? 《學(xué)院檔案管理說明》是我在負(fù)責(zé)學(xué)院檔案管理過程中所形成的說明材料，主要針對檔案編制的原則、依據(jù)、分類、排架等檔案管理方式進(jìn)行說明。
? ? ? 我主要從概述、黨號、分類和說明四個方面進(jìn)行介紹：
? ? ? 1、概述：介紹了檔案管理的三原則、進(jìn)行分類的依據(jù)、材料的來源以及檔案編制的體系結(jié)構(gòu)。我在做檔案分類時，依據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》和我校檔案管理制度匯編；檔案來源是學(xué)校網(wǎng)站和紙質(zhì)文件兩種，紙質(zhì)材料為學(xué)校制發(fā)的文件和學(xué)院形成的材料；我所應(yīng)用的體系結(jié)構(gòu)是實體分類法中的類目、標(biāo)識和注釋體系框架，在類目中主要是是一級類目和二級類目的使用，校發(fā)文件采用一級類目，學(xué)院文件采用二級類目。
? ? ?2、檔號建立：在建檔過程中，我遵循了檔號唯一性、合理性和穩(wěn)定性的原則；從兩個方面介紹了檔號的定義；黨號模式即年度號+分類號+件號模式，及具體書寫規(guī)范。
? ? ?3、檔案分類：關(guān)于檔案分類，通過材料來源和反映問題不同分為一級分類校發(fā)、學(xué)院，二級分類黨群和行政；具體分類方式，學(xué)校劃分為黨群、行政；學(xué)院也分為黨群和行政，黨群包括黨委、工會、學(xué)生工作和其他，而行政劃分為綜合、本科生教育、研究生教育、科研與社會服務(wù)、學(xué)科師資和人事管理6個大的方面。
? ? 4、說明：主要針對排架、保存期限等進(jìn)行說明。并建議按自然年度法對以后的檔案進(jìn)行管理，統(tǒng)一收件號、歸檔號和查詢號，便于檔案管理日常工作。
