商?！竿蟿?dòng)」+「打tag」，對(duì)，就是這么兩步。
根據(jù)文檔的性質(zhì)，把它拖動(dòng)到項(xiàng)目Group下的子group，或者直接給它打上tag(如果看不到tag欄，請(qǐng)?jiān)谌晥D“as Three Panes”中，點(diǎn)擊一個(gè)文檔，然后找的中部那個(gè)小按鈕)。
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一個(gè)文檔，可以添加任意個(gè)tag，建議多打幾個(gè)，英文最好，這樣可以盡可能用到 DEVONthink 的AI，智能推薦給你。
檢索/更新
項(xiàng)目運(yùn)行過程中，會(huì)需要時(shí)不時(shí)地查閱，更新。
只需在 DEVONthink 右上角的搜索欄中輸入~關(guān)鍵字(對(duì)于中文來說，要前關(guān)鍵詞前加入~，并且多個(gè)關(guān)鍵詞之間要有空格)，回車即可搜索到所有相關(guān)的文檔，并且已按照自動(dòng)計(jì)算的相關(guān)度分值排好序了。
而且是全文檢索的結(jié)果(在內(nèi)容中高亮顯示)
當(dāng)某個(gè)文檔需要修改時(shí)，隨時(shí)在閱讀界面中修改即可完成文檔的更新。
當(dāng)然，對(duì)于需要打印輸出的文檔，還是直接用第三方工具打開編輯為好。方法是：雙擊該文檔，在彈出的窗口中選擇關(guān)聯(lián)的應(yīng)用程序打開修改并保存即可。
歸檔
項(xiàng)目順利結(jié)束，相關(guān)文檔也需要?dú)w檔了。此時(shí)只需簡(jiǎn)單兩步：
1. 將 Sorter 中的項(xiàng)目 Group 移除；
2. (可選操作)將 DEVONthink 中的 Group 歸檔到新的 database 存檔。方法是在 Group 點(diǎn)右鍵，選擇 Move 菜單。
備份
由于 DEVONthink 數(shù)據(jù)庫格式的特殊性，不建議用 Time Machine 對(duì)它進(jìn)行備份。推薦定期手動(dòng)拷貝備份的方式，要注意的是， DEVONthink 設(shè)置中的 backup 并不是全部數(shù)據(jù)的備份，僅僅是 index ，意義不大。
導(dǎo)出
當(dāng)需要將文檔導(dǎo)出給別人，或者PC/移動(dòng)硬盤時(shí)，只需選中該 Group，執(zhí)行菜單 File → Export
會(huì)按照原文檔的格式和 Group 的結(jié)構(gòu)，導(dǎo)出到你想要存放的位置。
同步
當(dāng)需要遠(yuǎn)程或本地與其他安裝有 DEVONthink 的 Mac 同步數(shù)據(jù)時(shí)，比如辦公室和家里的Mac，可以選擇多種方式，最常用的是直連 (Direct Connection) 和 (WebDav Server)，同時(shí)還可以選擇要同步的數(shù)據(jù)以及更新頻率。
更多
以上僅僅是最常用的基本操作， DEVONthink 能實(shí)現(xiàn)更多很強(qiáng)大的功能，可以通過訪問文首提到的官方論壇獲得，尤其是其多樣的 Scripts。
進(jìn)行數(shù)據(jù)方面的操作一定要慎重，尤其是執(zhí)行 script 時(shí) ，是不能撤銷的。
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